相信很多企业在决定实施ERP管理系统时会犯一个错误,开始时大家都积极参与,渴望尽快完成项目,但到最后却变得放松了,只是马马虎虎地验收了事,这对专业中小企业的ERP系统来说是很不利的。
一般来说,ERP项目的实施包括六个阶段:项目选型、培训、业务流程重组、基础数据整理、会议室试点和切换。在专业中小企业ERP系统切换后,参与项目实施的人员往往会暂时松口气,但大家却没有意识到接下来需要进行重要的工作,即项目的验收。验收是确认整个系统运行情况、业务流程重组的有效性以及生产运作效率等方面的一个评估过程。ERP管理系统的验收看似简单,实际上非常复杂,必须引起公司高层和项目组成员的重视,不能敷衍了事。
专业中小企业ERP系统项目能否成功,关键在于系统能否平稳顺利地运行,用户是否能够熟练操作,各项业务流程是否清晰明了。同时,ERP系统的验收是一个模糊的概念,行业内一直没有统一的标准,非常随意。这种随意性对用户来说是一个致命的错误,原因就在于客户不了解或者没有制定合理的验收标准,因此ERP项目在验收过程中可能会忽视关键业务流程的验收。因此,只有明确ERP项目的验收标准,才能有准备,达到验收的目的。
整个ERP管理系统项目的实施需要半年甚至更长时间,有些项目甚至需要一年以上才能上线。无论是企业还是实施顾问,都不希望项目周期过长。长期的实施会消耗更多的人力和物力,并可能出现各种错误,项目组成员也会疲惫不堪,逐渐失去信心。因此,为了避免类似问题的发生,项目验收必须在适当的时机提上议事日程。ERP项目验收包括阶段验收和整体验收。
阶段验收一般在系统上线后,录入了一个月以上的数据,并能够准确导出各类月度报表时进行。项目组提出阶段验收应达到的效果,即认为系统应用和各项业务操作基本正常,或达到先前设定的目标,可视为系统上线成功。一个月的时间足够反映系统是否顺畅运行,如果一个月都通过不了,说明系统存在很多问题。因为一个系统包含多个模块,涉及到各个部门,且各部门的应用情况各不相同,所以这是解决问题的好时机。根据实际情况不同,有些大型的ERP系统项目会边实施边验收,一步步向前推进。而中小型的ERP管理系统项目最好是在成功切换后运行一个月再进行验收。
在ERP系统实施过程中和初次切换的时期,可能需要对系统进行二次开发以满足实际业务流程的需求。二次开发的内容也应该纳入验收范围,因为二次开发的时间不确定,可能是边应用边开发的过程。因此,专业中小企业ERP系统验收可以分阶段进行,先对原始系统的应用情况进行验收,最后再对二次开发后的辅助系统和报表进行验收。
ERP管理系统项目的验收内容主要由系统中不同模块决定,包括系统运行情况、业务处理情况以及各种单据和报表的生成情况。主要涉及财务模块、销售管理模块、库存管理模块、采购模块、生产计划模块、工程BOM等。在验收过程中,可以按部门进行分析,集中解决主要问题。在库存管理方面,重点是物料收发流程的合理性和效率提升,各种单据的及时处理以及库存物料数据的准确性。在工程BOM方面,主要关注BOM结构的合理性和准确性,以及BOM导入系统的及时性。生产管理方面主要评估生产计划的执行率和效率提升。物料采购方面则主要考核物料的准时交货率和相关参数的设置。这些参数的不合理设置可能导致库存积压或生产停工待料。以上是专业中小企业ERP系统执行情况的验收。
此外,还应包括针对二次开发项目的验收。因为标准版本的ERP管理系统经过严格测试并经过多数客户验证,在系统性能方面通常没有太大问题。但对于二次开发的项目来说,无论是对软件厂商还是企业内部来说都是一个全新的软件,可能会出现一些Bug。因此,需要与实际操作员进行沟通,了解系统性能方面的问题。最后,应对整个系统做综合评估,看是否在管理思想、管理模式、管理方法、管理机制、管理基础、业务流程、组织结构、规章制度、全员素质、企业竞争力、企业形象、科学决策和信息的集成与处理等方面有明显的改进、提高和创新。还可以通过财务分析,评估企业在客户关系管理、市场预测分析、财务管理、生产组织、资源配置优化、生产周期压缩、物料库存降低、资金占用减少、产品成本降低、产品质量提高、市场销售扩大和电子商务实施等方面是否产生了经济效益。
专业中小企业ERP系统项目的验收是对项目实施阶段效果的检验过程,也是整个项目的结束,为ERP系统在今后的应用中奠定了坚实的基础。但对企业来说,ERP项目的完善“只有起点,没有终点”,还有很长的路要走以充分挖掘ERP系统的潜力。因此,在思想上不能放松,要站在新的起点上迎接更大的挑战,避免给企业带来巨大的损失。
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