出库单匹配进销存台账，在商贸企业中这么做能节省多少成本？

一、认识出库单和进销存台账

在开始聊出库单怎么匹配进销存台账之前，咱得先搞清楚啥是出库单，啥是进销存台账。

出库单：它就像是货物离开仓库的“通行证”。当公司把货物销售出去，或者把货物从一个仓库转移到另一个仓库，又或者是内部领用货物的时候，就会开出库单。出库单上一般会有货物的名称、规格、数量、出库日期、领用部门或者客户名称这些信息。比如说，小王的公司卖了一批电脑给客户，那仓库管理员就会开出一张出库单，上面写清楚电脑的型号、卖了多少台、什么时候出库的、是哪个客户买走的。

进销存台账：这可是记录企业货物进出情况的“大账本”。它详细记录了每一笔货物的进货、销售和库存情况。进货的时候，会登记进货的时间、数量、价格；销售的时候，会登记销售的时间、数量、价格；通过这个台账，企业能随时知道自己还有多少库存货物。就好比小李开了一家小卖部，他每天把进了多少饮料、卖了多少饮料都记在这个台账上，这样他心里就清楚还有多少饮料存货。

二、匹配前的准备工作

要让出库单和进销存台账完美匹配，准备工作可不能少。

整理出库单：先把一段时间内的出库单都收集起来，检查这些出库单是不是完整的。看看有没有填写不规范的地方，比如货物名称写错了、数量没写清楚。要是发现有问题，就得赶紧找相关人员核对清楚。举个例子，小张在整理出库单的时候，发现有一张出库单上的货物数量模糊不清，他就及时联系了当时办理出库的同事，重新确认了数量。

检查进销存台账：看看台账的记录是不是准确、完整。检查有没有漏记或者重复记录的情况。有时候，录入人员可能会不小心把一笔进货记录重复录入了，这就会导致台账数据不准确。比如小赵在检查台账的时候，发现有两笔相同日期、相同数量的进货记录，经过核实，原来是录入错误，他就把重复的那笔记录删掉了。

统一数据格式：出库单和进销存台账上关于货物的信息，格式要统一。比如说，货物名称的写法要一致，不能一个写“苹果手机”，一个写“iPhone”。还有日期的格式，也要统一，要么都用“年/月/日”，要么都用“月/日/年”。这样在匹配的时候才不会因为格式问题出现错误。

三、匹配的方法和步骤

接下来就是关键的匹配环节了，有几种不同的方法可以采用。

按日期匹配：这是最常用的方法之一。先按照出库单上的日期，在进销存台账里找到对应的日期范围。然后对比这个日期内出库单上的货物和台账里记录的销售货物是不是一样。比如，小孙发现出库单上显示 5 月 10 日出库了 10 箱牛奶，他就在进销存台账里找到 5 月 10 日这一天的销售记录，看看是不是也有 10 箱牛奶的销售记录。如果有，那就说明匹配上了；要是没有，就得进一步查找原因，是不是录入时间有偏差，或者是其他情况。

按货物名称和规格匹配：不管日期，先根据出库单上的货物名称和规格，在进销存台账里搜索相同的货物。比如说，出库单上写的是“500 毫升装的可乐”，就在台账里找有没有“500 毫升装的可乐”的记录。如果找到了，再对比数量是否一致。要是数量也一样，那就匹配成功了。不过这种方法可能会比较耗时，尤其是当货物种类很多的时候。

批量匹配：如果出库单和进销存台账的数据都比较多，可以借助一些软件来进行批量匹配。现在有很多专门的进销存管理软件，能快速准确地完成匹配工作。比如建米软件，它可以把出库单的数据和进销存台账的数据导入进去，系统会自动进行对比和匹配，大大提高了工作效率，还能减少人工匹配可能出现的错误。

四、匹配过程中常见问题及解决办法

在匹配的过程中，难免会遇到一些问题，下面就来看看常见的问题和解决办法。

数量不一致：有时候出库单上的货物数量和进销存台账上记录的数量不一样。这可能是因为出库的时候实际发货数量和出库单填写的数量有偏差，也可能是台账录入错误。碰到这种情况，要先核对出库单和相关的发货记录，比如物流单据。如果是出库单填写错误，就修改出库单；如果是台账录入错误，就修改台账。例如，小刘发现出库单上写的是 20 个篮球，但是台账上记录的是 15 个，他通过查看物流单据，发现实际发货就是 20 个，原来是台账录入少了，他就把台账上的数量改成了 20 个。

货物信息不匹配：出库单和台账上的货物名称、规格等信息不一样。这可能是因为不同的人在记录的时候，习惯不同。这时候就得统一货物信息的标准。可以制定一个货物信息的规范表，以后大家都按照这个规范来记录。比如说，规范表上规定货物名称统一用“华为 P50 手机”，那就不能再写“华为 P50”或者其他类似的不规范名称。

