用 excel 做实时库存表，替代专业库存软件可行不？

一、实时库存表的重要性

在日常的生产经营活动中，库存管理可是相当关键的一环。想象一下，你经营着一家小超市，要是不知道每种商品还剩多少库存，那可就麻烦大了。顾客来买东西，结果发现缺货，不仅影响了顾客的购物体验，还可能让你损失一笔生意。实时库存表就像是你的“库存小管家”，能让你随时掌握库存的最新情况。

及时补货：通过实时库存表，你可以清楚地看到哪些商品的库存快要见底了，这样就能及时安排补货，避免出现缺货的情况。比如，你发现某款饮料的库存只剩下几瓶了，就可以赶紧联系供应商进货。

避免积压：它还能帮你避免库存积压。如果某种商品的库存一直居高不下，你就可以考虑采取一些促销手段，尽快把库存消化掉，减少资金的占用。举个例子，某款季节性的服装到了季末还有很多库存，你就可以打折销售，回笼资金。

成本控制：实时库存表对于成本控制也很有帮助。你可以根据库存情况，合理安排采购计划，避免过度采购导致成本增加。还能减少库存管理的成本，比如仓储费用等。

二、Excel制作实时库存表的前期准备

在开始用Excel制作实时库存表之前，咱们得先做好一些准备工作。这就好比盖房子，得先把地基打好。

确定表格内容：要想清楚库存表需要记录哪些信息。一般来说，包括商品名称、规格型号、初始库存、入库数量、出库数量、当前库存等。比如，你经营的是一家文具店，商品名称可能有铅笔、橡皮、笔记本等，每种商品都有对应的规格型号。

准备数据：收集好商品的相关信息，把初始库存数量等数据整理出来。如果你是新开业的店铺，可能需要统计一下进货的数量作为初始库存；如果你已经经营了一段时间，就需要盘点一下现有的库存数量。

选择合适的Excel版本：现在市面上有很多Excel版本，一般来说，较新的版本功能会更强大一些。只要能满足你的基本需求就可以。比如，Excel 2016及以上版本都能很好地完成库存表的制作。

三、Excel实时库存表的基本框架搭建

接下来，咱们就开始搭建实时库存表的基本框架。这就像是给房子搭好骨架，后面再进行装修就容易多了。

创建表头：打开Excel软件，在第一行依次输入之前确定好的表格内容，如商品名称、规格型号、初始库存、入库数量、出库数量、当前库存等。每个表头之间要留出适当的间距，方便后续输入数据。

设置列宽和行高：根据输入内容的多少，调整列宽和行高，让表格看起来更加美观和整齐。比如，如果商品名称比较长，可以适当加宽“商品名称”这一列的宽度。

设置数据格式：对一些数据设置合适的格式。比如，数量一般设置为数值格式，日期可以设置为日期格式。这样可以让数据显示更加规范，也方便后续的计算和统计。

四、库存数据的录入与更新

框架搭建好之后，就可以开始录入库存数据了。而且要保证数据的实时更新，这样库存表才能真正发挥作用。

初始库存录入：把之前准备好的商品初始库存数量依次录入到对应的单元格中。录入的时候要仔细核对，避免出现错误。比如，某款铅笔的初始库存是100支，就在“初始库存”列对应的单元格中输入100。

入库数据录入：当有新的商品入库时，在“入库数量”列对应的单元格中输入入库的数量。要及时更新当前库存。当前库存的计算公式一般是：当前库存 = 初始库存 + 入库数量 - 出库数量。比如，又进了50支铅笔，就在“入库数量”列输入50，然后通过公式自动计算出当前库存。

出库数据录入：商品出库时，在“出库数量”列输入出库的数量，同样要更新当前库存。比如，卖出了20支铅笔，就在“出库数量”列输入20，让表格自动计算新的当前库存。

五、使用公式实现实时计算

Excel的强大之处就在于它可以使用公式进行各种计算，让库存数据的更新变得更加轻松和准确。

当前库存计算公式：前面已经提到过，当前库存 = 初始库存 + 入库数量 - 出库数量。在Excel中，可以使用公式来实现这个计算。比如，在“当前库存”列的第一个单元格中输入“=初始库存单元格 + 入库数量单元格 - 出库数量单元格”，然后按下回车键，就可以自动计算出当前库存。再把这个公式向下拖动，就可以计算出其他商品的当前库存。

库存预警公式：为了避免出现缺货的情况，可以设置库存预警。比如，当某种商品的当前库存低于一定数量时，表格会自动提醒。可以使用IF函数来实现这个功能。假设当库存低于10时需要预警，在“库存预警”列的第一个单元格中输入“=IF(当前库存单元格<10,"预警","正常")”，然后向下拖动公式。当库存低于10时，就会显示“预警”，方便你及时补货。

六、数据的可视化展示

除了用表格形式展示库存数据，还可以通过数据可视化的方式，让库存情况更加直观地呈现出来。

柱状图：可以用柱状图来展示不同商品的库存数量对比。选择商品名称和当前库存这两列数据，然后在Excel的“插入”菜单中选择“柱状图”，就可以快速生成一个柱状图。通过柱状图，你可以一眼看出哪些商品的库存多，哪些商品的库存少。

