电商用 excel 表库存报警表，免费功能够用吗？

一、什么是 Excel 表库存报警表

在日常的企业运营或者个人物品管理中，库存管理是一项重要的工作。Excel 表库存报警表其实就是利用 Excel 软件制作的一种工具，它能帮助我们实时监控库存数量，当库存数量达到预先设定的临界值时，就会发出报警信号。

使用场景：想象一下，你经营着一家小超市，每天要管理各种各样的商品库存。如果没有一个有效的库存管理工具，很容易出现某些商品缺货或者积压的情况。这时候，Excel 表库存报警表就能派上用场了。你可以把每种商品的名称、当前库存数量、最低库存数量等信息录入到 Excel 表格中，一旦某种商品的库存数量低于最低库存数量，表格就会通过颜色变化或者其他方式提醒你补货。

工作原理：它主要是通过 Excel 的函数和条件格式功能来实现的。我们可以使用公式计算当前库存与最低库存的差值，然后利用条件格式对差值进行判断，如果差值小于等于 0，就将对应的单元格设置为特定的颜色或者添加特定的标记，以此来实现报警功能。

二、制作 Excel 表库存报警表的前期准备

在开始制作库存报警表之前，我们需要做一些前期准备工作，这样才能让表格更加准确和实用。

确定库存信息：要明确需要管理的库存物品有哪些，以及每种物品需要记录的信息。比如对于一家文具店来说，需要记录的信息可能包括文具的名称、品牌、规格、当前库存数量、最低库存数量、进货价格、销售价格等。这些信息是制作库存报警表的基础，只有准确地收集和整理这些信息，才能让表格发挥最大的作用。

规划表格结构：根据确定的库存信息，规划好 Excel 表格的结构。一般来说，表格的第一行可以作为表头，列出各种信息的名称，如“物品名称”“当前库存”“最低库存”等。从第二行开始，依次录入每种物品的具体信息。要考虑好表格的列宽和行高，让表格看起来更加美观和易读。

准备数据录入设备：为了方便数据的录入，我们需要准备好相应的设备。如果库存信息比较少，可以直接使用键盘在 Excel 表格中录入。如果库存信息较多，使用扫描枪录入会更加高效和准确。扫描枪可以快速读取物品的条形码，将物品信息自动录入到 Excel 表格中，大大提高了数据录入的速度和准确性。

三、制作 Excel 表库存报警表的具体步骤

当我们完成了前期准备工作后，就可以开始制作 Excel 表库存报警表了。下面我将详细介绍具体的制作步骤。

录入基础数据：打开 Excel 软件，按照规划好的表格结构，依次录入每种物品的基础信息。在录入过程中，要注意数据的准确性，避免出现录入错误的情况。比如，如果某种文具的当前库存数量是 50 件，就一定要准确地录入 50，而不能录入错误的数字。

设置最低库存数量：根据实际情况，为每种物品设置最低库存数量。最低库存数量是库存报警的关键指标，当某种物品的当前库存数量低于这个数值时，就需要及时补货。设置最低库存数量时，要考虑到物品的销售速度、补货周期等因素。比如，对于销售速度较快的文具，最低库存数量可以设置得高一些，以避免缺货情况的发生。

使用函数计算差值：在 Excel 表格中，使用公式计算每种物品的当前库存数量与最低库存数量的差值。可以在表格中新增一列，命名为“库存差值”，然后在对应的单元格中输入公式“=当前库存数量 - 最低库存数量”，并向下拖动填充柄，让公式自动应用到每一行。通过计算库存差值，我们可以直观地了解每种物品的库存情况。

设置条件格式实现报警：利用 Excel 的条件格式功能，对库存差值进行判断。如果库存差值小于等于 0，就将对应的单元格设置为特定的颜色，比如红色，以此来实现报警功能。具体操作方法是：选中“库存差值”列的所有单元格，然后点击“开始”菜单中的“条件格式”按钮，选择“新建规则”，在弹出的对话框中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，在公式框中输入“=$差值列单元格<=$0”（这里的差值列单元格要根据实际情况进行替换），然后点击“格式”按钮，设置单元格的填充颜色为红色，最后点击“确定”按钮即可。

四、Excel 表库存报警表的使用和维护

制作好 Excel 表库存报警表后，还需要正确地使用和维护它，这样才能保证表格的准确性和实用性。

定期更新库存数据：库存数量是不断变化的，所以需要定期更新 Excel 表格中的库存数据。比如，每天营业结束后，统计当天的销售数量和进货数量，然后在表格中相应地更新每种物品的当前库存数量。只有及时更新库存数据，才能让库存报警表准确地反映实际库存情况。

检查报警信息：每天查看 Excel 表库存报警表，检查是否有物品的库存数量低于最低库存数量。如果发现有报警信息，要及时采取补货措施，避免缺货情况的发生。要分析报警原因，看是否是因为销售速度过快或者最低库存数量设置不合理等原因导致的。

备份表格数据：为了防止数据丢失，要定期备份 Excel 表格数据。可以将表格保存到不同的存储设备中，如 U 盘、移动硬盘等，也可以上传到云端存储。这样，即使本地电脑出现故障，也能保证数据的安全性。

其实，在库存管理过程中，如果觉得手动更新和维护 Excel 表库存报警表比较麻烦，也可以试试建米软件。建米软件可以实现库存数据的自动更新和实时监控，当库存数量达到预警值时，会自动发送提醒信息，大大提高了库存管理的效率。

