客户回款难，进销存中已结款和未结款咋处理才最省心？

一、进销存和结款的概念

咱们先来说说啥是进销存。简单来讲，进销存就是企业在经营过程中，商品的购进、销售和库存管理这一系列活动。购进就是把货物买进来，销售就是把货物卖出去，而库存就是还没卖出去，暂时存放在仓库里的货物。

结款呢，就是买卖双方完成交易后，支付货款的行为。已结款就是钱已经付了，交易彻底完成了；未结款就是货已经发了或者服务已经提供了，但钱还没收到，相当于对方还欠着咱们钱呢。

比如说，小张开了一家小超市，从供应商那里进了一批饮料，等把这批饮料卖出去后，他把货款付给供应商，这就是结款。要是小张资金周转有点困难，和供应商商量先拿货，过段时间再付款，那在没付款之前，这笔货款就属于未结款。

二、已结款的处理方法

财务记录

当一笔交易完成并且结款后，财务人员要及时做好记录。在会计账本上，要准确记录收入和支出的金额、时间、交易对象等信息。比如，一家服装店卖了一件衣服，收到顾客的钱后，要在账本上记录这笔收入是哪天收到的，顾客是谁，衣服的售价是多少。这样做的好处是方便后续的财务核算和查询，也能清楚地知道每一笔交易的情况。

发票处理

已结款后，发票的处理也很重要。如果是销售方，要给购买方开具正规的发票。发票上的信息要准确无误，包括商品名称、数量、单价、金额等。购买方拿到发票后，要妥善保管，作为报销或者记账的凭证。比如，小李的公司从供应商那里采购了一批办公用品，结款后供应商开具了发票，小李要把发票交给公司的财务部门，财务人员会根据发票进行账务处理。

档案留存

除了财务记录和发票，与交易相关的其他文件也要留存好，比如合同、订单、送货单等。这些文件可以作为交易的证据，万一以后出现纠纷，可以拿出来证明交易的真实性和合法性。就像小王的工厂和客户签订了一份销售合同，结款后，小王要把合同和相关的送货单等文件整理好，存放在专门的档案柜里，以备不时之需。

在处理已结款业务时，建米软件可以发挥很大的作用。它可以自动记录每一笔已结款交易的详细信息，包括财务数据、发票信息等，还能生成各种报表，方便企业进行财务分析和管理。有了建米软件，财务人员可以节省大量的时间和精力，提高工作效率。

三、未结款的处理方法

建立台账

对于未结款，企业要建立专门的台账。台账里要记录每一笔未结款的详细信息，比如客户名称、交易时间、交易金额、预计结款时间等。通过台账，企业可以清楚地知道哪些款项还没收回，以及每笔款项的具体情况。举个例子，小赵的贸易公司和很多客户有业务往来，他通过建立未结款台账，能随时了解每个客户的欠款情况，便于及时催款。

定期催款

建立台账后，要定期对未结款进行催款。催款的方式有很多种，可以通过电话、邮件、短信等方式提醒客户付款。在催款时，要注意语气和方式，既要让客户知道款项未结，又不能让客户感到不舒服。比如，小钱的公司有一笔货款到期未结，他先给客户发了一条礼貌的短信提醒，过了几天如果客户还没付款，再打电话沟通。

风险评估

对于长期未结款或者金额较大的未结款，企业要进行风险评估。评估客户的还款能力和信用状况，如果发现客户存在还款风险，要及时采取措施，比如停止供货、要求提供担保等。比如，小孙的企业和一个新客户有一笔较大的交易，款项一直未结，小孙通过调查发现该客户近期经营状况不佳，他就及时和客户沟通，要求客户提供担保，否则停止后续的合作。

四、已结款和未结款处理中的注意事项

数据准确性

无论是已结款还是未结款的处理，数据的准确性都非常重要。财务人员要仔细核对每一笔交易的数据，确保记录的信息准确无误。如果数据不准确，可能会导致财务报表失真，影响企业的决策。比如，小周在记录一笔已结款交易时，把金额写错了，这可能会导致企业的利润计算出现偏差。

合规性

在处理结款业务时，要遵守相关的法律法规和财务制度。比如，发票的开具要符合税务规定，财务记录要按照会计准则进行。如果违反了相关规定，企业可能会面临税务处罚等风险。就像小吴的公司在开具发票时没有按照规定填写信息，结果被税务部门查出，受到了罚款的处罚。

沟通协调

企业内部各部门之间要做好沟通协调。比如，销售部门和财务部门要及时沟通未结款的情况，销售部门可以提供客户的相关信息，帮助财务部门更好地进行催款工作。企业和客户之间也要保持良好的沟通，及时解决结款过程中出现的问题。比如，小郑的公司销售部门和财务部门沟通不畅，导致一笔未结款没有及时催款，差点给企业造成损失。

以上就是关于进销存中已结款和未结款处理的一些方法和注意事项，希望能对大家有所帮助。在实际操作中，企业可以根据自身的情况选择合适的处理方式，同时合理利用像建米软件这样的工具，提高工作效率和管理水平。

