用 excel 做每日库存增减表，复杂场景能 hold 住吗？

一、为什么要用 Excel 做每日库存增减表

在日常的经营活动中，不管是小店铺还是大公司，库存管理都是非常重要的一环。想象一下，一家小超市，如果不清楚每天进了多少货，卖出去多少货，很容易出现商品积压或者缺货的情况。积压会占用资金，缺货又会影响生意。而每日库存增减表就能很好地解决这个问题。

方便记录：Excel 就像一个大账本，我们可以轻松地把每天的进货数量、销售数量等信息记录下来。比如，便利店老板每天晚上花几分钟，就能把当天的库存变动情况填到 Excel 表格里。

便于计算：Excel 有强大的计算功能，只要我们设置好公式，它能自动算出库存的增减情况和剩余库存。就像我们不用手动一个个去加或者减，Excel 一键就能搞定。

直观呈现：通过 Excel 表格，我们可以很直观地看到库存的变化趋势。比如，通过数据对比，能发现哪些商品销量好，哪些商品卖得慢。

二、制作每日库存增减表前的准备工作

在开始制作表格之前，我们得先做好一些准备工作，就像盖房子要先准备好材料一样。

明确表格用途：要清楚做这个表格是为了什么。如果是小餐馆，可能主要关注食材的库存；如果是服装店，就是衣服的库存。不同的用途，表格的内容也会有所不同。

收集基础数据：收集好商品的基本信息，比如商品名称、规格、初始库存数量等。比如，文具店老板要把店里各种笔的型号、初始数量都统计清楚。

确定表格结构：想好表格要包含哪些项目，一般有日期、商品名称、进货数量、销售数量、库存数量等。可以先在纸上画个草图，规划一下表格的样子。

三、创建每日库存增减表的基本框架

接下来，我们就开始在 Excel 里创建表格的基本框架。

打开 Excel 软件：这一步很简单，找到 Excel 图标，双击打开就行。打开后，会看到一个空白的工作表。

设置表头：在第一行依次输入我们确定好的项目名称，比如 “日期”“商品名称”“进货数量”“销售数量”“库存数量” 等。这些表头就像是表格的“眼睛”，能让我们快速了解表格的内容。

调整列宽和行高：根据内容的多少，调整列宽和行高，让表格看起来更美观。比如，如果商品名称比较长，就把“商品名称”这一列的列宽调宽一些。

四、输入基础数据

框架搭好后，就可以开始输入基础数据了。

输入商品信息：把收集好的商品名称、规格等信息依次输入到对应的列里。比如，在“商品名称”列输入“苹果”“香蕉”等。

输入初始库存数量：在“库存数量”列输入每种商品的初始库存。比如，水果店开业时，苹果有 100 斤，就在“苹果”对应的“库存数量”单元格里输入 100。

五、设置计算库存的公式

为了能自动计算库存的增减情况，我们需要设置一些公式。

计算当日库存：库存数量的计算公式一般是“当日库存 = 上一日库存 + 进货数量 - 销售数量”。在 Excel 里，在“库存数量”列对应的单元格里输入公式，比如“=上一日库存单元格 + 进货数量单元格 - 销售数量单元格”。举个例子，如果上一日苹果库存是 100 斤，今天进了 20 斤，卖了 30 斤，那么在“库存数量”单元格输入“=100 + 20 - 30”，回车后就能自动算出今天的库存是 90 斤。

复制公式：设置好一个公式后，把鼠标指针移到单元格右下角，当指针变成黑色“十”字时，按住鼠标左键向下拖动，就能把公式复制到下面的单元格，快速计算其他商品的库存。

六、数据的日常更新与维护

表格做好后，每天都要进行数据的更新和维护。

每日记录：每天结束营业后，把当天的进货数量和销售数量准确地记录到表格里。比如，超市收银员下班前，把当天每种商品的销售小票统计一下，把数量填到对应的“销售数量”列里。

检查数据准确性：输入数据后，检查一下有没有输错。比如，本来进货 50 件，结果输成 500 件，那就会导致库存数据不准确。

备份数据：定期备份表格，防止数据丢失。可以把表格复制一份，保存到 U 盘或者云盘里。

七、使用 Excel 图表展示库存变化趋势

除了表格数据，我们还可以用 Excel 图表更直观地展示库存变化趋势。

选择图表类型：根据需要选择合适的图表类型，比如折线图适合展示库存随时间的变化趋势，柱状图适合对比不同商品的库存数量。

创建图表：选中要制作图表的数据，然后点击 Excel 里的“插入”菜单，选择相应的图表类型。比如，选中“日期”和“库存数量”两列的数据，点击“插入” - “折线图”，就能生成一个展示库存变化趋势的折线图。

美化图表：可以对图表进行一些美化，比如添加标题、修改坐标轴标签等，让图表更清晰易懂。

八、利用建米软件提升库存管理效率

当库存管理的规模越来越大，数据越来越复杂时，Excel 可能会显得有些力不从心。这时候，可以试试建米软件。它能自动同步库存数据，避免手动输入的繁琐和错误。而且，建米软件可以生成更专业、详细的库存报表，还能设置库存预警，当库存低于一定数量时，会及时提醒，让库存管理更加轻松高效。

