进销存excel怎么做账？免费模板用起来能节省多少成本？

一、进销存做账的基本概念和重要性

咱们先来说说啥是进销存做账。简单来讲，进就是采购商品，销就是把商品卖出去，存就是仓库里还剩下多少货。做好进销存的账，对企业那可是相当重要。比如说一家小超市，每天进了多少瓶饮料、卖出去多少瓶、还剩下多少瓶，如果不把这些账记清楚，那很容易出现货物积压或者缺货的情况。积压了，资金就压在货上没法周转；缺货了，顾客想买却没有，就会影响生意。

二、使用 Excel 做进销存账的前期准备

创建工作簿和工作表：得打开 Excel，新建一个工作簿。这个工作簿就像是一个账本，咱们可以根据需要创建不同的工作表，比如一个工作表用来记录进货情况，一个记录销售情况，还有一个记录库存情况。就好比一个账本里分了不同的页面，每个页面记不同的事儿。

设计表头：表头就是表格最上面那一行，它规定了每一列要记录的内容。对于进货表，表头可以有“进货日期”“商品名称”“进货数量”“进货单价”“进货金额”等；销售表的表头可以有“销售日期”“商品名称”“销售数量”“销售单价”“销售金额”等；库存表的表头可以有“商品名称”“期初库存”“本期进货数量”“本期销售数量”“期末库存”等。举个例子，假如是一家文具店，进货表中“商品名称”这一列就会记录比如铅笔、橡皮、笔记本这些。

设置数据格式：根据不同的内容设置合适的数据格式。像日期列就设置成日期格式，这样看起来更直观；数量列设置成数值格式，方便计算；金额列可以设置成货币格式，会自动显示货币符号。比如在日期列输入“2024 - 01 - 01”，设置成日期格式后就会变成更规范的日期样式。

三、进货数据的录入与管理

日常进货数据录入：每次有进货的时候，就按照设计好的进货表表头，把相关信息填进去。比如 1 月 5 号进了 100 支铅笔，每支 1 元，就在“进货日期”列填“1 月 5 号”，“商品名称”列填“铅笔”，“进货数量”列填“100”，“进货单价”列填“1”，“进货金额”列会自动计算出“100”（数量乘以单价）。这里可以利用 Excel 的公式功能，在“进货金额”列输入“=进货数量进货单价”，然后向下拖动单元格右下角的填充柄，后面的行就会自动计算。

进货数据的分类汇总：如果想知道某个时间段内某种商品的进货总量和总金额，就可以用 Excel 的分类汇总功能。比如想知道 1 月份铅笔的进货情况，先按照“商品名称”和“进货日期”排序，然后点击“数据”菜单里的“分类汇总”，选择按“商品名称”分类，汇总项选“进货数量”和“进货金额”，这样就能快速得到结果。

进货数据的查询与筛选：有时候需要查找某一笔特定的进货记录，或者筛选出符合某些条件的进货数据。比如想查 1 月份进的单价大于 5 元的商品，就可以点击“数据”菜单里的“筛选”，在“进货日期”列筛选出 1 月份的数据，在“进货单价”列筛选出大于 5 的数据，这样符合条件的记录就会显示出来。

四、销售数据的录入与管理

日常销售数据录入：和进货数据录入类似，每次有销售业务发生，就把销售日期、商品名称、销售数量、销售单价、销售金额等信息填到销售表中。同样可以利用公式计算销售金额。比如一家服装店，卖了一件衣服，售价 200 元，就在相应列填好信息，销售金额自动算出。

销售数据的统计分析：可以用 Excel 的图表功能对销售数据进行统计分析。比如用柱状图展示不同商品的销售数量对比，用折线图展示某个商品一段时间内的销售趋势。这样能更直观地看出销售情况，发现哪些商品畅销，哪些滞销。

销售数据与进货数据的关联：要注意销售数据和进货数据的关联，确保销售的商品是有进货记录的。可以通过 VLOOKUP 函数来核对。比如在销售表中用 VLOOKUP 函数根据商品名称查找进货表中的相关信息，检查是否有未进货就销售的情况。

