如何用 excel 制作可扫码的进销存？快速上手的方法有哪些？

一、什么是进销存及扫码的好处

在咱们日常的生意经营中，不管是开个小超市，还是经营一家小工厂，都会涉及到进货、销售和库存管理，这就是所谓的进销存。简单来说，进货就是把商品采购回来，销售就是把商品卖出去，库存就是还剩下多少商品。

使用扫码功能管理进销存的好处可多了： - 提高效率：举个例子，在超市结账的时候，如果收银员手动输入商品的价格和名称，那速度肯定很慢，队伍都要排老长老长了。但要是用扫码枪一扫，商品信息立马就出来了，结账速度大大提高。 - 减少错误：手动记录商品信息，很容易出现录入错误的情况，比如把数字写错。但扫码就不会有这个问题，只要扫码枪能识别，信息就是准确无误的。 - 便于统计分析：扫码后的数据可以直接进入系统，方便我们随时查看商品的销售情况、库存数量等，为我们的经营决策提供依据。

二、准备工作

在开始用 Excel 制作可扫码的进销存系统之前，我们需要做一些准备工作。

硬件方面： - 扫码枪：这是必不可少的工具，市面上扫码枪的种类很多，价格也不一样。一般来说，普通的扫码枪价格在几十元到几百元不等。我们可以根据自己的需求和预算来选择。 - 电脑：用来安装 Excel 软件和处理数据。

软件方面： - Excel 软件：建议使用 Excel 2010 及以上版本，功能更强大。 - 条形码生成软件：如果商品没有自带条形码，我们就需要自己生成。网上有很多免费的条形码生成软件，比如 Barcode Generator 等。

三、创建 Excel 进销存表格

接下来，我们就开始创建 Excel 进销存表格。

基础表格框架： - 商品信息表：在 Excel 中新建一个工作表，命名为“商品信息表”。表头可以设置为“商品编号”“商品名称”“规格型号”“单位”“进价”“售价”“条形码”等。这里的商品编号要保证唯一性，方便后续管理。 - 进货记录表：再新建一个工作表，命名为“进货记录表”。表头设置为“日期”“商品编号”“商品名称”“进货数量”“进货单价”“进货金额”等。 - 销售记录表：同样新建一个工作表，命名为“销售记录表”。表头设置为“日期”“商品编号”“商品名称”“销售数量”“销售单价”“销售金额”等。 - 库存表：最后新建一个工作表，命名为“库存表”。表头设置为“商品编号”“商品名称”“期初库存”“进货数量”“销售数量”“期末库存”等。

公式设置： - 在库存表的“进货数量”列，我们可以使用 SUMIF 函数来统计该商品在进货记录表中的总进货数量。比如，在库存表的 B2 单元格（假设 B 列是商品编号），我们可以输入公式“=SUMIF(进货记录表!B:B,B2,进货记录表!D:D)”，其中“进货记录表!B:B”表示进货记录表的商品编号列，“B2”表示当前库存表的商品编号，“进货记录表!D:D”表示进货记录表的进货数量列。 - 在库存表的“销售数量”列，使用同样的方法，用 SUMIF 函数统计该商品在销售记录表中的总销售数量。 - 在库存表的“期末库存”列，输入公式“=期初库存+进货数量-销售数量”，这样就可以自动计算出每个商品的期末库存数量。

四、生成条形码

如果商品没有自带条形码，我们就需要自己生成。

使用条形码生成软件： - 打开条形码生成软件，选择合适的条形码类型，比如常见的 EAN - 13 码。 - 输入商品编号或其他需要编码的信息，点击生成按钮，就可以得到条形码图片。 - 将生成的条形码图片保存到本地电脑。

将条形码插入到 Excel 表格中： - 回到 Excel 的商品信息表，点击需要插入条形码的单元格。 - 点击“插入”菜单，选择“图片”，找到刚才保存的条形码图片，插入到单元格中。 - 调整条形码图片的大小，使其适合单元格。

五、实现扫码功能

有了条形码，我们就可以实现扫码功能了。

连接扫码枪： - 将扫码枪通过 USB 接口连接到电脑上。一般扫码枪连接后，就可以像键盘一样输入信息。 - 打开 Excel 表格，比如进货记录表，将光标定位到需要输入商品编号的单元格。 - 用扫码枪扫描商品的条形码，条形码对应的信息就会自动输入到单元格中。

