小超市老板必看！进销存帐如何填报数据流程，操作复杂吗？

一、什么是进销存帐

在咱们日常的生意经营里，进销存帐是非常重要的一个东西。简单来说，它就是记录企业货物进出和库存情况的一本账。就好比你开了一家小超市，每天进了多少货，卖出去多少货，还剩下多少货，这些信息都要在进销存帐里体现出来。

进货记录：这是记录你从供应商那里采购回来的商品信息。比如你进了一批饮料，那就要记清楚饮料的名称、数量、进价、进货日期、供应商等信息。这样你就知道自己花了多少钱进了什么货。

销售记录：当你把商品卖出去的时候，也要做好记录。像卖了多少瓶饮料，卖给了谁，售价是多少，销售日期等，这些都是销售记录的内容。通过销售记录，你能清楚自己的收入情况。

库存记录：库存就是你仓库里还剩下的商品。要记录每种商品的当前数量、存放位置等。通过库存记录，你可以及时了解哪些商品快没货了，需要补货，哪些商品积压了，要想办法促销。

二、准备工作

在开始填报进销存帐之前，有些准备工作是必须要做好的，不然后面填报数据的时候就容易出错。

收集原始凭证：原始凭证就是那些能证明你进货、销售和库存情况的单据。进货的时候，供应商给你的送货单、发票；销售的时候，你给客户开的销售单、发票；盘点库存时的盘点表等，这些都是原始凭证。比如你进了一批水果，供应商给你的送货单上会写明水果的品种、数量、价格等信息，这就是你记录进货数据的依据。

选择合适的账本或软件：如果你经营的生意规模比较小，业务也不复杂，那可以选择用纸质账本。纸质账本成本低，操作简单，你可以自己设计账本的格式。但如果你生意规模比较大，业务量多，那用软件来记录就更合适了。现在有很多专门的进销存管理软件，操作方便，数据计算准确，还能生成各种报表。比如建米软件，它可以帮助你轻松管理进货、销售和库存数据，自动计算库存数量和成本，生成详细的报表，提高工作效率。

确定记账周期：记账周期就是你多长时间记一次账。常见的记账周期有每天、每周、每月等。一般来说，生意比较忙，业务量比较大的企业，最好每天记账，这样能及时掌握企业的经营情况。而业务量比较小的企业，可以选择每周或者每月记账。

三、进货数据填报

进货数据的填报是进销存帐的重要部分，准确的进货数据能让你清楚自己的采购成本和库存情况。

填写进货单：当你收到供应商的货物时，要根据送货单填写进货单。进货单上要详细记录商品的名称、规格、数量、单价、金额、进货日期、供应商等信息。比如你进了一批文具，在进货单上就要写明铅笔的型号、数量是多少支，每支的进价是多少，总共花了多少钱等。

录入系统或账本：如果你用的是软件，就把进货单上的信息录入到软件里。软件会自动计算进货的总金额和库存数量的增加。要是用纸质账本，就按照账本的格式，把进货信息填写到相应的栏目里。

核对发票：收到供应商的发票后，要和进货单进行核对。检查发票上的商品名称、数量、金额等信息是否和进货单一致。如果有不一致的地方，要及时和供应商沟通解决。比如发票上的金额比进货单上的多了，那就要弄清楚是哪里出了问题，是价格搞错了，还是数量有差异。

四、销售数据填报

销售数据能反映你的经营收入和库存的减少情况，所以填报销售数据也很关键。

开具销售单：当你把商品卖给客户时，要给客户开具销售单。销售单上要写清楚商品的名称、规格、数量、单价、金额、销售日期、客户等信息。比如你卖了一台电脑给客户，销售单上就要写明电脑的品牌、型号、售价是多少，卖给了哪个客户等。

录入销售数据：和进货数据一样，销售数据也要录入到软件或者账本里。软件会自动计算销售的总收入和库存数量的减少。如果是纸质账本，就认真填写销售信息。

核对收款情况：销售商品后，要核对客户的收款情况。看看客户是现金支付、转账支付还是赊账。如果是赊账，要记录好还款日期和金额，及时催款。比如客户买了一批货物，说好一个月后付款，那你就要在账本上记清楚，到了还款日期提醒客户还款。

