没有扫码枪，小超市咋管理库存？低成本方法能省多少钱？

一、库存管理的重要性和无扫码枪管理的现状

在日常的商业运营中，库存管理可是相当关键的一环。它直接关系到企业的资金流转、成本控制以及客户满意度。想象一下，如果库存管理得不好，该有的货没了，客户想买却买不到，就会流失客源；要是库存积压太多，资金就被大量占用，还可能面临货物过期、贬值等风险。

并不是所有的商家都配备了扫码枪。比如一些小的便利店、夫妻店，或者是刚刚创业的小公司，由于资金有限，可能就没有购买扫码枪。还有一些临时性的仓库，在短时间内也不会专门去购置扫码枪。那么在没有扫码枪的情况下，该怎么管理库存呢？其实办法还是挺多的。

二、手工记录管理库存

纸质账本记录

这是最传统也是最基础的方法。准备一本账本，当有货物入库的时候，详细记录下货物的名称、数量、规格、进货日期、供应商等信息。比如一家小文具店，老板进了一批铅笔，就可以在账本上写下“铅笔，2B 规格，100 支，XX 年 XX 月 XX 日进货，供应商：XX 文具厂”。

当货物出库时，同样要做好记录。记录下出库的数量、日期、客户等信息。如果有顾客买走了 20 支铅笔，就记录“铅笔，2B 规格，20 支出库，XX 年 XX 月 XX 日，客户：个人”。定期对账本进行盘点，核对实际库存和账本记录是否一致。

表格记录

现在电脑已经很普及了，我们可以利用 Excel 等表格软件来记录库存信息。在表格中设置好货物名称、规格、入库数量、入库日期、出库数量、出库日期、库存数量等列。这样记录更加清晰，而且可以利用软件的计算功能，自动算出库存数量。比如在“库存数量”列设置公式，用“入库数量”减去“出库数量”，就能实时看到每种货物的库存情况。

还可以对表格进行排序、筛选等操作，方便查找和分析数据。例如，按照入库日期排序，可以了解哪些货物是最近进的；按照库存数量筛选，可以找出库存较少需要补货的货物。

三、利用标签和编号管理库存

制作货物标签

为每一种货物制作一个标签，标签上写上货物的名称、规格、批次等信息。标签可以用纸质的，也可以用塑料的，然后贴在货物的外包装上。这样在盘点和查找货物的时候，一眼就能看到货物的基本信息。比如在一个仓库里，每个箱子上都贴上写有货物信息的标签，工作人员就不用打开箱子去查看里面是什么货物了。

给货物编号

给每一种货物或者每一批货物编一个唯一的编号。编号可以按照一定的规则来设置，比如用货物名称的首字母加上数字。例如，“铅笔”可以编号为“QB001”，“笔记本”可以编号为“BJ001”。在记录库存信息的时候，除了记录货物的名称等信息，还要记录编号。这样在查找和核对库存的时候，通过编号就能快速定位到货物。而且编号还可以用于系统管理，如果之后想要使用库存管理软件，编号可以作为货物的唯一标识，方便数据的录入和管理。这里可以试试建米软件，它可以根据货物编号快速录入和查询库存信息，提高管理效率。

四、定期盘点库存

确定盘点周期

根据企业的实际情况确定盘点周期。对于一些货物进出比较频繁的企业，比如超市，可以每周或者每半个月进行一次小盘点，每个月进行一次大盘点；对于货物进出相对较少的企业，比如一些生产企业的原材料仓库，可以每个月或者每季度进行一次盘点。

盘点方法

在盘点的时候，可以采用实地盘点的方法，也就是一个一个地数货物的数量。对于一些大型的货物，可以采用抽样盘点的方法，比如抽取一定比例的货物进行盘点，然后根据抽样的结果推算整体的库存数量。在盘点过程中，要认真核对货物的名称、规格、数量等信息，确保和记录一致。如果发现有差异，要及时查找原因，是记录错误，还是货物丢失、损坏等原因造成的。

盘点后的处理

盘点结束后，要根据盘点结果调整库存记录。如果实际库存比记录的多，要增加库存记录；如果实际库存比记录的少，要减少库存记录。要对盘点中发现的问题进行总结和分析，采取相应的措施进行改进。比如，如果发现是因为货物摆放混乱导致盘点困难，就要重新整理仓库，合理规划货物的摆放位置。

五、建立库存预警机制

设置库存上下限

根据历史销售数据和市场需求，为每一种货物设置一个库存上限和下限。当库存数量达到下限时，就意味着需要及时补货了；当库存数量达到上限时，就要注意控制进货量，避免库存积压。比如一家水果店，根据以往的销售情况，苹果每天平均能卖 50 斤，进货周期是 3 天，那么苹果的库存下限可以设置为 150 斤，库存上限可以根据店铺的存储能力和市场需求来设置，比如 300 斤。

预警方式

可以采用人工提醒的方式，比如在库存记录旁边做一个标记，当库存数量接近上下限时，提醒工作人员采取相应的措施。也可以利用一些简单的软件来设置预警功能。比如在 Excel 表格中设置条件格式，当库存数量低于下限或者高于上限时，单元格会变色提醒。建米软件也能很好地实现库存预警功能，当库存达到设定的上下限时，会自动发出提醒，让你及时掌握库存动态。

