想自制 excel 简易进销存系统？快速上手的方法咋找？

一、什么是Excel简易进销存系统

在日常的生意经营中，不管是小店铺还是小工厂，都会涉及到货物的进货、销售和库存管理。这时候，一个简易的进销存系统就显得尤为重要。简单来说，Excel简易进销存系统就是利用Excel表格的功能，来记录和管理商品的进货、销售以及库存情况。它就像是一个小管家，能让你清楚地知道自己进了多少货，卖了多少货，还剩下多少货。

进货管理：记录每次进货的信息，比如进货的日期、商品名称、数量、进货价格等。举个例子，小张开了一家文具店，每次进铅笔、橡皮等文具的时候，就可以在Excel里详细记录这些信息，方便后续查看。

销售管理：记录销售的相关内容，像销售日期、商品名称、销售数量、销售价格等。还是以小张的文具店为例，当有顾客买走了几支铅笔，他就可以在Excel里记录下这笔销售信息。

库存管理：根据进货和销售的记录，自动计算出当前的库存数量。这样小张随时打开Excel表格，就能知道店里各种文具还剩下多少，以便及时补货。

二、制作前的准备工作

在开始制作Excel简易进销存系统之前，有些准备工作是必不可少的。

明确需求：先想想自己的生意需要管理哪些商品，以及需要记录哪些信息。比如一家水果店，可能需要记录水果的名称、产地、进货日期、销售日期、进价、售价等信息。不同的生意，需求可能会有所不同。

规划表格结构：确定好要记录的信息后，就要规划一下Excel表格的结构。一般来说，可以分为进货表、销售表和库存表。进货表记录进货信息，销售表记录销售信息，库存表根据进货和销售的数据自动计算库存。就像盖房子要先设计好图纸一样，规划好表格结构能让后续的制作更加顺利。

准备数据：如果你已经有了一些进货、销售和库存的数据，把它们整理好。比如之前小张的文具店已经经营了一段时间，有了一些进货和销售的记录，就可以把这些数据整理到Excel里，作为系统的初始数据。

三、制作进货表

进货表是记录进货信息的重要表格，下面来看看如何制作。

表头设计：在Excel表格的第一行，依次输入表头信息，比如“进货日期”“商品名称”“商品编号”“进货数量”“进货单价”“进货总价”等。商品编号可以方便对商品进行管理，就像每个人都有自己的身份证号码一样。

数据录入：从第二行开始，依次录入每次进货的信息。在录入“进货总价”的时候，可以使用Excel的公式来自动计算。比如在“进货总价”对应的单元格里输入“=进货数量进货单价”，这样当你输入进货数量和进货单价后，进货总价就会自动计算出来。

数据验证：为了保证数据的准确性，可以设置数据验证。比如在“商品名称”这一列，可以设置数据验证，只允许输入预先设定好的商品名称，避免输入错误的商品名称。

四、制作销售表

销售表和进货表类似，也是记录销售信息的表格。

表头设计：同样在第一行输入表头，如“销售日期”“商品名称”“商品编号”“销售数量”“销售单价”“销售总价”等。

数据录入与计算：从第二行开始录入销售信息，“销售总价”也可以使用公式自动计算，和进货表的计算方法类似。

库存关联：在销售表中，要注意和库存表进行关联。当有销售记录时，要自动减少库存表中的库存数量。比如小张卖了10支铅笔，那么库存表中的铅笔数量就要相应地减少10支。这可以通过Excel的函数来实现，比如VLOOKUP函数。

五、制作库存表

库存表是进销存系统的核心，它能让你随时了解商品的库存情况。

表头设计：表头可以包括“商品名称”“商品编号”“初始库存”“进货数量”“销售数量”“当前库存”等。初始库存就是在开始使用这个系统时商品的库存数量。

数据计算：“进货数量”可以通过对进货表中该商品的进货数量进行求和得到，“销售数量”可以通过对销售表中该商品的销售数量进行求和得到。“当前库存”则可以使用公式“=初始库存+进货数量-销售数量”来计算。

库存预警：为了避免商品缺货，可以设置库存预警。比如当某种商品的当前库存低于一定数量时，单元格的颜色会自动变成红色，提醒你及时补货。这可以通过Excel的条件格式来实现。

六、系统的优化与维护

制作好Excel简易进销存系统后，还需要对它进行优化和维护，让它更好地为你服务。

数据备份：定期对Excel文件进行备份，以防数据丢失。可以把备份文件存放在不同的地方，比如移动硬盘、云盘等。

公式检查：定期检查Excel表格中的公式是否正确，特别是库存计算的公式。如果公式出现错误，可能会导致库存数据不准确。

功能扩展：根据自己的需求，可以对系统进行功能扩展。比如添加统计分析功能，统计某个时间段内的进货总额、销售总额、利润等。其实，如果你觉得Excel的功能有限，难以满足复杂的进销存管理需求，比如需要多用户协同操作、进行更深入的数据分析等，可以试试建米软件。它能提供更强大的功能，帮助你更高效地管理进销存业务。