五、库存数据填报

库存数据能让你随时了解仓库里商品的数量和状态，对企业的经营决策很重要。

定期盘点：要定期对仓库里的商品进行盘点，一般可以每月或者每季度盘点一次。盘点的时候，要把实际的商品数量和账本上的数量进行核对。比如你账本上记录有 100 件衣服，但实际盘点只有 98 件，那就要找出少的 2 件衣服去哪里了，是被误卖了，还是丢失了。

调整库存数据：根据盘点的结果，调整库存数据。如果实际数量比账本上的多，要增加库存数量；如果实际数量比账本上的少，要减少库存数量。要分析差异产生的原因，采取相应的措施避免以后再出现类似的问题。

记录库存变动情况：除了盘点时的库存数据调整，平时也要记录库存的变动情况。比如商品的损坏、过期、赠送等情况，都要在账本上记录清楚。比如有一批食品过期了，不能再销售，那就要在库存数据里减少这批食品的数量，并记录好过期的原因和处理方式。

六、数据审核与分析

填报完进销存帐的数据后，还需要进行审核和分析，这样才能更好地发挥进销存帐的作用。

数据审核：审核进货、销售和库存数据是否准确、完整。检查数据之间的逻辑关系是否合理，比如进货数量加上期初库存数量是否等于销售数量加上期末库存数量。如果发现数据有错误或者不合理的地方，要及时查找原因并进行更正。

数据分析：通过对进销存数据的分析，你可以了解企业的经营状况。比如分析哪些商品的销售情况好，哪些商品的库存积压严重。根据分析结果，你可以调整采购计划和销售策略。比如某种商品销售很火爆，你可以增加这种商品的进货量；如果某种商品库存积压，你可以采取促销活动来减少库存。

