用 excel 做自创库存表，能替代人工盘点库存吗？

一、为什么要用 Excel 自创库存表

在日常的工作和生活中，库存管理是一个常见的需求。小到家庭的日用品储备，大到企业的原材料和商品库存，都需要进行有效的管理。而 Excel 作为一款广泛使用的办公软件，是自创库存表的绝佳工具。

操作简单：大部分人都对 Excel 有一定的了解，不需要额外学习复杂的软件操作。只要会基本的表格输入、公式计算，就能轻松创建库存表。比如，家庭主妇想要记录家里的食品库存，用 Excel 可以快速地列出食品名称、数量、保质期等信息。

灵活性高：Excel 可以根据不同的需求自定义库存表的格式和内容。不同行业、不同规模的企业，库存管理的重点和方式都有所不同。使用 Excel 自创库存表，就能按照自己的实际情况进行设计。例如，服装企业可以在库存表中添加颜色、尺码等信息，方便管理不同款式的服装库存。

成本低：对于一些小型企业或者个人来说，购买专业的库存管理软件可能成本较高。而 Excel 通常是办公软件套装的一部分，无需额外付费，就能满足基本的库存管理需求。

二、创建库存表前的准备工作

在开始用 Excel 自创库存表之前，需要做好一些准备工作，这样可以让后续的操作更加顺利。

明确库存管理的目标：要想清楚创建库存表是为了什么。是为了监控库存数量，避免缺货或者积压；还是为了统计库存成本，进行成本控制。比如，一家餐厅创建库存表，主要是为了确保食材的充足供应，避免浪费，那么在库存表中就需要重点关注食材的采购量、使用量和剩余量。

确定库存表的内容：根据库存管理的目标，确定库存表中需要包含哪些信息。一般来说，库存表至少应该包括物品名称、数量、单价、总价等基本信息。如果是企业的库存管理，还可能需要添加供应商信息、入库日期、出库日期等。例如，一家电子企业的库存表，除了基本信息外，还会记录电子产品的型号、规格、批次等信息。

收集相关数据：在创建库存表之前，需要收集现有的库存数据。可以通过盘点库存的方式，将物品的实际数量、单价等信息记录下来。对于新采购的物品，要及时更新库存表中的数据。比如，一家文具店在每个月的月底进行一次库存盘点，将盘点结果录入到 Excel 库存表中。

三、Excel 库存表的基本创建步骤

做好准备工作后，就可以开始创建 Excel 库存表了。下面为大家介绍基本的创建步骤。

打开 Excel 并创建新工作表：打开 Excel 软件，点击“新建”，选择“空白工作簿”，就可以创建一个新的工作表。

设置表头：在工作表的第一行输入库存表的表头，如“物品名称”、“数量”、“单价”、“总价”等。根据前面确定的库存表内容，合理设置表头。比如，在表头中添加“备注”一栏，用于记录一些特殊信息，如物品的存放位置、质量情况等。

输入基本数据：从第二行开始，依次输入库存物品的相关信息。按照表头的要求，将物品名称、数量、单价等数据填入相应的单元格中。在输入数据时，要注意数据的准确性和完整性。例如，输入物品数量时，要确保与实际库存数量一致。

设置格式：为了让库存表更加清晰易读，可以对表格进行格式设置。比如，调整列宽和行高，使表格内容能够完整显示；设置字体、字号和颜色，突出重点信息；添加边框和底纹，区分不同的区域。例如，将表头的字体加粗，背景设置为灰色，这样可以让表头更加醒目。

四、使用公式计算库存数据

Excel 的强大之处在于它可以使用公式进行数据计算，让库存管理更加高效。

计算总价：在“总价”列的单元格中输入公式“=数量单价”，然后按下回车键，就可以自动计算出每件物品的总价。将鼠标指针放在该单元格的右下角，当指针变成黑色十字时，按住鼠标左键向下拖动，就可以将公式应用到其他行，快速计算出所有物品的总价。

计算库存总量：如果库存表中有多个物品，需要计算所有物品的库存总量。可以在表格的底部添加一行，用于统计库存总量。在“数量”列对应的统计行单元格中输入公式“=SUM(数量列的起始单元格:数量列的结束单元格)”，然后按下回车键，就可以自动计算出库存总量。

设置库存预警：为了避免缺货情况的发生，可以设置库存预警。比如，当某种物品的库存数量低于一定值时，自动提醒。可以使用条件格式来实现这一功能。选中“数量”列，点击“开始”菜单中的“条件格式”，选择“突出显示单元格规则” - “小于”，在弹出的对话框中输入预警值，然后选择一种突出显示的格式，如红色字体，点击“确定”。当物品的库存数量低于预警值时，该单元格就会以红色字体显示，提醒及时补货。

五、库存表的维护和更新

创建好库存表后，还需要定期进行维护和更新，确保库存数据的准确性。

及时记录出入库信息：当有物品入库或者出库时，要及时在库存表中记录相关信息。比如，新采购了一批物品，要在库存表中增加相应的记录，并更新库存数量；有物品出库时，要减少相应的库存数量。

定期盘点库存：定期对库存进行盘点，将实际库存数量与库存表中的数据进行核对。如果发现数据不一致，要及时查找原因并进行调整。一般来说，企业可以每个月或者每个季度进行一次库存盘点。

备份库存表：为了防止数据丢失，要定期备份库存表。可以将库存表保存到外部存储设备中，或者上传到云端存储。比如，每周将库存表备份到移动硬盘中，这样即使电脑出现故障，也不会丢失数据。

