用 Excel 做订货计划表和库存，到底能节省多少成本？

一、Excel做订货计划表和库存的重要性

在日常的商业运营里，不管是小商铺还是大企业，订货和库存管理都是非常关键的环节。用Excel来做订货计划表和库存表，其实有着不少好处。

成本控制方面：通过Excel订货计划表，能清晰规划每次的订货量，避免过度订货造成资金积压。比如一家小型超市，如果不做好订货计划，大量采购了一些销量不好的商品，这些商品就会占用仓库空间，资金也被压在这些货物上，影响超市的资金流转。而库存表可以实时反映库存数量，帮助及时处理滞销商品，降低库存成本。

保障供应方面：准确的订货计划能保证货物的及时供应，避免缺货情况的发生。像一家餐厅，如果没有提前做好食材的订货计划，在就餐高峰期可能会出现某些菜品缺货，影响顾客的用餐体验，甚至导致顾客流失。库存表则可以让商家随时了解库存情况，在库存不足时及时补货。

数据分析方面：Excel可以对订货和库存数据进行整理和分析，为企业的管理决策提供依据。例如，通过分析不同时间段的订货量和销售量，企业可以了解销售趋势，从而调整订货策略。

二、订货计划表的制作步骤

制作订货计划表，就像规划一场旅行，需要一步一步来。

确定表格框架：要明确表格需要包含哪些内容。一般来说，订货计划表需要有商品名称、规格型号、订货数量、订货日期、预计到货日期、供应商等信息。可以在Excel中先列出这些表头。

收集数据：收集商品的历史销售数据、库存数据等。这些数据可以帮助我们更准确地确定订货数量。比如，一家服装店可以查看过去一个月某款衣服的销售数量，以此为参考来确定本次的订货量。

计算订货数量：根据销售预测和库存情况来计算订货数量。公式可以简单表示为：订货数量 = 预计销售量 + 安全库存 - 现有库存。安全库存是为了应对突发情况而额外保留的库存数量。

