真实店铺用 Excel 制作进销存系统，操作难不难？

一、什么是进销存系统

进销存系统其实就是对企业的进货、销售和库存这三个环节进行管理的系统。想象一下，你开了一家小超市，每天都有商品进货，有顾客来买东西，那商品的数量就会不断变化。这时候，你就得清楚进了多少货，卖出去多少，还剩下多少库存。一个好的进销存系统就能帮你把这些事情都安排得明明白白，让你轻松掌握商品的动态，合理安排进货和销售策略。

二、为什么用Excel制作进销存系统

成本低：对于一些小商家或者刚起步的企业来说，专门去购买一套进销存软件可能成本比较高。而Excel是大家电脑里基本都有的软件，不用额外花钱，就能满足基本的进销存管理需求。

易上手：很多人都用过Excel，对它的基本操作比较熟悉。就算不太会，网上也有很多教程可以学习，不用花费大量时间去专门学习一款新软件的使用方法。

灵活性高：你可以根据自己的实际需求，自由地设计表格的格式和功能。比如，你可以根据商品的种类、销售渠道等不同因素，灵活调整表格的结构。

三、制作前的准备工作

明确需求：在开始制作之前，你得先想清楚自己的需求。比如，你要管理哪些商品，需要记录哪些信息（像商品名称、规格、进价、售价等），是否要统计销售金额、利润等数据。举个例子，如果你是卖服装的，那你可能要记录衣服的款式、颜色、尺码等信息。

规划表格结构：根据前面明确的需求，规划好表格的结构。一般来说，进销存系统至少要有进货表、销售表和库存表。进货表要记录进货的日期、商品名称、数量、进价等信息；销售表要记录销售的日期、商品名称、数量、售价等信息；库存表则要实时反映商品的库存数量。

准备数据：把现有的商品信息、库存数量等数据整理好，方便后续录入到Excel表格中。比如，你可以先把仓库里的商品盘点一下，记录下每种商品的实际库存数量。

四、制作进货表

表头设计：在Excel中新建一个工作表，命名为“进货表”。表头可以设置为“进货日期”、“商品名称”、“商品规格”、“进货数量”、“进价”、“供应商”等。这样，每一行就可以记录一次进货的详细信息。

数据录入：按照实际的进货情况，把每次进货的信息依次录入到表格中。录入的时候要注意数据的准确性，比如进价和数量不能填错。

计算进货金额：在表格中添加一列“进货金额”，通过公式“进货金额 = 进货数量 进价”来自动计算每次进货的总金额。在Excel中，你可以选中“进货金额”列的第一个单元格，输入公式，然后按下回车键，再把鼠标指针移到该单元格的右下角，当指针变成黑色十字时，按住鼠标左键向下拖动，就可以快速计算出其他行的进货金额。

五、制作销售表

表头设计：再新建一个工作表，命名为“销售表”。表头可以设置为“销售日期”、“商品名称”、“商品规格”、“销售数量”、“售价”、“客户”等。

数据录入：和进货表一样，把每次销售的信息准确地录入到表格中。

计算销售金额：添加一列“销售金额”，使用公式“销售金额 = 销售数量 售价”来计算每次销售的总金额。同样的方法，利用Excel的自动填充功能快速计算其他行的销售金额。

计算利润：为了了解每笔销售的利润情况，还可以添加一列“利润”。利润的计算公式是“利润 = 销售金额 - 对应的进货金额”。这里需要注意的是，要找到销售商品对应的进货记录，获取其进货金额。在Excel中可以使用VLOOKUP函数来实现这个功能。

