开店进销存账手工账怎么做图解？快速上手的省心方法有哪些

一、什么是进销存手工账

咱们先来了解一下什么是进销存手工账。简单来说，进销存账就是记录企业商品的购进、销售和库存情况的账本。在以前没有那么多软件的时候，很多小商家、个体户都是靠手工来记录这些信息的。比如街边的小杂货店老板，每天进了多少瓶饮料、卖出去多少瓶、还剩下多少瓶，都要一笔一笔地记在账本上，这就是最常见的进销存手工账场景。

购进：就是企业从供应商那里采购回来的商品。比如服装店老板去批发市场进了一批新款衣服，这些衣服的数量、价格等信息都要记录下来。

销售：指的是把商品卖给客户。还是以服装店为例，当有顾客来买走一件衣服，这时候就要记录这件衣服的销售情况，包括卖给了谁、卖了多少钱等。

库存：就是企业仓库里还剩下的商品。每天结束营业后，老板都要盘点一下店里还剩下多少衣服，看看哪些款式库存多了，哪些少了，以便及时补货或者调整销售策略。

二、准备工作

在开始做进销存手工账之前，得先把要用的东西准备好。这就好比做饭前要先准备好食材和厨具一样。

账本：可以去文具店买专门的进销存账本，这种账本一般都有固定的格式，用起来比较方便。如果你没有买到合适的，也可以用普通的账本自己设计格式。

笔：准备好记账用的笔，最好是黑色或者蓝色的中性笔，这样记录的内容比较清晰，也不容易褪色。

计算器：在计算商品的总价、库存数量等数据的时候，计算器能帮上大忙，避免手动计算出错。

盘点工具：比如盘点表、标签等。盘点表可以用来记录库存商品的详细信息，标签可以贴在商品上，方便识别和统计。

三、设置账本格式

账本格式设置得好，后面记账就会轻松很多。咱们可以根据自己的需求来设计账本的格式。

日期栏：用来记录每一笔业务发生的时间。比如 2024 年 10 月 1 日进了一批货，就在日期栏里写上 2024/10/1。

摘要栏：简单描述这笔业务的内容。如果是进货，就写“进 XX 商品”；如果是销售，就写“卖 XX 商品给 XX 客户”。

进货栏：记录购进商品的数量、单价和金额。比如进了 100 个苹果，每个 2 元，那么数量就写 100，单价写 2，金额就是 100×2 = 200 元。

销售栏：记录销售商品的数量、单价和金额。假设卖出去 50 个苹果，每个卖 3 元，数量写 50，单价写 3，金额就是 50×3 = 150 元。

库存栏：记录商品的库存数量和金额。库存数量就是用上次的库存数量加上进货数量再减去销售数量。比如上次库存有 20 个苹果，进了 100 个，卖出去 50 个，那么现在的库存数量就是 20 + 100 - 50 = 70 个。

四、记录进货信息

当企业购进商品的时候，就要及时把进货信息记录到账本上。举个例子，小王开了一家文具店，从供应商那里进了一批笔记本。

填写日期：在账本的日期栏里写上进货的日期，比如 2024 年 10 月 5 日。

填写摘要：在摘要栏里写“进笔记本，品牌 XX”，这样能清楚地知道进的是什么商品。

填写进货数量：数清楚进了多少本笔记本，假设进了 200 本，就在进货栏的数量那一格写上 200。

填写进货单价：问清楚每个笔记本的进价，比如每个 3 元，就在进货栏的单价那一格写上 3。

计算进货金额：用进货数量乘以进货单价，得到进货金额。200×3 = 600 元，把 600 元写在进货栏的金额那一格。

更新库存信息：在库存栏里，用上次的库存数量加上这次的进货数量，得到新的库存数量。如果上次库存有 50 本，那么现在的库存数量就是 50 + 200 = 250 本。

