用 excel 做出入库存表，能替代人工记录库存吗？

一、为什么要用 Excel 做出入库存表

在日常的工作和生活中，出入库存管理是一件很重要的事情。无论是小商铺老板管理商品，还是公司仓库管理人员记录物资，都需要对出入库情况有清晰的了解。Excel 作为一款大家都比较熟悉的办公软件，用来做出入库存表有很多好处。

操作简单：只要你会基本的电脑操作，稍微学习一下就能用 Excel 制作表格。不像一些专业的库存管理软件，可能需要专门的培训才能上手。比如，你是一个小文具店老板，平时没有太多时间去学习复杂的软件，用 Excel 就能轻松记录每天文具的进货和销售情况。

灵活性高：Excel 可以根据你的实际需求进行个性化设置。你可以自由调整表格的列宽、行高，添加或删除列，设置不同的格式。比如，你可以把库存数量用不同颜色标注，当库存低于某个数值时，用红色显示，提醒自己及时补货。

数据处理方便：Excel 有强大的函数功能，可以对出入库数据进行自动计算和统计。例如，你可以用 SUM 函数计算一段时间内的总进货量和总销售量，用 AVERAGE 函数计算平均库存等。

二、制作出入库存表前的准备工作

在开始用 Excel 制作出入库存表之前，需要做一些准备工作，这样可以让表格制作更加顺利。

明确表格用途：要想清楚这个出入库存表是用来做什么的。如果你是管理一个小型超市的库存，那么表格可能需要记录商品名称、规格、进货日期、进货数量、销售日期、销售数量、库存数量等信息。如果你是管理公司的办公用品库存，可能还需要记录领用部门、领用人等信息。

收集相关数据：把之前的出入库记录整理好，如果是新开始做库存管理，要对现有的库存进行盘点，记录下每种物品的名称、数量等信息。比如，你要制作一个服装店的出入库存表，就需要知道店里现在有哪些款式的衣服，每种款式的颜色、尺码和数量。

准备电脑和 Excel 软件：确保你的电脑上安装了 Excel 软件，并且版本较新，这样可以使用更多的功能。如果没有安装 Excel，也可以使用 WPS 表格等类似软件，它们的操作方法基本相同。

三、Excel 出入库存表的基本结构

一个完整的 Excel 出入库存表通常包含表头、数据记录区和汇总区。下面我详细给大家介绍一下。

表头：表头是表格的第一行，用来标注每一列的名称。常见的表头内容有：商品名称、规格型号、进货日期、进货数量、销售日期、销售数量、库存数量等。比如，在一个食品仓库的出入库存表中，表头可能会有“食品名称”“生产日期”“进货批次”“进货量”“销售量”“库存余量”等。

数据记录区：从第二行开始就是数据记录区，用来记录每一次的出入库信息。每一行代表一条记录，按照表头的列名依次填写相应的数据。例如，当有一批饮料进货时，就在“进货日期”列填写进货的具体日期，在“进货数量”列填写进货的瓶数。

汇总区：汇总区一般在表格的底部或右侧，用来对数据进行汇总统计。比如，在表格的底部可以用函数计算出总的进货数量、总的销售数量和当前的库存总量。

四、制作 Excel 出入库存表的具体步骤

接下来，我一步一步教大家如何用 Excel 制作出入库存表。

创建新表格：打开 Excel 软件，新建一个工作簿。在第一个工作表中，我们就可以开始制作出入库存表了。

设计表头：在第一行依次输入表头内容，比如“商品名称”“规格”“进货日期”“进货数量”“销售日期”“销售数量”“库存数量”等。输入完成后，可以对表头进行格式设置，比如调整字体大小、加粗、设置背景颜色等，让表头更加醒目。

输入初始数据：如果有现有的库存数据，从第二行开始依次输入。比如，你有 100 支铅笔，就在“商品名称”列填写“铅笔”，在“库存数量”列填写 100。

设置数据格式：为了让表格更加规范，需要对不同列的数据格式进行设置。比如，“进货日期”和“销售日期”列可以设置为日期格式，“进货数量”和“销售数量”列可以设置为数值格式。设置方法是选中相应的列，右键点击选择“设置单元格格式”，在弹出的对话框中选择合适的格式。