填写表格：将计算好的订货数量以及其他相关信息填入表格中。在填写预计到货日期时，要和供应商沟通好，确保信息的准确性。

三、订货计划表的设计要点

设计订货计划表的时候，有几个要点需要注意。

简洁明了：表格的设计要简单易懂，避免过于复杂的格式和内容。这样方便使用者快速查看和理解表格信息。比如，表头的名称要简洁准确，不要使用过于生僻的词汇。

数据准确：订货计划表中的数据必须准确无误。一个小小的数据错误可能会导致订货量出现偏差，影响企业的运营。在填写数据时，要仔细核对，避免输入错误。

可扩展性：考虑到企业的发展和业务的变化，表格要有一定的可扩展性。比如，可以预留一些空白列，以便后续添加新的信息。

颜色区分：可以使用不同的颜色来区分不同的信息。比如，将紧急订货的商品用红色标注，这样可以让使用者快速关注到重要信息。

四、库存表的制作步骤

库存表的制作也有它自己的一套流程。

创建表头：库存表的表头一般包括商品名称、规格型号、期初库存、入库数量、出库数量、期末库存、库存位置等信息。在Excel中依次输入这些表头。

录入期初数据：将当前的库存数量录入到期初库存列中。这是库存表的基础数据，一定要准确。

记录出入库信息：每次有商品入库或出库时，及时在表格中记录相应的数量。可以按照日期顺序进行记录，方便后续的查询和统计。

计算期末库存：期末库存 = 期初库存 + 入库数量 - 出库数量。在Excel中可以使用公式自动计算期末库存，这样可以提高计算的准确性和效率。

五、库存表的设计要点

设计库存表时，也有一些关键的设计要点。

实时更新：库存表要实时反映库存的实际情况。每次有出入库操作后，要及时更新表格数据。否则，数据不准确会影响企业的决策。

分类清晰：可以按照商品的类别、用途等对库存进行分类。这样方便查找和管理。比如，一家五金店可以将商品分为工具类、建材类等。

设置预警功能：为库存数量设置预警值。当库存数量低于预警值时，可以用颜色或其他方式提醒管理人员及时补货。例如，将库存数量低于10件的商品用黄色标注。

关联订货计划：库存表可以和订货计划表关联起来。当库存数量接近预警值时，可以自动生成订货提醒，方便企业及时订货。

六、利用订货计划表和库存表进行数据分析和管理决策

做好了订货计划表和库存表，接下来就要利用这些数据进行分析，做出合理的管理决策。

销售趋势分析：通过对比不同时间段的订货量和销售量，可以了解商品的销售趋势。比如，如果某款商品的订货量在逐渐增加，但销售量却没有明显增长，可能说明这款商品的市场需求已经接近饱和，需要调整订货策略。

库存周转率分析：库存周转率 = 销售成本 / 平均库存。通过计算库存周转率，可以了解库存的周转速度。如果库存周转率较低，说明库存积压严重，需要采取措施加快库存周转，比如促销活动等。

供应商评估：根据订货计划表和库存表中的信息，可以对供应商进行评估。比如，查看供应商的交货时间是否准时、商品质量是否稳定等。对于表现不好的供应商，可以考虑更换。

决策调整：根据数据分析的结果，及时调整订货计划和库存管理策略。如果发现某类商品的销售增长迅速，可以适当增加订货量；如果库存积压严重，可以减少订货量。

在进行数据分析和管理决策时，如果觉得Excel操作起来比较复杂，数据处理效率不高，其实可以试试建米软件。它能自动整合订货计划表和库存表的数据，快速生成各种分析报表，为企业的管理决策提供更精准的依据，节省不少时间和精力。

以上就是关于用Excel做订货计划表和库存的相关内容，希望能对大家有所帮助。

常见用户关注的问题：

一、Excel 做订货计划表和库存的重要性

在日常的业务运营里，用 Excel 来做订货计划表和库存表那可是相当重要的。呢，订货计划表能让咱们清楚地知道需要进多少货，避免出现缺货或者过度进货的情况。比如说一家小超市，如果没有订货计划，可能某款饮料卖光了都不知道补货，顾客想买却没有，就会影响生意；要是进多了，又会占地方还可能过期浪费。而库存表能实时反映货物的数量、存放位置等信息，方便我们管理货物。通过这两个表，我们可以更好地规划资金，合理安排采购和销售，提高运营效率。

二、订货计划表的制作步骤

确定需求数据来源：要先搞清楚从哪里获取订货相关的数据，像历史销售数据、市场趋势、客户订单等。比如一家服装店，就得参考过去几个月不同款式衣服的销售情况，看看哪些款式受欢迎，哪些卖得不好。

设计表格结构：规划好表格的列和行，一般会有商品名称、规格、订货数量、订货时间、供应商等信息。就好比盖房子得先设计好图纸，表格结构设计好了，后续填写数据才会井井有条。

输入数据：把收集到的数据准确地填入表格中。还是以服装店为例，把每件衣服的具体信息填进去，不能填错，不然订货就乱套了。

进行数据验证和审核：检查输入的数据是否准确、合理。比如订货数量是不是太多或者太少，订货时间是否符合实际情况等。可以让同事帮忙一起审核，避免出错。

三、库存表的制作步骤

盘点库存：先对现有的货物进行全面的盘点，确定每种商品的实际数量。比如一家文具店，得把笔、本子等各种文具都数清楚。

设计表格框架：和订货计划表类似，要确定好表格包含哪些内容，像商品编号、名称、库存数量、入库时间、出库时间等。

录入库存信息：把盘点得到的数据以及商品的其他相关信息录入表格。例如，把文具的品牌、型号等都填进去。

定期更新数据：随着货物的进出库，要及时更新库存表的数据，保证数据的实时性。就像每天卖出去多少文具，都要马上在表格里体现出来。

四、如何利用订货计划表和库存表进行数据分析和管理决策

分析库存周转率：通过库存表的数据，计算出商品的库存周转率，看看哪些商品周转快，哪些周转慢。如果一款手机库存周转率高，说明卖得好，可以多订点货；要是某款玩具周转率低，就得考虑是不是要减少订货量了。

