做进销存需要取得什么单据？盘点、出入库等核心单据解析

总体介绍

在商业运营过程中，进销存管理是一项至关重要的工作，它涉及到企业货物的采购、销售以及库存管理等多个环节。而在做进销存管理时，取得相关的单据是准确记录和有效管理的关键。这些单据不仅是企业经济活动的书面证明，更是进行财务核算、税务申报以及库存盘点等工作的重要依据。了解做进销存需要取得什么单据，能够帮助企业规范运营流程，提高管理效率，避免出现财务混乱、库存积压或短缺等问题。接下来，我们将详细介绍做进销存过程中需要取得的各类重要单据。

一、采购订单

采购订单是企业在采购货物时与供应商签订的一种书面协议，它是进销存管理中采购环节的重要起始单据。

明确采购信息：采购订单详细记录了采购的货物名称、规格、数量、单价、交货日期等信息。例如，一家电子产品销售企业向供应商订购100台某型号的智能手机，在采购订单中会明确手机的品牌、型号、配置、每台的价格以及要求供应商交货的具体时间。这有助于企业准确掌握采购需求，也让供应商清楚知道需要提供的货物详情，避免双方在交易过程中出现误解。

控制采购成本：通过采购订单，企业可以对采购成本进行有效的控制。在签订订单前，企业会对市场价格进行调研，与供应商进行谈判，确定合理的采购价格。同时，订单中的数量和价格信息也为后续的成本核算提供了依据。如果企业发现实际采购成本超出了预算，可以及时与供应商沟通协商，或者调整采购计划。

跟踪采购进度：采购订单也是企业跟踪采购进度的重要工具。企业可以根据订单上的交货日期，定期与供应商沟通，了解货物的生产和运输情况。如果出现延迟交货等问题，企业可以及时采取措施，如调整销售计划、寻找替代供应商等，以减少对企业经营的影响。

作为结算依据：在货物交付后，采购订单是企业与供应商进行结算的重要依据之一。双方会根据订单上的价格和数量进行货款的核算和支付。同时，采购订单也可以作为企业财务部门进行账务处理的原始凭证，确保财务数据的准确性和真实性。

二、进货单

进货单是企业在收到采购的货物时所开具的单据，它标志着货物正式进入企业的库存。

确认货物验收：进货单上会详细记录货物的实际验收情况，包括货物的名称、规格、数量、质量等。企业的仓库管理人员在收到货物后，会根据采购订单和实际到货情况进行核对和验收。如果发现货物的数量、质量与订单不符，会在进货单上注明，并及时与供应商沟通解决。例如，实际收到的货物数量比订单少了10件，或者货物存在质量问题，都会在进货单上明确记录。

更新库存数据：进货单是更新企业库存数据的重要依据。当仓库管理人员开具进货单后，企业的库存管理系统会根据进货单上的信息，自动增加相应货物的库存数量。这有助于企业实时掌握库存状况，为后续的销售和采购决策提供准确的数据支持。

作为财务核算凭证：进货单也是企业财务部门进行成本核算和账务处理的重要凭证。财务人员会根据进货单上的货物价格和数量，计算采购成本，并将其计入相应的会计科目。同时，进货单也可以作为企业与供应商进行货款结算的依据之一。

便于追溯管理：进货单上通常会记录货物的来源、供应商信息、进货日期等内容，这便于企业对货物进行追溯管理。如果在后续的销售过程中发现货物存在质量问题，企业可以通过进货单快速找到供应商，进行退换货等处理，保障企业和消费者的权益。

三、销售订单

销售订单是企业与客户签订的关于销售货物的书面协议，它是进销存管理中销售环节的重要起始单据。

明确销售信息：销售订单详细记录了销售的货物名称、规格、数量、单价、交货日期、交货地点等信息。例如，一家服装企业与客户签订了一份销售订单，订单中明确了客户购买的服装款式、颜色、尺码、数量、每件的价格以及要求企业交货的时间和地点。这有助于企业准确掌握客户的需求，为后续的生产、备货和发货提供依据。

