用 excel 出库入库动态库存表管小超市库存，能节省多少成本？

一、什么是 Excel 出库入库动态库存表

在日常的企业运营或者个人的物品管理中，我们常常需要对物品的进出情况进行记录和管理。Excel 出库入库动态库存表就是利用 Excel 软件制作的，用于实时记录物品出库、入库情况，并能动态反映库存数量的表格。

1. 基本构成

它通常包含日期、物品名称、规格型号、出库数量、入库数量、库存数量等基本列项。比如在一个小超市里，老板用 Excel 表格记录商品的进出情况，日期列可以清晰地看到每笔交易发生的时间，物品名称列则明确了是哪种商品，像“可乐”“薯片”等，规格型号能区分不同包装的商品，比如“500ml 可乐”“100g 薯片”。

2. 动态更新原理

库存数量这一列的数据是根据出库数量和入库数量动态变化的。当有新的入库操作时，库存数量就会相应增加；有出库操作时，库存数量就会减少。举个例子，原本库存有 100 瓶可乐，今天又入库 50 瓶，那么库存数量就会自动更新为 150 瓶；如果今天卖出了 20 瓶，库存数量就变为 130 瓶。

二、制作 Excel 出库入库动态库存表的好处

使用 Excel 来制作出库入库动态库存表有很多实际的好处，能为我们的管理工作带来极大的便利。

1. 成本低

对于很多小型企业或者个体经营者来说，购买专业的库存管理软件可能需要花费一笔不小的费用。而 Excel 软件几乎是电脑上标配的办公软件，不需要额外花钱购买其他软件，就可以轻松实现库存管理的功能。比如一些小的文具店，老板自己用 Excel 就能管理店里的文具库存，节省了成本。

2. 操作简单

Excel 的操作界面大家都比较熟悉，基本的表格制作、数据录入和公式设置都很容易上手。即使没有专业的 IT 知识，经过简单的学习也能制作出适合自己的出库入库动态库存表。就像一个小餐馆的老板，可能不太懂复杂的软件操作，但通过简单的培训，就能用 Excel 记录食材的进出库情况。

3. 数据可视化

Excel 可以通过图表的形式将库存数据直观地展示出来。我们可以制作柱状图、折线图等，清晰地看到库存数量随时间的变化趋势。比如通过折线图，我们可以一眼看出某个商品的库存是在增加还是减少，方便我们及时做出决策。

三、如何制作 Excel 出库入库动态库存表

下面就来详细说说制作 Excel 出库入库动态库存表的步骤。

1. 设计表格框架

打开 Excel 软件，新建一个工作表。在第一行依次输入日期、物品名称、规格型号、出库数量、入库数量、库存数量等列标题。然后根据需要调整列宽和行高，让表格看起来更加美观。比如我们可以把日期列的宽度设置得稍微窄一些，而物品名称列的宽度设置得宽一些，方便输入较长的名称。

2. 设置公式

库存数量这一列需要设置公式来实现动态更新。假设日期在 A 列，物品名称在 B 列，出库数量在 D 列，入库数量在 E 列，库存数量在 F 列。在 F2 单元格（假设第一行是标题行）输入公式“=F1 + E2 - D2”（这里假设 F1 是初始库存数量），然后向下拖动填充柄，就可以自动计算出每一行的库存数量。这也不是绝对的，如果初始库存数量在其他单元格，公式需要相应调整。

3. 数据录入

按照实际的出库和入库情况，依次在对应的列中录入数据。比如今天有 10 瓶可乐入库，就在日期列输入今天的日期，物品名称列输入“可乐”，入库数量列输入 10。每次有新的出库或入库操作时，及时录入数据，库存数量就会自动更新。

四、使用 Excel 出库入库动态库存表的注意事项

在使用 Excel 出库入库动态库存表的过程中，也有一些需要注意的地方。

1. 数据准确性

录入数据时一定要保证准确无误，否则会导致库存数量计算错误。比如在录入出库数量时，如果不小心多输入了一个零，就会使库存数量出现很大的偏差。为了避免这种情况，可以在录入数据后进行核对，或者设置数据验证，限制输入的范围。

2. 备份数据

Excel 文件可能会因为各种原因丢失或损坏，所以要定期备份数据。可以将文件保存到不同的存储设备上，比如 U 盘、移动硬盘等，也可以上传到云端存储。这样即使本地文件出现问题，也能及时恢复数据。

3. 权限管理

如果有多个人使用这个表格，要设置好权限，避免误操作或数据被篡改。比如可以设置只读权限，让一些人只能查看数据，不能修改数据；而有修改权限的人也要设置好密码，保证数据的安全性。

五、建米软件在库存管理中的优势

虽然 Excel 出库入库动态库存表有很多优点，但当企业规模扩大，库存管理变得复杂时，可能就需要更专业的工具了。这时候可以试试建米软件，它在库存管理方面有很多优势。

建米软件可以实现多仓库、多地点的库存管理，实时同步库存数据，避免了数据不一致的问题。而且它有强大的数据分析功能，能生成详细的库存报表，帮助企业更好地进行决策。比如对于一些大型的连锁超市，使用建米软件可以轻松管理各个门店的库存，提高运营效率。

