人事物资台账进销存怎么做？成本敏感者几秒判断合不合适！

一、什么是人事物资台账进销存

人事物资台账进销存，简单来说，就是对人员、物品、事务相关物资的进入、销售（使用）和库存情况进行详细记录和管理。想象一下，你开了一家小超市，每天会有新的货物进货，也会有顾客来买东西，到了晚上你得知道还剩下多少货。这进货、卖货和存货的情况记录，就跟人事物资台账进销存有点类似。对于企业或者组织来说，做好这个台账能清楚知道各类物资的动态，合理安排资源，避免物资的浪费或者短缺。

二、前期准备工作

确定记录范围：要先明确哪些人、哪些事物涉及的物资需要记录。举个例子，一家建筑公司，人员方面可能是各个施工班组的员工；事物就是不同的建筑项目；物资包括建筑材料像水泥、钢材，还有施工工具等。把这些范围确定好，才能有针对性地去记录。

制定记录标准：这就好比给大家定个统一的“说话规则”。比如物资的名称，得有一个标准的叫法，不能这个员工叫“圆钢”，那个员工叫“钢筋棍”，这样会造成混乱。还有计量单位，是用千克、吨，还是件、个，都要规定清楚。

选择记录工具：可以用传统的纸质账本，优点是简单直接，随时能记录。但缺点也明显，容易丢失、损坏，查找起来也比较麻烦。现在更多人会选择电子表格，像 Excel，操作方便，还能进行简单的计算和数据分析。要是企业规模比较大，业务复杂，也可以试试专业的管理软件，比如建米软件，它能实现物资进销存的自动化管理，提高工作效率，减少人为错误。

三、进货记录

记录进货信息：当有物资进入的时候，要详细记录物资的名称、规格、数量、进货日期、供应商等信息。比如说进了一批电脑，要记清楚电脑的品牌、型号、台数，什么时候进的，是从哪个供应商那里采购的。这些信息能帮助我们对物资的来源进行追溯，如果出现质量问题，能及时找到供应商解决。

验收与核对：物资到货后，不能直接就记录入库，得进行验收。检查物资的数量对不对，质量有没有问题。比如进了一批水果，要看看有没有坏果，数量是不是和订单一致。核对无误后，才能正式记录到进货台账里。

更新库存数据：每完成一次进货记录，要及时更新库存数据。原来库存有 100 件物资，这次进货 50 件，那新的库存数量就是 150 件。这样能保证库存数据的实时性和准确性。

四、销售（使用）记录

记录销售（使用）信息：物资被销售出去或者被使用时，同样要做好记录。对于销售的物资，要记录销售日期、客户名称、销售数量、销售价格等；如果是企业内部使用的物资，要记录使用部门、使用人、使用数量、使用目的等。比如一家文具店，卖出去一支笔，要记清楚卖给了谁，什么时候卖的，多少钱一支。

审批与确认：在物资销售或者使用前，可能需要经过一定的审批流程。比如企业内部员工要领用办公用品，得先填写领用申请单，经过领导审批同意后才能领取。领用时，仓库管理人员要进行确认，确保领用信息准确无误。

再次更新库存数据：每有一次销售或者使用记录，就要相应地减少库存数量。还是上面的例子，原来库存 150 件物资，销售出去 20 件，那现在库存就变成 130 件了。这样能随时掌握库存的动态变化。

五、库存管理与盘点

设置安全库存：根据企业的实际情况和过往的经验，为每种物资设置一个安全库存水平。当库存数量低于这个水平时，就要及时补货，以免影响正常的业务开展。比如一家餐厅，每天平均用 10 斤大米，考虑到进货的时间和可能出现的突发情况，可以把大米的安全库存设置为 30 斤。

定期盘点：定期对库存物资进行盘点，就是实际去数一数、查一查仓库里到底有多少物资，然后和台账上的记录进行对比。一般可以按月、按季度或者按年进行盘点。如果发现实际库存和台账记录不一致，要找出原因，可能是记录错误，也可能是物资丢失、损坏等。

处理积压物资：在盘点过程中，可能会发现一些积压的物资，长时间没有销售或者使用。对于这些物资，要想办法进行处理。可以考虑降价促销、和供应商协商退货，或者在企业内部进行合理调配。比如一家服装店，有一批过季的衣服积压着，可以在换季的时候进行打折销售，尽快回笼资金。

六、数据分析与优化

分析进销存数据：定期对人事物资台账进销存的数据进行分析，能发现很多有价值的信息。比如分析物资的销售趋势，看看哪些物资销售得好，哪些销售得不好。还可以分析进货成本和销售利润，评估企业的经营效益。举个例子，通过分析发现某种商品在某个季节的销量特别高，那在这个季节来临之前就可以多进一些货。

优化进货策略：根据数据分析的结果，优化进货策略。如果某种物资的需求比较稳定，可以采用定期定量的进货方式；如果需求波动比较大，可以根据市场预测和销售数据灵活调整进货量。比如一家水果店，夏天西瓜的需求量大，可以每天多进一些西瓜；而冬天西瓜需求少，就少进一些。

完善管理流程：通过对进销存过程的不断分析和总结，发现管理流程中存在的问题和不足，及时进行完善。比如发现物资验收环节容易出现漏洞，就可以加强验收人员的培训，完善验收标准和流程。这样能提高整个进销存管理的效率和质量。

