用 excel 制作进销存管理系统，能替代人工操作吗？

一、什么是 Excel 进销存管理系统

在日常的商业活动中，进销存管理可是相当重要的一环。简单来说，进销存就是指企业管理过程中采购（进）、入库（存）、销售（销）的动态管理过程。而 Excel 进销存管理系统呢，其实就是利用 Excel 这个大家都比较熟悉的办公软件来搭建一个适合自己企业或店铺的管理系统。

适用场景：它特别适合一些小型企业、零售店、个体工商户等。比如一家小超市，每天会有商品的进货，仓库里要管理商品的库存数量，还有商品的销售情况。用 Excel 来做进销存管理系统，就可以清晰地记录这些数据，方便老板了解每天的经营状况。

优势：Excel 是大家比较常用的软件，几乎人人都会用一点，学习成本低。它的灵活性很高，可以根据自己的需求随意调整表格的格式和内容。而且，它不需要额外花费很多钱去购买专门的管理软件，对于资金有限的小商家来说，是个经济实惠的选择。

二、制作前的准备工作

明确需求：在动手制作之前，得先清楚自己到底需要管理哪些信息。还是拿小超市举例，你要考虑记录商品的名称、规格、进价、售价、进货日期、销售日期、库存数量等。不同的行业需求会有所不同，比如服装店可能还需要记录衣服的尺码、颜色等信息。

规划表格结构：这就好比盖房子要先设计好图纸一样。你要确定好每个表格的用途，比如一个表格专门记录进货信息，一个表格记录销售信息，还有一个表格统计库存信息。要规划好每个表格里列的内容，比如进货表格里应该有商品名称、进货数量、进货单价、供应商等列。

收集基础数据：把现有的商品信息、供应商信息、客户信息等收集起来，录入到 Excel 表格中。这些基础数据是整个进销存管理系统的基石，数据准确了，后续的管理才能更有效。

三、制作进货表格

表头设计：进货表格的表头要包含关键信息。一般有商品编号、商品名称、规格、进货日期、进货数量、进货单价、供应商等。商品编号可以方便后续的查询和管理，就像每个人都有自己的身份证号一样。

数据录入：每次有进货的时候，就把相应的数据录入到表格中。录入的时候要注意数据的准确性，比如进货数量和单价可不能填错了，不然会影响成本核算和库存统计。

计算进货金额：在表格里可以设置公式来自动计算进货金额。比如在进货金额这一列，输入 “=进货数量进货单价”，这样每次录入进货数量和单价后，进货金额就会自动算出来，省了不少事。

四、制作销售表格

表头设计：销售表格的表头和进货表格有一些相似之处，但也有不同。一般包括商品编号、商品名称、规格、销售日期、销售数量、销售单价、客户等。销售日期可以帮助分析不同时间段的销售情况。

数据录入：每完成一笔销售，就及时把销售数据录入到表格中。这里要注意和库存数据的关联，销售出去的商品数量要从库存中相应扣除。

计算销售金额：同样，在销售金额这一列设置公式 “=销售数量销售单价”，自动计算每笔销售的金额。还可以通过公式统计一段时间内的总销售金额，了解销售业绩。

五、制作库存表格

表头设计：库存表格的表头主要有商品编号、商品名称、规格、期初库存数量、进货数量、销售数量、期末库存数量等。期初库存数量就是上一个统计周期结束时的库存数量。

数据关联：库存表格的数据要和进货表格、销售表格关联起来。比如进货数量可以通过 VLOOKUP 函数从进货表格中引用过来，销售数量从销售表格中引用。这样，期末库存数量就可以通过公式 “=期初库存数量+进货数量 - 销售数量” 自动计算出来。

库存预警：可以设置库存预警功能。比如当某种商品的期末库存数量低于一定数值时，单元格会自动变色提醒。这样就能及时补货，避免出现缺货的情况。

六、数据查询与分析

数据查询：在 Excel 中可以使用筛选和排序功能来查询数据。比如想查看某个供应商的进货情况，就可以通过筛选功能只显示该供应商的进货记录。还可以按照进货日期或销售日期进行排序，方便查看不同时间段的数据。

数据分析：可以制作一些图表来直观地展示数据。比如用柱状图展示不同商品的销售数量对比，用折线图展示一段时间内的销售金额变化趋势。通过这些图表，可以更清晰地了解企业的经营状况，发现问题并及时调整经营策略。

在制作和使用 Excel 进销存管理系统的过程中，可能会遇到数据处理复杂、查询分析效率不高的问题。这时候可以试试建米软件，它能更高效地处理大量的进销存数据，快速生成各种报表和分析图表，让管理工作更加轻松。

