如何做好进销存统计？掌握关键方法精准把控企业货物进出数据

总体介绍

进销存统计是企业运营管理中至关重要的一环，它涉及到企业商品的采购、销售以及库存管理等多个方面。准确且高效的进销存统计能够帮助企业清晰掌握商品的流动情况，合理安排采购计划，避免库存积压或缺货现象的发生，从而提高资金的使用效率，增强企业的市场竞争力。做好进销存统计并非易事，需要从多个方面进行考量和操作。下面将为大家详细介绍做好进销存统计的八个要点。

一、选择合适的统计工具

在进行进销存统计时，选择一款合适的统计工具至关重要。它能够大大提高统计的效率和准确性。

传统表格工具：Excel是最为常见的传统表格工具。它具有操作简单、功能丰富的特点。企业可以根据自身的需求设计进销存表格，设置不同的列项，如商品名称、规格、采购日期、采购数量、销售日期、销售数量、库存数量等。通过公式计算，能够快速得出各项数据的汇总和分析结果。例如，使用SUM函数可以快速计算出某一时间段内的采购总量和销售总量。但是，Excel在处理大量数据时可能会出现运行缓慢的问题，而且数据的安全性和共享性相对较差。

专业进销存软件：市面上有许多专业的进销存软件可供选择，如管家婆、金蝶精斗云等。这些软件专门针对企业的进销存管理设计，具有强大的功能。它们可以实现数据的实时更新，自动生成各种报表，如采购报表、销售报表、库存报表等。而且，软件还具备权限管理功能，不同的人员可以根据权限查看和操作相应的数据，保证了数据的安全性。此外，专业软件还支持多用户同时操作，方便企业内部的协作和沟通。不过，专业进销存软件的使用需要一定的学习成本，而且部分软件需要支付一定的费用。

云平台：随着互联网技术的发展，云平台在进销存统计中也得到了广泛应用。云平台具有数据存储安全、可随时随地访问的优点。企业可以将进销存数据存储在云端，通过浏览器或手机APP即可查看和管理数据。例如，企业的销售人员在外出时可以通过手机APP实时记录销售数据，仓库管理人员也可以及时更新库存信息。云平台还支持数据的备份和恢复，避免了因硬件故障或其他原因导致的数据丢失。

二、建立完善的商品编码体系

建立完善的商品编码体系是做好进销存统计的基础。它能够使商品的管理更加规范和高效。

编码规则制定：企业需要根据自身的商品特点和管理需求制定合理的编码规则。编码可以采用数字、字母或两者的组合。例如，可以按照商品的类别、品牌、规格等进行编码。以服装企业为例，可以将上衣编码为“1”，裤子编码为“2”，然后再根据品牌和规格进一步细分。这样，通过编码就可以快速识别商品的基本信息。编码规则一旦确定，应保持相对稳定，避免频繁更改。

编码唯一性：每个商品的编码必须是唯一的，不能出现重复。这就要求在编码过程中进行严格的审核和管理。可以建立专门的编码管理表，记录每个商品的编码和详细信息。在录入新商品时，先查询编码管理表，确保新编码的唯一性。如果出现编码重复的情况，会导致统计数据的混乱，影响企业的决策。

编码更新与维护：随着企业业务的发展，商品的种类和信息可能会发生变化。因此，需要定期对商品编码体系进行更新和维护。当有新商品加入时，及时为其分配编码；当商品的信息发生变更时，如规格、品牌等，也要相应地更新编码信息。同时，要清理不再使用的编码，避免编码库过于庞大和混乱。

三、规范采购数据录入

准确的采购数据录入是做好进销存统计的关键环节之一。它直接影响到库存数据的准确性和采购成本的核算。

采购订单管理：在采购商品时，应先生成采购订单。采购订单应包含商品的详细信息，如商品名称、规格、数量、单价、供应商等。采购订单可以通过纸质或电子形式生成。电子采购订单具有便于保存和查询的优点。在录入采购数据时，应以采购订单为依据，确保数据的一致性。例如，采购人员在收到商品后，应核对商品的实际数量和规格与采购订单是否相符，如有差异应及时与供应商沟通。

采购日期记录：准确记录采购日期对于统计分析非常重要。它可以帮助企业了解商品的采购周期和季节性需求。采购日期应精确到具体的年月日。在录入数据时，要注意日期的格式统一，避免因日期格式不一致导致数据统计错误。例如，可以统一采用“YYYY-MM-DD”的格式记录采购日期。

采购成本核算：采购成本不仅包括商品的购买价格，还包括运输费、装卸费、保险费等相关费用。在录入采购数据时，要将这些费用分摊到每个商品上，准确计算采购成本。例如，企业采购了一批商品，购买价格为10000元，运输费为500元，共采购了100件商品。则每件商品的采购成本应为（10000 + 500）÷ 100 = 105元。这样，在进行库存成本核算和销售成本计算时才能更加准确。