五、库存数据的计算与监控

库存数量的计算：库存数量可以通过公式计算，期末库存 = 期初库存 + 本期进货数量 - 本期销售数量。在库存表中设置好这个公式，当进货和销售数据更新时，库存数量会自动更新。比如期初有 50 件商品，本期进了 20 件，销售了 10 件，期末库存就是 50 + 20 - 10 = 60 件。

库存预警设置：为了避免缺货或者积压，咱们可以设置库存预警。比如设置当某种商品的库存数量低于 10 件时发出预警。可以用条件格式来实现，选中库存数量列，点击“开始”菜单里的“条件格式”，设置规则为当数值小于 10 时突出显示，这样库存低于 10 件的商品就会很明显地显示出来。

库存盘点与调整：定期进行库存盘点，实际库存和系统记录的库存可能会有差异，这时候就需要进行调整。比如盘点发现实际库存比系统记录的多 5 件，就在库存表中增加 5 件。

六、 Excel 公式和函数在进销存做账中的应用

求和函数 SUM：在计算进货总量、销售总量、库存金额等的时候经常会用到 SUM 函数。比如想计算 1 月份所有商品的进货总金额，就可以用 SUM 函数把 1 月份进货金额列的数据加起来。

查找引用函数 VLOOKUP：前面提到过用 VLOOKUP 函数关联销售数据和进货数据，它还可以用于查找商品的进价、售价等信息。比如在销售表中根据商品名称查找进货表中的进价。

条件函数 IF：IF 函数可以根据不同的条件返回不同的值。比如可以根据库存数量判断是否需要补货，当库存数量小于设定的补货点时返回“需要补货”，否则返回“无需补货”。

七、建米软件：更高效的进销存管理解决方案

虽然 Excel 能满足基本的进销存做账需求，但是当业务量增大、数据变得复杂时，可能就会有些力不从心。这时候可以试试建米软件，它专门针对进销存管理设计。相比 Excel，它可以自动同步进货、销售和库存数据，减少人工录入的错误和时间成本。而且建米软件有更强大的数据分析功能，能快速生成各种报表和图表，让你更清晰地了解企业的经营状况。

以上就是用 Excel 做进销存账的详细介绍和一些实用方法，不同企业的情况可能会有所不同，大家可以根据实际情况进行调整和优化。希望这些内容能帮助大家更好地做好进销存账务管理。

常见用户关注的问题：

一、进销存 Excel 做账需要哪些基础表格？

我听说很多人用 Excel 做进销存账的时候，都不太清楚得准备啥基础表格。我就想知道，要是表格没准备全，这账还能做得顺溜不？下面咱就来唠唠需要的基础表格。

商品信息表：这里面得有商品的基本信息，像商品名称、规格、型号、单位这些。有了它，咱能快速识别不同的商品，在做账的时候就不会把这货当成那货啦。而且，商品信息表还能方便咱对商品进行分类管理，比如分成日用品、食品啥的。

采购记录表：记录采购的详细情况，采购日期、供应商、采购数量、采购单价这些都不能少。通过这个表，咱能清楚知道啥时候进了多少货，花了多少钱，还能跟供应商对账呢。要是用建米软件，它能自动生成采购记录，还能提醒咱补货，可方便了。

销售记录表：和采购记录表类似，不过记录的是销售信息，包括销售日期、客户、销售数量、销售单价等。有了它，咱能知道卖了多少货，赚了多少钱，还能分析不同客户的购买习惯。

库存表：这可是核心表格之一，记录着商品的库存数量、成本、存放位置等。通过库存表，咱能随时掌握库存情况，避免缺货或者积压。建米软件在库存管理方面也很厉害，能实时更新库存数据，让咱心里有数。

