议题审批系统怎么做？企业用它审批流程能节省多少成本？

一、了解议题审批系统

议题审批系统其实就是一个帮助企业或者组织对各类议题进行高效审批的工具。在日常工作中，会有各种各样的议题需要审批，比如项目立项、预算申请、方案变更等等。如果没有一个系统来管理，这些审批流程就会变得混乱不堪，效率低下。

系统的作用和意义：

它能提高审批效率，以前一个审批流程可能要经过好几个人，大家可能因为各种原因不能及时处理，导致审批时间很长。有了系统之后，审批流程可以在网上快速流转，大大缩短了时间。还能保证审批的规范性，系统会按照预设的流程和规则进行审批，避免了人为的随意性。能方便对审批过程进行记录和查询，以后如果需要查看某个议题的审批情况，随时都能找到。

适用的场景和行业：

在企业中，无论是大型的跨国公司，还是小型的创业公司，都可以使用议题审批系统。像制造业，在新产品研发的立项、生产计划的调整等方面需要审批；服务业，比如酒店在进行装修改造、服务项目的新增时也需要审批。在政府部门和事业单位，各种政策的出台、项目的招标等也离不开议题审批。

二、明确系统需求

在开始做议题审批系统之前，得先明确系统的需求，这就好比盖房子要先有设计图纸一样。

与相关人员沟通：

要和使用这个系统的人员，也就是用户，比如审批人员、提交议题的人员等进行沟通。他们在实际工作中会遇到各种问题和需求。比如提交议题的人员希望系统操作简单，能快速提交议题；审批人员希望能清晰地看到议题的相关信息，方便做出决策。还要和管理层沟通，了解他们对系统的期望，比如系统要达到什么样的效率提升目标，要满足哪些合规要求等。

分析业务流程：

详细梳理现有的议题审批业务流程。比如一个项目立项的审批，是项目负责人提交立项申请，然后部门经理进行初审，接着可能要经过财务部门审核预算，再到高层领导进行最终审批。把这个流程一步步分析清楚，确定每个环节的输入、输出和处理规则。要考虑可能存在的特殊情况，比如紧急议题的快速审批流程。

确定功能需求：

根据沟通和流程分析的结果，确定系统的功能需求。系统要能实现议题的提交、审批、查看进度等基本功能。还要有提醒功能，当有新的议题需要审批或者审批结果出来时，能及时通知相关人员。要有统计分析功能，能统计不同类型议题的审批数量、审批时间等，方便管理层进行决策。

三、选择合适的开发方式

明确了需求之后，就要考虑怎么开发这个系统了，有几种不同的开发方式可以选择。

自主开发：

如果企业有自己的技术团队，而且对系统有比较特殊的需求，自主开发是一个不错的选择。自主开发可以完全按照企业的需求来定制系统，能实现一些独特的功能。但是自主开发也有缺点，比如开发周期可能比较长，需要投入大量的人力、物力和财力。而且要保证技术团队有足够的能力和经验来完成开发任务。

外包开发：

把系统开发的任务交给专业的软件开发公司。这样企业不需要自己组建技术团队，能节省很多精力。软件开发公司有丰富的开发经验和专业的技术人员，能保证系统的质量和开发进度。外包开发也存在一些风险，比如可能会出现沟通不畅的问题，导致系统的功能和企业的需求有偏差。而且要选择一个可靠的开发公司也不是一件容易的事情。

使用现成的软件：

市面上有很多现成的议题审批系统软件可以选择。这种方式的优点是成本低，实施速度快，能很快投入使用。但是现成的软件可能不能完全满足企业的个性化需求，需要企业对自己的业务流程进行一定的调整来适应软件。

这里可以试试建米软件，它有灵活的配置功能，能在一定程度上满足企业的个性化需求，同时又有成熟的功能模块，实施起来比较快。

四、系统设计与开发

确定了开发方式之后，就进入到系统设计与开发的阶段了。

系统架构设计：

设计系统的整体架构，就像设计房子的框架一样。要考虑系统的性能、可扩展性和安全性等方面。比如采用分层架构，把系统分为表示层、业务逻辑层和数据访问层。表示层负责和用户交互，业务逻辑层处理具体的业务规则，数据访问层负责和数据库进行交互。这样的架构能让系统的各个部分分工明确，便于维护和扩展。

