新手老板日常经营，填写手工进销存账簿怎么做？这些方法超省心！

一、了解手工进销存账簿

在开始填写手工进销存账簿之前，咱们得先对它有个基本的认识。简单来说，进销存账簿就是用来记录企业商品的购进、销售和库存情况的账本。它就像是企业商品流动的“日记”，能清楚地反映出商品的来龙去脉。

用途和重要性

想象一下，你开了一家小超市。每天有各种商品进货，也有顾客来买东西，要是没有一个清晰的记录，你根本不知道哪些商品卖得好，哪些积压了库存。而进销存账簿就能帮你解决这些问题。它可以让你随时掌握商品的库存数量，合理安排进货计划，避免缺货或者积压库存造成的损失。在核算成本和利润的时候，它也是重要的依据。

常见类型

常见的手工进销存账簿有两种，一种是三栏式的，一种是多栏式的。三栏式的比较简单，一般有“收入”“发出”“结存”三栏，分别记录商品的购进、销售和剩余数量。这种适合商品种类较少的企业。多栏式的则会更详细一些，除了基本的三栏外，还会细分不同的项目，比如进货的单价、金额，销售的单价、金额等。它适合商品种类较多，业务比较复杂的企业。

二、准备工作

俗话说“磨刀不误砍柴工”，在填写手工进销存账簿之前，做好充分的准备工作是很有必要的。

选择合适的账簿

刚才咱们提到了三栏式和多栏式的账簿，那怎么选择呢？这就得根据你企业的实际情况来决定。如果你是一个小的文具店，商品种类不多，业务也比较简单，那三栏式的账簿就足够了。但如果你是一个大型的超市，商品琳琅满目，每天的进出货量都很大，那多栏式的账簿可能更适合你。在选择账簿的时候，要注意纸张的质量和印刷的清晰度，毕竟这是要长期使用的账本。

准备必要的工具

除了账簿，你还需要准备一些必要的工具，比如钢笔或者中性笔，最好是黑色或者蓝色的，因为这两种颜色的字迹比较清晰，也不容易褪色。还要准备一把直尺，在填写表格的时候可以用来画直线，让账簿看起来更加整齐规范。橡皮也是必不可少的，万一写错了可以及时擦掉修改。

整理相关资料

在开始填写之前，要把与商品进销存相关的资料整理好。比如进货的发票、销售的单据等，这些都是记录的依据。把这些资料按照时间顺序或者商品的种类进行分类整理，这样在填写的时候就可以更方便地查找和核对。

三、填写进货记录

进货是商品进入企业的第一步，准确地填写进货记录非常重要。

日期和凭证号

在填写进货记录的时候，要填写日期，也就是商品进货的具体时间。这个日期要准确无误，因为它关系到成本核算和库存管理。然后要填写凭证号，凭证号就是进货发票或者其他进货凭证的编号。填写凭证号可以方便日后查找和核对原始凭证。

商品名称和规格

接着要填写商品的名称和规格。商品名称要写全称，不能简写或者用代号代替，这样可以避免混淆。规格也要详细填写，比如商品的尺寸、型号、颜色等。举个例子，如果你进的是手机，那就要写明手机的品牌、型号、内存大小等信息。

数量和单价

数量就是进货的商品数量，要按照实际进货的数量填写。单价就是每件商品的进货价格。在填写单价的时候，要注意是否包含了运费、税费等其他费用。如果包含了，要在备注栏里注明。计算进货金额的时候，用数量乘以单价就可以了。

备注

备注栏可以用来记录一些特殊的情况，比如进货的渠道、是否有质量问题等。这些信息虽然不是必填项，但有时候会对企业的管理有很大的帮助。比如你从某个供应商进的货经常出现质量问题，那在备注栏里记录下来，以后就可以考虑更换供应商。

四、填写销售记录

销售记录反映了企业的业务收入情况，同样需要认真填写。

日期和凭证号

和进货记录一样，销售记录也要填写日期和凭证号。日期就是商品销售的时间，凭证号就是销售发票或者销售单据的编号。通过日期和凭证号，可以清晰地了解每一笔销售业务的具体情况。

商品名称和规格

这里填写的商品名称和规格要和进货记录里的一致，这样才能准确地核算库存。如果商品有不同的包装或者版本，也要在规格里详细注明。

数量和单价

数量就是销售的商品数量，单价就是每件商品的销售价格。在填写销售单价的时候，要考虑到市场行情和企业的定价策略。计算销售金额的时候，同样是用数量乘以单价。

计算销售成本和利润

销售成本就是销售商品的进货成本。可以根据先进先出法、加权平均法等方法来计算。利润就是销售金额减去销售成本。通过计算销售成本和利润，企业可以了解自己的经营状况，及时调整经营策略。

