用 excel 全自动进销存管理记录库存，节省多少成本？

一、进销存管理和 Excel 全自动进销存管理简介

在日常的商业活动中，不管是小商店还是大企业，都离不开进销存管理。简单来说，“进”就是采购商品，“销”就是把商品卖出去，“存”则是仓库里还剩下多少商品。有效的进销存管理能让企业清楚知道自己有什么货、卖了多少、还剩多少，从而合理安排采购和销售计划，避免库存积压或缺货的情况。

而 Excel 全自动进销存管理，就是利用 Excel 软件强大的计算和数据处理功能，来实现进销存业务的自动化管理。Excel 大家都很熟悉，很多人日常工作都会用到，它操作相对简单，而且成本低，不需要额外购买复杂的软件系统。通过设置好相关的公式和函数，Excel 可以自动记录和计算进货、销售和库存的数据，大大提高工作效率。比如说，一家小超市的老板，每天要记录各种商品的进货数量、销售数量，如果手工计算库存，不仅麻烦还容易出错，而用 Excel 全自动进销存管理，就能快速准确地得到库存数据。

二、Excel 全自动进销存管理的搭建步骤

创建基础数据表

要创建几个基础的工作表，分别用来记录商品信息、供应商信息、客户信息等。在商品信息表中，要详细记录商品的名称、规格、单位、进价、售价等信息。供应商信息表则要记录供应商的名称、联系方式、地址等。客户信息表同理，记录客户的相关信息。这些基础信息是后续进销存管理的基础，就好比盖房子的地基。例如，一家服装店，在商品信息表中要详细记录每件衣服的款式、颜色、尺码、进价和售价，这样在后续的销售和库存管理中才能准确核算成本和利润。

设计进货记录表

进货记录表主要用来记录每次进货的详细情况，包括进货日期、供应商、商品名称、数量、进价等。可以利用 Excel 的数据验证功能，设置下拉菜单，让输入进货信息更加方便和准确。比如，在选择供应商和商品名称时，通过下拉菜单选择，避免手动输入可能出现的错误。在进货记录表中设置公式，自动计算进货的总金额。例如，某文具店进了一批铅笔，数量是 100 支，进价是每支 1 元，通过公式就能自动算出这批铅笔的进货总金额是 100 元。

设计销售记录表

销售记录表和进货记录表类似，要记录销售日期、客户、商品名称、数量、售价等信息。同样可以使用数据验证功能来提高输入的准确性。并且设置公式自动计算销售的总金额。还可以在销售记录表中关联商品信息表，自动获取商品的进价，从而方便计算每笔销售的利润。比如，一家水果店卖出了 5 斤苹果，售价是每斤 8 元，通过关联商品信息表获取苹果的进价是每斤 5 元，就能快速算出这笔销售的利润是 15 元。

设计库存记录表

库存记录表是整个进销存管理的核心，它要实时反映商品的库存数量。可以通过进货记录表和销售记录表的数据，利用公式自动计算库存数量。例如，初始库存是 100 件商品，进了 20 件，卖了 15 件，那么库存数量就是 100 + 20 - 15 = 105 件。可以设置库存预警功能，当库存数量低于某个设定值时，自动提醒补货。比如，一家五金店的某种螺丝库存设定的预警值是 50 个，当库存数量降到 50 个以下时，Excel 就会发出提醒。

三、Excel 全自动进销存管理的优势

成本低

对于很多中小企业和个体商户来说，购买一套专业的进销存管理软件可能需要花费不少钱，而 Excel 是大家常用的办公软件，几乎不需要额外的成本。只需要花费一些时间来学习和设置相关的公式和表格，就能实现进销存管理的自动化。比如，一家小餐馆，使用 Excel 进行进销存管理，就可以节省购买软件的费用，把资金用在其他更需要的地方。

操作简单

Excel 的操作界面大家都比较熟悉，即使没有专业的 IT 知识，也能快速上手。而且可以根据自己的实际需求进行个性化的设置。比如，一个小书店的老板，可能只需要简单的进销存管理功能，通过 Excel 就能轻松实现，不需要像使用专业软件那样进行复杂的培训。

数据处理灵活

Excel 有丰富的函数和公式，可以对进销存数据进行各种分析和处理。比如，可以制作图表来直观地展示销售趋势、库存变化等情况。还可以根据不同的条件进行数据筛选和排序，方便查找和分析数据。例如，一家化妆品店的老板，可以通过 Excel 的图表功能，直观地看到不同品牌化妆品的销售情况，从而调整进货策略。

四、Excel 全自动进销存管理可能遇到的问题及解决办法

数据安全问题

Excel 文件存在丢失或损坏的风险，如果没有及时备份，可能会导致重要的进销存数据丢失。解决办法是定期对 Excel 文件进行备份，可以备份到外部硬盘、云存储等地方。可以设置文件密码，防止数据被他人随意修改。比如，一家服装店的老板，每天下班前把当天的进销存 Excel 文件备份到 U 盘上，并且设置了密码，这样即使电脑出现问题，数据也不会丢失。

数据准确性问题

如果在输入数据时出现错误，可能会导致整个进销存管理数据不准确。可以通过设置数据验证和公式校验来减少错误。例如，在进货记录表中设置数量必须为正整数，如果输入负数就会提示错误。定期对数据进行核对和审查，及时发现和纠正错误。比如，一家超市每月对库存进行一次盘点，和 Excel 中的库存数据进行核对，发现差异及时查找原因。

