超详细！手把手教你做电商进销存表的分录编制方法

总体介绍

电商进销存表是电商企业管理运营中非常重要的工具，它记录了商品的采购、销售和库存等关键信息。而做分录则是将这些业务活动以会计语言进行准确记录的过程。分录的准确与否直接关系到企业财务数据的真实性和可靠性，对于电商企业的财务管理、成本核算、利润分析等方面都有着至关重要的作用。通过合理地根据电商进销存表做分录，企业能够清晰地了解自身的财务状况，为决策提供有力支持。接下来，我们将详细探讨以电商进销存表做分录的相关方法。

一、了解电商进销存表的基本结构

表头信息：电商进销存表的表头通常包含日期、商品名称、规格型号、采购数量、采购单价、销售数量、销售单价、库存数量等内容。这些信息是做分录的基础依据，例如日期可以确定业务发生的时间，用于确定会计期间；商品名称和规格型号能准确区分不同的商品。

采购数据：采购数量和采购单价决定了采购成本。在做分录时，需要根据采购业务的实际情况，准确记录采购成本的增加以及相应的资金流出。比如，当企业采购商品时，借记“库存商品”科目，贷记“银行存款”或“应付账款”等科目。

销售数据：销售数量和销售单价反映了企业的销售收入。做分录时，要确认销售收入的实现以及库存商品的减少。一般来说，借记“银行存款”或“应收账款”等科目，贷记“主营业务收入”科目，同时借记“主营业务成本”科目，贷记“库存商品”科目。

库存数据：库存数量的变化是采购和销售业务共同作用的结果。通过对比不同时期的库存数量，可以检查分录的准确性。例如，如果库存数量异常减少，需要检查是否有未记录的销售业务或库存损耗等情况。

二、采购业务分录的编制方法

现购业务：当电商企业以现金或银行存款直接购买商品时，分录相对简单。例如，企业采购一批商品，采购金额为 10000 元，银行存款支付。分录为：借记“库存商品”10000 元，贷记“银行存款”10000 元。这样的分录清晰地记录了企业资产的增加（库存商品）和资产的减少（银行存款）。

赊购业务：如果企业采用赊购方式采购商品，会形成应付账款。比如，企业采购价值 5000 元的商品，尚未支付货款。分录为：借记“库存商品”5000 元，贷记“应付账款”5000 元。当企业后续支付货款时，再做借记“应付账款”，贷记“银行存款”的分录。

采购退货业务：当采购的商品存在质量问题等原因需要退货时，需要做相反的分录。假设企业将之前采购的价值 2000 元的商品退回供应商，分录为：借记“应付账款”或“银行存款”2000 元，贷记“库存商品”2000 元。

采购费用的处理：除了商品本身的采购成本，还可能会有运输费、装卸费等采购费用。这些费用通常应计入商品成本。例如，企业采购商品发生运输费 500 元，银行存款支付。分录为：借记“库存商品”500 元，贷记“银行存款”500 元。

三、销售业务分录的编制方法

现销业务：当电商企业销售商品并立即收到现金或银行存款时，分录如下。假设企业销售商品取得收入 8000 元，成本为 6000 元。首先确认收入，借记“银行存款”8000 元，贷记“主营业务收入”8000 元；然后结转成本，借记“主营业务成本”6000 元，贷记“库存商品”6000 元。

赊销业务：如果企业采用赊销方式销售商品，会形成应收账款。比如，企业销售商品价值 3000 元，成本为 2000 元。分录为：借记“应收账款”3000 元，贷记“主营业务收入”3000 元；同时借记“主营业务成本”2000 元，贷记“库存商品”2000 元。当收到货款时，再做借记“银行存款”，贷记“应收账款”的分录。

销售退货业务：当销售的商品被客户退回时，需要做相反的分录。假设客户退回价值 1500 元的商品，成本为 1000 元。首先冲减收入，借记“主营业务收入”1500 元，贷记“应收账款”或“银行存款”1500 元；然后增加库存，借记“库存商品”1000 元，贷记“主营业务成本”1000 元。