常见用户关注的问题：

一、进销存里已结款的单据怎么查询？

我听说好多做进销存管理的朋友，都愁着咋找那些已经结款的单据。我就想知道，要是能快速查到这些单据，工作效率肯定能提高不少。接下来咱们就聊聊这事儿。

1. 系统菜单查找：一般在进销存软件的主菜单里，会有专门的财务或者结算模块。在这个模块中，往往会有已结款单据查询的选项，就像在一个大仓库里，这个模块就是专门放已结款单据的小房间。

2. 筛选功能利用：大多数软件都有筛选功能。你可以根据日期、客户、订单编号等条件进行筛选。比如你只看某个月和某个客户的已结款单据，就把日期和客户信息输进去筛选，这样找起来就快多了。

3. 单据状态标记：已结款的单据通常会有特定的状态标记，像“已结算”“已付款”之类的。你在查询的时候，按照这个状态标记去搜索，就能把已结款单据都揪出来。

4. 报表查看：有些进销存软件会生成各种报表，比如财务报表、销售报表等。在这些报表里，也能找到已结款单据的相关信息。建米软件在这方面就做得不错，它的报表功能很强大，能方便地查看已结款单据。

5. 数据导出分析：要是你需要更详细地分析已结款单据，可以把数据导出来，用 Excel 等工具进行进一步处理。这样你就能更清晰地看到各种数据之间的关系。

二、未结款的订单怎么提醒客户付款？

朋友说，碰到那些未结款的订单，催客户付款可真是个头疼事儿。要是能有个好办法提醒客户，既不得罪人，又能把款收回来就好了。下面就说说几种提醒的方法。

1. 短信提醒：可以编辑一条礼貌又简洁的短信，告知客户订单的未结款情况，比如订单编号、金额、应付款日期等。短信内容要友好，别让客户觉得你在逼他。

2. 邮件提醒：邮件可以详细一些，除了基本的订单信息，还可以附上订单的明细、发票等。这样客户能更清楚地了解情况。建米软件可以方便地导出订单相关信息，用于邮件提醒。

3. 电话沟通：打个电话和客户聊一聊，态度要诚恳。问问客户未付款的原因，是有什么问题还是忘记了。说不定客户真的是忙忘了，你一提醒就付款了。

4. 系统消息推送：如果使用的进销存软件有消息推送功能，也可以通过系统给客户发送提醒。这样客户在登录系统的时候就能看到提醒。

5. 定期催款计划：制定一个定期催款计划，比如每隔一段时间就提醒一次。这样既能让客户知道你在关注这件事，又不会让客户觉得太频繁而反感。

三、已结款和未结款的数据对财务报表有啥影响？

我想知道，已结款和未结款的数据在财务报表里到底扮演着啥角色。这两者的数据情况肯定会影响到财务报表的准确性和真实性。下面就来分析分析。

1. 资产负债表：已结款的数据会增加企业的现金或者银行存款等资产项目。而未结款的数据，如果是应收账款，就会体现在资产负债表的应收账款项目中。应收账款过多，可能会影响企业的资金流动性。

2. 利润表：已结款的销售业务会确认收入，直接影响利润表中的营业收入。未结款的业务虽然也确认收入，但如果存在坏账风险，可能需要计提坏账准备，从而影响利润。

3. 现金流量表：已结款的数据会反映在现金流量表的经营活动现金流入中。未结款的数据暂时不会产生现金流入，只有当款项收回时才会体现。

4. 财务指标分析：已结款和未结款的数据比例会影响一些财务指标，比如应收账款周转率。建米软件能准确记录这些数据，帮助企业更好地分析财务指标。

5. 决策依据：财务报表是企业决策的重要依据。已结款和未结款的数据情况能让企业管理者了解资金的回笼情况，从而合理安排资金和制定经营策略。

四、进销存系统里已结款和未结款数据能修改吗？

朋友推荐说，在使用进销存系统的时候，有时候会碰到数据需要修改的情况。我就想知道，已结款和未结款的数据能不能修改呢？下面就来探讨一下。

1. 已结款数据修改：一般来说，已结款的数据修改比较谨慎。因为已结款意味着业务已经完成结算，修改可能会影响财务的准确性。如果确实需要修改，可能需要经过严格的审批流程。

2. 未结款数据修改：未结款的数据相对来说修改会容易一些。比如订单金额、付款日期等信息可能会因为各种原因需要调整。在系统中一般有相应的修改功能。

3. 修改权限设置：为了保证数据的安全性和准确性，进销存系统会设置不同的修改权限。只有具有相应权限的人员才能进行数据修改。建米软件在权限设置方面做得很细致，能有效防止数据被随意修改。

4. 数据修改记录：系统会记录数据的修改情况，包括修改时间、修改人员、修改内容等。这样可以方便追溯和审计。

5. 影响后续业务：无论是已结款还是未结款数据的修改，都可能会影响到后续的业务流程和财务处理。所以在修改之前，要充分考虑可能带来的影响。