数据库设计：

设计数据库来存储系统的数据。要确定需要存储哪些数据，比如议题的基本信息、审批记录、审批人员信息等。还要设计数据表之间的关系，保证数据的一致性和完整性。例如，议题表和审批记录表之间可以通过议题编号进行关联。

界面设计：

设计系统的界面，要让用户感觉操作方便、美观。界面要简洁明了，不能有太多复杂的元素。比如提交议题的界面，要清晰地列出需要填写的信息，方便用户输入。审批界面要能让审批人员快速看到议题的关键信息和审批历史。

开发与测试：

按照设计好的架构、数据库和界面进行系统开发。开发完成后，要进行严格的测试。测试包括功能测试，检查系统的各项功能是否能正常使用；性能测试，测试系统在高并发情况下的性能；安全测试，检查系统是否存在安全漏洞等。通过测试发现问题并及时修复，保证系统的质量。

五、系统上线与维护

经过前面的步骤，系统开发完成后，就可以上线使用了，同时要做好后续的维护工作。

上线准备：

在系统上线之前，要做好充分的准备工作。对用户进行培训，让他们熟悉系统的操作方法。准备好数据迁移，把旧系统中的数据或者历史数据迁移到新系统中。还要制定应急预案，以防上线过程中出现问题能及时解决。

系统上线：

选择一个合适的时间上线系统，一般会选择在业务量比较少的时候，比如周末。在上线过程中，要密切关注系统的运行情况，及时处理出现的问题。

系统维护：

系统上线后，要进行持续的维护。定期对系统进行检查和优化，保证系统的性能和稳定性。及时处理用户反馈的问题，不断完善系统的功能。要做好数据备份工作，防止数据丢失。

以上就是构建议题审批系统的一些基本步骤和要点，通过这些步骤可以打造一个适合企业需求的高效议题审批系统。

常见用户关注的问题：

一、议题审批系统需要哪些功能模块？

我听说很多企业在搭建议题审批系统的时候，都特别关心它得有啥功能模块。毕竟功能全不全直接关系到这个系统好不好用嘛。下面我就来唠唠常见的功能模块。

议题提交模块：这就像是给大家开了个“发言窗口”，用户能在这儿把要审批的议题信息填进去，像议题的标题、详细描述、提交时间啥的，都能一股脑输进去。而且最好能支持上传相关的附件，比如一些文件、报表啥的，方便大家把事儿说清楚。

审批流程配置模块：这个模块就像是个“流程设计师”，能让管理员根据企业的实际情况，灵活设置审批的步骤和规则。比如说，一个议题得先经过部门经理审，再到总监那儿，最后大老板拍板，都能在这儿安排得明明白白。建米软件在流程配置方面就做得挺不错，能满足不同企业的多样化需求。

审批意见反馈模块：审批人看完议题后，能在这儿写下自己的意见和看法，同意还是不同意，为啥不同意，都能说得清清楚楚。提交人也能及时看到这些反馈，要是不同意，还能根据意见修改后重新提交。

统计分析模块：这个模块就像是个“数据小能手”，能把审批的各种数据收集起来，做个分析。比如一段时间内审批通过和不通过的议题数量、每个审批环节花的时间等等。企业能根据这些数据，发现审批流程里的问题，然后进行优化。

提醒通知模块：这就像是个“小闹钟”，到了该审批的时间，就会提醒审批人去处理议题。提交人也能收到议题状态变化的通知，比如审批通过啦，需要修改重新提交啦，让大家心里都有数。

二、议题审批系统的搭建成本大概是多少？

朋友说很多企业在考虑做议题审批系统的时候，最关心的就是得花多少钱。毕竟成本这事儿，直接关系到企业的钱包嘛。下面我就来给大家分析分析搭建成本。

软件授权费用：要是选择购买现成的议题审批系统软件，就得掏软件授权费。不同的软件，功能和服务不一样，价格也差得挺多。有些基础版的可能几千块，功能全一点的企业版可能就得几万甚至几十万。建米软件有多种版本可供选择，能根据企业的预算和需求来挑。

