用 excel 做销售系统，能替代专业销售软件不？

一、为什么用 Excel 做销售系统

在销售工作中，我们常常需要对各种销售数据进行管理，比如客户信息、销售订单、销售业绩等。其实很多小公司或者销售团队，不一定有足够的资金和技术去搭建一套专业的销售管理系统。而 Excel 就成了一个很好的选择。它是我们日常办公中常用的软件，几乎每个人都接触过，操作相对简单，容易上手。

成本低：购买专业的销售管理系统可能需要花费不少的资金，而 Excel 一般在办公软件套装里就有，不需要额外花钱购买专门的系统。

灵活性高：可以根据自己的实际需求，随意设计销售系统的表格格式、计算方式等。比如，你可以根据公司的销售提成规则，自己设计计算公式来计算每个销售人员的提成。

数据处理方便：Excel 有强大的数据处理功能，像排序、筛选、数据透视表等。比如，你想查看某个时间段内销售业绩最好的产品，就可以通过排序功能快速找到。

二、Excel 销售系统的基本组成部分

一个完整的 Excel 销售系统，主要包含几个关键的部分，这些部分相互关联，共同构成了一个可以有效管理销售数据的体系。

客户信息表：这就像是一个客户的“档案库”。记录客户的基本信息，如姓名、联系方式、所在地区、公司名称等。通过这个表格，销售人员可以快速了解客户的情况，方便进行跟进和沟通。比如，当你要给客户打电话时，通过这个表格可以快速找到客户的电话号码。

销售订单表：记录每一笔销售订单的详细信息，包括订单编号、客户名称、产品名称、数量、单价、订单日期等。这个表格可以帮助你跟踪订单的状态，比如是否发货、是否收款等。

销售业绩表：统计每个销售人员或者销售团队的销售业绩。可以按照时间（如月度、季度、年度）来统计，也可以按照产品类别来统计。通过这个表格，你可以直观地看到谁的销售业绩好，哪些产品卖得好。

三、如何搭建 Excel 销售系统

搭建 Excel 销售系统其实并不复杂，只要按照一定的步骤来做就可以。

规划表格结构：先确定需要哪些表格，每个表格里要记录哪些信息。比如，客户信息表需要有客户姓名、联系方式等列；销售订单表需要有订单编号、产品名称等列。可以先在纸上画一个草图，规划好表格的大致样子。

创建表格：打开 Excel 软件，新建一个工作簿。根据之前规划的表格结构，在不同的工作表里创建相应的表格。比如，一个工作表用于创建客户信息表，另一个工作表用于创建销售订单表。

设置数据格式：为表格中的数据设置合适的格式。比如，日期列可以设置为日期格式，这样看起来更直观；金额列可以设置为货币格式，方便显示金额。

建立数据关联：不同的表格之间可能存在关联关系。比如，销售订单表中的客户名称可以和客户信息表中的客户名称关联起来。这样，当你在销售订单表中选择一个客户名称时，可以快速查看该客户的其他信息。在 Excel 中，可以通过 VLOOKUP 等函数来实现数据关联。

四、Excel 销售系统的功能应用

搭建好 Excel 销售系统后，就可以利用它的各种功能来管理销售数据了。

数据筛选和排序：如果你想查看某个地区的客户信息，或者某个时间段内的销售订单，可以使用筛选功能。筛选功能就像是一个“过滤器”，只显示你需要的数据。排序功能则可以按照你指定的列对数据进行排序，比如按照销售金额从高到低排序，这样可以快速找到销售金额最高的订单。

数据透视表：数据透视表是 Excel 中一个非常强大的功能。它可以对大量的数据进行快速汇总和分析。比如，你可以通过数据透视表统计每个销售人员在每个月的销售业绩，或者统计每种产品在不同地区的销售情况。

图表制作：将数据以图表的形式展示出来，会更加直观。比如，你可以用柱状图来比较不同销售人员的销售业绩，用折线图来展示销售业绩的变化趋势。在 Excel 中，制作图表非常简单，只需要选中数据，然后点击图表按钮，选择合适的图表类型就可以了。

五、Excel 销售系统的局限性及解决方案

虽然 Excel 销售系统有很多优点，但也存在一些局限性。

数据安全性低：Excel 文件一般保存在本地电脑上，如果电脑出现故障或者丢失，数据就可能会丢失。而且 Excel 文件的访问权限设置相对简单，容易被他人误操作或者篡改数据。解决方案是定期备份数据，可以将数据备份到外部硬盘或者云存储中。可以设置文件的访问密码，限制他人对文件的访问。

数据处理能力有限：当销售数据量非常大时，Excel 的处理速度会变慢，甚至可能会出现卡顿的情况。而且 Excel 对复杂的数据分析功能支持有限。这时候可以考虑使用一些专业的数据分析工具。比如建米软件，它可以处理大规模的销售数据，进行复杂的数据分析和挖掘，能快速生成各种销售报表和分析图表，提高销售管理的效率。

多人协作不便：如果多个销售人员需要同时对销售系统进行操作，Excel 就不太方便了。因为 Excel 文件在同一时间只能被一个人打开编辑。可以使用在线表格工具，如 Google Sheets 等，实现多人同时在线编辑。也可以使用建米软件，它支持多人协作，不同的销售人员可以在不同的终端同时对销售系统进行操作，数据实时同步，提高工作效率。

