老板让做进销存出库单汇总表格？教你 3 分钟搞定的省心办法！

一、为什么要做进销存出库单汇总表格

在日常的生意经营里，不管是小商铺还是大公司，都会涉及到商品的进货、销售和库存管理。而出库单就是记录商品从仓库发出这一过程的重要凭证。想象一下，一家文具店每天都有很多顾客来买文具，每卖出一件商品，店员就会开一张出库单。如果不把这些出库单进行汇总，时间一长，就会像一团乱麻，根本搞不清到底卖了多少货，赚了多少钱。

掌握销售情况：通过汇总出库单，能清楚知道哪些商品卖得好，哪些卖得不好。比如一家水果店，通过汇总出库单发现最近西瓜的出库量很大，那就可以多进一些西瓜；而葡萄的出库量少，就可以少进点。

库存管理：能及时了解库存数量，避免出现缺货或者积压的情况。像服装店，如果不汇总出库单，可能到了换季的时候，还有大量的夏装没卖出去，而冬装又没及时进货。

财务核算：准确的出库数据是计算成本和利润的基础。比如一家家具厂，只有知道每个月的出库商品数量和成本，才能算出这个月到底赚了多少钱。

二、准备工作

在开始做汇总表格之前，要先做好一些准备工作，就像盖房子要先准备好材料一样。

收集出库单：把一定时期内的所有出库单都收集起来，确保没有遗漏。比如一个月的出库单，要从仓库管理员那里或者销售部门把所有的单子都拿到手。

检查出库单信息：看看出库单上的信息是否完整准确，包括商品名称、规格、数量、单价、日期等。如果发现有错误或者不清楚的地方，要及时和相关人员核对。比如出库单上商品数量写得不清楚，就要找当时开单的人问清楚。

确定汇总周期：是按天、周、月还是季度汇总，要根据自己的实际需求来定。一般小商铺可能按天汇总，大公司可能按月或者季度汇总。比如一家小超市，每天晚上关门后就可以把当天的出库单汇总一下。

三、选择合适的工具

现在有很多工具可以用来做进销存出库单汇总表格，不同的工具各有优缺点，要根据自己的情况来选择。

Excel：这是最常用的工具，很多人都用它来做表格。它的优点是功能强大，能进行各种数据计算和分析，而且大多数人都比较熟悉。比如可以用 Excel 的函数来计算出库商品的总价、平均单价等。但是如果数据量很大，操作起来可能会比较麻烦，容易出错。

专业的进销存软件：对于一些规模较大、业务较复杂的企业来说，专业的进销存软件可能更合适。这些软件可以自动生成出库单汇总表格，还能和其他业务系统进行集成。比如建米软件，它可以根据出库单自动汇总数据，生成详细的报表，还能实时更新库存信息，让你随时掌握企业的经营情况。而且操作相对简单，即使没有专业的财务知识也能轻松上手。

四、设计表格结构

表格结构设计得合理，才能清晰地展示出库单的汇总信息。

表头设计：表头要包含必要的信息，比如日期、商品名称、规格、数量、单价、金额等。日期可以按汇总周期来确定，如果是按月汇总，就写月份；如果是按天汇总，就写具体日期。商品名称要写准确，避免出现歧义。

列的设置：除了基本的信息列，还可以根据需要设置一些其他列，比如出库单号、客户名称等。出库单号可以方便查找原始出库单，客户名称可以了解商品是卖给谁的。

行的设置：每一行代表一条出库记录，按照日期或者商品名称的顺序排列。如果商品种类很多，可以按照商品类别进行分组，这样看起来更清晰。

五、录入数据

把收集好的出库单上的信息准确地录入到表格中。

逐单录入：按照出库单的顺序，一张一张地把信息录入到表格对应的列中。录入的时候要仔细，避免输错数字或者文字。比如把数量 10 输成了 100，那就会导致数据错误。

数据验证：录入完一部分数据后，要进行数据验证，看看录入的数据是否和出库单一致。可以随机抽取几张出库单，和表格中的数据进行核对。如果发现有错误，要及时修改。

六、数据汇总与计算

数据录入完成后，就要进行汇总和计算了。

数量汇总：可以用 Excel 的求和函数，把同一商品的出库数量相加，得到该商品在汇总周期内的总出库数量。比如要计算苹果这个月的总出库数量，就可以选中苹果对应的数量列，然后用求和函数计算。