数据自动关联： - 当我们扫描商品条形码输入商品编号后，利用 VLOOKUP 函数可以自动填充商品名称、进价、售价等信息。比如，在进货记录表的“商品名称”列，输入公式“=VLOOKUP(B2,商品信息表!B:C,2,FALSE)”，其中“B2”是当前单元格的商品编号，“商品信息表!B:C”表示商品信息表的商品编号列和商品名称列，“2”表示返回第二列（即商品名称列）的数据，“FALSE”表示精确匹配。

六、建米软件的推荐

虽然用 Excel 可以制作简单的进销存系统，但在实际使用中，可能会遇到一些问题，比如数据安全性不高、功能有限等。这时候，可以试试建米软件。建米软件有专业的进销存管理模块，能实现数据的实时同步和安全存储，还具备强大的统计分析功能，能帮助我们更高效地管理进销存业务。

七、日常维护和优化

做好了 Excel 进销存表格并实现了扫码功能后，日常的维护和优化也很重要。

数据定期备份： - 定期将 Excel 文件保存到不同的存储设备上，比如移动硬盘、云盘等。防止电脑出现故障导致数据丢失。比如，每周五下班前，把本周的进销存数据文件备份到移动硬盘上。

表格优化： - 根据实际使用情况，对表格的格式和公式进行优化。比如，如果发现某些列的数据不需要了，可以删除；如果某个公式计算结果不准确，及时调整公式。 - 可以添加一些条件格式，让数据更直观。比如，当库存数量低于某个值时，单元格自动变成红色，提醒我们及时补货。

以上就是用 Excel 制作可扫码的进销存系统的详细步骤和相关注意事项，希望能帮助大家更好地管理自己的生意。

常见用户关注的问题：

一、如何用 Excel 制作可扫码的进销存系统？

我就想知道啊，现在很多人都想自己用 Excel 做个能扫码的进销存系统，这听起来就挺厉害的。我觉得这样能方便好多，不用再手动记录那些数据了。

准备工作方面： - 得先有 Excel 软件，最好是比较新的版本，功能更全嘛。 - 还需要扫码枪，这是实现扫码功能的关键工具。 - 要有一定的 Excel 基础操作知识，不然连表格都不会建可就麻烦了。 - 对进销存的业务流程得有个大概的了解，知道进货、销售、库存这些环节是怎么回事。

创建表格结构时： - 要设置好表头，像商品名称、规格、进货日期、销售日期、库存数量这些都得有。 - 可以根据实际业务需求，划分不同的工作表，比如进货表、销售表、库存表。 - 给每个工作表设置好相应的列宽和行高，让表格看起来整齐。 - 对一些重要的数据列，可以设置数据验证，防止输入错误的数据。

实现扫码功能： - 把扫码枪连接到电脑上，进行简单的设置，让它能和 Excel 配合使用。 - 可以利用 Excel 的宏功能，编写一些代码，让扫码枪扫到的信息自动录入到表格里。 - 测试扫码功能，看看扫出来的数据能不能准确无误地显示在表格中。 - 如果出现扫码错误或者数据录入不准确的情况，要及时排查问题。

后续维护与优化： - 定期检查表格中的数据，看看有没有错误或者异常。 - 根据实际业务的变化，对表格结构和功能进行调整。 - 可以考虑使用建米软件来辅助管理，它能提供更强大的数据分析和管理功能。 - 不断学习 Excel 的高级功能，进一步优化这个可扫码的进销存系统。

二、可扫码的 Excel 进销存系统有什么优势？

朋友说现在可扫码的 Excel 进销存系统可火了，我就挺好奇它到底有啥优势。我觉得既然这么多人关注，肯定有它独特的地方。

提高工作效率方面： - 扫码录入数据比手动输入快多了，能节省大量的时间。 - 减少了人工输入的错误，提高了数据的准确性。 - 可以快速完成进货、销售和库存的记录，不用再慢慢翻账本。 - 员工能把更多的时间花在其他重要的工作上，而不是一直埋头输入数据。