以上就是关于人事物资台账进销存怎么做的一些详细介绍，希望能帮助大家做好相关的管理工作。

常见用户关注的问题：

一、人事物资台账进销存需要用到哪些软件？

我听说现在做台账进销存很多人都会借助软件来提高效率，我就想知道有哪些软件比较适合人事物资台账的进销存管理呢。下面就来给大家介绍一下。

不同类型软件特点

专业进销存软件：这类软件功能很齐全，专门针对进销存业务设计。比如能精准记录物资的采购、销售和库存情况，还能对人员和事务进行一定的管理。像建米软件，它在人事物资台账管理方面就有出色的表现，操作相对简单，界面友好，很容易上手。

财务软件：部分财务软件也具备一定的进销存功能。它可以把物资的进销存数据和财务数据关联起来，方便进行成本核算和财务分析。不过它可能在人事物资的综合管理上不如专业的进销存软件那么细致。

办公软件：像 Excel 这种办公软件也能做简单的台账进销存。它的优点是大家比较熟悉，容易获取。但对于大规模的数据管理和复杂的业务流程，就显得力不从心了，而且容易出错。

云服务软件：云服务软件可以实现数据的实时共享和在线操作。无论你在哪里，只要有网络就能随时查看和更新人事物资台账。不过它对网络环境要求较高，而且存在一定的数据安全风险。

二、人事物资台账进销存的流程是怎样的？

朋友说做好人事物资台账进销存得清楚流程，我就一下具体是怎样的流程呢。下面就来详细说说。

物资采购阶段

需求确认：要明确需要采购哪些物资，这得根据实际的业务需求和库存情况来确定。比如生产部门需要某种原材料，就要及时反馈给采购部门。

供应商选择：选择合适的供应商很重要，要考虑价格、质量、交货期等因素。可以通过比较不同供应商的报价和口碑来做出选择。

采购下单：确定好供应商后，就可以下达采购订单，明确采购的物资名称、数量、价格等信息。

验收入库：物资到货后，要进行验收，检查数量和质量是否符合要求。验收合格后才能办理入库手续，更新库存台账。

物资销售阶段

客户订单处理：接到客户的订单后，要及时进行处理，确认订单的有效性和交货期。

库存查询：查询库存是否有足够的物资可以满足订单需求。如果库存不足，要及时安排补货。

发货出库：确认库存充足后，办理发货手续，将物资出库并更新库存台账。

收款结算：按照合同约定的方式和时间进行收款结算，完成销售流程。

三、如何保证人物资台账进销存数据的准确性？

我想知道在人事物资台账进销存管理中，怎么才能保证数据的准确性呢。这可是很关键的，数据不准确会影响很多决策。下面来分析一下。

人员培训方面

专业知识培训：对负责台账管理的人员进行专业知识培训，让他们熟悉人事物资台账进销存的业务流程和软件操作。比如建米软件就有详细的操作手册和培训课程，可以帮助员工更好地掌握软件使用。

责任心培养：要培养员工的责任心，让他们认识到数据准确的重要性。只有认真对待每一个数据录入和修改的环节，才能保证数据的准确性。

定期考核：定期对员工的数据录入准确性进行考核，对表现好的员工进行奖励，对出现错误较多的员工进行辅导和纠正。

制度规范方面

数据录入规范：制定严格的数据录入规范，明确数据的格式、单位和录入要求。比如日期的填写格式要统一，数量和金额的小数位数要规定好。

审核制度：建立数据审核制度，对录入的数据进行审核。审核人员要仔细核对数据的准确性和完整性，发现问题及时反馈和纠正。

备份制度：定期对人事物资台账进销存数据进行备份，防止数据丢失或损坏。备份数据要妥善保存，以便在需要时可以恢复。

技术手段方面

软件功能优化：选择功能强大、稳定性好的软件，如建米软件，它可以通过设置数据校验规则，自动检查数据的准确性。

自动化采集：采用自动化的数据采集设备，如扫码枪等，减少人工录入的误差。

数据监控：利用软件的监控功能，实时监控数据的变化情况，及时发现异常数据并进行处理。

四、人事物资台账进销存对企业有什么重要性？

朋友推荐我了解一下人事物资台账进销存对企业的重要性，我就想深入探究一下。下面就来详细说说。

成本控制方面

采购成本控制：通过准确的台账记录，可以了解物资的采购价格和数量，合理安排采购计划，避免过度采购和浪费，从而降低采购成本。

库存成本控制：掌握库存的实时情况，及时处理积压物资，减少库存占用资金，降低库存成本。

销售成本核算：准确记录物资的销售情况，可以进行精确的销售成本核算，为企业的定价策略提供依据。

决策支持方面

市场趋势分析：根据人事物资台账进销存的数据，可以分析市场的需求趋势，为企业的产品研发和市场拓展提供决策支持。

资源配置优化：了解人员和物资的使用情况，合理配置企业的资源，提高资源利用效率。

战略规划制定：通过对历史数据的分析和预测，为企业的战略规划制定提供参考，帮助企业制定更合理的发展目标。

运营管理方面

流程优化：根据台账数据发现业务流程中存在的问题，及时进行优化和改进，提高运营效率。

风险预警：通过对库存、销售等数据的监控，及时发现潜在的风险，如库存短缺、销售下滑等，提前采取措施进行防范。

绩效管理：以人事物资台账进销存数据为依据，对员工的工作绩效进行评估和考核，激励员工提高工作效率和质量。