使用函数计算库存数量：库存数量等于初始库存加上进货数量减去销售数量。我们可以用公式来自动计算库存数量。比如，在“库存数量”列的第二行输入公式“=初始库存单元格+进货数量单元格-销售数量单元格”，然后按下回车键，就可以自动计算出当前的库存数量。将鼠标指针放在该单元格右下角，当指针变成黑色十字时，按住鼠标左键向下拖动，就可以将公式应用到下面的所有行。

五、Excel 出入库存表的高级应用

除了基本的制作方法，Excel 还有一些高级应用可以让出入库存表更加实用。

数据筛选和排序：当表格中的数据很多时，我们可以使用数据筛选功能快速找到我们需要的数据。比如，你想查看某个时间段内的进货记录，就可以点击“数据”选项卡中的“筛选”按钮，然后在“进货日期”列的筛选下拉框中选择相应的日期范围。排序功能可以让数据按照我们指定的顺序排列。比如，你想按照库存数量从高到低排列，就可以选中“库存数量”列，点击“数据”选项卡中的“排序”按钮，选择降序排列。

数据透视表：数据透视表可以对大量数据进行快速汇总和分析。比如，你想知道每个月的总进货量和总销售量，就可以创建一个数据透视表。操作方法是选中表格中的数据区域，点击“插入”选项卡中的“数据透视表”按钮，在弹出的对话框中设置行标签、列标签和值字段，就可以快速生成一个数据透视表。

图表制作：图表可以更直观地展示数据的变化趋势。比如，你可以用柱状图展示每个月的进货数量和销售数量的对比，用折线图展示库存数量的变化趋势。制作图表的方法是选中需要展示的数据区域，点击“插入”选项卡中的相应图表类型按钮，然后根据提示进行设置。

六、使用 Excel 出入库存表的注意事项

在使用 Excel 出入库存表的过程中，有一些注意事项需要大家了解。

数据准确性：录入数据时要认真仔细，避免输入错误。一旦数据出错，可能会导致库存数量计算错误，影响库存管理。比如，把进货数量 100 写成了 10，就会导致库存数量不准确。

定期备份：为了防止数据丢失，要定期对 Excel 文件进行备份。可以将文件保存到不同的存储设备中，比如 U 盘、移动硬盘等。

权限管理：如果有多个人使用这个出入库存表，要设置好权限，避免无关人员修改数据。比如，只有仓库管理人员可以录入和修改出入库数据，其他人员只能查看。

七、建米软件助力出入库存管理

虽然 Excel 可以做出入库存表，但当企业规模扩大，库存管理变得复杂时，可能会遇到一些问题，比如数据处理速度慢、难以实现多人实时协作等。这时候可以试试建米软件，它专门针对企业的库存管理需求设计。建米软件可以实时更新库存数据，多人可以同时在线操作，提高工作效率。而且它还能生成详细的库存报表和分析图表，让你对库存情况一目了然，帮助你更好地进行库存决策。

以上就是关于用 Excel 做出入库存表的详细介绍，希望这些内容能帮助大家更好地管理库存。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 做出入库存表有哪些简单的方法？

我听说很多人都想用 Excel 做个简单的出入库存表，可又不知道从哪儿下手。其实啊，方法还是不少的。

方法一：基础表格法

我们可以建立一个简单的三列表格，第一列写商品名称，第二列写入库数量，第三列写出库数量。这样每次有出入库情况，直接在对应的格子里填上数字就行。比如今天进了 10 个苹果，就在苹果那一行的入库数量里填 10。要是卖出去 5 个，就在出库数量里填 5。这种方法特别简单，适合刚接触 Excel 做库存表的新手。

方法二：函数计算法

用函数能让库存表更智能。就像 SUM 函数，我们可以用它来计算总的入库数量和出库数量。在表格里设置好公式，只要输入新的出入库数据，它就能自动算出总数。还有 VLOOKUP 函数，能方便我们查找特定商品的出入库信息。比如想知道香蕉的入库情况，用这个函数一下子就能找到。建米软件中也有类似强大的计算功能，可以更高效地管理库存。

方法三：数据透视表法

数据透视表能快速对出入库数据进行汇总和分析。我们可以把商品名称、入库时间、出库时间等数据放进去，然后通过拖动字段，就能从不同角度查看库存情况。比如按月份看入库总量，或者按商品类别看出库情况。这样能让我们更清楚库存的变动趋势。

方法四：模板套用

网上有很多现成的 Excel 出入库存表模板，我们可以直接下载下来用。这些模板一般都设计好了格式和公式，我们只需要把自己的出入库数据填进去就行。既节省时间，又能保证表格的规范性。建米软件也提供了丰富的模板，能满足不同用户的需求。