销售折扣与折让业务：销售折扣分为商业折扣和现金折扣。商业折扣是在销售时直接扣除，按扣除后的金额确认收入。现金折扣是为了鼓励客户提前付款而给予的优惠。例如，企业给予客户 2%的现金折扣，客户在规定时间内付款。假设销售商品收入为 2000 元，分录为：借记“银行存款”1960 元，“财务费用”40 元，贷记“应收账款”2000 元。销售折让是因商品质量等问题给予客户的价格减让，分录为借记“主营业务收入”，贷记“应收账款”或“银行存款”。

四、库存调整分录的编制方法

盘盈业务：当库存盘点发现实际库存数量多于账面库存数量时，属于库存盘盈。例如，盘点发现某商品盘盈 10 件，每件成本 50 元。分录为：借记“库存商品”500 元，贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”500 元。经批准后，借记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”500 元，贷记“管理费用”500 元。

盘亏业务：如果实际库存数量少于账面库存数量，则为库存盘亏。假设盘点发现某商品盘亏 5 件，每件成本 80 元。分录为：借记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”400 元，贷记“库存商品”400 元。如果是正常损耗，经批准后借记“管理费用”400 元，贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”400 元；如果是自然灾害等原因造成的损失，扣除保险公司赔偿等后，借记“营业外支出”，贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”。

存货跌价准备业务：当库存商品的可变现净值低于成本时，需要计提存货跌价准备。例如，企业某批库存商品成本为 5000 元，可变现净值为 4500 元。分录为：借记“资产减值损失——存货跌价损失”500 元，贷记“存货跌价准备”500 元。当存货价值回升时，做相反的分录冲减存货跌价准备。

库存调拨业务：如果企业内部不同仓库之间进行库存调拨，需要做相应的分录。假设从 A 仓库调拨价值 3000 元的商品到 B 仓库。分录为：借记“库存商品——B 仓库”3000 元，贷记“库存商品——A 仓库”3000 元。

五、运费及其他费用分录的编制方法

采购运费：前面已经提到采购运费应计入商品成本。如果运费由供应商承担，企业无需做运费相关分录。如果运费由企业承担，且取得合法的运费发票，分录为：借记“库存商品”（运费金额），贷记“银行存款”或“应付账款”。例如，采购商品发生运费 300 元，分录为：借记“库存商品”300 元，贷记“银行存款”300 元。

销售运费：销售运费通常作为销售费用处理。假设企业销售商品支付运费 200 元，分录为：借记“销售费用——运费”200 元，贷记“银行存款”200 元。

仓储费用：仓储费用是企业为储存商品而发生的费用。如果是短期的仓储费用，一般计入管理费用。例如，支付本月仓储费 800 元，分录为：借记“管理费用——仓储费”800 元，贷记“银行存款”800 元。如果是长期的仓储费用且与特定商品相关，也可以计入商品成本。

其他费用：如电商平台的推广费用、技术服务费等。推广费用计入销售费用，分录为：借记“销售费用——推广费”，贷记“银行存款”。技术服务费如果是为了支持企业的电商运营，也计入管理费用或销售费用，分录为：借记“管理费用——技术服务费”或“销售费用——技术服务费”，贷记“银行存款”。

六、不同结算方式分录的编制方法

银行转账结算：这是电商企业常用的结算方式之一。无论是采购付款还是销售收款，通过银行转账时，分录都比较直接。例如，企业采购商品通过银行转账支付 6000 元，分录为：借记“库存商品”6000 元，贷记“银行存款”6000 元。销售商品收到银行转账 4000 元，分录为：借记“银行存款”4000 元，贷记“主营业务收入”4000 元。