功能局限性问题

虽然 Excel 可以实现基本的进销存管理功能，但对于一些复杂的业务需求，可能就显得力不从心了。比如，当企业的业务规模扩大，需要管理多个仓库、进行多维度的数据分析时，Excel 可能无法满足需求。这时候可以考虑使用专业的进销存管理软件。比如建米软件，它可以处理大规模的进销存数据，提供更强大的数据分析和管理功能，能够满足企业不断发展的业务需求。如果企业在发展过程中遇到 Excel 无法解决的问题，可以试试建米软件，它能为企业提供更全面的进销存管理解决方案。

以上就是关于 Excel 全自动进销存管理的一些介绍，希望能帮助大家更好地进行进销存管理。

常见用户关注的问题：

一、Excel 全自动进销存管理能提高多少工作效率？

我听说很多做进销存管理的朋友都在纠结要不要用 Excel 全自动进销存管理，都想知道它到底能让工作效率提升多少。我就想知道，这玩意儿是不是真有那么神呢？下面咱们就来好好唠唠。

数据录入方面：传统的进销存管理，录入数据那叫一个麻烦，得一个一个手动敲，还容易出错。而 Excel 全自动进销存管理可以通过扫描条形码等方式快速录入数据，节省了大量的时间和精力。比如说，以前录入一百条商品信息可能需要一个小时，现在可能十分钟都用不了。

库存查询方面：在传统模式下，要查询某个商品的库存，可能得翻好几本账本，或者在电脑里一个一个文件夹去找。而用 Excel 全自动进销存管理，只需在系统里输入商品名称或者编号，瞬间就能查到库存数量、存放位置等信息。

报表生成方面：每个月或者每个季度都要做进销存报表，传统方式下，得把各种数据汇总、计算、分析，然后再做成报表，这一套流程下来，没个几天时间根本搞不定。而 Excel 全自动进销存管理可以自动生成各种报表，像库存报表、销售报表等，而且数据准确，格式规范。

数据分析方面：通过 Excel 全自动进销存管理系统，可以对销售数据、库存数据等进行深入分析，找出销售趋势、畅销商品、滞销商品等。这有助于企业及时调整采购计划和销售策略，提高企业的运营效率。建米软件在数据分析方面也有不错的表现，它能帮助企业更好地理解数据背后的含义。

二、Excel 全自动进销存管理适合哪些企业？

朋友说他的公司想上一套进销存管理系统，不知道 Excel 全自动进销存管理适不适合。我就一下，这东西到底对哪些企业比较友好呢？咱们接着往下看。

小型企业：小型企业通常资金有限，人员配备也不多。Excel 全自动进销存管理成本相对较低，操作也比较简单，不需要专门的 IT 人员来维护。小型企业可以用它来管理库存、销售和采购等业务，提高工作效率，降低运营成本。

零售企业：零售企业商品种类繁多，每天的销售和进货量都很大。Excel 全自动进销存管理可以实时跟踪商品的销售和库存情况，帮助企业及时补货，避免缺货现象的发生。还可以对销售数据进行分析，了解消费者的购买习惯和偏好，为企业的营销活动提供参考。

批发企业：批发企业的业务主要是大量采购和销售商品，对库存管理和订单处理的要求比较高。Excel 全自动进销存管理可以帮助批发企业实现订单的自动化处理，提高订单处理速度和准确性。还能对库存进行精细化管理，降低库存成本。建米软件也能为批发企业提供全面的解决方案，满足企业的不同需求。

电商企业：电商企业的业务主要在网上进行，订单处理和库存管理的时效性要求很高。Excel 全自动进销存管理可以与电商平台进行对接，实现订单的自动同步和库存的实时更新。这有助于电商企业提高客户满意度，提升企业的竞争力。

三、Excel 全自动进销存管理系统安全性能如何？

假如你用了 Excel 全自动进销存管理系统，肯定会担心它的安全性能怎么样。毕竟企业的进销存数据包含了很多重要信息，要是泄露了，那可就麻烦大了。我就想知道，这系统到底安不安全呢？

数据加密方面：正规的 Excel 全自动进销存管理系统会对企业的数据进行加密处理，防止数据在传输和存储过程中被窃取或篡改。就像给数据上了一把锁，只有授权的人员才能打开。

用户权限管理方面：系统会根据不同的用户角色设置不同的权限，比如管理员可以进行系统设置和数据备份，普通员工只能查看和录入自己权限范围内的数据。这样可以避免数据被误操作或者恶意修改。

数据备份与恢复方面：系统会定期对企业的数据进行备份，以防数据丢失。如果遇到突发情况，比如电脑故障、自然灾害等，可以及时恢复数据，保证企业业务的正常运行。

网络安全防护方面：系统会采用防火墙、入侵检测等技术，防止外部网络攻击。建米软件在网络安全防护方面有专业的技术团队，能为企业的数据安全保驾护航。

四、如何选择合适的 Excel 全自动进销存管理软件？

朋友推荐说用 Excel 全自动进销存管理软件能让工作轻松不少，但是市场上软件那么多，该怎么选呢？我就一下，选软件到底有啥门道。

功能需求方面：不同的企业对进销存管理软件的功能需求不一样。比如有的企业需要管理多个仓库，有的企业需要进行会员管理。在选择软件时，要根据自己企业的实际需求来选择功能合适的软件。

操作便捷性方面：软件的操作要简单易懂，员工容易上手。如果软件操作太复杂，员工需要花费大量的时间去学习，会影响工作效率。

售后服务方面：软件在使用过程中难免会遇到问题，这就需要软件供应商提供及时、有效的售后服务。比如软件出现故障时，能快速响应并解决问题。

价格方面：企业要根据自己的预算来选择软件。不要一味地追求低价，也不要盲目选择高价软件。建米软件性价比就比较高，它能在满足企业功能需求的控制成本。