六、制作库存表

表头设计：新建一个工作表，命名为“库存表”。表头设置为“商品名称”、“商品规格”、“初始库存数量”、“进货数量合计”、“销售数量合计”、“当前库存数量”等。

初始库存录入：把之前准备好的现有商品库存数量录入到“初始库存数量”列中。

计算进货和销售数量合计：使用SUMIF函数来分别计算每种商品的进货数量合计和销售数量合计。比如，计算进货数量合计的公式可以是“=SUMIF(进货表!$B$2:$B$100,库存表!A2,进货表!$D$2:$D$100)”，这里“进货表!$B$2:$B$100”表示进货表中商品名称所在的范围，“库存表!A2”表示当前库存表中商品名称所在的单元格，“进货表!$D$2:$D$100”表示进货表中进货数量所在的范围。同样的方法计算销售数量合计。

计算当前库存数量：当前库存数量的计算公式是“当前库存数量 = 初始库存数量 + 进货数量合计 - 销售数量合计”。在Excel中输入这个公式，然后自动填充到其他行，就可以实时更新每种商品的库存数量了。

七、数据的查询和分析

数据筛选：Excel提供了强大的筛选功能。比如，你想查看某个时间段内的进货记录，就可以在进货表中点击“数据”菜单中的“筛选”按钮，然后在“进货日期”列的筛选箭头中选择你想要的日期范围，这样就可以快速筛选出符合条件的记录。

数据排序：你可以根据需要对数据进行排序。比如，在销售表中，你想按照销售金额从高到低排序，就可以选中销售金额列的任意一个单元格，然后点击“数据”菜单中的“排序”按钮，在排序对话框中选择“销售金额”作为主要关键字，排序依据为“数值”，次序为“降序”，最后点击“确定”即可。

制作图表：为了更直观地展示数据，你可以制作图表。比如，你可以用柱状图来对比不同商品的销售金额，用折线图来展示库存数量的变化趋势。在Excel中，选中你要制作图表的数据，然后点击“插入”菜单，选择合适的图表类型，按照向导的提示进行操作就可以了。

八、Excel制作进销存系统的局限性及建米软件的推荐

虽然用Excel制作进销存系统有很多优点，但也存在一些局限性。比如，当数据量比较大时，Excel的处理速度可能会变慢，而且数据的安全性和稳定性也不如专业的软件。Excel的功能相对有限，对于一些复杂的业务流程和数据分析需求可能无法满足。

这时候，你可以试试建米软件。建米软件是一款专业的进销存管理软件，它可以处理大量的数据，而且运行速度快，数据安全有保障。它还提供了丰富的功能，比如可以进行多仓库管理、支持扫码出入库等，能满足不同企业的多样化需求，让你的进销存管理更加高效和便捷。

以上就是用Excel制作进销存系统的详细步骤和相关注意事项，希望能帮助你轻松管理企业的进销存业务。

常见用户关注的问题：

一、Excel 制作进销存系统需要什么基础？

我听说好多人想自己用 Excel 做进销存系统，但又不知道得有啥基础。其实吧，这事儿说难不难，说简单也不简单。下面咱就唠唠需要啥基础。

1. 基本的 Excel 操作知识

得会用 Excel 最基本的功能，像输入数据、修改数据、调整单元格格式这些。比如说，你得知道怎么把字体变大变小，怎么给单元格加个边框啥的。

2. 函数运用能力

函数可是 Excel 的一大法宝。像 SUM 函数用来求和，VLOOKUP 函数用来查找数据。要是你想让进销存系统自动计算库存数量、成本啥的，这些函数就得用得溜。

3. 数据透视表的使用

数据透视表能让你快速分析数据。在进销存系统里，你可以用它来统计不同时间段的销售情况、库存分布啥的。

4. 逻辑思维能力

做进销存系统得有清晰的逻辑。你得想明白进货、销售、库存之间的关系，怎么用 Excel 把这些关系体现出来。要是逻辑混乱，那做出来的系统肯定也没法用。

5. 一定的数据库知识

虽然 Excel 不是专业的数据库，但也有点数据库的影子。你得知道怎么对数据进行分类、排序、筛选，这样才能让数据管理得井井有条。要是觉得 Excel 功能不够用，也可以考虑用建米软件，它在数据管理方面更专业。

