药店日常运营，如何制作 excel 药品库存表？用它省不省心？

一、为什么要制作 Excel 药品库存表

在药品管理工作中，制作 Excel 药品库存表是非常有必要的。就比如说一家小型的社区医院，每天都有各种各样的药品进出库。如果没有一个清晰的库存表，工作人员可能就会搞不清楚某种药品还剩多少，什么时候需要补货。要是库存不足，可能会影响患者的治疗；而库存过多，又会增加医院的成本。

方便管理库存数量：通过 Excel 表格，我们可以清楚地记录每种药品的当前数量，随时查看库存情况。

监控药品有效期：可以在表格中设置有效期提醒，避免药品过期造成浪费。

分析药品使用情况：根据一段时间内的库存数据，分析哪些药品使用频率高，哪些使用频率低，为采购提供参考。

二、前期准备工作

在开始制作 Excel 药品库存表之前，我们需要做一些准备工作。这就好比盖房子要先准备好材料一样。

收集药品信息：要把医院或者药店所有的药品信息收集起来，包括药品名称、规格、剂型、生产厂家等。比如常见的感冒药，有不同的品牌、规格，像 10 片装、20 片装等，这些信息都要准确记录。

确定表格列项：思考一下表格需要哪些列项。一般来说，会有药品名称、规格、剂型、入库日期、出库日期、入库数量、出库数量、库存数量、有效期等。

准备 Excel 软件：确保你的电脑上安装了 Excel 软件，当然 WPS 表格等类似软件也可以，它们的操作方法大致相同。

三、创建表格基本框架

接下来就可以开始创建表格的基本框架了。打开 Excel 软件，就像打开一张白纸，我们要在上面画出表格的轮廓。

设置表头：在第一行依次输入我们确定好的列项，比如“药品名称”“规格”“剂型”等。可以把表头的字体加粗、设置不同的颜色，这样会更醒目。

调整列宽和行高：根据输入内容的多少，调整每一列的宽度和每一行的高度，让表格看起来更整齐。比如“药品名称”这一列可能内容比较长，就需要把列宽调宽一些。

设置单元格格式：对于日期列，可以设置成日期格式，方便输入和查看日期。对于数量列，可以设置成数值格式，避免出现格式错误。

四、录入药品基础信息

框架搭建好后，就可以把收集到的药品基础信息录入到表格中了。这一步就像是往房子里搬家具，要把每一件东西都摆放好。

逐行录入：从第二行开始，一行一行地录入药品信息，按照表头的列项依次填写。比如第一个药品是阿莫西林胶囊，规格是 0.25g20 粒，剂型是胶囊剂，就把这些信息分别填写到对应的列中。

保证信息准确：录入信息时一定要仔细，避免出现错误。如果信息不准确，可能会影响后续的库存管理。

检查和修正：录入完一部分信息后，要及时检查，看看有没有遗漏或者错误的地方，及时进行修正。

五、设置库存计算函数

为了能自动计算库存数量，我们需要设置一些函数。这就好比给房子安装了智能设备，能自动完成一些工作。

使用 SUM 函数计算入库总量：在“入库总量”列中，使用 SUM 函数对每一次的入库数量进行求和。比如在单元格中输入“=SUM(入库数量所在列范围)”，这样就能自动计算出该药品的入库总量。

使用 SUM 函数计算出库总量：同理，在“出库总量”列中，使用 SUM 函数对每一次的出库数量进行求和。

计算库存数量：在“库存数量”列中，用入库总量减去出库总量，就可以得到当前的库存数量。在单元格中输入“=入库总量单元格 - 出库总量单元格”。

六、设置有效期提醒

药品的有效期是很重要的，我们可以在表格中设置有效期提醒，避免药品过期。这就像是给药品设置了一个闹钟，到时间就提醒我们。

使用 IF 函数设置提醒：在“有效期提醒”列中，使用 IF 函数。比如输入“=IF(有效期单元格 - TODAY()<=30,"即将过期","正常")”，这样当药品距离有效期还有 30 天以内时，就会显示“即将过期”。

设置条件格式：为了让提醒更明显，可以设置条件格式。选中“有效期提醒”列，设置当显示“即将过期”时，单元格背景颜色变成红色，这样工作人员一眼就能看到即将过期的药品。

七、数据更新与维护

制作好表格后，还需要定期进行数据更新和维护，就像给房子定期打扫一样。

及时录入新的出入库信息：每次有药品入库或者出库时，要及时把相关信息录入到表格中，保证库存数据的准确性。

检查数据准确性：定期检查表格中的数据，看看有没有错误或者遗漏。比如可以随机抽取一些药品，核对出入库数量和库存数量是否正确。

备份表格数据：为了防止数据丢失，要定期备份表格数据。可以把表格保存到不同的存储设备中，比如 U 盘、移动硬盘等。

八、使用建米软件辅助管理

在实际的药品库存管理中，可能会遇到数据量大、管理复杂等问题。这时候可以试试建米软件，它能帮助我们更高效地管理药品库存。建米软件可以自动同步药品的出入库数据，减少手动录入的工作量和错误率。它还能生成各种库存报表，让我们更直观地了解库存情况。

