工程资料管理系统的制度及其要求

  • 来源:建米软件
  • 2012-01-06 14:32:20

   工程电子文件管理的制度及其要求

  1.1 工程电子文件管理的基础要求

  第一,电子文件的管理办法 :电子文件在建设方面,要遵循 计划、审核、发布、归档这几方面进行严格管理。利用电子文档的 管理办法可以为公司的管理标准起到一定的借鉴作用,并可以对 现有的标准进行完善处理。

  第二 , 总结归纳对公司有益的管理经验办法 :国际上对电 子文件的整理有着严格的标准,因此,在我国的企业电子文档归 类整理方面,仍要继续学习外国的先进管理办法,并以此来逐渐 完善公司内部的建设管理。虽然我国企业的文档管理还处于发展 中阶段,且仍在探索当中,但是,利用工程项目周期的方法来整理 企业内部数据,对公司整体的档案管理而言,已初见成效。由此可 见,通过档案的综合总结管理,可以为未来的文档管理,提供相应 的理论基础。

  第三,学习工程电子文件管理经验 :任何一家公司的建成都 与企业内部的管理息息相关,因此,在工程建设中逐渐积累经验, 对日后的档案管理起到至关重要的作用。随着企业的发展,国际

  项目逐渐增多,相互交流的机会也越来越大,为此,可以通过学习 彼此的管理经验,来为我公司的文档管理提供有力保障。

  1.2 确立目标

  在对电子文件管理不断探索的道路上,结合目前管理所面临 的问题,充分利用自身资源,来制定出未来的管理建设目标,从而 为公司打造一个标准化、制度化的电子文档管理体系。

  

项目物资管理工具系统结构图

 

  2 工程电子文件管理体系

  2.1 电子文件的特点

  电子文件在其形式上来讲主要是在计算机中进行检索,并 通过系统内部的计算和加工,从而形成人们所需要的电子文档形 式。目前在我国,很多公司都利用电子文档来对公司内部的一些 文件进行储存和保管,从而利用这些信息来为公司未来的发展提 供资源上的帮助。 电子文件的特点主要表现在虚拟性上,所谓虚拟,即是指公 司计算机中的数字信息,众所周知,数字信息具有本身流动性的 特点,因此,在保存方面无法进行更好的存储。电子文件就是要对 这些数字信息进行整理、储存,并通过一系列的方法将之自动生 成体系的一种管理办法。

  2.2 工程图纸的数字化管理体系

  工程图纸的数字化管理体系主要表现在三方面 :双机与多 机系统、光盘镜像服务系统、电子文件网络移交管理系统。

  第一,双机与多机系统 :所谓双机系统即是指档案管理和设计相结合的一种小型实用系统,这种系统根据其功能和软件设计 的不同将工作站中的管理过程自动生成为文件。除此之外,在配 置上还带有最新的绘图软件和基础办公应用软件,并通过这些自 带应用软件进行无图纸设计,甚至可以在线提取其他图纸并做深 层次的加工,并完成存储的过程。服务器中不同的系统伴有不同 的作用,例如 :在控制图纸的录入方面,则将要求其具有较高水 平的应用程序和配置较高的计算机系统,这样可以更好的保证整 体电子文件生成的准确性。在某种程度上,这种计算机多机系统 也是一种局域网系统,在系统应用方面,主要适用于较大的设计 单位。通过对客户机和服务器进行综合管理,使图库全部集中在 服务器上,以达到全网协同工作的效果,不仅如此,还可以对电子 文件进行有效的控制,从而实现资源上的共享。

  第二,光盘镜像服务系统 :即主要是通过利用光盘的镜像服 务和企业间的局域网来实现对客户的数据库访问。其体现在以交 换机为主题,连接 WWW 服务器,再通过与多个客户机相连接,再通 过 WWW 服务器与光盘镜像服务器相连接的方式,从而实现访问数 据的整个过程。

