如何做手工进销存帐？掌握这几个实用方法轻松搞定库存管理

总体介绍

手工进销存帐是企业管理中一项基础且重要的工作，它就像是企业运营的一本“账本日记”，详细记录着商品的购进、销售和库存情况。对于许多小型企业、个体工商户或者刚开始创业的人来说，在没有使用专业的进销存管理软件之前，手工记录进销存帐是一种简单、直接且有效的管理方式。通过手工记录，能够清晰地了解商品的流动情况，掌握库存数量，合理安排采购和销售计划，避免库存积压或缺货的情况发生。接下来，我们将详细介绍如何做好手工进销存帐。

一、准备工作

选择合适的账本：市面上有专门的进销存账本出售，也可以使用普通的活页账本自己设计格式。如果业务量较小，可以选择简单的三栏式账本；如果业务复杂，涉及多种商品分类，可以选择多栏式账本。

准备书写工具：准备好钢笔、中性笔等书写工具，最好使用黑色或蓝色墨水，以便记录清晰、持久。

设定账本页面：在账本的首页，要写上账本的名称、启用日期、单位名称等信息。同时，可以为每个页面编号，方便后续查找和管理。

确定记录周期：根据企业的业务特点，确定是按天、按周还是按月记录进销存情况。一般来说，业务量较大的企业建议按天记录，这样能及时反映商品的变动情况。

二、商品分类

按商品性质分类：比如将商品分为日用品、食品、办公用品等大类。这样分类便于统计不同类型商品的进销存情况，了解各类商品的销售趋势。

按品牌分类：对于经营多个品牌商品的企业，可以按品牌进行分类。例如，经营化妆品的企业，可以将不同品牌的化妆品分开记录，便于分析各品牌的市场受欢迎程度。

按规格型号分类：如果商品有不同的规格型号，也需要进行分类记录。比如服装有不同的尺码、颜色，电子产品有不同的配置等，分类记录能准确掌握每种规格商品的库存。

建立分类编码：为每个商品分类设定一个唯一的编码，方便在账本中快速查找和记录。编码可以采用数字、字母或两者结合的方式。

三、进货记录

记录进货日期：准确记录商品的进货时间，这有助于了解商品的库存周转情况。可以按照日期顺序依次记录，方便后续查询。

记录供应商信息：包括供应商的名称、联系方式等。这样在出现商品质量问题或需要补货时，能及时与供应商取得联系。

记录商品信息：详细记录商品的名称、规格型号、数量、单价、金额等。确保记录的准确性，避免出现错误导致库存数据不准确。

记录进货凭证：将进货发票、送货单等凭证附在账本相应的记录旁边，或者在账本上注明凭证的编号，以便日后核对。

四、销售记录

记录销售日期：与进货日期记录一样，准确记录销售时间，分析销售的时间规律。

记录客户信息：如果是固定客户，记录客户的名称、联系方式等；如果是散客，可以简单记录销售地点等信息。这有助于了解客户的购买习惯和需求。

记录商品信息：同样要详细记录销售商品的名称、规格型号、数量、单价、金额等。同时，要注意与进货记录中的商品信息相对应。

记录销售凭证：将销售发票、收款收据等凭证保存好，并在账本上注明相关信息。这对于财务核算和税务申报都非常重要。

五、库存盘点

定期盘点：按照之前确定的记录周期进行库存盘点，如每天、每周或每月。通过盘点，核实账本记录的库存数量与实际库存是否一致。

盘点方法：可以采用实地盘点法，即对仓库中的商品进行逐一清点。对于数量较多的商品，可以采用抽样盘点的方法，但要确保抽样的代表性。

处理盘盈盘亏：如果盘点结果与账本记录有差异，要及时查找原因。如果是记录错误，要及时更正；如果是商品丢失、损坏等原因，要进行相应的处理，并在账本上记录调整情况。

建立盘点报告：每次盘点后，要编制盘点报告，包括盘点日期、实际库存数量、盘盈盘亏情况、原因分析等内容。这有助于企业管理者了解库存管理的状况。

六、数据计算与分析

计算库存余额：根据进货记录和销售记录，计算每个商品的库存余额。公式为：库存余额 = 期初库存 + 本期进货 - 本期销售。

分析销售趋势：通过对不同时间段的销售数据进行分析，了解商品的销售趋势。例如，哪些商品是畅销品，哪些商品是滞销品，以便调整采购和销售策略。

计算毛利率：毛利率 = （销售收入 - 销售成本）÷ 销售收入 × 100%。通过计算毛利率，了解企业的盈利情况，评估商品的盈利能力。

评估库存周转率：库存周转率 = 销售成本 ÷ 平均库存余额。库存周转率反映了库存的周转速度，周转率越高，说明库存管理效率越高。

七、账本保管与安全

妥善保管账本：将账本存放在安全、干燥、通风的地方，避免账本受潮、损坏或丢失。可以使用专门的文件柜或保险柜进行保管。

备份数据：如果条件允许，可以定期将账本数据进行备份，如使用电子表格记录数据并保存到电脑硬盘或云端。这样即使账本丢失或损坏，也能及时恢复数据。

