老板必看！进销存采购销售记录这么做，能节省多少成本？



一、了解进销存采购销售记录的重要性

在商业经营中，做好进销存采购销售记录可是相当关键的。它就像是我们经营店铺的一本“健康手册”，能让我们清楚地知道店里的各种情况。

掌握库存状况：想象一下，你开了一家小超市，如果不做好记录，你根本不知道哪些商品库存多了，哪些快没货了。做好记录后，你就能一目了然，比如发现饮料库存快没了，就可以及时补货，避免出现缺货情况导致顾客流失。

分析销售情况：通过记录，我们可以知道哪些商品卖得好，哪些卖得不好。举个例子，一家服装店，通过记录发现某款牛仔裤销量特别高，那就可以多进一些这款牛仔裤，同时减少那些销量不佳的衣服的进货量。

核算成本和利润：记录采购成本和销售价格，能让我们清楚地算出每一笔生意的利润。比如你进了一批水果，进价是多少，卖价是多少，扣除运输等成本后，赚了多少钱，都能通过记录算得明明白白。

二、准备记录所需的工具

要做好进销存采购销售记录，得先准备好合适的工具，就像厨师做菜得先准备好锅碗瓢盆一样。

纸质账本：这是最传统的方法，适合一些小本生意或者刚开始创业的商家。准备一本账本，按照日期、商品名称、采购数量、采购价格、销售数量、销售价格等项目进行记录。比如一个街头小吃摊，摊主就可以用纸质账本简单记录每天采购食材的花费和卖出小吃的收入。

电子表格：现在很多人都用 Excel 等电子表格软件来记录。它的好处是可以自动计算，还能进行数据排序和筛选。比如你有上百种商品的销售记录，用电子表格可以快速找出销量最高的商品。而且电子表格可以保存备份，不容易丢失。

专业软件：对于一些规模较大、业务较复杂的企业，专业的进销存管理软件是更好的选择。比如建米软件，它可以实现采购、销售、库存管理的一体化，自动生成各种报表，大大提高工作效率。而且数据安全性高，能避免数据泄露等问题。

三、记录采购信息

采购是商品进入我们生意流程的第一步，准确记录采购信息非常重要。

记录采购日期：明确采购的时间，这样可以了解商品的进货周期。比如一家花店，记录每次采购鲜花的日期，就能知道每隔多久需要进一次货，避免鲜花供应不足或者积压。

记录供应商信息：包括供应商的名称、联系方式等。如果商品出现质量问题或者需要补货，能及时联系到供应商。比如你从某家水果供应商那里进了一批苹果，后来发现苹果有坏果，就可以根据记录的信息联系供应商协商解决。

记录采购商品详情：详细记录商品的名称、规格、数量、单价、总价等。比如你采购了一批文具，要记录是哪种品牌的笔，每盒有多少支，单价是多少，一共花了多少钱。这样在核算成本和库存时会很方便。

四、记录销售信息

销售是我们生意的核心环节，做好销售记录能让我们了解市场需求和经营状况。

记录销售日期：和采购日期一样，销售日期也很关键。通过分析不同时间段的销售情况，我们可以找出销售的高峰期和低谷期。比如一家冷饮店，通过记录销售日期，发现周末和夏天的下午是销售高峰期，就可以在这些时间段多准备一些货物。

记录客户信息：如果是有固定客户的生意，记录客户的姓名、联系方式、购买习惯等信息很有必要。比如一家美容院，记录客户的姓名、消费记录、皮肤状况等，下次客户再来时就能提供更贴心的服务，还能根据客户的消费习惯推荐合适的产品和项目。

记录销售商品详情：和采购商品详情类似，要记录销售商品的名称、规格、数量、单价、总价等。还可以记录销售渠道，比如是线上销售还是线下销售。比如一家网店，记录商品的销售渠道后，就能知道哪个平台的销量更好，从而调整营销策略。

五、更新库存信息

库存信息是随着采购和销售不断变化的，及时更新库存信息能让我们准确掌握商品的数量。

采购入库更新：每次采购商品入库后，要及时在库存记录中增加相应的数量。比如你采购了 100 件 T 恤，入库后就在库存记录里把 T 恤的数量加上 100。

销售出库更新：当商品销售出去后，要在库存记录中减少相应的数量。比如卖出了 20 件 T 恤，就把库存记录里 T 恤的数量减去 20。

定期盘点库存：除了日常的出入库更新，还需要定期进行库存盘点。就是实际去数一数仓库里商品的数量，然后和记录的库存数量进行对比。如果发现有差异，要找出原因，可能是记录错误，也可能是商品丢失等情况。比如一家仓库，每个月进行一次库存盘点，发现某种商品实际数量比记录数量少了 10 件，经过调查发现是在搬运过程中丢失了。

六、分析和利用记录数据

做好记录只是第一步，更重要的是对记录的数据进行分析和利用，这样才能让我们的生意越来越好。

分析销售趋势：通过对比不同时间段的销售数据，找出销售的趋势。比如一家书店，发现每年寒暑假期间教辅类书籍的销量会大幅上升，就可以在寒暑假来临前多进一些这类书籍。

评估供应商：根据采购记录，评估不同供应商的商品质量、价格、交货期等。比如你从两家文具供应商那里进货，通过记录发现一家的文具质量更好，价格也更合理，而且交货很及时，那以后就可以多和这家供应商合作。

制定采购和销售策略：根据分析结果，制定合理的采购和销售策略。比如通过销售数据分析，发现某种商品的销量在逐渐下降，那就可以减少采购量，同时加大促销力度，尽快把库存清理掉。