五、Excel 表库存报警表的优缺点

Excel 表库存报警表有它的优点，也有一些不足之处，我们需要了解这些优缺点，才能更好地使用它。

优点：

成本低：Excel 软件是一款非常普及的办公软件，大多数人都已经安装了它，不需要额外购买其他软件，成本非常低。

操作简单：Excel 的操作相对简单，即使是没有专业知识的人也能快速上手。通过简单的公式和条件格式设置，就能制作出实用的库存报警表。

可定制性强：我们可以根据自己的需求，自由地设计 Excel 表库存报警表的格式和内容，添加或删除某些信息，满足不同的库存管理需求。

缺点：

数据处理能力有限：当库存物品数量较多时，Excel 表格的处理速度会变慢，甚至可能会出现卡顿的情况。而且，对于复杂的数据分析和统计，Excel 的功能相对较弱。

容易出错：由于数据是手动录入的，容易出现录入错误的情况。一旦数据录入错误，就会影响库存报警表的准确性。

缺乏实时性：Excel 表格需要手动更新数据，不能实时反映库存数量的变化。如果不能及时更新数据，就可能会导致报警信息不准确。

以上就是关于 Excel 表库存报警表的相关内容，希望能帮助大家更好地进行库存管理。

常见用户关注的问题：

一、Excel 表库存报警表怎么设置？

我听说好多做库存管理的朋友都在研究怎么设置 Excel 表库存报警表呢，我就想知道这玩意儿到底咋弄，是不是很难啊。其实设置 Excel 表库存报警表也不是啥特别难的事儿，下面给大家详细说说。

确定库存阈值：得知道每种商品的最低库存数量是多少，这就是库存阈值。比如说，卖水果的，苹果库存低于 100 斤就得补货了，那 100 斤就是苹果的库存阈值。

使用条件格式：在 Excel 里有个条件格式功能，能让低于阈值的库存数据变色。比如把低于阈值的库存数量标成红色，这样一眼就能看到哪些商品需要补货了。

设置函数公式：可以用 IF 函数来判断库存数量是否低于阈值。像“=IF(A2

数据更新：库存数据是不断变化的，要定期更新 Excel 表中的数据，这样报警才准确。建米软件可以帮助实现数据的自动更新和实时监控，让库存管理更轻松。

测试验证：设置好后，随便改改库存数据，看看报警功能是不是正常工作。要是有问题，就再调整调整设置。

二、Excel 表库存报警表有啥作用？

朋友说 Excel 表库存报警表可有用了，我就想知道它到底能起到啥作用呢。其实它的作用可多了，下面给大家好好讲讲。

避免缺货：当库存数量低于阈值时，报警表会提醒补货，这样就不会出现缺货的情况，保证生意能正常进行。比如超市里的饮料，要是库存没了还不补货，顾客想买却买不到，多影响生意啊。

减少积压：能及时发现库存过多的商品，避免资金积压。有些商品卖得慢，库存太多占地方还浪费钱，有了报警表就能及时处理。

提高效率：不用人工一个个去查库存数量，报警表会自动提醒，节省了时间和精力。员工可以把更多时间花在其他重要的工作上。

数据分析：通过报警表的数据，可以分析商品的销售情况和库存变化趋势。建米软件可以对这些数据进行更深入的分析，提供更有价值的决策依据。

保证数据准确：实时监控库存数据，减少人为错误，保证库存数据的准确性。这样在做采购、销售等决策时就更靠谱。

三、Excel 表库存报警表和专业库存管理软件比咋样？

我想知道 Excel 表库存报警表和专业库存管理软件比起来，到底哪个更好呢。其实它们各有优缺点，下面来分析分析。

功能方面：Excel 表库存报警表功能相对简单，主要就是设置阈值和报警。而专业库存管理软件功能更强大，像建米软件，除了报警功能，还能进行采购管理、销售管理、数据分析等。

数据处理能力：Excel 处理大量数据时可能会变慢，甚至出现卡顿。专业库存管理软件有更好的数据处理能力，能快速处理海量库存数据。

实时性：Excel 需要手动更新数据，实时性较差。专业库存管理软件可以实时更新数据，让库存信息随时保持最新。

安全性：Excel 表容易被误删或修改，数据安全性不高。专业库存管理软件有完善的安全机制，能保证数据的安全。建米软件采用了多种安全技术，保障库存数据不被泄露和篡改。

成本方面：Excel 免费，基本不用花钱。专业库存管理软件可能需要购买许可证，有一定成本。但从长期来看，专业软件带来的效益可能远超成本。

四、Excel 表库存报警表能和其他系统对接吗？

假如你有多个系统需要协同工作，就会想 Excel 表库存报警表能不能和其他系统对接呢。其实是可以的，下面说说相关情况。

对接方式：可以通过数据导入导出的方式对接。把 Excel 表中的库存数据导出成特定格式，再导入到其他系统中。也可以用 API 接口对接，实现数据的实时传输。

与财务系统对接：和财务系统对接后，库存数据能及时反映到财务报表中，方便财务核算。比如采购商品增加库存时，财务系统能自动记录成本。

与销售系统对接：和销售系统对接，能实时更新库存数量。顾客下单后，库存数据自动减少，避免超卖。建米软件支持与多种系统对接，让数据流通更顺畅。

与供应商系统对接：和供应商系统对接，当库存低于阈值时，能自动向供应商发送补货信息，提高补货效率。

对接注意事项：对接前要确保数据格式一致，不然会出现数据错误。还要注意数据的安全性，防止数据泄露。