用 excel 做办公用品库存统计表，能节省多少成本？

一、什么是 Excel 办公用品库存统计表

在日常的办公活动中，办公用品的管理是一项看似不起眼但却十分重要的工作。而 Excel 办公用品库存统计表，其实就是利用 Excel 软件来制作的用于记录和管理办公用品库存情况的表格。想象一下，在一个小小的办公室里，有各种各样的办公用品，像笔、本子、文件夹、打印纸等等，这些东西如果没有一个准确的记录，很容易出现混乱的情况。

基本构成要素

这个表格通常包含几个关键的部分。是办公用品的名称，这很好理解，就是具体是什么东西，比如中性笔、A4 打印纸。然后是规格，不同的办公用品有不同的规格，像笔有 0.5mm、0.38mm 的，打印纸有 70g、80g 的。接着是数量，也就是库存里还有多少。还会有入库日期、出库日期、单价、总价等信息。有了这些要素，就能清晰地了解每一种办公用品的情况了。

作用

它的作用可大了。对于公司的行政人员来说，通过这个表格可以清楚地知道库存里还有多少办公用品，什么时候该采购新的了。举个例子，如果发现某种笔的库存数量很少了，就可以及时下单采购，避免员工到时候没有笔用。还能统计出一段时间内办公用品的使用情况和费用支出，方便公司进行成本控制。

二、如何创建 Excel 办公用品库存统计表

创建一个实用的 Excel 办公用品库存统计表并不难，只要一步步来就行。

打开 Excel 软件并设置表头

先打开 Excel 软件，这是最基础的操作。然后在第一行设置表头，也就是刚刚提到的那些要素，像“办公用品名称”“规格”“数量”“入库日期”“出库日期”“单价”“总价”等。可以根据实际需要进行调整，如果公司有一些特殊的办公用品管理要求，也可以增加相应的列，比如“供应商”。

输入初始数据

接下来，就要把现有的办公用品库存信息输入到表格里。这可能需要花费一些时间去盘点库存，不过这一步很重要。比如，有 50 支 0.5mm 的中性笔，就把“中性笔”填在“办公用品名称”列，“0.5mm”填在“规格”列，“50”填在“数量”列。把所有的办公用品都按照这样的方式输入进去。

设置格式

为了让表格看起来更清晰，可以设置一下格式。比如，把表头的字体加粗、加大，设置不同的颜色，这样能和下面的数据区分开来。还可以调整列宽，让每一列的内容都能完整显示。对于日期列，可以设置成日期格式，这样看起来更规范。

三、Excel 办公用品库存统计表的使用技巧

创建好表格后，掌握一些使用技巧能让我们更高效地管理办公用品库存。

数据排序

有时候，我们想按照某种顺序查看数据，这时候就可以使用排序功能。比如，想看看哪种办公用品的数量最多，就可以按照“数量”列进行降序排序。在 Excel 里，选中“数量”列的任意一个单元格，然后点击“数据”菜单里的“排序”按钮，选择降序排序，这样数量多的办公用品就会排在前面了。

数据筛选

筛选功能也很实用。假如只想查看某一类办公用品的信息，比如只看笔的信息。可以点击“数据”菜单里的“筛选”按钮，这时候每一列的表头旁边都会出现一个小箭头。点击“办公用品名称”列的小箭头，取消全选，只勾选“中性笔”“圆珠笔”等笔的选项，这样表格里就只会显示笔的信息了。

公式计算

Excel 的公式计算功能能帮我们快速算出一些数据。比如，“总价”列可以通过“单价”乘以“数量”得到。在“总价”列的第一个单元格里输入“=单价单元格数量单元格”（比如“=C2D2”），然后按下回车键，就会自动算出总价。再把鼠标指针放在这个单元格的右下角，当指针变成黑色的十字时，按住鼠标左键向下拖动，下面的单元格就会自动套用这个公式算出相应的总价。

四、Excel 办公用品库存统计表的常见问题及解决办法

在使用 Excel 办公用品库存统计表的过程中，可能会遇到一些问题，下面来看看常见的问题及解决办法。

数据录入错误

有时候，可能会不小心把数量或者单价输错了。这时候可以仔细检查数据，发现错误后直接在单元格里修改。如果数据比较多，检查起来比较麻烦，可以使用 Excel 的数据验证功能。在“数据”菜单里点击“数据验证”，设置一些规则，比如“数量”列只能输入正整数，如果输入了其他内容，就会弹出提示框，这样能避免一些明显的错误。

表格计算错误

如果公式计算出现错误，可能是公式引用的单元格不对或者公式本身有问题。可以检查公式，看看引用的单元格是否正确。如果公式里有函数，要确保函数的参数设置正确。比如，在使用 SUM 函数求和时，要保证求和的范围是正确的。