以上就是关于用 Excel 做销售系统的一些内容，希望能帮助你更好地管理销售数据。如果你在实际操作过程中遇到问题，可以随时查阅相关资料或者向专业人士咨询。

常见用户关注的问题：

一、Excel 做销售系统能满足大企业的需求吗？

我听说很多大企业在选择销售系统的时候会很谨慎，就想知道 Excel 做的销售系统能不能入得了大企业的“法眼”。毕竟大企业业务复杂、数据量大，对系统要求肯定高。

数据处理能力方面：大企业每天会产生海量的销售数据，Excel 虽然能处理一定量的数据，但当数据量达到一定程度，它的处理速度就会变慢，甚至可能出现卡顿、崩溃的情况。而建米软件这类专业的销售系统，有强大的服务器和数据处理算法，能轻松应对大企业的数据量。

功能完整性方面：大企业的销售流程复杂，可能涉及到多部门协作、多级审批等。Excel 做的销售系统功能相对单一，很难实现这些复杂的流程。建米软件则可以根据企业的需求进行定制开发，满足各种复杂的业务场景。

安全性方面：大企业的销售数据包含了很多商业机密，安全性至关重要。Excel 文件容易被复制、篡改，安全性较低。建米软件有完善的安全机制，如数据加密、权限管理等，能有效保障数据的安全。

可扩展性方面：随着企业的发展，销售系统需要不断扩展功能。Excel 做的销售系统扩展性较差，很难进行功能的添加和修改。建米软件具有良好的扩展性，可以根据企业的发展需求随时进行功能升级。

二、用 Excel 做销售系统成本高吗？

朋友说自己公司想用 Excel 做销售系统，就是想知道成本划不划算。毕竟公司都想花小钱办大事嘛。

软件成本方面：Excel 本身是微软办公软件的一部分，如果企业已经购买了微软办公软件的授权，那么使用 Excel 做销售系统在软件方面基本不需要额外成本。而建米软件这类专业的销售系统，可能需要购买软件授权，成本相对较高。

人力成本方面：用 Excel 做销售系统需要有一定 Excel 技能的人员来进行开发和维护。如果企业内部没有这样的人员，就需要聘请专业人员，这会增加人力成本。建米软件有专业的技术团队进行开发和维护，企业只需要使用即可，人力成本相对较低。

时间成本方面：开发一个满足企业需求的 Excel 销售系统需要花费一定的时间，特别是对于复杂的销售流程，可能需要不断调试和修改。建米软件是成熟的产品，实施周期相对较短，能为企业节省时间成本。

后期维护成本方面：Excel 销售系统在使用过程中可能会出现各种问题，需要不断进行维护和更新。如果企业内部没有专业人员，可能需要请外部人员进行维护，成本较高。建米软件有完善的售后服务体系，后期维护成本相对较低。

三、Excel 做的销售系统容易学吗？

假如你是个新手，想快速上手销售系统，就会关心 Excel 做的销售系统好不好学。毕竟简单易学的系统能让人更快地投入工作。

操作界面方面：Excel 的操作界面大家都比较熟悉，对于有一定 Excel 使用基础的人来说，学习 Excel 做的销售系统相对容易。而建米软件的操作界面可能需要一定的时间来适应，但它有清晰的导航和操作指引，也不难上手。

功能理解方面：Excel 做的销售系统功能相对简单，容易理解。比如基本的销售数据录入、统计等功能，通过简单的培训就能掌握。建米软件虽然功能丰富，但也有详细的文档和培训课程，帮助用户理解和使用。

数据处理难度方面：Excel 本身就有一定的数据处理功能，如公式计算、数据筛选等。在 Excel 做的销售系统中，这些功能可以直接使用，降低了数据处理的难度。建米软件有更强大的数据处理能力，但也提供了简单易用的操作方式，让用户无需具备专业的数据分析知识。

学习资源方面：关于 Excel 的学习资源非常丰富，网上有很多教程和案例。如果在使用 Excel 做的销售系统过程中遇到问题，可以很容易找到解决办法。建米软件也有自己的官方网站和社区，提供了大量的学习资源和技术支持。

四、Excel 做的销售系统能和其他软件集成吗？

我就想知道现在企业里用的软件很多，Excel 做的销售系统能不能和其他软件“打成一片”。毕竟系统之间的集成能提高工作效率。

与办公软件集成方面：Excel 本身就是办公软件的一部分，和其他办公软件如 Word、PowerPoint 等集成比较容易。可以方便地将销售数据导入到 Word 文档中生成报告，或者在 PowerPoint 中展示销售数据。建米软件也支持与办公软件集成，能实现数据的无缝对接。

与财务软件集成方面：销售系统和财务软件的集成很重要，能实现销售数据和财务数据的同步。Excel 做的销售系统与财务软件集成可能需要一定的技术手段，如编写脚本等。建米软件有专门的接口和财务软件进行集成，操作相对简单。

与 CRM 软件集成方面：CRM 软件用于管理客户关系，与销售系统集成能更好地了解客户需求。Excel 做的销售系统与 CRM 软件集成可能会受到功能和数据格式的限制。建米软件可以与主流的 CRM 软件进行深度集成，实现数据的共享和业务的协同。

与其他业务系统集成方面：企业可能还有其他业务系统，如采购系统、库存系统等。Excel 做的销售系统与这些系统集成难度较大。建米软件具有良好的开放性和兼容性，能与各种业务系统进行集成，实现企业信息的一体化管理。