以上就是制作 Excel 药品库存表的详细步骤和方法，希望能帮助你更好地管理药品库存。

常见用户关注的问题：

一、制作 Excel 药品库存表需要准备什么？

我听说很多人在制作 Excel 药品库存表的时候一头雾水，都不知道从哪开始，我就想知道到底要准备些啥呢。下面我就来给大家唠唠。

1. 电脑和软件：得有一台能正常使用的电脑，然后安装好 Microsoft Excel 软件，现在一般的电脑预装的 Office 套件里都有 Excel。要是没有的话，也可以用 WPS 表格代替，功能都差不多。

2. 药品信息：得把药品的详细信息收集好，像药品名称、规格、剂型、生产厂家这些基本信息都得有。还得知道药品的初始库存数量、进货价格、销售价格等，这样才能准确记录库存的成本和利润。

3. 库存管理规则：要确定好库存管理的规则，比如药品的最低库存警戒线是多少，当库存低于这个数值时就得及时补货。还有药品的有效期管理，临近有效期的药品要怎么处理等。

4. 数据记录工具：可以准备一个笔记本或者便签纸，在收集药品信息的时候随时记录，避免遗漏。要是有扫码枪就更好了，能快速准确地录入药品信息，提高工作效率。建米软件也能辅助你进行数据的整理和管理，让信息更加有条理。

二、Excel 药品库存表有哪些实用的公式？

朋友说 Excel 里的公式可好用了，能让药品库存表的制作变得轻松很多，我就想知道到底有哪些实用的公式呢。下面就给大家介绍一下。

1. SUM 公式：这个公式主要用于求和。比如你想知道某一类药品的总库存数量，就可以用 SUM 公式把这一类药品的各个库存数量加起来。在单元格里输入“=SUM(需要求和的单元格范围)”，按下回车键就得出结果了。

2. VLOOKUP 公式：当你需要查找某一种药品的相关信息时，这个公式就派上用场了。它可以根据你输入的关键词，在指定的区域里查找并返回对应的信息。比如你想知道某种药品的进货价格，就可以用 VLOOKUP 公式来查找。

3. IF 公式：IF 公式可以根据条件进行判断并返回不同的结果。在药品库存管理中，你可以用它来判断药品的库存数量是否低于最低库存警戒线。如果低于，就显示“需补货”；如果不低于，就显示“正常”。

4. COUNTIF 公式：这个公式用于统计满足特定条件的单元格数量。比如你想统计某一剂型的药品有多少种，就可以用 COUNTIF 公式来统计。建米软件也能利用这些公式进行数据分析，为库存管理提供更准确的决策依据。

三、如何保证 Excel 药品库存表数据的准确性？

我想知道在制作 Excel 药品库存表的时候，怎么才能保证数据的准确性呢，毕竟这关系到药品的管理和销售。下面就来说说方法。

1. 双人录入核对：安排两个人分别录入相同的药品数据，然后对比两人录入的结果。如果有不一致的地方，就仔细核对原始数据，找出错误并修正。这样能大大降低录入错误的概率。

2. 定期盘点库存：定期对药品的实际库存进行盘点，把盘点结果和 Excel 库存表上的数据进行对比。如果发现有差异，要及时查找原因，是录入错误、药品丢失还是其他原因，然后调整库存表的数据。

3. 数据验证设置：在 Excel 里设置数据验证规则，比如限制药品数量必须是正整数，药品名称不能重复等。这样在录入数据的时候，如果不符合规则，就会弹出提示框，避免错误数据的录入。

4. 及时更新数据：当有药品进货、销售、退货等情况发生时，要及时在 Excel 库存表上更新数据。可以建立一个数据更新的流程和制度，确保数据的及时性和准确性。建米软件可以帮助你更好地管理数据更新，让数据始终保持准确。

四、Excel 药品库存表可以和其他系统对接吗？

朋友推荐说要是 Excel 药品库存表能和其他系统对接就好了，能提高工作效率。我就想知道到底能不能对接呢。下面来分析一下。

1. 与采购系统对接：可以和采购系统对接，当库存数量低于最低库存警戒线时，自动触发采购申请。这样采购人员就能及时采购药品，保证库存的充足。建米软件在这方面有很好的对接功能，能实现数据的实时传输和共享。

2. 与销售系统对接：和销售系统对接后，当有药品销售时，销售系统的销售数据能自动同步到 Excel 库存表中，实时更新库存数量。这样就能避免出现超卖的情况。

3. 与财务系统对接：和财务系统对接可以实现库存成本的自动核算。当药品进货、销售时，财务系统能根据 Excel 库存表中的数据自动计算成本和利润，方便财务人员进行财务管理。

4. 对接方式和技术：对接的方式有很多种，比如通过 API 接口、数据文件导入导出等。在对接的时候，要考虑系统之间的数据格式、数据安全等问题。可以找专业的技术人员来进行对接工作，确保对接的顺利进行。