数据丢失

为了防止数据丢失，要养成定期保存的习惯。可以设置自动保存的时间间隔，在“文件”菜单里点击“选项”，选择“保存”，设置自动保存的时间。还可以把表格备份到其他地方，比如 U 盘或者云盘。

五、建米软件助力办公用品库存管理

虽然 Excel 能满足基本的办公用品库存统计需求，但如果公司规模较大，办公用品种类繁多，管理起来可能会比较麻烦。这时候可以试试建米软件，它在办公用品库存管理方面有很大的优势。建米软件可以实现数据的实时更新，当有办公用品入库或者出库时，能及时在系统里记录，避免了手动更新 Excel 表格可能出现的延迟和错误。而且，它还能生成各种详细的报表，让我们更直观地了解办公用品的库存情况和使用趋势，大大提高了办公用品库存管理的效率。

以上就是关于 Excel 办公用品库存统计表的相关内容，希望这些内容能帮助大家更好地管理办公用品库存。

常见用户关注的问题：

一、怎么用 Excel 做办公用品库存统计表？

我听说好多人都为做办公用品库存统计表发愁呢，我就想知道咋用 Excel 做这个表呀。其实用 Excel 做办公用品库存统计表不难，下面给大家说说步骤。

确定表格框架：先得想好表格要包含啥内容，像办公用品的名称、规格、数量、单价、总价、入库日期、出库日期这些都可以有。

输入基本信息：把办公用品的名称、规格啥的都填到表格里，这可是基础信息，可不能填错了。

设置数据格式：数量、单价、总价这些数据得设置好格式，比如数量就是整数，单价和总价可以保留两位小数。

添加公式计算：总价可以用数量乘以单价算出来，在 Excel 里用公式就能搞定，这样数据更新的时候总价也能自动变。

设置数据验证：为了保证数据准确，可以设置数据验证，比如数量不能填负数啥的。

添加筛选和排序功能：这样能方便我们查找和整理数据，想找哪个办公用品，一筛选就出来了。要是用建米软件，这些功能可能会更强大，操作也更方便。

二、Excel 办公用品库存统计表有啥作用？

朋友说好多公司都用 Excel 做办公用品库存统计表，我就好奇这表到底有啥作用呢。其实它的作用可大啦。

方便库存管理：能清楚知道每种办公用品还有多少，啥时候该补货了，避免库存积压或者缺货。

成本控制：通过统计办公用品的采购和使用情况，能算出成本，看看在办公用品上花了多少钱，然后想办法控制成本。

数据分析：从表格里的数据能分析出办公用品的使用频率、趋势啥的，对以后的采购计划有帮助。

提高工作效率：有了这个表，找办公用品信息就方便多了，不用再翻来翻去，能节省时间。

便于审计和监督：要是公司要审计或者监督办公用品的使用情况，这表就是重要依据。建米软件在库存管理和数据分析方面可能会有更出色的表现，能让这些作用发挥得更好。

三、Excel 办公用品库存统计表怎么更新数据？

我想知道 Excel 办公用品库存统计表的数据咋更新呀，毕竟库存一直在变呢。更新数据其实不难，下面给大家讲讲。

及时记录出入库情况：每次有办公用品入库或者出库，都要马上把日期、数量这些信息记到表格里。

修改库存数量：根据出入库情况，修改对应办公用品的库存数量，保证数据准确。

更新总价：要是单价不变，数量变了，总价也得跟着更新，用新的数量乘以单价就行。

定期检查数据：隔一段时间就检查一下表格里的数据，看看有没有错误或者遗漏。

备份数据：更新数据的时候，最好备份一下之前的表格，以防数据丢失。要是用建米软件，可能数据更新会更自动化，出错的概率也会降低。

四、Excel 办公用品库存统计表能和其他软件对接吗？

朋友推荐说有些软件能和 Excel 对接，我就想知道办公用品库存统计表能不能和其他软件对接呢。其实是可以的。

和财务软件对接：能把办公用品的采购成本等数据同步到财务软件里，方便财务核算。

和采购软件对接：当库存快没了，能自动触发采购流程，提高采购效率。

和办公管理系统对接：员工申请办公用品的时候，能直接关联库存数据，方便审批。

和数据分析软件对接：可以把数据导入到数据分析软件里，做更深入的分析。建米软件在对接方面可能有更完善的功能，能和多种软件无缝对接，让办公管理更高效。

对接的好处：能实现数据共享，减少重复劳动，提高工作的准确性和效率。

对接的注意事项：要注意数据格式的兼容性，还有对接的安全性，别让数据泄露了。