六、加强员工培训和沟通

员工培训

对负责库存管理的员工进行培训，让他们熟悉库存管理的流程和方法。比如如何进行手工记录、如何制作标签和编号、如何进行盘点等。通过培训，提高员工的业务水平和工作责任心，确保库存管理工作的准确性和规范性。

部门沟通

库存管理不仅仅是仓库部门的事情，还和销售部门、采购部门等密切相关。销售部门要及时将销售情况反馈给仓库部门和采购部门，让他们了解市场需求；采购部门要根据库存情况和销售预测及时采购货物；仓库部门要及时将库存信息反馈给其他部门。比如销售部门发现某一款产品销量突然大增，就要及时通知采购部门补货，同时通知仓库部门注意库存情况。只有各个部门之间加强沟通和协作，才能做好库存管理工作。

以上就是在没有扫码枪的情况下管理库存的一些方法，希望能帮助到大家更好地管理库存。

常见用户关注的问题：

一、没有扫码枪，手动记录库存信息会不会很容易出错啊？

我听说手动记录信息确实挺容易出岔子的，我就想知道这到底会有多大影响呢。下面来详细说说：

人为疏忽方面

人嘛，总会有走神的时候。比如在记录商品数量时，可能眼睛看花了，把 10 写成 20，这就会导致库存数量不准确。而且长时间手动记录，人会感到疲惫，注意力不集中，出错的概率就更高了。

数据更新不及时

手动记录的话，可能没办法实时更新库存信息。比如有新的货物入库了，工作人员可能因为忙其他事情，没有及时记录，等过了一段时间再记录，就容易忘记准确的数量，或者和其他批次的货物混淆。

书写不规范

每个人的书写习惯不同，有时候字迹潦草，自己过后可能都认不清写的是什么。要是其他人来查看记录，就更难辨认了，这也会造成信息的错误传递。

缺乏校验机制

扫码枪扫码时，系统会自动校验数据的准确性。但手动记录就没有这个功能，一旦写错了，很难及时发现。如果没有定期的核对，错误可能会一直存在，影响后续的库存管理决策。

其实，建米软件可以在一定程度上解决这些问题。它可以提供规范的记录模板，提醒工作人员及时更新数据，还能对数据进行初步的校验，减少手动记录出错的可能性。

二、不用扫码枪，怎么快速知道库存里哪些商品快没了呢？

朋友说没有扫码枪找快没的商品可费劲了，我就下有没有好办法。下面展开讲讲：

设置库存预警线

可以根据以往的销售数据和经验，给每种商品设置一个最低库存数量。当手动记录的库存数量接近这个预警线时，就标记出来，提醒工作人员及时补货。

定期盘点

定期对库存进行全面盘点，统计每种商品的实际数量。在盘点过程中，就能清楚地知道哪些商品数量比较少了。可以制定一个盘点计划，比如每周或者每月进行一次。

分析销售数据

观察商品的销售情况，看看哪些商品销售速度比较快。销售快的商品很可能库存会快速减少，需要重点关注。可以手动记录每天或者每周的销售数量，进行简单的分析。

建立库存优先级

根据商品的重要性、利润等因素，给商品划分优先级。对于高优先级的商品，要更加关注其库存数量，确保不会缺货。

建米软件可以帮助我们更方便地设置库存预警线和分析销售数据，提高发现快没商品的效率。

三、没有扫码枪，怎么保证库存数据和实际货物数量一致呢？

我想知道没有扫码枪，这数据和实际数量要怎么对上呢。下面来详细说说：

双人核对

安排两个人分别对库存进行记录和核对。一个人记录货物的出入库情况，另一个人进行复查。这样可以减少单人记录可能出现的错误，提高数据的准确性。

建立严格的出入库制度

制定详细的出入库流程，要求工作人员在货物出入库时，必须详细记录商品的名称、数量、日期等信息。并且要有相应的审批和签字环节，确保每一笔记录都有依据。

不定期抽查

除了定期盘点，还可以进行不定期的抽查。随机选择一些商品，核对记录数据和实际数量是否一致。如果发现问题，及时查找原因并进行纠正。

数据备份

定期对库存数据进行备份，防止数据丢失。如果在核对过程中发现数据有疑问，可以查看备份数据进行对比和验证。

建米软件可以对出入库数据进行管理和备份，还能在抽查时快速提供相关数据，帮助保证库存数据和实际货物数量一致。

四、不用扫码枪，库存管理的效率会不会变得很低啊？

朋友说没有扫码枪效率会大打折扣，我就想知道具体情况是怎样的。下面来分析分析：

记录速度慢

手动记录库存信息肯定比扫码枪扫码慢很多。扫码枪一扫，信息就自动录入系统了，而手动记录需要一个一个字地写，还容易出错，这就大大降低了记录的效率。

查找信息困难

当需要查找某件商品的库存信息时，如果是手动记录，可能需要在一堆纸质记录中翻找，非常耗时。而扫码枪配合系统可以快速定位商品信息。

统计分析复杂

对库存数据进行统计分析时，手动计算和整理数据是一件很麻烦的事情。扫码枪配合软件可以快速生成各种统计报表，而手动操作则需要花费大量的时间和精力。

沟通成本增加

在库存管理过程中，不同岗位的人员需要沟通库存信息。如果是手动记录，信息传递可能不及时、不准确，导致沟通成本增加，影响整体的管理效率。

建米软件可以优化手动记录的流程，提供便捷的信息查找和统计分析功能，在一定程度上提高没有扫码枪时的库存管理效率。