外账进销存电子表模板咋做？成本敏感者选它能节省多少成本？

一、外账进销存电子表模板概述

外账进销存电子表模板是企业用于记录和管理外部账务中商品或材料的购进、销售和库存情况的重要工具。简单来说，就好比一个账本，详细记录着企业的货物流动情况。想象一下，一家小超市每天都会有商品进货，也会有顾客购买商品，通过这个模板，就能清楚知道每种商品进了多少、卖了多少，还剩下多少。

使用外账进销存电子表模板，能让企业的财务管理更加清晰和高效。它可以帮助企业及时掌握库存数量，避免出现缺货或积压的情况。比如，一家服装店，如果不能及时了解库存情况，可能会出现顾客想买的衣服没货，而一些款式却积压在仓库里的尴尬局面。

二、准备工作

明确需求和目的

在开始制作模板之前，要先明确自己的需求和目的。不同的企业，需求可能会有所不同。比如，一家生产型企业，可能更关注原材料的购进和产品的销售；而一家贸易公司，可能更注重商品的采购和销售环节。要根据企业的实际情况，确定模板需要记录哪些信息，比如商品名称、规格、数量、单价、金额等。

选择合适的软件

常见的制作电子表的软件有 Excel、WPS 表格等。这些软件功能强大，操作相对简单，很适合用来制作外账进销存电子表模板。以 Excel 为例，它有丰富的函数和工具，可以方便地进行数据计算和分析。如果你对软件操作不太熟悉，也可以选择一些在线表格工具，它们操作更加简单，而且可以多人同时协作编辑。

三、设计表头

基本信息表头

表头是电子表的重要组成部分，它决定了表格要记录哪些信息。要设计基本信息表头，包括日期、商品名称、规格型号、单位等。日期可以记录业务发生的时间，方便后续查询和统计。商品名称和规格型号能准确区分不同的商品，单位则用于统一计量。比如，在记录水果进货时，单位可以是“千克”。

进销存相关表头

除了基本信息表头，还要设计与进销存相关的表头，如进货数量、进货单价、进货金额、销售数量、销售单价、销售金额、库存数量等。这些表头可以清晰地反映商品的购进、销售和库存情况。举个例子，一家文具店，通过记录每一种文具的进货数量和销售数量，就能算出当前的库存数量。

四、设置数据格式

数字格式设置

为了让数据更加清晰和规范，需要设置合适的数据格式。对于金额数据，一般设置为货币格式，这样可以自动显示货币符号和小数点位数。比如，在 Excel 中，可以通过右键点击单元格，选择“设置单元格格式”，然后在“数字”选项卡中选择“货币”格式。对于数量数据，可以设置为整数格式，避免出现小数。

日期格式设置

日期格式也很重要，要统一设置为一种格式，方便数据的查询和统计。常见的日期格式有“年/月/日”“年 - 月 - 日”等。在 Excel 中，可以通过同样的“设置单元格格式”方法，在“数字”选项卡中选择“日期”格式，然后选择自己需要的日期样式。

五、建立计算公式

进货金额计算公式

进货金额等于进货数量乘以进货单价。在电子表中，可以使用公式来自动计算进货金额。比如，在 Excel 中，如果进货数量在 B 列，进货单价在 C 列，进货金额在 D 列，那么在 D 列的第一个单元格中输入“=B1C1”，然后向下拖动填充柄，就可以自动计算出每一行的进货金额。

销售金额计算公式

销售金额的计算方法和进货金额类似，等于销售数量乘以销售单价。同样在 Excel 中，按照上述方法设置公式，就能自动计算销售金额。这样可以大大提高计算效率，减少人工计算的错误。

库存数量计算公式

库存数量等于上一期的库存数量加上本期的进货数量减去本期的销售数量。在电子表中，可以通过设置公式来自动更新库存数量。比如，在 Excel 中，假设上一期库存数量在 E 列，本期进货数量在 B 列，本期销售数量在 F 列，库存数量在 G 列，那么在 G 列的第一个单元格中输入“=E1+B1 - F1”，然后向下拖动填充柄，就可以自动计算出每一行的库存数量。

六、数据录入与验证

数据录入

在设计好模板和设置好公式后，就可以开始录入数据了。录入数据时要认真仔细，确保数据的准确性。比如，在录入商品名称时，要写清楚全称，避免出现错别字或简称不一致的情况。录入数量和单价时，要注意单位的统一。

数据验证

为了保证数据的准确性，可以设置数据验证规则。比如，设置进货数量和销售数量必须为正数，避免录入负数。在 Excel 中，可以通过“数据验证”功能来设置这些规则。当录入的数据不符合规则时，会弹出提示框，提醒用户重新录入。