安排生产或备货：根据销售订单，企业可以合理安排生产或备货计划。如果企业是生产型企业，会根据订单数量和交货日期，安排生产部门进行生产。如果企业是贸易型企业，则会根据订单需求，及时向供应商采购相应的货物。通过销售订单，企业可以避免盲目生产或采购，减少库存积压的风险。

跟踪销售进度：销售订单也是企业跟踪销售进度的重要工具。企业可以根据订单上的交货日期，定期与客户沟通，了解客户的需求变化和货物的交付情况。如果出现客户要求延迟交货或变更订单内容等情况，企业可以及时调整销售计划，以满足客户的需求。

作为销售结算依据：在货物交付后，销售订单是企业与客户进行结算的重要依据之一。双方会根据订单上的价格和数量进行货款的核算和支付。同时，销售订单也可以作为企业财务部门进行账务处理的原始凭证，确保财务数据的准确性和真实性。

四、销货单

销货单是企业在向客户交付货物时所开具的单据，它标志着货物正式从企业的库存中发出。

确认货物交付：销货单上会详细记录货物的实际交付情况，包括货物的名称、规格、数量、质量等。企业的仓库管理人员在发货时，会根据销售订单和实际发货情况进行核对和记录。如果发现货物的数量、质量与订单不符，会在销货单上注明，并及时与客户沟通解决。例如，实际发货的货物数量比订单少了5件，或者货物存在质量问题，都会在销货单上明确记录。

更新库存数据：销货单是更新企业库存数据的重要依据。当仓库管理人员开具销货单后，企业的库存管理系统会根据销货单上的信息，自动减少相应货物的库存数量。这有助于企业实时掌握库存状况，为后续的采购和生产决策提供准确的数据支持。

作为财务核算凭证：销货单也是企业财务部门进行收入核算和账务处理的重要凭证。财务人员会根据销货单上的货物价格和数量，计算销售收入，并将其计入相应的会计科目。同时，销货单也可以作为企业与客户进行货款结算的依据之一。

便于客户验收和对账：销货单通常会提供给客户一份，作为客户验收货物和与企业进行对账的依据。客户可以根据销货单上的信息，核对收到的货物是否与订单一致。如果有问题，客户可以及时与企业沟通解决。

五、退货单

退货单是企业在处理客户退货或向供应商退货时所开具的单据，它是进销存管理中处理退货业务的重要凭证。

处理客户退货：当客户因为货物质量问题、不符合需求等原因要求退货时，企业会开具退货单。退货单上会详细记录退货的原因、货物名称、规格、数量、退货日期等信息。例如，客户购买的电子产品出现故障，要求退货，企业在退货单上会注明故障情况、产品型号、退货数量等。仓库管理人员会根据退货单接收退货货物，并对货物进行检查和处理。

更新库存数据：退货单是更新企业库存数据的重要依据。当企业收到客户的退货后，库存管理系统会根据退货单上的信息，自动增加相应货物的库存数量。这有助于企业准确掌握库存状况，避免库存数据出现误差。

作为财务调整依据：退货单也是企业财务部门进行账务调整的重要凭证。财务人员会根据退货单上的货物价格和数量，冲减相应的销售收入和成本。同时，退货单也可以作为企业与客户进行退款结算的依据之一。

处理向供应商退货：企业在向供应商退货时，同样会开具退货单。退货单上会注明退货的原因、货物信息等内容，并将其提供给供应商。这有助于企业与供应商进行沟通和协商，解决退货问题，同时也可以作为企业与供应商进行货款结算调整的依据。

六、库存盘点单

库存盘点单是企业定期对库存货物进行盘点时所使用的单据，它是确保企业库存数据准确性和真实性的重要工具。

全面清查库存：企业会定期组织库存盘点工作，通过实地清点货物的数量、检查货物的质量等方式，全面清查库存状况。库存盘点单上会详细记录每种货物的实际盘点数量、账面数量、差异数量等信息。例如，经过盘点发现某种货物的实际数量比账面数量多了20件，或者少了15件，都会在库存盘点单上明确记录。