四、严格销售数据记录

销售数据的准确记录能够反映企业的销售业绩和市场需求，对于企业的决策具有重要意义。

销售订单跟踪：从销售订单的生成到商品的交付，都要进行严格的跟踪记录。销售订单应包含客户信息、商品信息、销售数量、销售价格、交货日期等内容。销售人员在接到客户订单后，应及时录入系统，并跟踪订单的执行情况。例如，记录商品的发货时间、物流信息等。这样可以及时了解订单的完成情况，避免出现漏发、错发等问题。

销售价格管理：销售价格的波动会直接影响企业的销售收入和利润。因此，要对销售价格进行严格的管理和记录。企业可以根据市场行情和成本情况制定不同的销售价格策略，如零售价、批发价、促销价等。在记录销售数据时，要准确记录每个商品的销售价格。同时，要分析销售价格的变化对销售数量和销售收入的影响，为企业的定价决策提供依据。

销售退货处理：在销售过程中，难免会出现客户退货的情况。对于销售退货，要及时进行记录和处理。记录退货的原因、退货日期、退货数量等信息。同时，要将退货商品重新纳入库存管理，调整库存数量。例如，如果客户因为商品质量问题退货，企业应及时与供应商沟通，进行换货或退款处理。

五、定期进行库存盘点

定期进行库存盘点是确保库存数据准确性的重要手段。它可以发现库存管理中存在的问题，及时进行调整。

盘点周期确定：企业应根据自身的业务特点和管理需求确定合理的盘点周期。对于一些库存周转较快的企业，可以每月或每季度进行一次盘点；对于库存周转较慢的企业，可以每半年或一年进行一次盘点。同时，在发生重大事件，如仓库搬迁、系统升级等，也应进行全面的库存盘点。

盘点方法选择：常见的盘点方法有实地盘点法和永续盘存法。实地盘点法是指对库存商品进行实际的清点和计量，确定库存数量。这种方法准确性高，但工作量较大。永续盘存法是通过记录库存商品的收入、发出和结存情况，随时计算出库存数量。这种方法操作相对简单，但需要保证数据的及时和准确。企业可以根据实际情况选择合适的盘点方法，也可以将两种方法结合使用。

盘点结果处理：在盘点结束后，要对盘点结果进行分析和处理。如果发现实际库存数量与系统记录的数量存在差异，要找出原因。可能的原因包括商品丢失、损坏、录入错误等。对于差异较大的情况，要进行深入调查，并采取相应的措施进行调整。例如，如果是录入错误导致的差异，要及时更正系统数据；如果是商品丢失或损坏，要查明责任，进行相应的赔偿或处理。

六、加强数据审核与监督

加强数据审核与监督可以保证进销存统计数据的真实性和可靠性。

内部审核机制：企业应建立内部审核机制，定期对进销存数据进行审核。审核人员可以对采购订单、销售订单、库存报表等进行检查，核对数据的准确性和完整性。例如，检查采购订单与入库单的数量是否一致，销售订单与出库单的数量是否相符。对于审核中发现的问题，要及时反馈给相关人员进行整改。

数据异常监控：通过设置数据异常监控指标，及时发现数据中的异常情况。例如，当某一商品的库存数量突然大幅增加或减少，或者销售价格出现异常波动时，系统应及时发出警报。企业可以根据这些异常情况进行深入调查，找出原因。可能是市场需求的变化、供应商的问题或内部管理的漏洞等。

外部审计配合：企业还可以定期邀请外部审计机构对进销存数据进行审计。外部审计机构具有专业的审计人员和审计方法，能够更加客观、全面地检查企业的进销存管理情况。通过外部审计，企业可以发现自身管理中存在的潜在问题，并及时进行改进。同时，外部审计报告也可以为企业的投资者、合作伙伴等提供参考依据。

七、做好数据分析与预测

对进销存数据进行分析和预测可以为企业的决策提供有力支持。

数据分析方法：常见的数据分析方法有趋势分析、对比分析、关联分析等。趋势分析可以帮助企业了解商品的销售趋势和库存变化趋势。例如，通过分析过去一年的销售数据，预测下一年的销售情况。对比分析可以将不同时间段、不同地区、不同产品的销售数据进行对比，找出差异和问题。关联分析可以发现商品之间的关联关系，如哪些商品经常一起销售。通过这些分析方法，企业可以更好地了解市场需求和自身的经营状况。

销售预测模型：企业可以建立销售预测模型，根据历史销售数据、市场趋势、季节因素等预测未来的销售情况。常见的销售预测模型有时间序列模型、回归分析模型等。时间序列模型是根据过去的销售数据预测未来的销售趋势；回归分析模型则是通过分析影响销售的因素，建立销售与这些因素之间的回归方程，进行销售预测。销售预测可以帮助企业合理安排采购计划和生产计划，避免库存积压或缺货现象的发生。

库存预警设置：根据销售预测和库存管理的要求，设置合理的库存预警指标。当库存数量低于预警线时，系统自动发出警报，提醒企业及时采购商品；当库存数量高于预警线时，要分析原因，可能是销售不畅或采购过多，及时采取措施进行调整。例如，可以通过促销活动、与供应商协商退货等方式降低库存水平。