第三方支付平台结算：如支付宝、微信支付等。当企业通过第三方支付平台收款时，先计入“其他货币资金——第三方支付平台”科目。例如，企业销售商品通过支付宝收到 3500 元，分录为：借记“其他货币资金——支付宝”3500 元，贷记“主营业务收入”3500 元。将资金从第三方支付平台提现到银行账户时，借记“银行存款”，贷记“其他货币资金——第三方支付平台”。

信用卡结算：企业使用信用卡采购商品时，分录为：借记“库存商品”，贷记“其他货币资金——信用卡存款”。当还款时，借记“其他货币资金——信用卡存款”，贷记“银行存款”。如果是销售商品客户使用信用卡支付，企业收到款项时，分录为：借记“银行存款”（扣除手续费后的金额），“财务费用”（手续费金额），贷记“主营业务收入”。

货到付款结算：对于货到付款的销售业务，在商品发出时，先确认应收账款。假设销售商品价值 2500 元，分录为：借记“应收账款”2500 元，贷记“主营业务收入”2500 元。当收到客户付款时，借记“银行存款”或“库存现金”2500 元，贷记“应收账款”2500 元。

七、分录审核与错误更正方法

分录审核的重要性：分录审核是确保财务数据准确性的关键环节。通过审核，可以发现分录编制过程中的错误，如科目使用错误、金额计算错误等。准确的分录能够为企业提供真实可靠的财务信息，为决策提供有力支持。

审核内容与方法：审核分录时，要检查科目使用是否正确，是否符合会计准则和企业的会计政策。例如，采购业务是否正确计入“库存商品”科目。还要检查金额计算是否准确，借贷方金额是否相等。可以通过与原始凭证、进销存表等进行核对来审核分录。

错误更正方法：如果发现分录有误，应根据错误的类型和时间采取不同的更正方法。对于当期发现的错误，如果是记账凭证错误但尚未登记入账，可以直接修改记账凭证。如果已经登记入账，且错误分录所涉及的金额较小，可以采用划线更正法，在错误的数字上划一条红线，在上方填写正确的数字，并由记账人员盖章。如果错误分录所涉及的金额较大，需要采用红字更正法或补充登记法。红字更正法是先用红字编制一张与原错误分录相同的记账凭证，冲销原错误分录，然后再用蓝字编制一张正确的记账凭证。补充登记法是当记账凭证科目正确但金额少记时，按少记的金额用蓝字编制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证，以补充少记的金额。

审核记录与档案管理：审核过程中要做好记录，包括审核时间、审核人员、发现的问题及处理结果等。这些记录可以作为企业财务管理的重要档案，便于后续的查询和审计。同时，要妥善保管分录相关的原始凭证和记账凭证，按照规定的期限进行存档。

八、利用软件辅助分录编制的方法

选择合适的财务软件：市场上有很多适合电商企业的财务软件，如用友、金蝶等。在选择软件时，要考虑软件的功能是否满足企业的需求，如是否能与电商平台对接、是否能自动生成分录等。还要考虑软件的易用性和价格等因素。

软件设置与初始化：安装好财务软件后，需要进行设置和初始化。包括设置会计科目、凭证类型、账套参数等。例如，根据电商企业的特点，设置“库存商品——电商商品”等明细科目。还要导入期初数据，如库存商品的期初数量和金额等。

自动生成分录功能的使用：很多财务软件具有自动生成分录的功能。可以根据电商进销存表的数据，设置相应的规则，让软件自动生成采购、销售等业务的分录。例如，设置采购业务中，当录入采购数量和单价后，软件自动生成借记“库存商品”，贷记“银行存款”或“应付账款”的分录。这样可以提高分录编制的效率和准确性。

软件数据的维护与安全：要定期对财务软件中的数据进行备份，防止数据丢失。同时，要设置严格的用户权限，确保只有授权人员才能操作软件。还要及时更新软件，以保证软件的功能和安全性。例如，安装软件的最新补丁，防止黑客攻击导致数据泄露。