数据实时性好： - 扫码后数据能马上更新到系统中，随时都能看到最新的库存情况。 - 方便管理人员及时做出决策，比如补货、促销等。 - 可以实时监控商品的进出情况，防止出现缺货或者积压的问题。 - 对于销售数据的实时掌握，有助于调整销售策略。

便于数据分析： - Excel 有强大的数据分析功能，可以对进销存数据进行各种统计和分析。 - 能生成各种报表，如销售报表、库存报表等，直观地展示业务情况。 - 通过分析数据，发现销售的高峰期和低谷期，合理安排库存。 - 可以对比不同时间段的销售数据，找出业务的发展趋势。

成本较低： - 只需要有 Excel 软件和扫码枪，不需要花费大量的资金购买专业的进销存软件。 - 对于一些小型企业或者个体商户来说，是一种经济实惠的选择。 - 维护成本也比较低，不需要专门的技术人员来管理。 - 可以根据自己的需求进行定制，不需要为一些用不到的功能付费。建米软件也有不同的版本和收费模式，可以根据实际情况选择是否使用。

三、使用 Excel 制作可扫码进销存系统会遇到哪些问题？

我听说用 Excel 做可扫码的进销存系统会遇到不少问题，我就想知道到底是哪些问题。感觉自己做系统肯定不会那么顺利。

技术方面的问题： - 扫码枪和 Excel 的兼容性可能不好，扫出来的数据不能正确录入。 - 编写宏代码对于很多人来说有难度，容易出现代码错误。 - Excel 的版本不同，功能和操作方法也有差异，可能会导致一些功能无法实现。 - 数据量过大时，Excel 的运行速度会变慢，影响使用体验。

数据管理问题： - 数据容易丢失，如果电脑出现故障或者误操作，可能会导致数据丢失。 - 数据的安全性不高，容易被他人篡改或者泄露。 - 难以对数据进行有效的备份和恢复，一旦数据丢失，可能会造成很大的损失。 - 数据的一致性难以保证，不同工作表之间的数据可能会出现不一致的情况。

功能局限性问题： - Excel 的功能毕竟有限，对于一些复杂的业务流程，可能无法很好地支持。 - 缺乏一些高级的管理功能，如权限管理、预警功能等。 - 不能实现多用户同时操作，不利于团队协作。 - 报表的样式和格式比较固定，难以满足个性化的需求。建米软件在这些方面可能会有更好的表现，可以弥补 Excel 的不足。

维护和更新问题： - 随着业务的发展，需要不断对系统进行维护和更新，这对于非专业人员来说有难度。 - 每次更新都可能会出现新的问题，需要花费时间去解决。 - 很难跟上业务变化的速度，可能会导致系统无法满足实际需求。 - 没有专业的技术支持，遇到问题时解决起来比较困难。

四、有没有适合与 Excel 可扫码进销存系统搭配使用的软件？

朋友推荐说可以找一些软件和 Excel 可扫码进销存系统搭配使用，我就挺感兴趣的。我想知道这样搭配起来是不是能让系统更强大。

财务管理软件： - 可以和 Excel 进销存系统的数据进行对接，实现财务数据和业务数据的一体化管理。 - 方便进行成本核算、利润分析等财务管理工作。 - 能生成专业的财务报表，为企业的决策提供更准确的财务信息。 - 可以对资金的流动进行监控，确保企业的资金安全。建米软件在财务管理方面也有一定的优势，可以考虑将其与 Excel 系统搭配。

客户关系管理软件： - 记录客户的信息和购买历史，有助于进行精准营销。 - 可以对客户进行分类管理，提高客户服务的质量。 - 跟踪客户的反馈和需求，及时调整销售策略。 - 与 Excel 进销存系统结合，更好地了解客户的购买习惯和需求。

数据分析软件： - 对 Excel 中的进销存数据进行更深入的分析，挖掘数据背后的价值。 - 能生成各种可视化的图表，让数据更加直观易懂。 - 发现数据中的潜在规律和趋势，为企业的发展提供参考。 - 可以进行数据预测，帮助企业提前做好准备。

库存管理软件： - 对库存进行更精细化的管理，实时监控库存的数量和位置。 - 实现自动补货功能，避免出现缺货的情况。 - 可以对库存进行盘点，确保库存数据的准确性。 - 与 Excel 进销存系统协同工作，提高库存管理的效率。