限制访问权限：只有相关的管理人员和财务人员才能访问账本，避免无关人员随意翻阅，确保数据的安全性和保密性。

定期检查账本：定期检查账本的完整性和准确性，查看是否有涂改、缺失等情况。如果发现问题，要及时处理。

八、常见问题及解决方法

记录错误：如果发现记录错误，要及时更正。可以采用划线更正法，即在错误的记录上划一条红线，然后在上方填写正确的内容，并加盖更正人的印章。

库存差异：当出现库存差异时，要仔细查找原因。可能是记录错误、商品丢失、损坏、未及时记录出入库等原因。针对不同的原因，采取相应的解决措施。

数据丢失：如果账本数据丢失，要尽快从备份中恢复数据。如果没有备份，要根据相关凭证和记忆尽可能地还原数据。

业务量增加：当企业业务量增加时，手工进销存帐可能会变得繁琐。可以考虑逐步引入专业的进销存管理软件，提高工作效率和数据准确性。

常见用户关注的问题：

一、手工进销存帐需要准备哪些东西呀？

我听说好多人刚开始做手工进销存帐的时候，都不太清楚要准备啥，我就想知道这得备齐啥东西才好开始弄呢。

准备材料方面：首先得有账本，一般要准备进货账本、销售账本和库存账本。进货账本用来记录每次进货的详细信息，销售账本记录每笔销售情况，库存账本实时反映库存数量。然后就是笔，最好准备不同颜色的笔，比如用黑色笔记录正常业务，红色笔用于冲账或者特殊标记。还需要有计算器，方便在记录数据时进行计算，避免手工计算出错。另外，便签纸也很有用，当你有一些临时的备注或者提醒时，可以贴在账本相关页面。

其他辅助物品：文件夹可以用来存放一些进货单、销售单等原始凭证，方便后续查找和核对。胶水或者订书机也可以准备着，用于粘贴票据。还有印章，比如日期章，在记录每笔业务时可以快速盖上日期，提高效率。

二、手工进销存帐的记录格式是咋样的呢？

朋友说他弄手工进销存帐的时候，被记录格式给难住了，我就想知道这格式到底是啥样的。

进货账本格式：一般第一列是日期，记录进货的具体时间；第二列是供应商名称，明确货物的来源；第三列是商品名称，准确写出所进商品的名字；第四列是数量，记录进货的商品数量；第五列是单价，填写每件商品的进货价格；第六列是金额，用数量乘以单价得出进货的总金额。还可以设置备注列，记录一些特殊情况，比如进货的批次等。

销售账本格式：日期列同样重要，记录销售时间。客户名称列填写购买商品的客户信息。商品名称、数量、单价和金额列与进货账本类似，只是这里反映的是销售情况。另外，可以增加一个销售方式列，比如是现金销售还是赊销等。

库存账本格式：日期列记录每次库存变动的时间。商品名称列明确是哪种商品。期初数量列填写该商品在记录开始时的库存数量，进货数量列记录每次进货增加的数量，销售数量列记录每次销售减少的数量，期末数量列通过期初数量加上进货数量减去销售数量得出。

三、手工进销存帐容易出错，咋避免呀？

我听说好多人做手工进销存帐的时候特别容易出错，我就想知道有啥办法能避免这些错误呢。

认真核对原始凭证：在记录每笔业务之前，一定要仔细核对进货单、销售单等原始凭证。检查凭证上的商品名称、数量、单价等信息是否清晰准确，有没有涂改或者错误。如果发现问题，及时与相关人员沟通确认，确保记录的基础数据是正确的。

规范记录习惯：书写要工整，数字要清晰，避免潦草的字迹导致误读。按照统一的格式和顺序记录，不要随意更改记录方式。每次记录完一笔业务后，及时进行计算和核对，比如在进货账本记录完后，马上用数量乘以单价算出金额，检查是否与凭证上的金额一致。

定期盘点库存：定期对实际库存进行盘点，将盘点结果与库存账本上的记录进行对比。如果发现有差异，要及时查找原因，可能是记录错误，也可能是货物丢失、损坏等情况。通过盘点可以及时发现并纠正错误，保证帐实相符。

四、手工进销存帐和电脑软件做的有啥不一样呀？

朋友推荐说用电脑软件做进销存帐更方便，我就想知道它和手工做的到底有啥不一样呢。

记录效率方面：手工进销存帐需要一笔一笔地手写记录，计算也得手动完成，速度比较慢。而电脑软件做进销存帐，只要输入相关数据，软件可以自动计算，还能快速生成各种报表，大大提高了记录和处理数据的效率。

准确性方面：手工记录容易出现人为的计算错误和书写错误。电脑软件有数据校验功能，能在输入数据时及时发现错误，并且计算结果准确无误，减少了出错的概率。

查询和分析方面：手工账本查询数据比较麻烦，需要逐页翻看账本。而电脑软件可以通过关键词快速查询到所需的数据，还能对数据进行各种分析，比如统计不同时间段的销售情况、分析各类商品的销售占比等，为决策提供更有力的支持。

成本方面：手工进销存帐只需要购买账本、笔等简单的办公用品，成本较低。而电脑软件可能需要购买软件许可证，有些还需要后续的维护费用，成本相对较高。