六、借助工具提升库存管理效率

虽然 Excel 可以满足基本的库存管理需求，但对于一些复杂的库存管理场景，可能还需要借助其他工具。比如建米软件，它是一款专业的库存管理软件，可以与 Excel 配合使用，提升库存管理的效率。建米软件可以实现库存数据的实时同步，自动生成各种库存报表，还能进行库存分析和预测。对于企业来说，如果库存管理的工作量较大，数据复杂，可以试试建米软件，它可以帮助企业更轻松地管理库存，减少人力成本和错误率。

以上就是用 Excel 自创库存表的相关内容，希望这些方法和技巧能够帮助大家更好地管理库存。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 做自创库存表难不难呀？

我听说很多人都想用 Excel 自己做库存表，但又担心太难搞不定。其实我也有点好奇，这到底难不难呢。下面我就和大家好好唠唠。

基础操作方面

Excel 的基础操作，像输入数据、设置单元格格式这些，只要稍微花点时间学一学，还是挺容易上手的。比如输入库存的名称、数量这些信息，就和在文档里打字差不多。

函数运用方面

要是想让库存表更智能，用到一些函数就有点难度了。像 SUM 求和函数，能快速算出库存的总数，但如果你要计算库存的出入库频率，可能就得用到更复杂的函数了。建米软件在这方面就有优势，它内置了很多实用的功能，能帮你轻松处理复杂的数据计算。

数据管理方面

随着库存数据越来越多，管理起来就有点麻烦了。比如要查找某一个特定的库存信息，要是表格没有整理好，找起来就像大海捞针。这时候就需要掌握一些数据排序、筛选的技巧。建米软件可以对库存数据进行高效的管理和分类，查找信息就方便多了。

图表制作方面

为了更直观地展示库存情况，制作图表也是很有必要的。但不同类型的图表适合不同的数据展示，比如柱状图适合对比不同库存的数量，折线图适合展示库存数量的变化趋势。学会选择合适的图表也需要一些时间和经验。

二、Excel 自创库存表能实现自动更新吗？

朋友说要是 Excel 自创库存表能自动更新就太方便了，我也这么觉得。这样就不用每次有库存变动都手动去改表格了。下面就来详细说说。

通过公式实现简单更新

在 Excel 里，可以通过一些公式来实现简单的自动更新。比如用 VLOOKUP 函数，当有新的库存数据录入时，能自动查找并更新相关信息。不过这种方法有一定的局限性，只适用于数据比较规整的情况。

借助宏实现复杂更新

宏是 Excel 里的一个强大工具，能录制一系列的操作，然后一键执行。要是你的库存表更新操作比较复杂，就可以用宏来实现自动更新。但宏的编写需要一定的编程基础，对于不太懂编程的人来说有点难。建米软件可以轻松实现库存数据的自动更新，不需要你编写复杂的宏。

与数据源连接更新

如果库存数据来自其他系统，Excel 可以和这些数据源进行连接，实现数据的实时更新。但这需要确保数据源的稳定性和兼容性，不然可能会出现数据更新不及时或者出错的情况。

数据刷新频率设置

即使实现了自动更新，还需要设置合适的数据刷新频率。比如是每天刷新一次，还是每小时刷新一次，要根据实际的库存变动情况来定。建米软件可以根据你的需求灵活设置数据刷新频率，保证库存数据的及时性。

三、Excel 自创库存表怎么保证数据安全？

我就想知道，用 Excel 自创库存表，数据安全该怎么保障呢？毕竟库存数据可是很重要的，万一泄露或者丢失了，那可就麻烦大了。下面来具体分析分析。

设置密码保护

Excel 有设置密码的功能，可以给整个工作簿或者特定的工作表设置密码。这样只有知道密码的人才能打开或者修改表格。不过密码要设置得复杂一些，不然很容易被破解。

定期备份数据

定期把库存表备份到其他地方，比如移动硬盘或者云盘。这样即使本地的表格出了问题，还有备份可以恢复。备份的频率可以根据库存数据的变动情况来定。建米软件有自动备份功能，能定期帮你备份库存数据，不用担心数据丢失。

限制访问权限

在共享库存表的时候，要注意限制访问权限。比如只给某些人查看的权限，不给修改的权限。这样可以避免不必要的误操作或者数据泄露。

防止病毒感染

安装杀毒软件，定期对电脑进行病毒查杀。不要随便打开来历不明的文件，以免感染病毒导致库存数据丢失或者损坏。建米软件有安全防护机制，能有效防止病毒入侵，保障库存数据的安全。

四、Excel 自创库存表和专业库存管理软件比哪个好？

假如你在考虑是用 Excel 自创库存表，还是用专业的库存管理软件，肯定会纠结哪个更好。下面我就来给大家分析分析。

功能方面

Excel 自创库存表的功能主要依赖于 Excel 本身的功能，虽然可以通过一些技巧实现很多操作，但对于一些复杂的库存管理需求，可能就有点力不从心了。而专业的库存管理软件，像建米软件，有很多专门为库存管理设计的功能，比如库存预警、采购管理等。

操作难度方面

Excel 对于有一定电脑基础的人来说，上手比较容易。但要做出一个功能完善的库存表，还是需要花费一些时间去学习和摸索。专业库存管理软件的操作可能相对复杂一些，但一般都有详细的教程和客服支持。

数据处理能力方面

当库存数据量比较小的时候，Excel 还能应付得过来。但随着数据量的增大，Excel 的处理速度可能会变慢，甚至会出现卡顿的情况。专业库存管理软件有更强大的数据处理能力，能快速处理大量的库存数据。

成本方面

Excel 是微软办公软件的一部分，如果已经安装了，基本不需要额外的成本。而专业库存管理软件可能需要购买许可证，有一定的成本支出。但从长远来看，专业软件能提高工作效率，带来的收益可能会超过成本。建米软件性价比高，能为企业节省成本的提供优质的库存管理服务。