库存盘点表：定期对库存进行盘点，把实际库存和系统里的库存进行对比。要是有差异，得找出原因，是丢了货，还是记录有误。这个表能保证库存数据的准确性。

二、进销存 Excel 做账如何保证数据准确性？

朋友说用 Excel 做进销存账，数据准确可太重要了，要是数据不准，那账就乱套了。我就想知道，咋做才能保证数据准确呢？下面来详细说说。

规范数据录入：录入数据的时候，得按照统一的格式和标准来。比如日期格式，都用“年/月/日”这种，别一会儿这样一会儿那样。商品名称也得统一，不能一个叫“苹果手机”，一个叫“苹果牌手机”。

双人录入核对：可以安排两个人分别录入相同的数据，然后对比结果。要是有不一样的地方，就得仔细检查，找出错误。这样能大大降低录入错误的概率。

定期数据审核：隔一段时间就对数据进行审核，看看有没有异常。比如库存数量突然变得特别大或者特别小，就得查查是不是哪里出问题了。建米软件能自动进行数据审核，发现异常还能及时提醒。

建立数据备份机制：数据备份很重要，万一文件丢了或者损坏了，还有备份可以恢复。可以定期把数据备份到外部硬盘或者云端。建米软件也有数据备份功能，能让咱的数据更安全。

培训操作人员：要是操作人员对 Excel 不熟悉，或者对进销存业务不了解，很容易出错。所以得对他们进行培训，让他们掌握正确的操作方法和业务流程。

三、进销存 Excel 做账如何进行成本核算？

我想知道，在进销存 Excel 做账的时候，成本核算到底咋弄？要是成本算不准，那利润也就算不准了。下面咱就来探讨一下成本核算的方法。

先进先出法：就是先采购进来的商品先销售出去，成本按照先采购的价格计算。这种方法比较符合实际的商品流转顺序，能让成本和收入更好地匹配。要是商品价格波动比较大，成本核算可能就不太准确了。

加权平均法：把一定时期内采购的商品成本加起来，再除以总数量，得到一个加权平均成本。每次销售的时候，都按照这个平均成本计算。这种方法比较简单，能平滑价格波动的影响。建米软件可以自动按照加权平均法进行成本核算，节省咱不少时间。

个别计价法：对每一个商品单独计价，销售的时候按照这个商品的实际采购成本计算。这种方法适合那些价值高、数量少的商品，能准确核算成本。操作起来比较麻烦，需要对每个商品进行跟踪。

成本调整：要是发现成本核算有错误，或者有一些特殊情况，比如商品损坏、退货等，就得进行成本调整。调整的时候，要做好记录，说明调整的原因和金额。

成本分析：定期对成本进行分析，看看成本的构成和变化趋势。比如，是采购成本高了，还是销售成本高了。通过成本分析，咱能找出降低成本的方法，提高利润。

四、进销存 Excel 做账如何生成报表？

朋友推荐说，做好进销存 Excel 账后，生成报表能让咱更清楚业务情况。我就想知道，这报表到底咋生成呢？下面就来介绍一下。

利润报表：利润报表能反映咱的盈利情况。要生成利润报表，得先算出销售收入和销售成本，然后用销售收入减去销售成本，再减去各项费用，就得到利润了。通过利润报表，咱能知道这段时间赚了还是赔了，还能分析利润的来源。建米软件能自动生成利润报表，数据准确又快速。

库存报表：库存报表能展示库存的现状，包括库存数量、库存成本、库存周转率等。生成库存报表的时候，要根据库存表的数据进行统计和分析。通过库存报表，咱能知道哪些商品库存多了，哪些商品库存少了，以便及时调整采购和销售策略。

销售分析报表：分析不同时间段、不同商品、不同客户的销售情况。可以用图表的形式展示，比如柱状图、折线图等，这样更直观。通过销售分析报表，咱能找出销售的热点和难点，制定更有效的销售计划。

采购分析报表：和销售分析报表类似，不过分析的是采购情况。能让咱知道哪些供应商的货性价比高，采购成本的变化趋势等。通过采购分析报表，咱能优化采购渠道，降低采购成本。

报表的优化和分享：生成报表后，还可以根据需要进行优化，比如调整格式、添加注释等。然后把报表分享给相关人员，让大家都能了解业务情况，一起想办法把生意做好。