以上就是进销存帐填报数据的流程，希望能帮助你更好地管理企业的进销存业务。

常见用户关注的问题：

一、进销存账填报数据需要准备哪些资料？

我听说很多人在填报进销存账数据的时候，都不太清楚要准备啥资料。我就想知道这到底得准备些啥，会不会很麻烦呢。下面我来详细说说。

采购相关资料：

1. 采购发票：这可是很重要的，它能证明你采购了多少货物，花了多少钱。有了发票，数据才准确。

2. 采购合同：合同里会写明采购的数量、价格、交货时间等信息，能和发票相互印证。

3. 入库单：货物入库的时候会有入库单，上面记录了货物的名称、规格、数量等，是货物进入仓库的重要凭证。

4. 运输单据：如果采购的货物是通过运输过来的，运输单据能证明货物的运输情况，也能辅助确定采购成本。

销售相关资料：

1. 销售发票：和采购发票类似，它能证明你销售了多少货物，收入是多少。

2. 销售合同：合同里规定了销售的条款，比如价格、交货方式等，对数据填报有参考作用。

3. 出库单：货物出库时的凭证，记录了货物的去向和数量。

4. 收款凭证：证明你收到了销售的款项，能和销售发票对应起来。

库存相关资料：

1. 库存盘点表：定期对库存进行盘点，盘点表能反映实际的库存数量。

2. 库存明细账：记录了库存的出入库情况，能和采购、销售资料相互核对。

3. 库存损耗记录：如果有库存损耗，记录下来能准确计算库存成本。

4. 库存调整单：当库存有调整时，调整单能说明调整的原因和数量。

使用建米软件可以方便地管理这些资料，它能将各类资料进行整合，让数据填报更加轻松准确。

二、进销存账填报数据的时间节点是怎样的？

朋友说填报进销存账数据得注意时间节点，不然容易出错。我就很好奇，这时间节点到底是咋规定的呢。下面给大家讲讲。

日常填报：

1. 采购数据：在采购业务发生后，尽快填报相关数据。一般当天采购的货物，当天就应该把采购发票、入库单等信息录入系统。

2. 销售数据：销售业务完成后，及时填报销售发票、出库单等数据。这样能保证数据的及时性。

3. 库存变动：当库存有出入库情况时，马上记录下来。比如货物入库，就立刻更新库存数量。

4. 资金往来：涉及到采购付款、销售收款等资金往来时，及时在进销存账中体现。

定期汇总：

1. 每周汇总：每周对本周的进销存数据进行一次汇总，看看本周的采购、销售和库存情况。

2. 每月结账：每月末要进行结账操作，对本月的进销存数据进行全面核对和总结。

3. 季度分析：每季度对进销存数据进行分析，看看业务的发展趋势。

4. 年度总结：每年年末对全年的进销存数据进行总结，为下一年的业务规划提供参考。

建米软件可以设置提醒功能，帮助你记住这些时间节点，避免错过重要的填报时间。

三、进销存账填报数据容易出现哪些错误？

我想知道很多人在填报进销存账数据的时候，都会犯些啥错误。就是说啊，这些错误要是不注意，可能会影响业务决策呢。下面来看看。

数据录入错误：

1. 数字录入错误：比如把采购数量 100 写成了 10，或者把价格 50 写成了 5。这会导致数据不准确。

2. 信息录入错误：把货物名称写错，或者把供应商信息填错。

3. 日期录入错误：采购日期或者销售日期写错，会影响数据的统计和分析。

4. 科目录入错误：把采购费用录入到了错误的科目里。

逻辑错误：

1. 库存数量逻辑错误：比如出库数量大于库存数量，这显然是不合理的。

2. 采购销售关系错误：采购和销售的货物不匹配，或者数量关系不对。

3. 资金流逻辑错误：收款和销售金额不对应，或者付款和采购金额不一致。

4. 成本核算逻辑错误：成本计算方法错误，导致成本数据不准确。

遗漏数据：

1. 遗漏采购业务：有些小额的采购业务可能会被遗漏。

2. 遗漏销售业务：比如一些零散的销售订单没有录入。

3. 遗漏库存变动：库存的损耗或者调整没有记录。

4. 遗漏资金往来：一些小额的收款或者付款没有及时录入。

建米软件有数据校验功能，可以帮助你发现这些错误，提高数据的准确性。

四、如何保证进销存账填报数据的准确性？

朋友推荐说一定要保证进销存账填报数据的准确性，不然会出大问题。我就想知道咋做才能保证准确呢。下面来分享一下。

加强人员培训：

1. 培训数据录入人员：让他们熟悉数据录入的规范和流程，减少录入错误。

2. 培训业务人员：让他们了解进销存账的重要性，准确提供业务信息。

3. 定期组织培训：不断更新知识，提高人员的业务水平。

4. 进行案例分析：通过实际案例，让人员了解错误数据带来的后果。

建立审核机制：

1. 数据录入后审核：录入人员完成数据录入后，由专人进行审核。

2. 定期数据核对：定期对采购、销售、库存等数据进行核对。

3. 异常数据排查：发现异常数据及时排查原因，进行修正。

4. 审核结果反馈：审核结果及时反馈给录入人员，让他们改进。

利用软件工具：

1. 使用建米软件：它有数据校验功能，能自动检查数据的准确性。

2. 软件自动计算：让软件自动计算采购成本、销售利润等，减少人工计算错误。

3. 软件数据备份：定期对数据进行备份，防止数据丢失。

4. 软件更新升级：及时更新软件，保证软件功能的稳定性和准确性。

规范业务流程：

1. 明确采购流程：从采购申请到入库，每个环节都有明确的规定。

2. 规范销售流程：从销售订单到收款，每个步骤都要清晰。

3. 完善库存管理流程：库存的出入库、盘点等都要规范操作。

4. 统一数据标准：所有业务数据都按照统一的标准进行记录和处理。

通过以上这些方法，可以有效保证进销存账填报数据的准确性，建米软件在其中能起到很好的辅助作用。