五、记录销售信息

有顾客来买东西的时候，也要马上把销售信息记录下来。还是以小王的文具店为例，有位顾客买了 10 本笔记本。

填写日期：在日期栏里写上销售的日期，比如 2024 年 10 月 6 日。

填写摘要：在摘要栏里写“卖笔记本给 XX 顾客”。

填写销售数量：数清楚卖出去多少本笔记本，这里是 10 本，就在销售栏的数量那一格写上 10。

填写销售单价：确定每个笔记本的售价，比如每个卖 5 元，就在销售栏的单价那一格写上 5。

计算销售金额：用销售数量乘以销售单价，得到销售金额。10×5 = 50 元，把 50 元写在销售栏的金额那一格。

更新库存信息：在库存栏里，用上次的库存数量减去这次的销售数量，得到新的库存数量。上次库存是 250 本，现在的库存数量就是 250 - 10 = 240 本。

六、定期盘点库存

定期盘点库存是很重要的，这样可以保证账本上记录的库存数量和实际的库存数量一致。一般来说，可以一个月或者一个季度盘点一次。

准备盘点表：提前准备好盘点表，把商品的名称、规格等信息填好。

实地盘点：到仓库里去，一件一件地数清楚每种商品的实际数量，然后记录在盘点表上。

对比账本和实际数量：把盘点表上的数量和账本上记录的库存数量进行对比。如果发现有差异，就要查找原因，看看是记账错误，还是商品有损坏、丢失等情况。

调整账本：根据盘点结果，对账本上的库存数量进行调整。如果实际数量比账本上的多，就增加库存数量；如果实际数量比账本上的少，就减少库存数量。

七、使用建米软件辅助

虽然手工账能满足基本的记录需求，但随着企业业务的发展，手工账可能会变得繁琐，容易出错。这时候，可以试试建米软件。建米软件能自动记录进货、销售和库存信息，还能生成各种报表，让你一目了然地了解企业的经营情况。比如在盘点库存的时候，建米软件可以快速对比账本和实际库存数量，找出差异，大大提高了工作效率。而且它操作简单，即使没有专业的会计知识也能轻松上手。