八、提升人员素质与培训

做好进销存统计离不开高素质的人员。提升人员素质和进行相关培训是非常必要的。

专业知识培训：企业应定期组织员工参加进销存管理的专业知识培训。培训内容包括统计工具的使用、商品编码体系的建立、采购和销售数据的录入规范等。通过培训，员工可以掌握更加专业的知识和技能，提高工作效率和准确性。例如，对于新入职的员工，要进行系统的培训，使其尽快熟悉企业的进销存管理流程和要求。

职业道德教育：进销存统计涉及到企业的重要数据和经济利益，因此要加强员工的职业道德教育。教育员工要诚实守信，如实记录和报告数据，不得虚报、瞒报或篡改数据。同时，要培养员工的责任心和保密意识，确保企业数据的安全。

团队协作培养：进销存统计工作需要采购部门、销售部门、仓库部门等多个部门的协作配合。企业要注重培养员工的团队协作精神，加强部门之间的沟通和交流。例如，通过组织团队活动、建立沟通机制等方式，提高团队的协作效率。只有各个部门密切配合，才能做好进销存统计工作，为企业的发展提供有力支持。

常见用户关注的问题：

一、做好进销存统计需要注意些什么呀？

我听说好多人做进销存统计的时候都容易出错，我就想知道到底要注意些啥才能做好呢。其实啊，做好进销存统计还真得留意不少事儿呢。

数据准确性方面：这可是重中之重。所有的进货、销售和库存数据都得准确无误。比如进货的时候，数量、单价、日期这些都要详细记录，不能有一点马虎。销售数据也是一样，每一笔交易都要及时、准确地录入系统。要是数据不准确，那后面的统计分析就全乱套啦。

流程规范性方面：要有一套规范的进销存流程。从采购申请、入库验收、销售出库，每个环节都得有明确的规定和操作流程。比如入库的时候，必须有验收单，确认货物的质量和数量没问题了才能入库。销售出库也得有相应的出库单，这样才能保证数据的可追溯性。

定期盘点方面：定期对库存进行盘点很有必要。可以一个月或者一个季度盘点一次，看看实际库存和系统里记录的库存是否一致。要是有差异，就得及时查找原因，是货物损坏、丢失，还是录入错误，都要搞清楚并进行调整。

二、用什么软件能更好地做进销存统计呢？

朋友推荐了好几种进销存软件，我就有点迷糊了，不知道到底哪个更适合。现在市面上的进销存软件还挺多的，各有各的特点。

金蝶精斗云：它功能比较全面，涵盖了采购、销售、库存管理等多个方面。操作也相对简单，很适合中小企业使用。它还能和财务软件对接，方便进行财务核算。而且它有云版本，随时随地都能通过网络登录使用，很方便。

用友商贸通：也是一款很受欢迎的软件。它的报表功能很强大，可以生成各种详细的进销存报表，方便企业进行数据分析。它的稳定性也不错，在处理大量数据的时候也能保证系统的流畅运行。

管家婆：这款软件比较注重易用性，界面简洁，容易上手。对于一些小型店铺或者个体经营者来说，是个不错的选择。它的价格也相对比较亲民，性价比挺高的。

三、进销存统计对企业有啥重要性呢？

我就想知道，进销存统计到底对企业有多重要呀。其实它对企业的作用可大啦。

帮助企业了解经营状况：通过进销存统计，企业可以清楚地知道自己进了多少货，卖了多少货，还剩下多少库存。这样就能了解企业的销售情况和库存水平，及时调整经营策略。比如如果某种商品库存积压过多，就可以考虑降价促销或者减少采购量。

控制成本方面：它能帮助企业控制采购成本和库存成本。通过分析进货数据，可以和供应商谈判争取更优惠的价格。同时，合理控制库存水平，避免库存积压造成资金浪费。

辅助决策方面：准确的进销存统计数据可以为企业的决策提供依据。比如企业要拓展新市场或者推出新产品，就可以根据以往的进销存数据来预测市场需求和销售情况，从而做出更明智的决策。

四、怎么通过进销存统计分析销售趋势呢？

我听说通过进销存统计能分析销售趋势，我就很好奇到底该怎么分析呢。其实分析销售趋势并不难。

按时间维度分析：可以按照月、季度或者年来统计销售数据。看看每个时间段的销售额、销售量是上升还是下降。比如如果发现某个季度的销售额比上一个季度有明显增长，就要分析是因为市场需求增加了，还是企业的促销活动起作用了。

按产品类别分析：把不同产品的销售数据分开统计。看看哪些产品是畅销品，哪些是滞销品。对于畅销品，可以加大采购量和推广力度；对于滞销品，就要考虑调整价格或者停止采购。

结合其他因素分析：除了进销存数据，还可以结合市场行情、季节因素等进行分析。比如在夏季，饮料的销售量肯定会比冬季高很多。通过综合分析这些因素，就能更准确地把握销售趋势。