对比订货和销售情况：把订货计划表和实际销售数据对比一下，看看订货量是不是合适。如果订货多了，销售却没跟上，就会造成库存积压；订货少了，又会缺货。

预测未来需求：结合历史数据和市场趋势，利用这两个表的数据来预测未来的订货需求和库存情况。比如快到节假日了，根据以往的销售数据，预测出哪些商品需求量会增加，提前做好订货准备。

优化采购和销售策略：根据分析结果，调整采购和销售策略。如果发现某个供应商的货物质量好、价格合理，就可以多和他们合作；对于滞销的商品，可以搞一些促销活动。

在进行这些数据分析和管理决策的时候，建米软件可以帮上大忙。它能更高效地处理和分析订货计划表和库存表的数据，提供更准确的决策依据，让我们的业务运营更加顺畅。

以下是模拟在必应搜索中可能会出现的热门问题：1. “用 Excel 做订货计划表和库存表容易出错怎么办？”我听说很多人用 Excel 做订货和库存表的时候老是出错，我就想知道有没有什么好办法能避免这种情况呢。

要仔细检查数据输入。在输入数据的时候，一定要集中注意力，避免输错数字或者填错信息。比如输入订货数量时，要反复核对。可以设置数据验证。在 Excel 里可以设置一些规则，让输入的数据符合一定的范围或者格式，这样能减少错误。例如，设置订货数量必须是正整数。然后，建立审核机制。让同事或者上级帮忙审核表格，多一双眼睛就多一份保障。使用模板和公式。使用现成的模板可以规范表格格式，用公式可以自动计算一些数据，减少手动计算出错的概率。建米软件也可以辅助进行数据的验证和审核，提高数据的准确性。

2. “订货计划表和库存表应该多久更新一次？”朋友说他不知道订货计划表和库存表多久更新合适，我就想知道有没有一个标准的时间呢。

对于订货计划表，如果业务变化比较快，像一些时尚行业，可能每周甚至每天都要更新。因为时尚潮流变化快，订货需求也会随时改变。如果业务相对稳定，比如一些日用品行业，每月更新一次就可以。对于库存表，一般每天都要更新。因为货物每天都有进出库，只有及时更新才能保证数据的实时性。如果条件不允许每天更新，至少也要每周更新一次。在有重大促销活动或者节假日前后，要增加更新的频率。建米软件可以实现数据的实时更新，让我们随时掌握最新的订货和库存情况。

3. “怎样通过订货计划表和库存表降低成本？”我听说合理利用订货和库存表能降低成本，我就想知道具体该怎么做呢。

第一，优化订货数量。通过分析库存周转率和销售数据，确定合适的订货量，避免过度订货造成库存积压和资金浪费。第二，选择合适的供应商。对比不同供应商的价格和质量，选择性价比高的供应商，降低采购成本。第三，减少库存损耗。及时处理滞销商品，避免商品过期或者损坏。可以通过促销活动等方式把滞销商品卖出去。第四，合理安排库存布局。根据货物的销售频率和体积等因素，合理安排库存位置，提高仓库的空间利用率。建米软件可以帮助我们分析数据，找到降低成本的最佳方案。

4. “订货计划表和库存表能反映出哪些市场趋势？”我想知道订货计划表和库存表除了管理货物，还能看出市场的哪些趋势呢。

可以看出商品的销售趋势。如果某类商品的订货量和库存减少得快，说明市场对它的需求在增加，是热门商品。反之，如果订货量和库存一直居高不下，可能是市场需求在下降。能反映出季节趋势。比如在夏天，饮料的订货量和库存变化能体现出夏季市场对饮料的需求情况。然后，还能看出竞争对手的情况。如果自己的库存积压，而同行的同类商品销售很好，可能是自己的产品竞争力不够。能预测市场的增长或衰退。如果订货量和库存持续上升，可能市场在增长；反之则可能市场在衰退。建米软件可以对这些数据进行深度分析，更准确地把握市场趋势。