查找差异原因：当库存盘点单上出现实际数量与账面数量不一致的情况时，企业需要查找差异原因。可能的原因包括货物的收发错误、库存管理不善、货物被盗或损坏等。通过对差异原因的分析，企业可以采取相应的措施进行改进，提高库存管理水平。

调整库存数据：根据库存盘点单上的实际盘点结果，企业会对库存管理系统中的库存数据进行调整。如果实际数量比账面数量多，会增加相应货物的库存数量；如果实际数量比账面数量少，会减少相应货物的库存数量。这有助于企业确保库存数据的准确性，为后续的销售和采购决策提供可靠的依据。

评估库存管理效果：库存盘点单也可以作为企业评估库存管理效果的重要依据。通过对不同时期的库存盘点结果进行对比分析，企业可以了解库存管理水平的变化情况，发现存在的问题和不足，并及时采取措施进行改进。

七、调拨单

调拨单是企业在内部不同仓库之间进行货物调拨时所开具的单据，它是企业优化库存布局、提高库存利用率的重要手段。

平衡库存分布：企业可能会因为业务需求、销售分布等原因，需要在不同仓库之间进行货物调拨。例如，某企业的A仓库某种货物库存积压，而B仓库该货物库存短缺，企业可以通过开具调拨单，将A仓库的货物调拨到B仓库，以平衡库存分布，满足不同地区的销售需求。

记录货物转移：调拨单上会详细记录货物的调拨信息，包括调出仓库、调入仓库、货物名称、规格、数量、调拨日期等。这有助于企业准确记录货物的转移情况，便于对库存进行跟踪和管理。

更新库存数据：当仓库管理人员根据调拨单进行货物调拨操作后，企业的库存管理系统会根据调拨单上的信息，自动调整调出仓库和调入仓库的库存数量。这确保了企业库存数据的准确性和实时性。

便于成本核算：调拨单也是企业进行成本核算的重要依据。财务人员会根据调拨单上的货物信息，计算货物的调拨成本，并将其计入相应的会计科目。这有助于企业准确核算成本，提高财务管理水平。

八、付款单

付款单是企业在支付货款、费用等款项时所开具的单据，它是企业财务管理中的重要凭证。

支付采购货款：当企业向供应商采购货物后，会根据采购合同和进货单等单据，开具付款单进行货款支付。付款单上会详细记录付款的金额、付款日期、收款方信息、付款用途等内容。例如，企业向供应商支付了一笔采购智能手机的货款，付款单上会注明付款金额、供应商名称、付款日期以及所支付的货物对应的采购订单编号等。

记录费用支出：付款单也可以用于记录企业的其他费用支出，如水电费、办公用品费等。企业在支付这些费用时，会开具付款单，并注明费用的类别、金额、支付日期等信息。这有助于企业对各项费用进行分类管理和核算。

作为财务核算凭证：付款单是企业财务部门进行账务处理的重要凭证。财务人员会根据付款单上的信息，记录企业的资金流出情况，并将其计入相应的会计科目。同时，付款单也可以作为企业与供应商或其他收款方进行对账的依据之一。

便于资金管理：通过付款单，企业可以对资金的流出情况进行有效的管理和控制。企业可以根据付款计划和实际付款情况，合理安排资金，避免出现资金短缺或闲置的情况。同时，付款单也可以为企业的财务分析提供数据支持，帮助企业了解资金的使用情况和流向。

常见用户关注的问题：

一、做进销存需要取得什么单据呀？

我听说好多人做进销存的时候都在纠结要啥单据呢，我就想知道这到底有啥讲究。其实呀，单据这事儿在做进销存里还挺关键的。

做进销存一般需要取得以下几种重要单据：

采购单据：采购订单是采购业务的起始单据，它记录了采购的商品名称、规格、数量、价格、供应商等信息，是企业与供应商之间达成采购意向的书面证明。采购入库单则是在商品到达企业仓库时，仓库管理人员根据实际入库情况填写的单据，它证明了商品已经进入企业库存。