五、计算和填写结存数量

结存数量就是企业在某一时刻商品的库存数量，它是通过进货数量和销售数量计算出来的。

计算公式

结存数量的计算公式很简单，就是期初结存数量加上本期进货数量减去本期销售数量。期初结存数量就是上一期期末的结存数量。举个例子，月初的时候你有 100 件商品，这个月进了 50 件，卖了 30 件，那月末的结存数量就是 100 + 50 - 30 = 120 件。

定期核对

为了保证结存数量的准确性，要定期进行核对。可以每个月或者每个季度进行一次盘点，把实际的库存数量和账簿上记录的结存数量进行对比。如果发现有差异，要及时查找原因，可能是进货或者销售记录有误，也可能是商品出现了损耗或者丢失等情况。

六、注意事项和技巧

在填写手工进销存账簿的过程中，有一些注意事项和技巧可以让你的工作更加高效和准确。

保持字迹清晰工整

因为账簿是要长期保存的，所以字迹一定要清晰工整。如果字迹潦草，不仅自己以后查看的时候会很困难，也可能会给审计或者税务检查带来麻烦。在填写的时候，要一笔一划地写，不要连笔或者写错别字。

及时更新记录

要养成及时更新记录的习惯，每发生一笔进货或者销售业务，都要及时在账簿上进行记录。如果拖延时间，很容易忘记一些细节，导致记录不准确。比如今天进了一批货，就要马上在进货记录里填写相关信息，不要等到明天或者后天。

妥善保管账簿

账簿是企业重要的财务资料，要妥善保管。可以把它放在专门的文件柜里，避免受潮、发霉或者被虫蛀。如果有条件的话，还可以进行备份，比如扫描成电子文档保存。

其实，在如今数字化的时代，如果觉得手工填写进销存账簿比较麻烦，也可以试试建米软件。它可以实现商品进销存的自动化管理，自动记录进货、销售和库存情况，还能生成各种报表，大大提高工作效率，减少出错的概率。