二、Excel 制作的进销存系统有什么局限性？

朋友说用 Excel 做进销存系统挺方便的，但我想知道它有没有啥局限性。其实啊，Excel 做的进销存系统确实有一些不足的地方。

1. 数据处理能力有限

当数据量特别大的时候，Excel 处理起来就有点吃力了。比如说，要是你有上万条的进货和销售记录，Excel 可能会变得很卡，甚至会出现死机的情况。

2. 安全性较低

Excel 文件很容易被误删或者被修改。要是不小心误删了重要的数据，或者有人恶意修改了数据，那进销存系统就会出大问题。而且 Excel 本身的加密功能也不是很强。

3. 缺乏实时性

如果有多个人同时使用 Excel 做的进销存系统，很难保证数据的实时更新。比如说，一个人刚录入了一笔销售数据，另一个人可能看不到最新的库存情况。

4. 功能扩展性差

Excel 的功能是固定的，很难根据企业的发展和需求进行扩展。要是企业业务变复杂了，Excel 可能就满足不了需求了。这时候可以考虑用建米软件，它可以根据企业的需求进行定制开发。

5. 数据分析能力弱

虽然 Excel 有一些数据分析功能，但和专业的数据分析软件比起来，还是差很多。对于一些复杂的数据分析需求，Excel 可能就无能为力了。

三、怎样让 Excel 制作的进销存系统更高效？

朋友推荐说用 Excel 做进销存系统挺实用的，但我就想知道怎么让它更高效。其实有很多方法可以让 Excel 做的进销存系统用起来更顺手。

1. 合理设计表格结构

表格结构得设计得合理，这样数据录入和查询才方便。比如说，把进货、销售、库存的数据分开列，每个列的标题要清晰明了。

2. 运用宏和 VBA 代码

宏和 VBA 代码可以实现自动化操作。比如说，你可以编写一个宏，让它自动计算库存数量、生成报表啥的。这样可以节省很多时间和精力。

3. 定期清理数据

时间长了，Excel 文件里会有很多没用的数据。定期清理这些数据，可以让文件变小，运行速度变快。比如说，把已经过期的销售记录删掉。

4. 建立数据验证规则

数据验证规则可以保证数据的准确性。比如说，你可以设置进货数量必须是正数，销售日期不能早于进货日期。这样可以避免录入错误的数据。

5. 与其他软件结合使用

要是 Excel 的功能不够用，可以和其他软件结合使用。比如说，用建米软件来管理更复杂的业务流程，然后把数据导入 Excel 进行简单的分析和展示。

四、Excel 制作的进销存系统能满足企业长期发展需求吗？

假如你想用 Excel 做个进销存系统，肯定会想它能不能满足企业长期发展需求。其实这得看企业的具体情况。

1. 企业规模较小

如果企业规模比较小，业务也比较简单，Excel 做的进销存系统可能能满足需求。比如说，一个小商店，每天的进货和销售数量不多，用 Excel 记录一下就可以了。

2. 企业业务简单

要是企业的业务流程比较简单，没有复杂的库存管理、成本核算啥的，Excel 也能应付。比如说，只做单一产品的销售，进货和销售的规则比较固定。

3. 企业发展初期

在企业发展初期，资金和技术都有限，用 Excel 做进销存系统可以节省成本。等企业发展起来了，再考虑换专业的软件。

4. 企业业务复杂

如果企业业务变得复杂了，有多个仓库、多种产品、复杂的销售渠道，Excel 可能就满足不了需求了。这时候就需要用建米软件这样的专业软件，它可以处理复杂的业务流程。

5. 企业对数据安全和实时性要求高

要是企业对数据安全和实时性要求很高，Excel 也不太合适。因为 Excel 的安全性和实时性都比较差。专业的软件在这方面会做得更好。