企业远程签合同用电子签章，到底能节省多少成本？

一、电子签章与远程合同签署的基本概念

在数字化时代，远程办公、跨地区合作越来越普遍，企业之间签署合同要是还像以前一样面对面纸质签字盖章，那可太不方便了。这时候，电子签章就派上大用场啦。电子签章其实就是电子形式的印章，它能在电子文件上表明签署人的身份和签署意愿，就跟咱们平时用的实体印章作用差不多。

电子签章的法律效力：很多企业可能会担心电子签章有没有法律效力。其实，根据相关法律法规，可靠的电子签章和传统的实体印章具有同等的法律效力。比如在一些电商交易合同中，使用电子签章签署的合同同样受到法律保护。

远程合同签署的优势：远程合同签署能节省大量的时间和成本。举个例子，一家北京的企业和一家上海的企业谈成了合作，要是用传统方式签合同，双方代表得来回奔波，差旅费、时间成本都很高。而通过电子签章实现远程合同签署，双方在各自的办公室就能轻松完成合同签署，既高效又便捷。

二、选择合适的电子签章服务提供商

要通过电子签章实现远程合同签署，选对服务提供商很关键。市场上的电子签章服务提供商很多，质量也是参差不齐。

资质和信誉：要看服务提供商有没有相关的资质认证，比如《电子认证服务许可证》等。信誉也很重要，可以看看其他企业对它的评价和口碑。像一些知名的电子签章服务提供商，已经服务了很多大型企业，在行业内的口碑就比较好。

功能和稳定性：服务提供商提供的电子签章系统功能要齐全，比如要有身份认证、合同模板管理、签署记录查询等功能。系统的稳定性也很重要，不能动不动就崩溃或者出现卡顿现象。要是在签署合同的关键时刻系统出问题，那可就耽误事儿了。这里可以试试建米软件，它在电子签章系统的稳定性和功能方面表现出色，能满足企业多样化的远程合同签署需求。

价格和服务：价格也是企业要考虑的因素之一。不同的服务提供商收费标准不一样，企业要根据自己的预算来选择。还要看服务提供商的售后服务怎么样，要是在使用过程中遇到问题，能不能及时得到解决。

三、进行身份认证和注册

为了保证电子签章的安全性和有效性，在使用电子签章进行远程合同签署之前，需要进行身份认证和注册。

企业身份认证：企业要向电子签章服务提供商提供相关的证明材料，比如营业执照、法人身份证明等，服务提供商对这些材料进行审核，审核通过后企业才能获得电子签章的使用权限。

用户身份认证：企业内部的签署人员也需要进行身份认证。一般可以通过手机号码、身份证号码等方式进行认证。认证的目的是确保签署人员的身份真实可靠，防止他人冒用身份进行签署。

注册流程：完成身份认证后，企业和签署人员就可以进行注册了。注册过程一般比较简单，按照服务提供商的提示填写相关信息，设置登录密码等，就可以完成注册。注册成功后，企业和签署人员就可以登录电子签章系统，开始使用电子签章进行远程合同签署了。

四、制作和上传合同模板

有了电子签章和使用权限后，接下来就要制作和上传合同模板了。

合同模板的制作：企业可以根据自己的业务需求和合同类型，制作不同的合同模板。合同模板要包含合同的基本条款，比如双方当事人的信息、合同标的、数量、质量、价款、履行期限等。在制作合同模板时，要注意合同条款的合法性和准确性。

合同模板的上传：制作好合同模板后，企业可以将合同模板上传到电子签章系统中。上传的合同模板可以进行分类管理，方便企业在需要签署合同时快速找到相应的模板。电子签章系统还可以对上传的合同模板进行加密存储，保证合同模板的安全性。

合同模板的修改和更新：随着企业业务的发展和变化，合同模板可能需要进行修改和更新。企业可以在电子签章系统中对合同模板进行修改和更新，修改和更新后的合同模板可以及时应用到新的合同签署中。

五、发起和签署合同

一切准备工作就绪后，就可以发起和签署合同了。

发起合同：企业在电子签章系统中选择要签署的合同模板，填写合同的相关信息，比如合同金额、交货日期等。填写完成后，选择要发送的签署方，系统会自动将合同发送给签署方。

签署合同：签署方收到合同后，登录电子签章系统查看合同内容。如果对合同内容没有异议，就可以进行签署。签署时，签署方需要输入自己的身份认证信息，系统验证身份无误后，签署方就可以使用电子签章在合同上进行签署。签署完成后，系统会自动保存签署记录，包括签署时间、签署地点等信息。

合同的生效：双方都完成签署后，合同就正式生效了。电子签章系统会生成一份具有法律效力的电子合同，双方可以在系统中下载和查看电子合同。电子合同的存储和管理也很方便，企业可以随时在系统中查询和调阅合同。

六、合同的管理和存档

合同签署完成后，还需要进行管理和存档。

合同的分类管理：企业可以根据合同的类型、时间、客户等因素对合同进行分类管理。比如可以将合同分为销售合同、采购合同、租赁合同等。分类管理可以方便企业对合同进行查询和统计。

