电商贸易金属行业——协同文件知识oa办公系统

 　　随着国内外经济环境的不断发展变化，不管是作为新兴的电商贸易行业，还是传统的金属工业行业，都必须迎接新技术和新生产方式的挑战，利用现代化信息技术，实现知识的生产、分享、应用以及创新，并在企业个人、组织运营、客户价值以及经济绩效等诸方面形成知识优势和产生价值的过程，已经成为指导企业管理的核心。

　　一、电商贸易金属行业传统文件知识管理面临的困惑

　　传统的纸质办公中，知识管理缺少信息化的支撑工具，遇到了各种挑战和困惑：

　　1、隐形知识难以积淀

　　人们在工作中的技能、技巧、经验、诀窍、价值观、文化深藏于个人的内心，属于隐性知识，当员工离职时，会随之带走很作隐形知识，隐性知识成为难以积累、复制、分享和管理的焦点。

　　2、知识分散，难以检索使用

　　知识孤岛分散在不同人的头脑中、不同的电脑系统中，并且传统的知识纸质文件错综复杂，给及时取用带来困扰，管理困难。

　　3、知识创造力差

　　知识创造的动力或能力不足，具体表现在大部分员工“只愿乘凉，不愿植树”，缺乏创造新知识的动力，或者创造新知识的能力不足;

　　4、知识难以分享

　　分享的意愿与技术手段缺乏，造成人和人之间知识共享困难、多个系统之间知识共享困难、人和系统之间知识共享困难;

　　5、知识存在安全隐患

　　传统办公中有些知识的过度分享，或者文件保存不当，容易造成机密文档泄密的隐患。

　　在这种情况下就需要通过专业的文件知识管理平台来规范公司文件管理，同时提高整体管理能力。目前，协同办公已经发展到第三个阶段，即“知识型OA"阶段，它已经超出传统OA的范畴，转变成为企业的综合性管理支撑平台，新一代协同OA办公系统是解决上述问题的好帮手。以泛普软件为代表的协同OA办公管理平台即是以知识管理为核心的新一代协同办公自动化管理系统。

　　二、泛普OA协同办公管理系统如何解决电商贸易金属行业文件知识管理问题

　　系统从实际工作出发，本着简单、适用、高效的原则，为用户提供一整套标准化的知识管理解决方案。该方案适用于不用行业，可以应用到企业管理的各个方面，包括文件管理、档案管理、内容管理、证照管理、项目管理、客户资料管理、招投标资料管理、会议文件管理、综合知识资源整合以及大数据应用等以知识文档为基础的众多领域。并配有移动端，可实现移动办公/协作，移动考勤，即时沟通，信息查阅以及知识共享等功能。

　　1、文件管理

　　文件管理是基础功能之一，主要处理收发公文、项目资料、档案等。包含公文的审批、转发、套红头打印管理;项目资料的上传共享、增改删、多维度权限设置;档案的收集、存放、节约、销毁等过程的控制。

　　2、知识管理

　　知识管理需要对企业已有的知识进行整合梳理，业务部门结合流程开发出各种方法论和模板，员工能够根据自己的岗位随时随地使用自己或他人日常工作的积累，对工作做出指导与帮助、提升工作的绩效，全员协同形成一个共同的工作价值观，进而产生合力，实现共同目标。

　　3、信息发布交流

　　系统为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，通过新闻中心、通知公告、论坛、BBS论坛、在线消息通讯、电子邮件、通讯录、待办消息提醒等，使企业的信息及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。

　　4、信息数据集成

　　系统还可以与现代企业中已存在的erp系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据，把企业的业务数据集成到工作流系统中，使得系统界面统一、帐户统一，业务间通过流程进行紧密集成。

　　5、职能管理

　　系统的职能管理主要是处理企业的人事、财务、项目合同、行政、资产等管理活动，可对这些职能管理工作设置审批流、信息展示，还可以设置相应的报表统计功能，方便查询分析使用文件知识。

　　6、系统管理

　　系统管理可对一些基本的数据和应用进行配置，企业可迅速的定义适合自身实际情况的办公应用，并可查看系统日志、系统资源情况、系统版本等信息知识。

　　7、手机移动办公

　　手机OA系统办公系统的使用是文件知识管理与使用的又一重要媒介，通过移动网络，用户可以通过手机等移动终端设备获取信息和完成事务处理。

　　三、OA在电商金属行业文件知识管理的特点

　　1、信息集中

　　根据新闻类、通知类、消息提醒、文档资料等内容，集中统一，不重复，不遗漏，设计合适的首页版面，直观的信息展现，减少页面层级。

　　2、事务集中

　　通过系统集成、接口实现等，将各个信息系统的待处理业务集中到泛普金属行业协同OA办公系统中，通过优化设计系统的工作流，实现各类业务的审批和业务流转，同事还可以利用短消息等进行提醒催办等。

　　3、数据集中

　　通过数据接口，整合信息系统集群，提取大量企业运行数据，利用报表工具，根据管理需求，集中呈现有效的决策数据。

　　4、支持多种运作模式

　　系统支持从中小企业到大型集团的多种运作模式，支持多组织之间不同地管理模式，提供用户灵活的配置选择。

　　5、个性化设置

　　个性化设置关键业务对象，实现全方位柔性应用，根据企业中业务及管理需求，自由定义业务流转路线，自定义表单报表，自定义工作区域和风格。

　　6、灵活审批模式

　　完全自由、灵活多态的自定义审批流程，同时可以按既定条件智能匹配审批流程，充分适应企业多型态的审批需要。

　　7、安全保障

　　多重安全机制充分保障系统安全，对存储在数据库中的信息全部加密处理;严格的功能点权限控制，任何一个操作点均有相应的权限控制。

　　泛普OA协同管理系统进行知识管理可以达到对知识的识别、获取和充分发挥知识的作用，从而提高企业的竞争力。泛普协同OA办公系统的知识管理方案不仅适用于电商贸易金属行业，还适用于休闲娱乐、旅游业、电力行业等各行各业。