以上就是关于填写手工进销存账簿的一些方法和注意事项，希望能对你有所帮助。

常见用户关注的问题：

一、手工进销存账簿填写有哪些常见错误？

我听说好多人在填手工进销存账簿的时候都容易犯错，我就想知道大家常犯的错误都有啥。下面就来详细说说。

1. 数据记录错误

数量记录不准：有时候忙起来，眼睛一花就容易把数量写错，比如把 10 写成 11，这样一来库存数量就不对啦。

金额计算有误：在计算进货或者销售金额的时候，可能会算错，像单价乘以数量算出来的总价不对。

日期填写错误：把进货或者销售的日期写错，这样会让整个账簿的时间顺序混乱。

商品名称混淆：如果商品种类多，很容易把名称写错或者写混，导致账目不清晰。

2. 分类不清晰

未按类别区分：没有把不同类别的商品分开记录，找起来特别麻烦。

库存与销售未分开：把库存和销售的记录混在一起，很难看出实际的库存情况。

不同批次未区分：对于同一商品的不同批次没有分开记录，不利于成本核算。

赠品与正常商品混淆：赠品没有单独记录，会影响成本和利润的计算。

3. 遗漏记录

遗漏进货记录：可能因为进货单没及时拿到或者忘记记录，导致库存数量不准确。

遗漏销售记录：销售出去的商品没有及时记录，会让库存看起来比实际多。

遗漏退货记录：顾客退货了没有记录，会影响库存和销售数据。

遗漏损耗记录：商品有损耗没有记录，成本核算就不准确了。

4. 书写不规范

字迹潦草：写得太草，自己或者别人以后看的时候根本认不清。

涂改严重：写错了就乱涂乱画，让账簿看起来很不专业。

未按格式填写：不按照规定的格式填写，会让账簿看起来杂乱无章。

签名盖章缺失：没有相关人员的签名盖章，账簿的真实性和有效性会受到影响。如果觉得手工记录容易出错，也可以考虑使用建米软件，它能减少这些人为的错误。

二、手工进销存账簿和电子进销存软件哪个更好？

朋友说现在好多人都用电子进销存软件了，我就想知道它和手工进销存账簿比起来哪个更好呢。下面分析分析。

1. 准确性方面

手工易出错：手工填写账簿容易出现数据记录错误、计算错误等问题，像刚才说的数量、金额写错等情况。

电子更精准：电子进销存软件可以自动计算，减少人为错误，数据更加准确。

数据一致性：手工记录可能会出现数据不一致的情况，而电子软件可以保证各环节数据的一致性。

实时更新：电子软件能实时更新数据，让库存信息始终准确，手工则很难做到。

2. 效率方面

手工效率低：手工填写账簿需要花费大量的时间和精力，尤其是商品种类多的时候。

电子效率高：电子软件可以快速录入、查询和统计数据，大大提高工作效率。

多用户协作：电子软件支持多用户同时操作，方便不同部门之间的协作，手工则很难实现。

自动化流程：电子软件可以设置自动化流程，如自动生成报表等，而手工需要手动完成。

3. 成本方面

手工成本低：只需要纸张、笔等基本办公用品，成本较低。

电子有费用：电子进销存软件可能需要购买软件、支付维护费用等，成本相对较高。

长期来看：从长期来看，电子软件提高的效率能带来更多的收益，可能更划算。

人力成本：手工记录需要更多的人力，而电子软件可以减少人力投入。

4. 安全性方面

手工易丢失：手工账簿容易丢失、损坏，一旦出现问题数据就很难找回。

电子可备份：电子软件可以定期备份数据，即使出现问题也能恢复。

权限管理：电子软件可以设置不同的权限，保证数据的安全性，手工则很难做到。

数据加密：一些电子软件还可以对数据进行加密，进一步提高安全性。建米软件在电子进销存方面就做得很不错，能很好地保障数据安全和提高效率。

三、手工进销存账簿填写需要注意什么？

我想知道在填写手工进销存账簿的时候都有啥要注意的，毕竟这关系到账目准不准呢。下面就来唠唠。

1. 准备工作

选择合适的账簿：要根据自己的业务需求选择合适格式和大小的账簿。

准备好工具：准备好笔、橡皮等书写工具，最好用黑色或者蓝色的笔，字迹清晰。

熟悉业务流程：了解进货、销售、库存等业务流程，这样填写起来才更准确。

整理好单据：把进货单、销售单等相关单据整理好，方便记录。

2. 填写规范

字迹工整：写得清楚工整，别人能看明白，自己以后看也不会费劲。

按格式填写：按照账簿规定的格式填写，不要随意乱写。

使用规范用语：用规范的商品名称、单位等，避免产生歧义。

数字填写准确：数量、金额等数字要填写准确，不能有差错。

3. 记录要求

及时记录：进货、销售等业务发生后要及时记录，保证数据的及时性。

完整记录：把商品名称、数量、金额、日期等信息完整记录下来。

分类记录：按照商品类别、业务类型等进行分类记录，方便查询和统计。

核对记录：记录完后要核对一遍，看看有没有错误。

4. 保管与存档

妥善保管：把填写好的账簿妥善保管，避免丢失、损坏。

定期存档：按照一定的时间周期进行存档，方便日后查阅。

建立索引：可以建立一个索引，方便快速找到需要的记录。

保密处理：如果涉及到商业机密，要做好保密处理。要是觉得手工填写太麻烦，建米软件可以帮你轻松解决这些问题。

四、手工进销存账簿能满足企业长期发展需求吗？

朋友推荐说企业发展到一定阶段最好用电子软件，我就想知道手工进销存账簿能不能满足企业长期发展需求呢。下面来探讨探讨。

1. 业务规模方面

初期适用：在企业业务规模比较小的时候，手工进销存账簿可以满足基本的记录需求。

规模扩大受限：当企业业务规模不断扩大，商品种类增多、业务量增大时，手工记录就会变得繁琐，容易出错，很难满足需求。

数据处理能力：手工处理数据的能力有限，无法快速准确地进行大量数据的统计和分析。

多门店管理：如果企业有多个门店，手工记录很难实现统一管理和数据共享。

2. 数据分析方面

分析困难：手工账簿很难进行复杂的数据分析，像成本分析、销售趋势分析等。

缺乏实时性：不能实时获取数据进行分析，不利于企业及时做出决策。

难以对比：很难对不同时期、不同商品的数据进行对比分析。

决策支持不足：无法为企业的决策提供有力的数据分析支持。

3. 效率与协作方面

效率低下：前面说过，手工记录效率低，会影响企业的运营效率。

协作困难：不同部门之间协作时，手工账簿的数据传递和共享不方便。

工作强度大：员工需要花费大量的时间和精力在记录和核对上，工作强度大。

易出现沟通问题：由于数据不及时、不准确，容易出现部门之间的沟通问题。

4. 发展趋势方面

信息化趋势：现在企业都在向信息化方向发展，手工进销存账簿不符合发展趋势。

竞争压力：竞争对手可能使用更先进的电子软件，企业如果还用手工记录，可能会在竞争中处于劣势。

管理升级需求：企业为了提高管理水平，需要更先进的工具，手工账簿很难满足。

建米软件助力：建米软件可以适应企业的发展需求，帮助企业实现信息化管理，提高竞争力。