以上就是关于 Excel 出库入库动态库存表的相关内容，希望能帮助大家更好地进行库存管理。

常见用户关注的问题：

一、如何在 Excel 中设置出库入库动态库存表？

我听说很多做库存管理的朋友都为这个事儿发愁呢，我就想知道到底咋在 Excel 里把这个动态库存表给设置好。其实啊，设置好它能让库存管理轻松不少呢。

下面给大家详细说说步骤：

第一步：创建基本表格结构：先在 Excel 里新建一个工作表，然后依次输入表头，像“日期”“入库数量”“出库数量”“库存数量”这些，有了这个框架，后续操作就有方向啦。

第二步：设置初始库存：在对应的单元格里输入初始的库存数量，这可是基础数据，可不能输错哦。

第三步：编写库存计算公式：用公式来计算实时库存，一般就是“当前库存=上一时刻库存+入库数量 - 出库数量”。在 Excel 里可以用函数来实现这个计算，这样每次输入出入库数据，库存就能自动更新啦。

第四步：设置数据验证：为了保证输入的数据准确，我们可以设置数据验证。比如限制“入库数量”和“出库数量”只能输入正数，避免错误数据影响库存计算。

第五步：美化表格：给表格设置点格式，像字体、颜色、边框啥的，让表格看起来更清晰明了。这时候要是用建米软件的话，它能提供一些模板和样式，让表格美化变得更简单。

二、Excel 出库入库动态库存表能实现自动预警吗？

朋友说要是库存表能自动预警就好了，这样就能及时补货或者处理积压库存。我也觉得这想法挺棒的，那到底能不能实现呢？

答案是可以的，下面给大家讲讲方法：

使用条件格式设置预警：在 Excel 里可以通过条件格式来实现简单的预警。比如当库存数量低于某个设定值时，让对应的单元格变色。先选中“库存数量”这列，然后设置条件格式规则，这样库存一到临界值，单元格颜色就会变，提醒我们注意。

使用函数进行预警判断：还可以用函数来判断库存是否达到预警值。比如用 IF 函数，当库存小于预警值时，在旁边单元格显示“库存不足”的提示。这样能更直观地看到库存情况。

利用数据透视表辅助预警：数据透视表能对数据进行快速分析。我们可以创建一个数据透视表，把“库存数量”作为字段，然后设置筛选条件，当库存低于预警值时，数据透视表就会有相应显示。

结合建米软件实现高级预警：建米软件可以和 Excel 结合使用，它能实现更复杂的预警功能。比如可以设置短信或者邮件提醒，当库存达到预警值时，自动发送提醒信息到手机或者邮箱，方便我们及时处理。

三、Excel 出库入库动态库存表数据安全怎么保障？

我想知道库存数据这么重要，在 Excel 里该怎么保障它的安全呢。毕竟要是数据丢了或者泄露了，那可就麻烦大了。

下面是保障数据安全的一些方法：

设置密码保护：可以给 Excel 文件设置打开密码和修改密码。这样只有知道密码的人才能打开和修改文件，防止数据被随意查看和篡改。

定期备份数据：把库存表文件定期备份到其他存储设备上，比如移动硬盘、云盘。万一原文件出问题了，还有备份可以恢复数据。

限制访问权限：如果是多人使用的表格，可以设置不同的访问权限。比如有的人只能查看数据，不能修改，这样能减少数据被误操作的风险。

使用建米软件保障安全：建米软件有专业的数据安全防护机制，能对数据进行加密存储，防止数据在传输和存储过程中被窃取。它还有完善的权限管理系统，能更好地控制用户对数据的访问。

安装杀毒软件：在电脑上安装正版的杀毒软件，定期对电脑进行病毒查杀，防止病毒破坏 Excel 文件。

四、Excel 出库入库动态库存表和专业库存管理软件哪个好？

朋友推荐我用专业库存管理软件，但我又觉得 Excel 也挺方便的。我就想知道到底哪个更好呢。

下面来对比一下它们的优缺点：

功能方面：Excel 虽然能实现基本的库存管理功能，但专业库存管理软件功能更强大。比如建米软件，它有采购管理、销售管理、报表生成等功能，能全面管理库存业务流程。而 Excel 主要还是靠手动设置公式和函数来实现一些简单功能。

数据处理能力：当库存数据量很大时，Excel 处理起来可能会变慢，甚至出现卡顿。而专业库存管理软件有更高效的数据处理能力，能快速处理大量数据。

数据安全：前面也提到了，专业库存管理软件像建米软件有更完善的数据安全防护机制。而 Excel 主要靠用户自己设置密码等简单方式保障安全，相对来说安全性较弱。

操作便捷性：Excel 对于熟悉它的人来说操作比较简单，但对于不太懂的人，设置公式和函数可能有难度。专业库存管理软件一般有更友好的操作界面，即使是新手也能快速上手。

成本方面：Excel 是微软办公软件的一部分，购买 Office 套装就可以使用。而专业库存管理软件可能需要付费购买授权，不过从长期来看，它能提高工作效率，降低管理成本。