折线图：如果想要查看库存数量随时间的变化趋势，可以使用折线图。比如，记录每天的库存数量，然后用折线图展示出来。这样可以清晰地看到库存的波动情况，有助于你分析销售规律。

七、实时库存表的维护与管理

制作好实时库存表后，还需要进行定期的维护和管理，确保表格的准确性和有效性。

定期盘点：定期对实际库存进行盘点，与库存表中的数据进行核对。一般来说，可以每月或者每季度进行一次盘点。如果发现数据有差异，要及时查找原因并进行调整。比如，盘点时发现某款商品的实际库存比表格中的库存少，可能是存在漏记出库的情况，需要进行修正。

数据备份：为了防止数据丢失，要定期对库存表进行备份。可以将表格保存到不同的存储设备中，比如移动硬盘、云盘等。这样即使电脑出现故障，也不会丢失重要的库存数据。

八、借助建米软件提升库存管理效率

当你的业务规模逐渐扩大，库存管理变得更加复杂时，可能会发现Excel的功能有些不够用了。这时候，可以试试建米软件。建米软件能够实现库存数据的实时同步和自动化管理，它可以与你的业务系统进行对接，自动获取入库和出库数据，减少人工录入的工作量和错误率。而且，建米软件还提供了更加丰富的数据分析功能，能帮助你更好地掌握库存动态，优化库存管理策略。

以上就是用Excel做实时库存表的详细介绍，希望这些内容能帮助你更好地管理库存。

常见用户关注的问题：

一、Excel 实时库存表能和仓库管理系统对接吗？

我听说很多做仓库管理的朋友都在问 Excel 实时库存表能不能和仓库管理系统对接，我就想知道这两者要是能对接上，那仓库管理不得轻松不少啊。下面咱们来仔细唠唠。

可能性分析

从技术层面讲，是有对接的可能性的。现在的技术发展这么快，只要系统和 Excel 都开放一定的接口，就有对接的机会。

对接好处

要是能对接上，数据的实时性就大大提高了。仓库管理系统里的数据能及时更新到 Excel 实时库存表中，方便管理人员查看。而且还能减少人工录入数据的工作量，降低出错的概率。

对接难度

不同的仓库管理系统接口不同，要实现对接可能需要一定的技术人员进行开发和调试。系统的兼容性也是个问题，可能会出现数据传输不顺畅等情况。

建米软件助力

建米软件在这方面有一定的优势，它可以提供相对开放的接口，便于和 Excel 实时库存表进行对接，能在一定程度上解决对接过程中的难题。

二、Excel 实时库存表能自动生成出入库报表吗？

朋友说要是 Excel 实时库存表能自动生成出入库报表就好了，我也觉得这功能要是有了，那仓库管理人员可就省心多了。咱们接着分析。

实现原理

其实通过 Excel 的函数和公式是可以实现一定程度的自动生成的。比如利用 VLOOKUP、SUMIF 等函数对出入库数据进行统计和整理。

报表内容

自动生成的报表可以包含出入库的日期、数量、货物名称等基本信息。还可以根据需要添加一些汇总数据，比如每日、每周的出入库总量。

灵活性

用户可以根据自己的需求对报表的格式和内容进行调整。可以设置不同的筛选条件，生成不同时间段、不同货物的出入库报表。

建米软件辅助

建米软件可以提供一些模板和工具，帮助用户更方便地实现 Excel 实时库存表自动生成出入库报表的功能，提高工作效率。

三、Excel 实时库存表数据安全怎么保障？

我想知道 Excel 实时库存表的数据安全该怎么保障，毕竟里面可都是仓库的重要信息啊。下面来详细说说。

设置密码

可以给 Excel 文件设置打开密码和修改密码，这样只有知道密码的人才能查看和修改数据，防止数据被随意泄露。

数据备份

定期对 Excel 实时库存表进行备份，可以备份到外部硬盘、云盘等地方。这样即使原文件出现问题，也能及时恢复数据。

权限管理

对不同的人员设置不同的操作权限，比如有的人员只能查看数据，有的人员可以进行修改。这样可以避免数据被误操作或恶意修改。

建米软件保障

建米软件有完善的数据安全保障机制，能对 Excel 实时库存表的数据进行加密处理，防止数据在传输和存储过程中被窃取。

四、Excel 实时库存表能进行多仓库管理吗？

假如你有好几个仓库，那肯定想知道 Excel 实时库存表能不能进行多仓库管理。咱们接着探讨。

表格设计

可以在 Excel 中设计不同的工作表，每个工作表代表一个仓库。也可以在一个工作表中通过不同的列来区分不同仓库的数据。

数据汇总

通过函数可以对多个仓库的数据进行汇总。比如使用 SUM 函数计算所有仓库的库存总量。

库存调配

根据不同仓库的库存情况，可以方便地进行库存调配。通过对比各仓库的数据，决定从哪个仓库调货。

建米软件支持

建米软件可以提供更强大的多仓库管理功能，能更直观地展示各仓库的库存情况，方便进行统一管理和调配。