销售单据：销售订单是企业与客户之间达成销售意向的凭证，包含了销售的商品信息、数量、价格、交货日期等内容。销售出库单是商品从仓库发出时的记录，用于确认商品的出库情况，是核算销售成本和确认收入的重要依据。

库存单据：库存盘点单是定期对企业库存进行盘点时使用的单据，通过盘点单可以核对实际库存数量与系统记录数量是否一致，发现盘盈或盘亏情况并进行相应处理。库存调拨单用于企业内部不同仓库之间的商品转移，记录了商品的调出仓库、调入仓库、商品名称、数量等信息。

二、进销存单据不完整会有啥后果呢？

朋友说要是进销存单据不完整可麻烦了，我就想知道到底会咋样。感觉单据不完整肯定会出问题，但具体啥问题还真不太清楚。

进销存单据不完整会带来多方面的后果：

财务核算不准确：采购单据不完整，可能导致成本核算错误，影响利润计算。比如采购入库单缺失部分商品的价格信息，在计算采购成本时就会不准确，进而影响到销售成本和利润的核算。销售单据不完整，可能会造成收入确认不准确，无法准确反映企业的经营业绩。

库存管理混乱：库存单据不完整，无法准确掌握库存数量。例如库存盘点单不完整，就不能及时发现库存的盘盈盘亏情况，导致库存数据与实际不符，影响企业的采购和销售决策。

审计和税务风险：在审计过程中，不完整的单据可能无法通过审计，企业可能面临罚款等处罚。税务部门在检查时，也会要求企业提供完整的进销存单据来核实纳税情况，如果单据不完整，可能会被认定为偷税漏税等违法行为。

三、进销存单据要保存多久合适呢？

我听说好多企业都不知道进销存单据该保存多久，我就想知道有没有个标准。感觉保存时间太短怕以后有问题查不到，保存时间太长又占地方。

进销存单据的保存时间需要根据相关法律法规和企业自身需求来确定：

一般财务相关单据：根据《会计档案管理办法》，会计凭证（包括涉及进销存的采购、销售等原始凭证）的保管期限为30年。这些单据是企业财务核算的重要依据，需要长期保存以备审计、税务检查等。

业务相关单据：虽然没有明确的法律规定业务单据的保存期限，但从企业自身管理角度出发，建议至少保存5 - 10年。因为在这段时间内，可能会涉及到业务纠纷、客户查询等情况，完整的单据可以作为解决问题的依据。

电子单据：随着信息化的发展，很多企业采用电子单据。电子单据也需要妥善保存，保存时间同样要遵循上述原则。同时，要注意定期备份，防止数据丢失。

四、怎么管理好进销存单据呢？

朋友推荐说管理好进销存单据很重要，但我不太清楚咋管理。我就想知道有没有啥好办法能把单据管理得井井有条。

以下是一些管理好进销存单据的方法：

建立规范的单据流程：明确采购、销售、库存等各个环节的单据填写要求和审批流程。例如采购订单必须经过相关部门负责人审批后才能生效，销售出库单必须有仓库管理人员和销售人员的签字确认。

分类归档保存：按照采购单据、销售单据、库存单据等类别进行分类，然后按照时间顺序进行归档。可以采用纸质档案和电子档案相结合的方式，纸质单据存放在专门的档案柜中，电子单据存储在服务器或云盘上，并做好备份。

定期审核和清理：定期对进销存单据进行审核，检查单据的完整性、准确性和合规性。对于过期或无用的单据，按照规定进行清理，但要注意保存好相关的销毁记录。

利用信息化工具：使用专业的进销存管理软件，实现单据的电子化管理。软件可以自动生成、存储和查询单据，提高工作效率和管理水平。同时，软件还可以设置权限，确保只有授权人员才能访问和修改单据信息。