七、添加图表与分析

图表制作

为了更直观地展示进销存数据，可以添加图表。常见的图表有柱状图、折线图等。比如，用柱状图可以直观地比较不同商品的进货数量和销售数量；用折线图可以展示库存数量随时间的变化趋势。在 Excel 中，选中要制作图表的数据，然后点击“插入”菜单，选择合适的图表类型，就可以快速制作出图表。

数据分析

通过对进销存数据的分析，可以发现企业经营中的问题和趋势。比如，分析哪些商品的销售情况好，哪些商品的库存积压严重。根据分析结果，企业可以调整采购策略和销售策略。例如，如果发现某种商品的库存一直居高不下，就可以考虑减少进货量或者加大促销力度。

八、模板的优化与维护

定期检查与更新

随着企业业务的发展和变化，外账进销存电子表模板也需要定期检查和更新。比如，当企业增加了新的商品种类，就需要在模板中添加相应的商品信息；当商品的规格或单位发生变化时，也要及时更新模板。

安全备份

为了防止数据丢失，要定期对电子表模板进行安全备份。可以将模板保存到外部硬盘、云盘等存储设备中。也要注意模板的安全性，设置访问密码，防止数据泄露。

在制作和使用外账进销存电子表模板的过程中，如果遇到数据处理复杂、分析难度大等问题，可以试试建米软件。它能自动处理大量数据，快速生成准确的报表和分析图表，帮助企业更高效地管理外账进销存。以上就是关于外账进销存电子表模板制作的一些方法和要点，希望能对大家有所帮助。

常见用户关注的问题：

一、外账进销存电子表模板有免费的吗？

我听说好多人都想找免费的外账进销存电子表模板，毕竟能省一笔钱嘛。我就想知道这免费的模板到底靠不靠谱呢。下面就来唠唠。

网上资源多：在一些办公资源网站、论坛，有不少用户分享免费的外账进销存电子表模板。比如在知名的办公资源网，经常有网友上传自己用过的模板。

功能有局限：免费模板可能功能上没那么完善，也许只有基本的记录功能，像复杂的数据分析、报表生成就做不到。

安全性问题：免费模板可能存在安全隐患，比如携带病毒、恶意软件等，会影响电脑安全。

更新不及时：免费模板一般没人维护更新，会计准则、税务政策变了，模板可能就不适用了。而建米软件有专业团队维护，能及时更新，保证模板和政策同步。

个性化难满足：不同企业业务不同，免费模板不一定能满足个性化需求。

二、外账进销存电子表模板能自己修改吗？

朋友说自己想根据公司业务改改外账进销存电子表模板，我就很好奇，这到底能不能改呢。下面来详细说说。

操作难度：如果有一定的 Excel 基础，修改简单的模板还是可以的。比如调整列宽、修改表头这些小操作。

数据结构：要是涉及到数据结构的修改，像改变数据存储方式、增加计算逻辑，就比较难了。

公式调整：模板里有很多公式，修改时要小心，不然公式出错，数据就不准了。

版本兼容：不同版本的 Excel 对模板的支持可能不同，修改后可能在其他版本打不开。建米软件能避免版本兼容问题，让模板在不同环境都能正常使用。

专业指导：如果自己不会改，可以找专业人士帮忙，或者参考网上教程。

三、外账进销存电子表模板和软件哪个好？

我想知道外账进销存电子表模板和软件到底哪个更适合企业呢。下面来分析分析。

功能方面：软件功能更强大，除了基本的进销存记录，还能做财务分析、税务申报等。而模板功能相对单一。

数据安全：软件有专业的安全防护机制，能防止数据丢失、泄露。模板就靠自己保存，容易出问题。

操作便捷：软件操作更方便，有直观的界面和引导。模板需要一定的 Excel 基础。

成本投入：模板免费或低成本，软件可能要付费购买。但从长期看，软件能提高效率，节省人力成本。建米软件性价比就很高，功能多还不贵。

更新维护：软件有专业团队更新维护，模板基本靠自己。

四、外账进销存电子表模板能和财务软件对接吗？

朋友推荐说要是外账进销存电子表模板能和财务软件对接就方便多了，我就下到底能不能实现。下面来探讨探讨。

技术可行：从技术角度，很多财务软件支持数据导入导出，只要格式匹配，模板和软件对接是可行的。

格式要求：模板的数据格式要和财务软件要求一致，不然对接会出错。

数据准确性：对接过程中要保证数据准确，不然会影响财务报表。

软件兼容性：不同财务软件对接方式不同，要选兼容性好的。建米软件在对接方面做得不错，能和多种模板顺利对接。

后续维护：对接后要定期维护，确保数据同步。