以上就是关于进销存采购销售记录怎么做的一些方法和要点，希望能帮助大家做好生意的记录和管理。如果觉得手动记录比较麻烦，不妨试试建米软件，它能让进销存管理变得更轻松高效。

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常见用户关注的问题：

一、进销存采购销售记录需要记录哪些信息？

哎呀，我就想知道进销存采购销售记录到底要记些啥信息呢。其实这是很多刚开始做进销存管理的人都会困惑的问题。

采购记录方面：

商品信息：得记清楚采购的商品名称、规格、型号这些，比如进了一批手机，是啥牌子啥型号得写明白。

数量：采购了多少件商品，这可是很关键的信息，直接关系到库存数量。

价格：每件商品的采购价格，还有总价，这涉及到成本核算呢。

供应商信息：供应商的名称、联系方式等，方便以后再合作或者有问题能及时联系。

采购日期：知道什么时候采购的，能更好地安排库存和销售计划。

销售记录方面：

商品信息：和采购一样，要记录销售的商品具体情况。

销售数量：卖出去多少，这能反映销售情况。

销售价格：每件卖多少钱，总价是多少，关乎利润。

客户信息：客户是谁，联系方式，说不定以后还有生意往来。

销售日期：啥时候卖出去的，能分析销售的时间规律。

像建米软件就能很好地帮助我们记录这些信息，它有专门的模块来管理采购和销售记录，方便又准确。

二、怎样保证进销存采购销售记录的准确性？

我听说很多人在做进销存采购销售记录的时候，老是担心记录不准确。这确实是个让人头疼的事儿，不准确的记录会影响后续的决策。

人员培训：

要对负责记录的人员进行专业培训，让他们熟悉业务流程和记录要求。

教他们如何正确使用记录工具，比如建米软件，熟悉软件的操作界面和功能。

培训他们如何识别商品信息和准确记录数据。

定期进行培训和考核，确保他们的业务水平不断提高。

数据审核：

安排专人对记录的数据进行审核，检查是否有错误或者遗漏。

审核采购和销售的数量、价格等关键信息是否合理。

对比采购和销售记录与实际库存情况是否相符。

发现问题及时纠正，避免错误积累。

使用专业软件：

建米软件就很不错，它有严格的数据录入规则，能避免一些低级错误。

软件会自动进行数据计算和统计，减少人工计算的误差。

可以设置数据备份功能，防止数据丢失或者损坏。

软件的报表功能能直观地展示数据，方便发现异常情况。

建立监督机制：

设立监督小组，对记录工作进行不定期检查。

鼓励员工之间相互监督，发现问题及时举报。

对记录准确的员工进行奖励，对出现错误的进行惩罚。

根据监督结果不断完善记录制度和流程。

保证准确性的方法	具体操作	优势
人员培训	专业培训、操作培训、定期考核	提高人员业务水平
数据审核	专人审核、检查关键信息、对比库存	及时发现和纠正错误
使用专业软件	严格录入规则、自动计算统计、数据备份	减少误差、方便管理

三、进销存采购销售记录有什么作用？

朋友说很多人都不太清楚进销存采购销售记录到底有啥用。其实它的作用可大啦，对企业的运营和管理至关重要。

库存管理方面：

通过记录采购和销售数量，能准确掌握库存数量，避免库存积压或者缺货。

可以分析库存的周转率，了解哪些商品畅销，哪些滞销。

根据记录合理安排采购计划，保证库存的合理性。

能及时发现库存的损耗情况，采取相应措施。

成本核算方面：

记录采购价格和销售价格，能准确计算成本和利润。

分析不同商品的成本结构，找出降低成本的方法。

通过对比采购和销售记录，评估采购成本的合理性。

为企业的定价策略提供依据。

销售分析方面：

了解不同时间段的销售情况，找出销售的高峰期和低谷期。

分析不同客户的购买习惯和需求，进行精准营销。

评估不同商品的销售业绩，调整商品的采购和销售策略。

预测未来的销售趋势，提前做好准备。

决策支持方面：

为企业的管理层提供准确的数据支持，帮助他们做出合理的决策。

根据记录分析市场需求和竞争情况，制定企业的发展战略。

评估企业的运营效率，发现问题并及时改进。

建米软件能很好地整合这些记录，生成各种报表和分析图表，让决策更加直观和科学。

作用方面	具体表现	对企业的意义
库存管理	掌握库存数量、分析周转率、安排采购计划	避免库存问题，提高库存效率
成本核算	计算成本利润、分析成本结构、评估采购成本	降低成本，提高利润
销售分析	了解销售情况、分析客户需求、评估商品业绩	优化销售策略，提高销售业绩

四、进销存采购销售记录可以用哪些工具来做？

假如你要做进销存采购销售记录，肯定会想知道用啥工具好。现在市场上有很多选择呢。

Excel表格：

这是最常见的工具，很多人刚开始做记录都会用它。

操作简单，容易上手，几乎人人都会用。

可以根据自己的需求设计表格的格式和内容。

但是对于数据量较大或者复杂的业务，Excel可能会显得力不从心。

专业的进销存软件：

建米软件就是一款很不错的专业软件，功能强大，能满足各种企业的需求。

有专门的采购和销售模块，操作方便快捷。

能自动进行数据计算和统计，减少人工错误。

可以实现多用户同时操作，方便团队协作。

云端系统：

一些云端的进销存系统，不受地域限制，只要有网络就能使用。

数据存储在云端，安全可靠，不用担心数据丢失。

可以实时更新数据，方便随时查看和分析。

但可能会涉及一定的使用费用。

定制化软件：

如果企业有特殊的业务需求，可以定制专门的进销存软件。

能完全贴合企业的业务流程，使用起来更加顺手。

但定制成本较高，开发周期也比较长。

后期的维护和升级也需要一定的技术支持。