常见用户关注的问题：

一、电商进销存表做分录时如何确定库存商品的成本？

哎呀，我就想知道好多做电商的朋友在做分录的时候，面对确定库存商品成本这个事儿是不是都有点头大呀。毕竟这成本确定不好，分录可能就不准确啦。

下面来正式说说怎么确定库存商品成本：

先进先出法：这种方法呢，就是假设先购入的商品先发出。比如你先买了100件商品，单价是10元，后来又买了200件，单价是12元。当你销售商品的时候，先按照10元每件的成本来计算发出商品的成本，等这100件卖完了，再按12元每件算。这样能比较接近实际的商品流转情况。

加权平均法：就是用全部进货成本加上期初库存成本，除以全部进货数量加上期初库存数量，得到一个加权平均单价。比如期初有50件商品，成本500元，本期进了200件，成本2400元，那加权平均单价就是（500 + 2400）÷（50 + 200） = 11.6元。以后销售商品就都按这个单价来确定成本。

个别计价法：这个方法适合那些单价比较高、数量比较少的商品。就是你能清楚地知道每件商品的进货成本，销售的时候就按照这件商品实际的进货成本来确定发出成本。比如说你卖的是高档手表，每块表都有独特的编号和进货价格，卖哪块就按哪块的成本算。

二、电商进销存表做分录，销售商品时怎么记账？

我听说好多电商新手在销售商品记账这块儿有点迷糊呢。销售出去东西了，这分录到底咋做才对呀，确实让人有点头疼。

销售商品时记账的方法如下：

当你销售商品的时候，首先要确认收入。比如你卖了一批商品，售价是5000元，增值税是650元（税率13%），那分录就是：

借：应收账款（或银行存款） 5650

贷：主营业务收入 5000

贷：应交税费 - 应交增值税（销项税额） 650

同时呢，你还要结转销售成本。假设这批商品的成本是3000元，分录就是：

借：主营业务成本 3000

贷：库存商品 3000

这样就完成了销售商品的记账。要注意收入和成本要匹配，就是说你确认了多少收入，就要结转相应的成本，这样才能准确反映你的利润情况。

三、电商进销存表做分录，采购商品时运费怎么处理？

朋友说采购商品的时候这运费处理起来有点麻烦呢。这运费到底该算到哪儿去，分录咋做，确实是个让人纠结的问题。

采购商品时运费的处理方式：

一般来说，运费可以计入采购商品的成本。比如你采购一批商品，价款是2000元，运费是100元（取得了合规的运费发票），那商品的总成本就是2100元。分录如下：

借：库存商品 2100

应交税费 - 应交增值税（进项税额）（商品进项税和运费可抵扣的进项税之和）

贷：银行存款（或应付账款） （商品价款 + 运费 + 进项税）

要是运费金额比较小，对商品成本影响不大，也可以把运费计入销售费用。分录就是：

借：库存商品 2000

销售费用 - 运费 100

应交税费 - 应交增值税（进项税额）（商品进项税和运费可抵扣的进项税之和）

贷：银行存款（或应付账款） （商品价款 + 运费 + 进项税）

四、电商进销存表做分录，退货时怎么调整分录？

我就想知道电商遇到退货的情况可不少，这退货的时候分录咋调整，好多人心里都没底呢。毕竟退货了，之前做的分录肯定得改改。

退货时调整分录的方法：

如果是销售退回，已经确认收入的情况下，要冲减收入。比如之前销售商品确认收入1000元，增值税130元，现在客户退货了，分录就是：

借：主营业务收入 1000

应交税费 - 应交增值税（销项税额） 130

贷：应收账款（或银行存款） 1130

同时，要把之前结转的成本再转回来。假设这批商品成本是600元，分录就是：

借：库存商品 600

贷：主营业务成本 600

要是还没确认收入就发生退货，那就比较简单了，只要把发出商品转回库存就行。比如发出商品成本是800元，分录就是：

借：库存商品 800

贷：发出商品 800