以上就是关于Excel简易进销存系统制作的详细介绍，希望能帮助你制作出适合自己生意的进销存系统。

常见用户关注的问题：

一、Excel 简易进销存系统制作难不难呀？

我听说好多人想自己做 Excel 简易进销存系统，但又担心太难搞不定。我就想知道这到底难不难呢。其实吧，制作 Excel 简易进销存系统难度因人而异啦。

对于有一定 Excel 基础的人来说：

1. 他们熟悉函数公式，像 SUM、VLOOKUP 这些，运用起来得心应手，在制作系统时能快速实现数据的计算和查找，难度相对小一些。比如在统计进货总量时，用 SUM 函数就能快速搞定。

2. 懂得数据透视表的使用，能对进销存数据进行灵活分析，查看不同时间段的销售情况等。

3. 知道如何设置数据验证，保证输入数据的准确性，避免错误数据影响系统。

4. 能够根据需求设计合理的表格结构，让数据的录入和管理更加有序。

对于 Excel 基础薄弱的人来说：

1. 学习函数公式可能会比较吃力，搞不清函数的参数和用法，在计算库存数量等数据时会遇到困难。

2. 数据透视表的操作可能也难以掌握，无法从大量数据中提取有价值的信息。

3. 数据验证的设置可能会觉得很复杂，不知道如何限制输入内容。

4. 设计表格结构时可能会没有头绪，导致数据混乱。如果觉得自己制作太麻烦，也可以考虑使用建米软件，它能轻松帮你解决进销存管理的问题。

二、Excel 简易进销存系统能满足企业需求吗？

朋友说他的企业想用 Excel 做个简易进销存系统，可又不确定能不能满足企业的需求。我就很好奇，这到底行不行呢？

从一些方面来看，它是可以满足部分需求的：

1. 对于小型企业或者业务量不大的企业，Excel 系统可以简单记录进货、销售和库存数据，成本低，操作方便。

2. 能进行基本的数据统计和分析，比如计算销售额、库存周转率等，帮助企业了解经营状况。

3. 可以根据企业的特殊需求进行个性化设置，灵活调整表格格式和内容。

4. 方便与其他部门共享数据，只要有 Excel 软件就能查看和使用。

但也存在一些局限性：

1. 当企业业务量增大时，数据量会变得庞大，Excel 处理速度会变慢，甚至可能出现卡顿。

2. 数据的安全性相对较低，容易被误删或修改，没有完善的权限管理。

3. 缺乏实时性，不能及时更新数据，对于需要实时掌握库存和销售情况的企业不太适用。

4. 功能相对有限，无法实现像建米软件那样的自动化流程和高级分析功能。

三、制作 Excel 简易进销存系统需要注意什么？

我想知道制作 Excel 简易进销存系统的时候有啥要注意的呢。毕竟一个不小心可能就会让系统出问题。

在数据方面：

1. 数据的准确性很重要，录入数据时要仔细核对，避免输入错误的数量、价格等信息。

2. 要保证数据的完整性，不能遗漏进货、销售等关键数据，否则会影响库存计算和分析结果。

3. 对数据进行定期备份，防止数据丢失，比如可以每周备份一次。

4. 数据的分类要清晰，将不同类型的商品、客户等进行合理分类，方便查询和统计。

在系统设计方面：

1. 表格结构要合理，各个模块之间的逻辑关系要清晰，比如进货表、销售表和库存表之间要有明确的关联。

2. 函数公式的使用要正确，避免因公式错误导致数据计算错误。

3. 界面要简洁易懂，方便操作人员使用，不要设计得太复杂。

4. 考虑系统的扩展性，以便后期企业业务发展时能方便地添加新的功能和数据。如果觉得自己设计太麻烦，建米软件可以提供专业的解决方案。

四、Excel 简易进销存系统和专业软件哪个好？

朋友推荐我用专业软件，但我又觉得 Excel 简易进销存系统好像也不错。我就想知道它们哪个更好呢。

Excel 简易进销存系统的优点：

1. 成本低，不需要额外购买软件，只要有 Excel 就行。

2. 操作简单，容易上手，对于初学者来说比较友好。

3. 可以根据自己的需求进行个性化定制，灵活性高。

4. 方便与其他 Excel 文件进行数据交互。

专业软件（如建米软件）的优点：

1. 功能强大，能实现自动化流程，提高工作效率，比如自动生成报表。

2. 数据安全性高，有完善的权限管理和数据加密功能。

3. 提供实时的数据更新和分析，让企业及时掌握经营状况。

4. 有专业的技术支持和售后服务，遇到问题能及时解决。如果企业规模较小、业务简单，可以选择 Excel 简易进销存系统；如果企业规模较大、业务复杂，建米软件可能更合适。