进销存管理系统excel怎么做？用它做效率能提升多少？

一、什么是进销存管理系统Excel

在日常的生意经营中，不管是小店铺还是大公司，都需要对商品的进货、销售和库存情况进行管理。而利用Excel来做进销存管理系统，其实就是借助Excel这个大家都比较熟悉的办公软件，创建一系列的表格和公式，把进货、销售和库存的信息整合起来，方便我们随时查看和分析。比如说，一家小超市老板，每天要记录进了多少货，卖了多少货，还剩多少货，用Excel就能很轻松地把这些数据管理起来。

二、前期准备工作

明确需求：不同的生意场景对进销存管理的需求是不一样的。如果是服装店，可能更关注不同款式、尺码的衣服的进销存情况；要是水果店，就更在意水果的新鲜度、进货日期和销售速度。在动手做Excel进销存管理系统之前，得先明确自己的需求。

收集数据：要把之前的进货单、销售记录、库存盘点表等数据收集起来。这些数据是我们搭建系统的基础，就好比盖房子的砖头一样重要。比如，收集过去一个月的进货发票，上面记录了商品的名称、数量、进价等信息。

规划表格结构：大致想好要做哪些表格，每个表格里要包含哪些内容。一般来说，会有进货表、销售表和库存表。进货表要记录进货日期、供应商、商品名称、数量、进价等；销售表要记录销售日期、客户、商品名称、数量、售价等；库存表则要实时反映商品的库存数量。

三、创建进货表

表头设计：在Excel的第一行输入表头信息，像“进货日期”“供应商名称”“商品名称”“商品编号”“进货数量”“进货单价”“进货金额”等。商品编号可以方便我们快速查找和识别商品，就像每个人都有自己的身份证号一样。

数据录入：按照实际的进货情况，把每一笔进货信息录入到表格里。录入的时候要仔细，避免输错数据。比如，进了100件T恤，单价是20元，那么进货金额就是2000元，这个金额可以通过“进货数量”乘以“进货单价”自动计算出来。

公式设置：在“进货金额”这一列，选中第一个单元格，输入“=进货数量单元格进货单价单元格”，然后按下回车键，就会自动计算出进货金额。接着，把鼠标指针移到这个单元格的右下角，等指针变成黑色的“十”字时，按住鼠标左键向下拖动，下面的单元格就会自动套用这个公式进行计算。

四、创建销售表

表头设计：销售表的表头可以设置为“销售日期”“客户名称”“商品名称”“商品编号”“销售数量”“销售单价”“销售金额”“利润”等。利润这一项可以反映出每一笔销售的盈利情况。

数据录入：和进货表一样，把每一笔销售的信息准确地录入到表格中。比如，卖出了50件T恤，售价是30元，那么销售金额就是1500元。

公式设置：“销售金额”的计算方法和进货金额类似，用“销售数量”乘以“销售单价”。“利润”这一列的公式可以设置为“=销售金额-（销售数量进货单价）”，这样就能算出每一笔销售的利润了。

五、创建库存表

表头设计：库存表的表头有“商品名称”“商品编号”“期初库存”“本期进货数量”“本期销售数量”“期末库存”等。期初库存就是一开始的库存数量，期末库存则是当前的实际库存数量。

数据关联：“本期进货数量”可以通过引用进货表中的数据得到。在库存表的“本期进货数量”单元格中，输入“=SUMIF(进货表!商品编号列,当前商品编号,进货表!进货数量列)”，这个公式的意思是，在进货表中找到和当前商品编号相同的记录，然后把这些记录的进货数量加起来。“本期销售数量”也可以用类似的方法从销售表中引用数据。

期末库存计算：“期末库存”的计算公式是“=期初库存+本期进货数量-本期销售数量”。通过这个公式，就能实时了解商品的库存情况。如果期末库存数量为负数，那就说明可能存在数据录入错误或者商品超卖的情况，需要及时检查。

六、数据查询与分析

筛选功能：如果想查看某一段时间内的进货情况，或者某一种商品的销售情况，可以使用Excel的筛选功能。点击表格中的任意一个单元格，然后在“数据”菜单中找到“筛选”按钮，点击后，表格的表头会出现下拉箭头，通过这些箭头可以选择要筛选的条件。

排序功能：要是想按照进货金额或者销售金额从高到低进行排序，就可以使用排序功能。选中要排序的数据区域，在“数据”菜单中点击“排序”按钮，设置好排序的字段和排序方式，点击“确定”就可以了。

图表制作：为了更直观地查看数据的变化趋势，我们可以制作图表。比如，用柱状图来比较不同商品的销售数量，用折线图来展示某一种商品的库存变化情况。选中要制作图表的数据，在“插入”菜单中选择合适的图表类型，Excel会自动生成图表。

