小老板用表格做进销存系统，和专业软件比到底咋样？

一、什么是进销存系统

简单来说，进销存系统就是管理企业进货、销售、库存这三个环节的一套体系。想象一下，你开了一家小超市，每天都有商品进货，有顾客来买东西，同时仓库里还得时刻知道每种商品还剩多少。这时候就需要一个系统来帮你记录这些信息，让你清楚地知道商品的流动情况，这就是进销存系统的作用。

进货环节：比如你从供应商那里进了一批饮料，就需要记录进了多少箱，每箱的价格是多少，什么时候进的货等等。

销售环节：当顾客来买饮料的时候，你要记录卖了多少瓶，每瓶卖了多少钱，是哪位顾客买的。

库存环节：随时了解仓库里饮料还剩下多少，有没有快过期的，需不需要再进货。

二、用表格做进销存系统的好处

其实用表格做进销存系统有不少好处呢。表格软件像 Excel 大家都比较熟悉，操作起来简单，不用专门去学复杂的软件。比如你是个小老板，平时也没太多时间去研究新软件，用表格就能轻松上手。

成本低：不用花钱去买专门的进销存软件，只要有电脑和表格软件就行。对于一些小店铺或者刚开始创业的人来说，能省不少钱。

灵活性高：你可以根据自己的需求随意修改表格的格式和内容。比如你发现原来的表格没有记录商品的保质期，就可以很方便地加上这一项。

三、准备工作

在开始用表格做进销存系统之前，得先做好一些准备工作。

确定表格软件：一般用 Excel 就可以，它功能强大，大多数人都会用。如果你习惯用 WPS 表格，也是没问题的。

整理商品信息：把你要管理的商品信息都整理出来，比如商品名称、规格、进价、售价等等。举个例子，如果你是卖文具的，就要把铅笔、橡皮、笔记本等商品的详细信息都列出来。

规划表格结构：想好表格要包含哪些内容，比如进货表、销售表、库存表。每个表要设置哪些列，像进货表可能要有进货日期、商品名称、数量、单价、供应商等列。

四、创建进货表

进货表主要是记录商品的进货信息。

表头设置：在表格的第一行设置表头，比如“进货日期”“商品名称”“规格”“数量”“单价”“供应商”等。这些信息能让你清楚地知道每一次进货的具体情况。

数据录入：每次进货的时候，就把相应的信息录入到表格里。比如 5 月 1 日进了 100 瓶矿泉水，每瓶进价 1 元，供应商是 XX 公司，就按照表头的顺序把这些信息填进去。

计算进货金额：可以在表格里设置公式，让它自动计算每次进货的总金额。比如在“金额”列输入“=数量单价”，这样就不用手动去算了，既方便又准确。

五、创建销售表

销售表用来记录商品的销售情况。

表头设计：设置“销售日期”“商品名称”“规格”“数量”“单价”“顾客”等表头。通过这些信息，你可以了解每个顾客买了什么商品，什么时候买的。

销售数据记录：顾客买东西的时候，及时把销售信息录入表格。比如 5 月 2 日有个顾客买了 5 瓶矿泉水，每瓶售价 2 元，就把这些信息填到对应的行里。

计算销售金额：和进货表一样，设置公式计算销售总金额。还可以统计每天或者每个月的销售总额，看看生意好不好。

六、创建库存表

库存表是进销存系统里很重要的一部分，它能让你随时了解商品的库存数量。

表头设置：有“商品名称”“规格”“期初库存”“进货数量”“销售数量”“期末库存”等。期初库存就是一开始仓库里有多少商品，期末库存就是经过一段时间的进货和销售后还剩下多少商品。

数据关联：库存表的数据要和进货表、销售表关联起来。比如“进货数量”可以从进货表中引用过来，“销售数量”从销售表中引用。这样当进货表和销售表的数据更新时，库存表的数据也会自动更新。

计算期末库存：期末库存的计算公式是“期末库存=期初库存+进货数量 - 销售数量”。在表格里设置好这个公式，就能实时了解商品的库存情况。当库存数量低于一定值时，就可以及时进货，避免缺货。

七、使用公式和函数优化表格

表格软件里有很多公式和函数可以帮助我们更好地管理进销存系统。

SUM 函数：可以用它来计算进货总额、销售总额等。比如在进货表中，用 SUM 函数可以快速算出一段时间内的总进货金额。

VLOOKUP 函数：这个函数很实用，当你在销售表中输入商品名称时，它可以自动从进货表中查找该商品的进价等信息。这样就不用重复输入相同的信息，提高了工作效率。

IF 函数：可以用 IF 函数来设置一些条件判断。比如当库存数量低于 10 时，表格自动显示“需补货”，提醒你及时进货。

八、建米软件推荐

虽然用表格可以做一个简单的进销存系统，但当业务量逐渐增大，表格管理可能会变得繁琐，数据容易出错。这时候可以试试建米软件，它能自动关联进货、销售和库存数据，实时更新库存信息，避免人工操作带来的误差，让你的进销存管理更加高效准确。