以上就是用 Excel 做每日库存增减表的详细步骤和方法，希望能帮助大家更好地管理库存。

常见用户关注的问题：

一、怎样用 Excel 快速做出每日库存增减表？

我听说很多做库存管理的朋友都在为做每日库存增减表发愁，想知道有没有快速做出来的办法。其实我也能理解，每天都要更新库存数据，要是能快速做好这个表，能省不少时间呢。

确定表格结构：

得想好表格要包含哪些内容。一般来说，得有日期、商品名称、期初库存、入库数量、出库数量、期末库存这些基本信息。日期就记录每天的日期，商品名称就是库存里的各种商品，期初库存就是当天开始时的库存数量，入库数量是当天新进来的商品数量，出库数量是当天发出去的商品数量，期末库存就是当天结束时剩下的商品数量。

设置公式：

在 Excel 里可以用公式来自动计算期末库存。期末库存=期初库存 + 入库数量 - 出库数量。在对应的单元格里输入这个公式，以后只要输入入库和出库数量，期末库存就会自动算出来啦。比如在期末库存对应的单元格里输入“=期初库存单元格 + 入库数量单元格 - 出库数量单元格”，然后按回车键就行。

使用数据验证：

为了保证数据输入的准确性，可以用数据验证功能。比如对于入库和出库数量，只允许输入数字，这样能避免输入一些错误的字符。选中要设置数据验证的单元格，然后在数据菜单里找到数据验证，设置允许的类型为数字。

利用模板：

要是每天的表格格式都差不多，可以做一个模板。把表格的格式、公式这些都设置好，以后每天只要打开模板，输入新的数据就行。这样能节省很多重复设置的时间。建米软件也有类似的模板功能，能帮助你更高效地管理库存数据。

二、Excel 每日库存增减表的公式该怎么设置？

朋友说在做 Excel 每日库存增减表的时候，公式设置可把他难住了。我就想知道，这公式到底该怎么设置才对呢？其实公式设置好了，能大大提高工作效率。

期初库存公式：

如果是第一天做表，期初库存就是实际的库存数量，直接手动输入就行。从第二天开始，期初库存就等于前一天的期末库存。可以在对应的单元格里输入“=前一天期末库存单元格”，这样每天的期初库存就会自动更新。

期末库存公式：

前面也提到过，期末库存=期初库存 + 入库数量 - 出库数量。在期末库存对应的单元格里准确输入这个公式，就能自动计算出每天的期末库存。比如在 E2 单元格是期初库存，F2 单元格是入库数量，G2 单元格是出库数量，那么在 H2 单元格（期末库存）里输入“=E2 + F2 - G2”。

库存增减量公式：

库存增减量=入库数量 - 出库数量。在对应的单元格里输入这个公式，就能知道每天库存是增加了还是减少了。比如在 I2 单元格输入“=F2 - G2”。

累计库存公式：

累计库存就是从开始到当天的库存总和。可以用 SUM 函数来计算。比如要计算从第一天到当天的期末库存总和，在对应的单元格里输入“=SUM(第一天期末库存单元格:当天期末库存单元格)”。建米软件在处理这些公式计算时也很方便，能让数据计算更准确。

三、Excel 每日库存增减表如何进行数据可视化？

我想知道把 Excel 每日库存增减表的数据可视化有啥好办法。朋友推荐说数据可视化能更直观地看到库存的变化情况。确实，一堆数字看着挺头疼的，要是能变成图表啥的，就一目了然了。

选择合适的图表类型：

根据不同的需求选择不同的图表类型。如果想查看库存随时间的变化趋势，可以用折线图。折线图能很清晰地展示出库存数量是上升还是下降。要是想对比不同商品的库存情况，可以用柱状图。柱状图能很直观地看出不同商品库存数量的差异。

创建图表：

选中要做成图表的数据区域，然后在 Excel 的插入菜单里选择相应的图表类型。比如要做折线图，就选中日期和期末库存这两列数据，然后点击插入折线图。Excel 会自动生成一个基本的图表。

美化图表：

生成的图表可能不太好看，可以对图表进行一些美化。比如修改图表的颜色、字体、添加数据标签等。数据标签能显示每个数据点的具体数值，让图表更清晰。在图表上右键点击，选择相应的设置选项来进行修改。

动态图表：

要是数据每天都在更新，可以做一个动态图表。利用 Excel 的数据透视表和切片器功能，能实现动态展示。切片器可以让你快速筛选不同时间段的数据，这样就能随时查看特定时间段的库存变化。建米软件也支持数据可视化功能，能让你更轻松地做出漂亮的图表。

四、Excel 每日库存增减表的数据安全怎么保障？

假如你做的 Excel 每日库存增减表数据很重要，那数据安全就不能忽视。我就想知道该怎么保障这些数据的安全呢。毕竟库存数据要是丢失或者泄露了，可能会给企业带来损失。

设置密码：

可以给 Excel 文件设置密码。在 Excel 的另存为对话框里，选择工具 - 常规选项，然后在打开权限密码和修改权限密码里输入密码。这样只有知道密码的人才能打开和修改文件。

定期备份：

每天做完表后，要记得把文件备份到其他地方。可以备份到移动硬盘、云盘等。这样就算原文件出了问题，还有备份可以恢复。建米软件也有数据备份功能，能让你的数据更安全。

限制访问权限：

如果是多人使用的表格，要设置好访问权限。只让有需要的人能访问和修改表格。在共享文件的时候，设置不同的用户权限。

防止病毒感染：

安装杀毒软件，定期对电脑进行杀毒。不要随意打开来历不明的文件，避免电脑感染病毒导致数据丢失。在网络传输数据时，要注意网络安全。