七、系统的维护与优化

数据备份：定期对Excel文件进行备份，防止数据丢失。可以把文件复制到移动硬盘或者上传到云盘。比如，每周五下班前，把本周的进销存数据备份一下。

错误检查：经常检查表格中的数据，看看有没有错误或者异常的地方。比如，库存数量出现负数，或者进货金额和销售金额计算错误等。

功能扩展：随着业务的发展，可能需要对进销存管理系统进行功能扩展。比如，增加供应商评分、客户满意度调查等功能。这时候可以在原有的表格基础上进行修改和完善。

八、建米软件的推荐

虽然用Excel做进销存管理系统有一定的灵活性，但当业务规模逐渐扩大，数据量增多，Excel可能会显得力不从心，比如数据处理速度变慢、容易出现错误等。这时候可以试试建米软件，它能实现进销存数据的自动化管理，快速准确地处理大量数据，还能实时更新库存信息，让你的管理工作更加轻松高效。

以上就是关于用Excel做进销存管理系统的详细介绍，希望能帮助你更好地管理生意中的进销存业务。

常见用户关注的问题：

一、进销存管理系统 Excel 模板哪里找？

我听说很多人在做进销存管理的时候，都想找现成的 Excel 模板，这样能省不少事儿。我就想知道，这些模板到底从哪儿能找到靠谱的呢。

1. 办公软件自带模板库

像 WPS、Microsoft Excel 这些常用的办公软件，它们本身就有模板库。在软件里搜索“进销存管理”，能找到一些基础的模板。这些模板一般格式规范，能满足基本的进销存记录需求。

2. 专业办公资源网站

有不少专业的办公资源网站，比如稻壳儿、千图网等。上面有各种各样的进销存管理系统 Excel 模板，有些还是付费的，但质量会更高，功能也更完善。

3. 行业论坛

在一些行业相关的论坛里，也能找到大家分享的模板。比如在商贸行业论坛，做进销存管理的同行会分享自己使用的模板，还能交流使用心得。

4. 搜索引擎

直接在百度、必应等搜索引擎里输入关键词搜索，能找到很多相关的模板下载链接。不过要注意筛选，有些网站可能会有广告或者病毒。建米软件也有一些关于进销存管理的知识分享，说不定能从中找到合适的模板线索。

二、Excel 做进销存管理系统如何设置公式？

朋友说用 Excel 做进销存管理，设置公式很关键。我就想知道，这公式到底该怎么设置，才能让数据自动计算，提高工作效率呢。

1. 库存数量计算公式

库存数量 = 期初库存 + 进货数量 - 销售数量。在 Excel 里，可以用单元格引用的方式来设置这个公式。比如期初库存数据在 A1 单元格，进货数量在 B1 单元格，销售数量在 C1 单元格，那么在 D1 单元格输入“=A1+B1 - C1”就能自动计算库存数量。

2. 销售额计算公式

销售额 = 销售数量 × 销售单价。同样用单元格引用，假设销售数量在 E1 单元格，销售单价在 F1 单元格，在 G1 单元格输入“=E1F1”就可以算出销售额。

3. 成本计算公式

成本 = 进货数量 × 进货单价。按照前面的方法设置公式，能快速算出成本。而且可以通过下拉填充的方式，让整列数据都自动计算。

4. 利润计算公式

利润 = 销售额 - 成本。利用前面算出的销售额和成本数据，设置相应的公式就能算出利润。建米软件在进销存管理方面有专业的算法和公式逻辑，也可以参考它的思路来优化 Excel 里的公式设置。

三、Excel 进销存管理系统怎样进行数据可视化？

我想知道，用 Excel 做的进销存管理系统，怎么能把数据变成直观的图表，让人一眼就能看懂呢。朋友推荐说数据可视化很重要，能更好地分析数据。

1. 柱状图展示

可以用柱状图来展示不同时间段的进货数量、销售数量等。在 Excel 里选中相关数据，点击插入柱状图，就能快速生成。通过柱子的高低对比，能很直观地看出数据的差异。

2. 折线图分析

折线图适合展示数据的变化趋势，比如库存数量随时间的变化。把时间和库存数量数据选中，插入折线图，能清晰看到库存的增减情况。

3. 饼图呈现比例

如果不同产品的销售占比，可以用饼图。选中产品名称和对应的销售数据，插入饼图，每个扇形的大小就代表了该产品的销售占比。

4. 数据透视表整合

数据透视表可以对大量数据进行快速汇总和分析。把进销存数据导入数据透视表，能按照不同的维度进行筛选和统计。建米软件也注重数据可视化，它的可视化效果可能更丰富多样，Excel 数据可视化可以借鉴它的一些理念。

四、Excel 进销存管理系统安全性能如何保障？

假如你用 Excel 做进销存管理系统，肯定会担心数据安全问题。我就想知道，该怎么保障这个系统的数据安全呢。

1. 设置密码保护

可以给 Excel 文件设置打开密码和修改密码。这样只有知道密码的人才能打开和修改文件，防止数据被他人随意查看和篡改。

2. 定期备份数据

把 Excel 文件定期备份到不同的存储设备，比如移动硬盘、云盘等。这样即使原文件损坏或者丢失，也能从备份中恢复数据。

3. 限制访问权限

在共享文件的时候，设置不同的访问权限。比如只允许部分人查看，禁止他们修改数据。

4. 安装杀毒软件

在电脑上安装可靠的杀毒软件，及时更新病毒库。这样能防止电脑感染病毒，保护 Excel 文件的安全。建米软件在数据安全方面有专业的防护措施，Excel 安全保障也可以参考它的一些思路。