九、维护和更新表格

做好了进销存表格，还需要定期维护和更新。

数据检查：定期检查表格中的数据，看看有没有录入错误或者遗漏的信息。比如检查进货表和销售表中的数量和金额是否正确。

备份数据：重要的数据要定期备份，防止数据丢失。可以把表格保存到 U 盘或者云盘上。

根据业务调整表格：随着业务的发展，可能需要对表格的结构和内容进行调整。比如增加新的商品类别，或者修改表头的内容。

以上就是用表格做进销存系统的详细步骤和方法，希望能帮助你更好地管理商品的进销存情况。

常见用户关注的问题：

一、用表格做进销存系统难不难呀？

我听说好多人都想自己用表格做个进销存系统，但是又担心太难搞不定。其实我觉得吧，这事儿说难也难，说简单也简单，就看咱咋弄啦。下面咱就来唠唠这其中的门道。

1. 数据记录方面：用表格记录进销存数据，基本的操作就是输入、修改和查看。只要会用 Excel 之类的软件，把进货、销售和库存的信息填进去，这并不难。不过要是数据量特别大，再加上复杂的计算，可能就会有点头大。

2. 公式运用方面：要想让表格能自动计算库存数量、成本、利润这些，就得用到公式。对于熟悉公式的人来说，设置起来还算顺手；但要是对公式不太懂，就得花时间去学习和摸索了。

3. 数据安全方面：表格的数据安全相对比较弱，容易误删或者丢失。要是没有做好备份，辛苦记录的数据可能就没了。

4. 功能扩展方面：如果后续想给系统增加一些功能，比如生成报表、设置提醒之类的，用表格实现起来就比较麻烦。这时候可以考虑像建米软件这样专业的进销存系统，功能更强大，扩展也方便。

二、表格做的进销存系统能满足日常需求不？

朋友说他想用表格做个进销存系统来管理自己的小生意，就想知道能不能满足日常的需求。我觉得这得看咱的需求是啥样的。下面来仔细说说。

1. 简单记录需求：要是只是简单记录一下进货、销售和库存的数量，表格完全能胜任。咱可以把每一笔交易的信息都详细记录下来，随时查看。

2. 数据分析需求：表格也能做一些简单的数据分析，比如统计一段时间内的销售总量、各类商品的销售占比等。不过要是想进行更深入、复杂的数据分析，可能就有点力不从心了。

3. 多人协作需求：如果涉及到多人同时使用系统，表格的协作性就不太好。容易出现数据冲突、信息更新不及时等问题。而建米软件在多人协作方面就有优势，能保证数据的实时同步和准确性。

4. 业务拓展需求：当生意越做越大，业务越来越复杂，表格可能就无法满足需求了。像增加新的业务流程、对接其他系统等，表格很难实现。

三、用表格做进销存系统得注意些啥？

我就想知道，要是自己用表格做进销存系统，得注意些啥呢？毕竟这事儿也不能马虎。下面咱就来好好说说。

1. 表格设计方面：要合理设计表格的结构，把进货、销售、库存等信息分类清晰。每一列的标题要明确，这样方便后续的数据录入和查看。

2. 数据准确性方面：录入数据的时候一定要认真仔细，避免出现错误。一旦数据出错，后面的计算和分析都会受到影响。

3. 备份方面：定期对表格进行备份，防止数据丢失。可以把备份文件存到不同的地方，比如 U 盘、云盘等。

4. 权限设置方面：如果有多个人使用表格，要设置好不同的权限。比如有的人只能查看数据，有的人可以修改数据，避免误操作。建米软件在权限设置方面就很完善，能更好地保障数据安全。

四、表格做的进销存系统和专业软件比咋样？

假如你在纠结是用表格做进销存系统，还是用专业软件，那咱就来对比看看。我觉得各有各的好处，下面详细说说。

1. 功能方面：表格的功能相对比较基础，主要就是数据记录和简单计算。而专业的进销存软件，像建米软件，功能就丰富多了，有库存预警、报表生成、客户管理等功能。

2. 稳定性方面：表格容易出现卡顿、崩溃等问题，尤其是数据量很大的时候。专业软件经过了严格的测试和优化，稳定性更好。

3. 服务方面：使用表格基本没有什么服务可言。而专业软件有专业的售后团队，能及时解决我们遇到的问题。

4. 成本方面：用表格做进销存系统基本没有成本，只需要有软件就行。专业软件可能需要支付一定的费用，但从长远来看，能提高工作效率，带来更多的收益。