定制开发费用：如果企业有一些特殊的需求，现成的软件满足不了，就得找开发团队定制开发。这费用就和功能的复杂程度有关了，功能越复杂，开发周期越长，费用也就越高。一般来说，定制开发可能得十几万到几十万不等。

服务器费用：系统得有个地方存放数据，这就需要服务器。可以选择自己买服务器，也可以用云服务器。自己买服务器前期投入大，还得有专人维护；云服务器按使用量收费，相对灵活一些。一年的服务器费用可能从几千到几万都有。

人员培训费用：系统搭建好后，得让员工会用。这就需要安排培训，培训老师的费用、培训场地的费用等等，也是一笔开支。不过现在很多软件厂商会提供免费的线上培训，能省不少钱。

后期维护费用：系统运行过程中，可能会出现各种问题，需要有人来维护。维护费用包括软件更新、故障排除、数据备份等等。一般来说，每年的维护费用大概是软件购买费用的10% - 20%。

三、议题审批系统如何与现有办公系统集成？

我就想知道很多企业都有自己现有的办公系统，要是再做个议题审批系统，咋和原来的系统集成到一块儿呢？这确实是个让人头疼的问题。下面我就来说说集成的方法。

接口对接：现在很多软件都提供了开放的接口，通过接口能让议题审批系统和现有办公系统进行数据交互。比如说，员工在办公系统里提交请假申请，这个申请信息能自动同步到议题审批系统里，走审批流程。建米软件在接口对接方面有成熟的技术，能和多种办公系统无缝集成。

单点登录集成：员工不用在办公系统和议题审批系统里分别登录，只需要登录一个系统，就能同时访问另一个系统。这样能提高员工的使用效率，也方便管理。实现单点登录可以用一些标准的协议，比如OAuth、SAML等。

数据同步：两个系统里的数据得保持一致，比如员工信息、部门信息等。可以定期进行数据同步，也可以在数据发生变化的时候实时同步。这样在议题审批系统里看到的员工信息和办公系统里是一样的，不会出现信息不一致的情况。

业务流程整合：把议题审批系统的流程和现有办公系统的流程结合起来。比如说，在办公系统里有个项目立项流程，到了审批环节，就可以把这个议题转到议题审批系统里进行审批，审批结果再反馈回办公系统。

用户体验统一：集成后的系统，在界面风格、操作方式等方面要尽量保持一致，让员工感觉就像在用一个系统一样。这样能减少员工的学习成本，提高他们的接受度。

四、议题审批系统的安全性如何保障？

假如你搭建了个议题审批系统，里面有企业的各种重要信息，安全问题肯定得重视起来。毕竟信息要是泄露了，那麻烦可就大了。下面我就来说说保障安全性的方法。

数据加密：对系统里的数据进行加密处理，就算数据被非法获取了，没有解密密钥也看不到里面的内容。可以对存储的数据和传输的数据都进行加密，用一些常见的加密算法，比如AES、RSA等。

用户认证和授权：只有经过认证的用户才能登录系统，而且不同的用户有不同的权限。比如说，普通员工只能提交议题，审批人才能进行审批操作。这样能防止非法用户进入系统，也能避免用户越权操作。

访问控制：对系统的访问进行严格控制，只允许授权的IP地址、设备访问系统。还可以设置访问时间，比如只允许在工作时间访问。建米软件在访问控制方面有完善的机制，能有效保障系统安全。

日志审计：记录用户在系统里的所有操作，包括登录时间、操作内容、修改的数据等。通过对日志的审计，能发现异常行为，及时采取措施。比如说，要是发现有用户频繁尝试登录失败，可能就是有非法攻击。

系统备份和恢复：定期对系统的数据进行备份，以防数据丢失。要是系统出现故障或者遭受攻击，能及时恢复数据，保证系统的正常运行。可以把备份数据存放在不同的地方，比如本地和云端。