二、Excel 出入库存表如何保证数据的准确性？

朋友说在 Excel 里做出入库存表，数据准确可太重要了。要是数据不准，那库存管理就乱套了。

定期核对

我们要定期和实际库存进行核对。比如每个月月底，把 Excel 表格里的库存数量和仓库里实际的商品数量对一对。要是发现有差异，就得赶紧找出原因，是入库没登记，还是出库记录错了。这样能及时发现数据不准确的问题。

双人录入

可以安排两个人分别录入出入库数据，然后对比两人录入的结果。如果有不一样的地方，再仔细核对原始单据。这样能减少录入错误的概率，提高数据的准确性。建米软件在数据录入方面也有严格的审核机制，能进一步保障数据准确。

设置数据验证

在 Excel 里可以设置数据验证规则。比如入库数量只能填正数，出库数量不能超过当前库存数量。这样当我们输入不符合规则的数据时，Excel 会提示错误，避免错误数据进入表格。

及时更新

每次有出入库操作，都要及时在 Excel 表格里更新数据。不能拖拖拉拉，不然时间长了就容易忘记，导致数据和实际情况不符。

备份数据

要定期备份 Excel 出入库存表的数据。万一表格出了问题，比如文件损坏或者误删除，还有备份可以恢复，保证数据的完整性。

三、Excel 出入库存表能实现自动预警吗？

我就想知道 Excel 出入库存表能不能像一些专业软件一样，实现自动预警。要是能的话，库存管理就方便多了。

条件格式预警

我们可以利用 Excel 的条件格式功能来实现简单的预警。比如设置当库存数量低于某个数值时，对应的单元格颜色变成红色。这样我们一眼就能看到哪些商品库存快没了。就像设置苹果库存低于 20 个时，单元格变红，提醒我们要补货了。

函数公式预警

用函数公式也能实现预警。比如用 IF 函数，当库存数量满足某个条件时，在旁边的单元格显示“库存不足”等提示信息。这样能更明确地提醒我们库存情况。建米软件在自动预警方面功能更强大，可以根据不同的规则进行多样化的预警。

数据透视表预警

通过数据透视表，我们可以对库存数据进行分析，然后设置预警条件。比如按时间段统计入库和出库数量，当出库数量连续几天超过入库数量时，发出预警。这样能让我们提前做好库存管理的准备。

宏代码预警

对于有一定编程基础的人来说，可以编写宏代码来实现更复杂的自动预警功能。比如定时检查库存数据，当满足特定条件时，自动发送邮件提醒。不过这个方法相对复杂一些。

借助插件预警

网上有一些 Excel 插件可以实现自动预警功能。我们可以下载安装这些插件，按照插件的说明设置预警规则。这样能让 Excel 出入库存表的预警功能更完善。

四、怎样让 Excel 出入库存表更美观易读？

假如你做的 Excel 出入库存表又乱又难看，那自己看了都头疼，更别说给别人看了。所以让表格美观易读很重要。

设置合适的字体和字号

选择清晰易读的字体，比如宋体、黑体。字号不要太小，不然看不清楚，也不要太大，会浪费空间。一般正文用 10 - 12 号字体比较合适。标题可以用大一点的字号，突出显示。

调整列宽和行高

根据内容的多少，合理调整列宽和行高。让表格里的文字和数字都能完整显示，不会出现被截断的情况。比如商品名称比较长，就把对应的列宽调宽一些。

添加边框和底纹

给表格添加边框，能让表格的结构更清晰。还可以给标题行或者不同的数据区域添加底纹，区分不同的内容。比如标题行用灰色底纹，入库数据用浅蓝色底纹，出库数据用浅黄色底纹。建米软件在界面设计上也很注重美观性，能让库存管理界面更舒适。

使用图表展示

把出入库数据用图表展示出来，比如柱状图、折线图。这样能更直观地看到库存的变化趋势。比如用柱状图对比不同商品的入库数量，用折线图展示某个商品的库存随时间的变化。

设置对齐方式

让表格里的内容对齐整齐。一般文字内容左对齐，数字内容右对齐。这样看起来更规范、美观。

添加标题和说明

给表格添加一个清晰的标题，比如“[公司名称]出入库存表”。还可以在表格旁边添加一些说明，解释一些特殊的符号或者数据的含义。这样别人一看就能明白表格的内容。