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知识学习

项目组应该做好哪些文档工作

  在服务型项目开展过程中需要涉及很多的文档资料以及合同文书等。有的人觉得过于强调法律效应,啥都要签字确认,有些过于缺少“人情味”,不利于拉拢客户关系。但是实际工作中,大家会发现有理有据反而才是合作的长久之计。下面就说说项目组应该做好哪些文档方面工作。

  一、项目组应该做好哪些文档工作

  必须签定实施单位和企业双方都认可的、且理解一致的项目范围说明书,这一点很重要,有些项目因启动仓促或责任人没有完全理解整体架构,约定实施的范围比较笼统,结果会造成实施一方永远也完不成任务,或实施的范围不能让客户满意,难以如期上线。

项目组应该做好哪些文档工作.png

  严格控制时间和成本,要有措施和费用保证项目按计划执行,同时进行总成本控制。项目实施费用通常只包括软件费和实施服务费,一般不包括硬件费用,如由此项目带来的网络扩充、服务器、UPS和客户机的更新换代或新增等费用,以及配合的人工成本和再培训成本等,是一笔不小的隐性成本开支,在实施前应给予充分重视,否则实施过程中运行环境与软件不匹配,相互推诿,影响实施进度和效果。

  加强企业内部和不同部门之间的协同工作,项目实施过程中会触及到部门之间的利益,处理不好可能加厚企业内部早已存在的“部门墙”。无论如何要打破这堵墙,特别是在业务流程梳理和优化时。应该说工作流程的规范化管理是企业可持续发展的命脉,工作流程流转路径是否顺畅、流转过程是否可控和可追踪,将直接影响到企业的效益和运营成本,所以流程优化非常必要。如果面临各利益团体的挑战无所适从,就会使项目实施早早夭折或成为花瓶摆设。

  要在合同或相关文件中明确约定双方(包括企业和实施方)实施队伍稳定性,频繁换人的一方要承担由此带来的风险。通常大项目的实施周期较长,因工作需要、个人意愿和项目受重视程度,往往会造成人员流动,人员流动的直接风险是延误实施计划和降低实施质量。另外要保证双方人员的素质能够承担项目的技术性工作,否则也会影响实施质量和工期。

  针对新项目的引入,不要盲目全面开花,以电厂项目为例,先在一两个厂搞试点(如一个老厂、一个新厂),成功后再进行推广。同时注重培育老厂已成熟的应用项目,打好根基后再升级推广应用。

  如果新厂人手不够,可引入第三方的专业咨询、监理和项目评估,这也是企业规避风险的一种有效手段。

  二、建米软件小tips:项目文档在项目中的分类

  项目文档是项目在实施过程中,用来描述、记录和传递项目相关的各类信息的工具和载体,因此项目文档要有规范的的行文要求,通常项目文档有三种类别:

  1.用户类文档

  如用户手册、需求规格书、质量报告、操作手册等这类文档主要的阅读对象是项目交付软件系统的使用者,因此需要采用用户能够理解语言的格式来编写。

  2.开发类文档

  如需求分析说明书、系统设计书、数据设计书、编码规范、测试用例设计书等;这类文档用来设计和说明系统开发的设计依据、设计及实现逻辑、质量验证的方法和标准等,是项目设计实现的规范性文档,阅读对象主要是项目组的设计研发人员,因此会采用信息系统专业语言术语来进行编制。

  3.管理类文档

  如项目管理计划、进度计划、质量计划、风险管理计划、沟通计划等,这类文档用来指导和规范项目的管理方法、管理过程,明确项目中各项任务的责任主体,确保项目质量目标的贯彻和实现。这类文档的主要阅读者是项目的管理者和项目任务的执行者。

  每份文档都相关人员进行知识生产的成果,汇聚的项目干系人的智慧和经验,对这成果的系统化积累和管理,能够为组织后续项目建设提供积极有效的经验和参照。

发布时间:2022-05-31 10:09    更新编辑:lixinghua  【打印此页】  【关闭】

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