合同的存档：电子合同可以在电子签章系统中进行存档。存档的电子合同要进行加密存储，保证合同的安全性和完整性。企业还可以定期对存档的电子合同进行备份，防止数据丢失。

合同的查阅和审计：在需要查阅合同或者进行审计时，企业可以在电子签章系统中快速找到相应的合同。电子签章系统还可以提供合同的查阅记录和审计功能，方便企业对合同的使用情况进行监督和管理。

以上就是企业通过电子签章实现远程合同签署的一些基本步骤和方法。在实际操作过程中，企业可以根据自己的需求和实际情况进行调整和优化。希望这些内容能对企业有所帮助。

常见用户关注的问题：

一、电子签章在远程合同签署中有哪些优势？

我听说现在电子签章在远程合同签署里用得挺多的，我就想知道它到底有啥优势呢。下面就来详细说说。

高效便捷：传统合同签署可能需要双方来回邮寄合同，花费大量时间在路途上。而电子签章可以让双方随时随地通过网络完成合同签署，几分钟就能搞定，大大提高了签约效率。比如一家企业和外地的供应商谈好合作，用电子签章马上就能把合同签了，不用等文件来回折腾。

成本降低：不用打印大量纸质合同，也节省了邮寄费用。对于企业来说，长期下来能省下不少钱。而且也减少了人力成本，不用专门安排人去处理合同邮寄和保管等事宜。

安全性高：电子签章采用了先进的加密技术，能有效防止合同被篡改和伪造。每一次签署都有详细的记录，一旦出现纠纷，可以作为有力的证据。就像建米软件的电子签章系统，有严格的安全保障措施，确保合同的安全性。

环保节能：减少了纸张的使用，对环境更加友好。现在大家都倡导绿色办公，电子签章正好符合这个趋势。

管理方便：电子合同可以轻松存储和检索，企业可以通过电子系统快速找到需要的合同，方便进行合同管理和统计分析。

二、使用电子签章远程签署合同需要满足哪些条件？

朋友说他公司想用电子签章远程签合同，但是不知道要满足啥条件。我也挺好奇的，下面就来了解一下。

合法的电子签章：电子签章必须是经过合法授权和认证的，具有法律效力。一般需要通过第三方电子认证机构进行认证，确保签章的真实性和有效性。建米软件的电子签章就符合相关法律规定，能为企业提供合法有效的签章服务。

可靠的签署平台：要有一个稳定、安全的签署平台。这个平台要能保证合同数据的完整性和保密性，防止信息泄露。同时要操作简便，方便企业员工使用。

双方的意愿表达：签署双方必须明确表达自己愿意使用电子签章签署合同的意愿，并且对合同内容达成一致。不能存在强迫或者误解的情况。

网络环境：签署双方都需要有稳定的网络连接，这样才能顺利完成电子合同的传输和签署。如果网络不好，可能会导致签署过程中断或者出现错误。

身份认证：在签署前，需要对双方的身份进行准确认证，确保是本人在签署合同。可以通过多种方式进行身份验证，比如短信验证码、人脸识别等。

三、远程合同签署时如何确保电子签章的有效性？

假如你用电子签章签远程合同，肯定希望这个签章是有效的。我就想知道怎么确保它有效呢。下面来看看。

选择正规平台：要选择有资质、信誉好的电子签章平台。像建米软件这样的专业平台，有完善的技术和服务体系，能保证电子签章的有效性。平台会严格按照相关法律法规进行运营，对签章进行规范管理。

正确的签署流程：要按照规定的流程进行签署。一般包括身份认证、合同上传、签章添加等步骤。每个步骤都不能省略，要确保信息准确无误。比如在身份认证时，要提供真实有效的身份信息。

定期检查更新：电子签章的技术和相关法律法规都在不断发展变化。企业要定期对电子签章系统进行检查和更新，保证其符合最新的要求。这样才能避免因为技术过时或者法规变化导致签章无效。

保存签署记录：每次签署都要保存好相关记录，包括签署时间、地点、双方身份信息等。这些记录可以作为签章有效性的证明，一旦出现问题，可以随时查阅。

与第三方认证机构合作：借助第三方认证机构的专业服务，对电子签章进行认证和监督。第三方机构会对签章的合法性和有效性进行评估，提供专业的意见和保障。

四、电子签章远程合同签署后如何进行管理和存档？

朋友推荐说电子签章签合同很方便，但是签完之后怎么管理和存档呢？下面来探讨一下。

建立专门的管理系统：可以使用专业的合同管理软件，像建米软件就有这样的功能，它能对电子合同进行分类管理，方便查找和统计。可以按照合同类型、签署时间、客户等进行分类，让合同管理更加有序。

备份存储：为了防止数据丢失，要对电子合同进行定期备份。可以备份到云端或者外部存储设备上。比如企业可以把合同数据备份到专业的云存储平台，这样即使本地设备出现问题，也能保证合同数据的安全。

权限设置：对不同的人员设置不同的访问权限。只有相关的管理人员才能查看和修改合同信息，确保合同的保密性和安全性。比如财务人员可能只能查看与财务相关的合同条款。

定期清理：对于一些过期或者无用的合同，要及时进行清理。这样可以节省存储空间，提高管理效率。清理时要做好记录，以备后续查询。

数据统计分析：通过对电子合同数据的统计分析，可以了解企业的业务情况。比如分析不同时间段的签约数量、合作对象的分布等，为企业的决策提供依据。