以上就是关于进销存账手工账怎么做的详细介绍，希望能对大家有所帮助。在实际操作过程中，要认真仔细，及时记录每一笔业务，这样才能保证账本的准确性。

常见用户关注的问题：

一、手工进销存账有哪些常见错误？

我听说很多人在做手工进销存账的时候都会犯些错误，我就想知道这些常见错误都有啥。下面我来给大家详细说说。

数据记录错误

数量记错：比如在记录进货或者销售数量时，一不小心就看错数字，多记或者少记了。像本来进了 50 件货，结果记成了 30 件。

金额算错：在计算货物的总价时，可能因为粗心算错了。比如单价是 10 元，数量 20 件，总价应该是 200 元，结果算成了 150 元。

日期写错：把进货或者销售的日期写错，会导致账目的时间顺序混乱，影响对业务的分析。

商品名称混淆：如果商品种类多，很容易把相似的商品名称记混，比如把 A 商品记成了 B 商品。

分类混乱

未按规则分类：没有按照一定的标准对商品进行分类，比如应该按品类分类，却随意记录。

分类重叠：同一个商品可能被分到不同的类别里，导致数据统计不准确。

新增商品分类不及时：当有新的商品进来时，没有及时为它设置合适的分类，就随便记在某个已有的类别里。

分类过于复杂：设置的分类太细太复杂，自己都搞不清楚，增加了记账的难度。

盘点失误

漏盘商品：在盘点库存的时候，可能会漏掉一些商品，导致实际库存和账面上的库存对不上。

重复盘点：把某些商品重复盘点了，也会造成库存数据不准确。

盘点方法不当：比如没有按照一定的顺序盘点，或者没有认真核对商品的数量和状态。

未及时更新账目：盘点完发现了差异，但是没有及时在账面上进行调整。

流程不规范

无审批流程：在进货或者销售的时候，没有经过必要的审批，就直接记账，可能会出现违规操作。

单据缺失：没有保存好进货单、销售单等相关单据，以后查账的时候就没有依据。

记账不及时：没有及时记录每一笔业务，时间长了就容易忘记，导致账目不完整。

缺乏监督：没有人对记账的过程进行监督，容易出现错误或者舞弊行为。建米软件可以帮助规范这些流程，减少错误的发生。

二、手工进销存账适合哪些类型的企业？

朋友说有些企业适合做手工进销存账，我就想知道到底是哪些类型的企业呢。下面给大家分析分析。

小型零售企业

商品种类少：小型零售企业的商品种类相对较少，手工记账可以比较轻松地记录每一种商品的进销存情况。

业务量不大：每天的进货和销售数量不多，手工记账的工作量不会太大。

资金有限：购买专业的进销存软件需要一定的费用，对于小型零售企业来说，手工记账可以节省成本。

经营模式简单：一般就是简单的进货、销售，没有复杂的业务流程，手工账就能满足需求。

个体工商户

规模小：个体工商户的经营规模通常比较小，手工记账足以管理日常的进销存。

人员少：可能就老板一个人或者几个员工，不需要复杂的管理系统。

灵活性高：可以根据自己的习惯和需求来设置手工账的格式和内容。

成本意识强：个体工商户比较注重成本控制，手工记账不需要额外的软件费用。

初创企业

业务不稳定：初创企业的业务还在和发展阶段，业务量可能不稳定，手工记账可以灵活应对。

资金紧张：在创业初期，资金比较紧张，先采用手工记账可以节省开支。

管理需求简单：刚开始可能只需要简单地记录进销存情况，手工账就能满足基本需求。

便于熟悉业务：通过手工记账，创业者可以更深入地了解企业的业务流程。

特定行业企业

古玩店：古玩店的商品价值高、数量少，每一件商品都有独特的特点，手工记账可以详细记录每一件古玩的情况。

手工艺品店：手工艺品店的商品通常是手工制作的，数量有限，手工记账可以更好地管理库存。

特色小店：比如一些卖特色零食、文具的小店，商品种类相对固定，手工记账比较方便。建米软件对于这些企业在发展到一定阶段后，也可以考虑使用，提升管理效率。

三、手工进销存账和电子进销存软件哪个更安全？

我想知道手工进销存账和电子进销存软件哪个更安全呢？下面来和大家唠唠。

手工进销存账的安全性

数据不易丢失：手工账是记在纸上的，只要纸张保存好，数据就不会因为电脑故障或者网络问题丢失。

不易被篡改：如果有人想篡改手工账，会留下明显的痕迹，相对来说比较容易发现。

隐私性好：手工账只有自己或者接触账本的人能看到，不会像电子数据那样容易被网络攻击获取。

操作简单可控：自己亲自记账，对整个过程都很清楚，能更好地把控数据的安全性。

电子进销存软件的安全性

数据备份方便：电子软件可以定期自动备份数据，即使电脑出问题了，也能恢复数据。

权限管理严格：可以设置不同的用户权限，只有授权的人才能查看和修改数据，减少了内部人员误操作或者舞弊的风险。

加密技术保护：很多软件采用了加密技术，对数据进行加密处理，防止数据在传输和存储过程中被窃取。

专业维护保障：软件开发商会有专业的团队对软件进行维护和更新，及时修复安全漏洞。

手工账的安全隐患

易损坏：账本可能会因为受潮、火灾、虫蛀等原因损坏，导致数据丢失。

易被盗取：如果账本保管不当，可能会被别人偷走，造成数据泄露。

难以长期保存：随着时间的推移，纸张会老化，字迹会模糊，影响数据的查看。

数据统计困难：如果要查找某些数据，手工翻阅账本比较麻烦，效率很低。

电子软件的安全风险

网络攻击：可能会受到黑客的攻击，导致数据泄露或者被篡改。

软件故障：软件本身可能会出现故障，影响数据的正常使用。

依赖设备和网络：如果没有合适的设备和网络，就无法正常使用软件。建米软件在安全方面做得不错，采用了多种安全技术来保障数据的安全。

四、如何提高手工进销存账的效率？

朋友推荐了一些提高手工进销存账效率的方法，我想知道具体都有啥。下面就来和大家分享一下。

优化记账流程

制定标准流程：明确进货、销售、库存管理等各个环节的记账流程，让每一步都有章可循。

简化操作步骤：去掉一些不必要的环节，让记账过程更简洁。

统一单据格式：使用统一格式的进货单、销售单等单据，方便记录和整理。

及时记录：每发生一笔业务，就及时在账面上记录下来，避免积累太多业务后一起记录容易出错。

提高人员技能

培训记账知识：对记账人员进行专业的培训，提高他们的记账水平和业务能力。

加强数字敏感度：通过一些练习，让记账人员对数字更加敏感，减少数字记录错误。

培养细心习惯：提醒记账人员要细心，认真核对每一个数据。

提高书写速度：如果书写速度快，也能在一定程度上提高记账效率。

借助工具辅助

使用计算器：在计算金额等数据时，使用计算器可以提高计算的准确性和速度。

采用复写纸：在填写单据时，使用复写纸可以同时得到多份相同的单据，减少重复书写。

制作模板：根据不同的业务类型，制作一些记账模板，直接填写数据就可以，节省时间。

使用标签：给不同类别的账本或者单据贴上标签，方便查找和分类。

定期总结分析

分析记账问题：定期对记账过程中出现的问题进行分析，找出原因并加以改进。

评估效率提升情况：看看采取的措施有没有提高记账效率，根据评估结果调整方法。

优化库存管理：通过对进销存数据的分析，合理安排库存，减少不必要的库存积压和缺货情况。建米软件也可以帮助提高手工记账后的数据分析效率，让企业更好地了解业务情况。