七、系统的维护与更新

数据备份：定期对 Excel 文件进行备份，防止数据丢失。可以把文件保存到不同的存储设备上，比如移动硬盘、云盘等。这样即使电脑出了问题，数据也不会丢失。

表格优化：随着业务的发展，可能会发现现有的表格结构不太适合了。这时候就要对表格进行优化，比如增加或删除一些列，调整公式等。

功能扩展：如果企业规模扩大，业务变得更复杂，可以考虑对 Excel 进销存管理系统进行功能扩展。比如增加成本核算、利润分析等功能。

以上就是关于 Excel 进销存管理系统制作的一些详细内容，希望能帮助你搭建一个适合自己的管理系统，让你的生意管理得更加井井有条。

常见用户关注的问题：

一、Excel 进销存管理系统制作难不难呀？

我听说好多人想自己做 Excel 进销存管理系统，但是又担心太难搞不定。我就想知道这到底难不难呢？下面来仔细说说。

基础操作难度

要是你对 Excel 的基本操作，像数据录入、公式运用这些比较熟悉，那做个简单的进销存系统不会特别难。比如输入商品名称、数量、单价这些，再用 SUM 函数算个总数，都挺容易上手的。

函数运用深度

要是想让系统功能更强大，就得用到一些复杂的函数了。像 VLOOKUP 函数用来查找匹配数据，IF 函数做条件判断，这些函数用得好，系统会更智能，但学起来也得花点时间。

数据处理量

如果你的业务数据量小，那处理起来相对轻松。可要是数据量大，比如每天有大量的进货、销售记录，在 Excel 里处理可能就会有点卡顿，而且数据多了也容易出错。

系统扩展性

随着业务发展，可能需要给系统增加新功能。在 Excel 里扩展功能可能就有点麻烦，不像专业的软件那么方便。这时候，建米软件这样专业的进销存管理软件就能派上用场啦，它可以根据业务需求灵活扩展功能。

二、Excel 进销存管理系统能满足日常业务需求不？

朋友说用 Excel 做个进销存系统挺方便的，我就想知道它到底能不能满足日常业务需求呢？接着来分析分析。

进货管理方面

Excel 可以记录进货的商品信息、供应商信息、进货日期和数量等。能方便地统计一段时间内的进货总量，还能对比不同供应商的价格。如果要和供应商进行更复杂的业务往来，比如自动生成采购订单，Excel 就有点力不从心了。

销售管理方面

对于销售数据的记录，Excel 也能胜任。可以记录客户信息、销售数量、销售金额等。还能做销售统计，看看哪些商品卖得好。但在处理销售订单的流程管理上，比如订单审核、发货提醒等，Excel 就不够完善。

库存管理方面

Excel 能实时更新库存数量，设置库存预警。当库存低于某个数值时能提醒补货。但对于库存的盘点、批次管理等复杂操作，Excel 处理起来就比较繁琐。而建米软件在库存管理方面功能更强大，能轻松应对各种复杂情况。

数据分析方面

Excel 有一定的数据分析功能，能做一些简单的图表。但对于深入的数据分析，比如分析销售趋势、成本结构等，就需要专业的数据分析工具了。建米软件可以提供更全面、深入的数据分析功能。

三、做 Excel 进销存管理系统得花多长时间呀？

我想知道做一个 Excel 进销存管理系统得花多长时间呢？这得看好多因素呢。

系统功能复杂度

要是只做个简单的系统，只包含基本的进货、销售、库存记录，可能一两天就能搞定。但要是想加上复杂的功能，像数据分析、报表生成这些，时间就得延长了。

个人技能水平

如果你 Excel 技能熟练，函数运用自如，那做起来肯定快。要是对 Excel 不太熟悉，边学边做，时间就会久一些。比如一个 Excel 高手可能一周就能完成一个中等复杂度的系统，而新手可能得花一个月。

数据整理难度

如果你的业务数据已经整理得很规范，那直接录入 Excel 就行，能节省不少时间。但要是数据杂乱无章，还得先整理数据，这就会增加制作时间。

测试和优化时间

系统做出来后，还得进行测试，看看有没有错误和漏洞。发现问题后要进行优化。这个过程也需要一定时间。要是你觉得自己做太麻烦，也可以考虑建米软件，它能快速搭建专业的进销存系统，节省大量时间。

四、Excel 进销存管理系统和专业软件比哪个好呀？

朋友推荐用专业的进销存软件，可我又觉得 Excel 也挺方便的。我就想知道它们哪个更好呢？下面来比比看。

功能方面

Excel 功能相对有限，主要是数据记录和简单计算。而专业软件功能更全面，像建米软件，有进货、销售、库存、财务等一体化管理功能，还能实现自动化流程。

数据安全方面

Excel 文件容易丢失、损坏，数据安全没保障。专业软件有完善的数据备份和安全防护机制，能保证数据的安全性和完整性。

操作便捷性方面

Excel 操作需要一定的技能，对于不太懂 Excel 的人来说有难度。专业软件操作界面更友好，容易上手，即使是新手也能快速掌握。

成本方面

Excel 基本免费，成本低。专业软件可能需要付费购买，但从长期来看，它能提高工作效率，降低人力成本。要是你的业务规模小，Excel 可以先用着；要是业务发展了，还是选择建米软件这样的专业软件更合适。