找不到匹配记录：在台账里找不到和出库单对应的记录。这可能是因为出库单没有及时录入台账，或者是录入的时候分类错误。遇到这种情况，要先检查出库单的真实性和有效性。如果出库单是有效的，那就看看是不是录入人员遗漏了。要是遗漏了，就及时把出库单信息录入到台账里。比如，小陈在匹配的时候，发现一张出库单在台账里找不到对应记录，经过询问录入人员，才知道是当时录入的时候不小心漏掉了，他就赶紧把这张出库单的信息录入到了台账中。

五、匹配后的检查和总结

匹配完成后，还得做一些检查和总结的工作。

数据核对：再次核对匹配后的出库单和进销存台账的数据，确保所有的匹配都是准确无误的。可以随机抽取一些匹配记录，进行详细的检查。比如，小周随机抽取了 10 条匹配记录，仔细核对了货物名称、数量、日期等信息，确认都没有问题。

异常处理：对于匹配过程中发现的异常情况，要进行详细的记录和分析。看看这些异常是偶然出现的，还是存在一些系统性的问题。如果是系统性问题，就要及时采取措施进行改进。比如说，发现经常出现货物信息不匹配的问题，就要加强对员工的培训，提高他们对货物信息规范的认识。

经验总结：总结这次匹配工作的经验教训，看看哪些地方做得好，哪些地方还需要改进。可以把好的做法形成制度，以后继续沿用；对于存在的问题，制定相应的解决方案。这样在下次匹配的时候，就能做得更好。

以上就是关于出库单怎么匹配进销存台账的一些方法和要点，希望能对大家有所帮助。在实际操作中，要是觉得匹配工作比较繁琐，也可以试试建米软件，它能让匹配工作变得更轻松、更准确。

常见用户关注的问题：

一、出库单怎么匹配进销存台账

你问的这个“出库单怎么匹配进销存台账”可太实用啦！我想知道啊，很多做生意的朋友都得面临这个问题呢。要是匹配不好，那库存数据可就乱套啦。下面我就来好好说说。

确认单据信息：要看看出库单上的内容，像商品名称、规格、数量这些得和进销存台账里的一致。要是名称不一样，那匹配起来肯定会出问题。

建立对应关系：在台账里给每个商品都设置好对应的编码或者名称，这样出库单上的商品就能快速找到对应的台账记录。

录入数据：把出库单上的准确数据录入到进销存台账的相应位置，录入的时候可得仔细，别输错了。

定期核对：隔一段时间就得核对一下出库单和台账的数据，看看有没有出入。要是发现问题，能及时调整。

使用软件辅助：现在有很多像建米软件这样的进销存管理软件，能自动完成出库单和台账的匹配，既准确又高效。

二、出库单匹配进销存台账有什么作用

“出库单匹配进销存台账有什么作用”这个问题问得好啊！我听说，对于企业管理来说，这个匹配可重要着呢。下面我就给你唠唠。

保证库存数据准确：通过匹配，能让台账里的库存数据和实际出库情况一致，这样就能清楚知道库存还有多少。

便于成本核算：准确的出库数据能帮助企业算清楚成本，知道每个商品的成本支出，从而更好地控制成本。

提高工作效率：不用人工一个个去核对，节省了时间和精力，工作人员能把更多时间花在其他重要的事情上。

利于决策制定：企业管理者能根据准确的库存和出库数据，做出更合理的采购、销售等决策。

符合财务要求：财务部门在做报表和核算的时候，需要准确的出库数据，匹配好能满足财务的要求。建米软件在这方面就能很好地帮助企业完成数据匹配和财务管理。

三、出库单匹配进销存台账容易出现哪些问题

朋友说啊，“出库单匹配进销存台账容易出现哪些问题”这可是个让人头疼的事儿。我就想知道，这里面到底会有啥问题呢。下面我来分析分析。

数据录入错误：工作人员在录入出库单或者台账数据的时候，可能会输错商品名称、数量等信息，导致匹配不上。

单据不完整：出库单上的信息不完整，缺少关键内容，那在匹配台账的时候就会有困难。

商品编码不一致：出库单和台账里的商品编码不一样，就没办法准确对应起来。

数据更新不及时：出库单已经开了，但台账没有及时更新，这样也会造成数据不一致。

软件故障：要是使用软件来匹配，软件出现故障或者系统不稳定，也会影响匹配的准确性。建米软件在稳定性方面表现不错，能减少这类问题的发生。

四、如何提高出库单匹配进销存台账的准确性

假如你想提高“出库单匹配进销存台账的准确性”，那可是特别有必要的。下面我就给你支支招。

加强员工培训：让工作人员熟悉出库单和台账的操作流程，提高他们的业务水平，减少录入错误。

规范单据填写：制定统一的出库单填写规范，确保上面的信息完整、准确。

定期维护系统：要是使用软件，要定期对系统进行维护和更新，保证软件的正常运行。建米软件有专业的售后团队，能及时解决系统维护方面的问题。

严格审核制度：对出库单和台账数据进行严格审核，发现问题及时纠正。

建立反馈机制：让工作人员能及时反馈匹配过程中遇到的问题，以便及时解决。