  第三,电子文件网络移交管理系统 :利用该管理系统普遍应 用于以设计为主题的相关工程类公司,其系统主要应用为局域 网。工程项目所形成的文件一定要通过计算机网络的方式来向各 个部门进行传达,且各个部门所需要的电子文档和相关信息都要 集中在计算机网络上。建立相关的计算机网络系统,其主要包括:

  (1)归档子系统 :这种系统主要用于图书的标准管理和期刊 管理,在工程方面,还进行相应的入库管理,订购管理、电子文档 的借阅管理、统计管理等等。除此之外,想要更好的应用该系统, 并使系统呈现完美状态,则一定要对系统进行及时的维护,从而 确保工作的正常运行。

  (2)查询检索子系统 :用户想要读取电子文档,则一定要对 该系统进行检索,这种查询检索子系统,可以有效保证人们可以 在第一时间内查找出自己想要的文件。该系统主要查询内容包 括 :图书、标准、图纸及相关的管理信息等等。

  (3)图纸下载审批子系统 :这种系统具有高度的保密性,可 以对项目中的工程图纸进行严格的保密,而在借阅图纸方面必须 要经过相关人员的审批才可以得到阅读权限。

  (4)工作周卡填写和统计子系统 :在看工程项目管理中,从 工作程序的数据显示可以看出,电子的文件将管理主要可以分 为 :项目启动阶段、电子文件形成阶段和成品归档方面。利用这 三个阶段的管理,可以有效保证整体系统的完整性和流畅性,从 而确保工作的顺利完成。

  3 工程电子文件的保管方式

  从项目工程的管理方面来看,对工程中所形成的电子文档 一定要做相应的储存和保管。对于文件的保管方式又分为以下几 种,各公司一定要选择与自己公司相符合的保管方式,才能使公司在管理上更加方便。同时,有效利用相应的保管方法还可以为 未来的工程项目提供借鉴的作用。

  3.1 输出纸拷贝

  对于纸质文件的系统管理而言,其优点主要体现在价格上, 纸质文件价格低廉,且所需的专业性技术不多。缺点则表现在有 些电子文件无法利用普通的打印方法将其打印出来,从而造成文 件的关键性缺失,相应的也在一定程度上破坏了文件原有的完整 性。对整个工程而言,在需要时无法提供文件支持,则会对整个工 程造成不可预计的风险。

  3.2 脱机保存电子文件的拷贝

  对电子文件进行保管时,可以通过脱机保存的方式有效将电 子文档进行拷贝,从而减少系统文件的流失。例如 :磁盘备份、软 盘保存等方法。这种保存备份方法,与传统的纸质打印方式相比, 其具有完整性和便利性等优点。通过完整保存的方式,来确保电 子文件的有效存储。

  

工程物质管理系统平台方案图

 

  3.3 利用双重备份方式管理电子文档

  在对工程文件进行保存时,可以通过电子文档与纸质保存 双重方法进行备份,并进行归类整理,利用两种不同的介质,保存 两套内容完全相同的档案。利用这种双重保险的方式,可以保证 电子文档的有效性,通过纸质文档对电子文档的监护作用,从而 达到文档有效保存的目的。这种管理保存方式与输出纸保存方式 相比,其更具准确性,与此同时,在保存后还可以对其进行快速提 档,在计算机网络的帮助下,通过检索、传输等方式,来有效保证 工程的顺利进行。

  3.4 利用泛普工程资料管理系统对电子文档进行保存

  利用这种储存方式可以有效将电子文档保存在电子系统当 中,以方便检索及再利用。除此之外,为避免文件丢失,还可以将 电子文档拷贝到磁盘上,在二次利用时可以及时将其在计算机中 读取,还可以节省检索信息的时间,并保存了文件的完整性。目 前,我国对这种保存文件的方式应用程度还很低,其主要原因在 于,利用这种方式对文档进行管理,需要大量的人力物力,需要及 时的对磁盘进行维护修理,以保证资料的完整,但在技术程度上, 我国还处于发展中阶段。因此,在保存文档方面,依然无法逃离传 统的纸质保存法。

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