金额计算：用单价乘以数量，得到每条出库记录的金额，再把同一商品的金额相加，得到该商品的总出库金额。还可以计算所有商品的总出库金额，了解这个汇总周期内的销售总额。

七、数据检查与审核

汇总表格做好后，要进行数据检查和审核，确保数据的准确性。

内部核对：和仓库的库存数据进行核对，看看出库数量是否和库存减少的数量一致。比如仓库里原来有 100 件商品，出库了 20 件，那么库存应该剩下 80 件，如果不一致，就要查找原因。

外部核对：如果有销售部门或者财务部门，要和他们的数据进行核对，看看是否存在差异。比如销售部门记录的销售数量和出库单汇总的数量是否一样。

八、保存与分享

要把做好的汇总表格保存好，并分享给相关人员。

保存格式：可以保存为 Excel 格式或者 PDF 格式。Excel 格式方便后续修改和编辑，PDF 格式可以保证数据的安全性和完整性，不容易被修改。

分享方式：可以通过邮件、即时通讯工具等方式分享给仓库管理员、销售部门、财务部门等相关人员。让他们及时了解商品的出库情况。

以上就是制作进销存出库单汇总表格的详细步骤，希望能帮助你轻松做好这项工作。如果你在操作过程中遇到数据量大、操作复杂等问题，不妨试试建米软件，它能让你的工作更高效。

常见用户关注的问题：

一、进销存出库单汇总表格有什么用啊？

我听说好多做买卖的人都在弄这个进销存出库单汇总表格，我就想知道它到底有啥用呢。其实啊，这表格用处可多啦。

方便统计数量：能清楚知道每种商品出库了多少，这样心里对库存数量变化就有数啦。比如说卖水果的，每天卖出去多少苹果、香蕉，一看表格就明白。

核算成本：通过表格能算出每次出库商品的成本，进而知道这段时间的总成本。像开服装店的，进一批衣服花了多少钱，卖出去多少，成本一核算就清楚赚没赚钱。

分析销售情况：从表格里能看出哪些商品卖得好，哪些卖得不好。比如文具店，哪种笔销量高，哪种本子不受欢迎，就可以根据情况调整进货。

便于管理库存：根据出库情况合理安排库存，避免积压或缺货。比如超市，畅销的日用品要多备点货，滞销的就少进点。建米软件在这方面就很厉害，能帮助更好地管理这些数据。

二、做进销存出库单汇总表格难不难呀？

朋友说做这个表格可麻烦了，我就有点好奇，真的有那么难吗？其实做这个表格难不难，得看具体情况。

数据收集难度：如果公司业务简单，数据少，收集起来就容易；要是业务复杂，涉及大量数据，收集就费劲。比如小杂货店数据少，收集起来轻松；大型商场就难了。

表格设计能力：会用专业软件，设计表格就简单；要是不熟悉软件，就会觉得难。像会用 Excel 的人，设计表格就比较顺手。

业务理解程度：对公司进销存业务熟悉，做表格就知道怎么分类和汇总；不了解业务，做出来可能就不符合实际需求。

软件使用情况：用专业的建米软件来做，能简化很多步骤，降低难度；要是纯手工做，就会很繁琐。

三、做进销存出库单汇总表格用啥工具好呢？

我想知道做这个表格用啥工具方便又好用呢。其实有不少工具可以选择。

Excel：这是最常用的，功能强大，能进行各种数据处理和分析。而且大家都比较熟悉，容易上手。不过数据量大的时候，可能会有点卡顿。

专业的进销存软件：像建米软件，专门为进销存管理设计，有很多现成的模板和功能，能快速生成汇总表格，还能和其他业务模块对接。

WPS表格：和 Excel 类似，操作也简单，而且免费使用，对于一些小商家来说是个不错的选择。

在线表格工具：比如 Google Sheets，能多人同时在线协作，方便团队一起完成表格制作。

四、做好的进销存出库单汇总表格咋保存和分享呢？

假如你辛辛苦苦做好了表格，肯定得好好保存和分享，我就想知道该咋弄。

本地保存：可以把表格保存在电脑硬盘里，方便随时查看和修改。不过要注意定期备份，防止数据丢失。

云存储：像百度网盘、腾讯微云等，把表格上传到云端，不用担心电脑损坏导致数据丢失，还能在不同设备上查看。

邮件分享：把表格作为附件通过邮件发给同事或合作伙伴，很方便快捷。但要注意文件大小，太大可能无法发送。

共享文件夹：在公司内部设置共享文件夹，大家都能访问和修改表格。建米软件也支持数据的共享和保存，让信息传递更高效。