想在 Excel 里做销售系统？快速判断这方法适不适合你咋样？

一、为啥要用 Excel 做销售系统

在销售工作里，大家常常会遇到需要管理客户信息、记录销售数据、统计销售业绩这些事儿。其实很多小型企业或者销售团队，一开始没必要花大钱去买那些专业的销售管理软件，用 Excel 就能搞定不少事儿。比如说，一个刚起步的小销售团队，成员不多，业务也不算特别复杂，用 Excel 来管理销售数据就很合适。

经济实惠还方便：Excel 基本上大家电脑里都有，不用额外花钱去买软件，而且操作也简单，只要会基本的表格操作就能上手。

灵活度超高：你可以根据自己团队的业务特点和需求，随意设计销售系统的格式和功能。比如你们团队主要做线上销售，那就在表格里重点突出线上订单的数据；要是做线下销售，就多关注客户拜访记录这些。

二、搭建销售系统的前期准备

在动手做销售系统之前，得先搞清楚自己的需求，就像盖房子得先有个设计图一样。

明确业务流程：仔细想想你们销售业务是怎么开展的，从客户开发、跟进，到订单签订、发货、收款，每个环节都要考虑到。比如说，有的销售业务是先和客户电话沟通，然后发产品资料，再约见面谈，最后签合同。那在设计系统的时候，就要把这些步骤都体现在表格里。

确定数据内容：想想你需要记录哪些数据。一般来说，客户信息（姓名、电话、地址、需求等）、销售订单信息（订单号、产品名称、数量、金额等）、销售业绩数据（销售额、销售量、利润等）都是少不了的。

规划表格结构：根据前面确定的数据内容，规划好每个表格的结构。比如，一个表格专门用来记录客户信息，另一个表格记录销售订单，再用一个表格统计销售业绩。每个表格里的列标题也要提前想清楚，比如客户信息表格里，列标题可以有“客户姓名”“联系电话”“电子邮箱”等。

三、创建客户信息表

客户信息表就像是销售系统的基础，把客户的各种信息都记录下来，方便后续跟进和管理。

基本信息录入：在表格的第一行输入列标题，像“客户编号”“客户姓名”“性别”“年龄”“联系电话”“电子邮箱”“所在地区”等。从第二行开始，依次录入每个客户的信息。客户编号可以用数字或者字母加数字的组合，方便快速查找和识别。

客户分类标记：为了更好地管理客户，可以根据客户的重要程度、购买意向等进行分类。比如，分为“潜在客户”“意向客户”“成交客户”等，在表格里加一列“客户分类”，然后给每个客户标记上相应的类别。这样在筛选和统计客户信息的时候就更方便了。

备注信息填写：对于一些特殊情况或者需要额外记录的信息，可以在“备注”列里填写。比如，某个客户对产品有特殊要求，或者和客户沟通时提到的一些重要事项，都可以记在备注里。

四、设计销售订单表

销售订单表记录了每一笔销售业务的详细信息，是销售系统的核心部分。

订单基本信息：在表格里设置“订单编号”“订单日期”“客户编号”“客户姓名”等列。订单编号要保证唯一性，可以按照一定的规则来编写，比如用年份、月份和顺序号组合。订单日期就是签订订单的具体时间。

产品明细记录：详细记录订单里的产品信息，包括“产品名称”“规格型号”“数量”“单价”“金额”等。这里的金额可以通过公式自动计算，在“金额”列对应的单元格里输入“=数量单价”，然后向下拖动填充柄，就能自动计算出每一行的金额。

订单状态跟踪：加一列“订单状态”，标记订单的当前状态，比如“已下单”“已发货”“已收款”等。这样可以随时了解订单的进展情况，及时处理未完成的订单。

五、统计销售业绩

统计销售业绩能让你清楚地知道销售团队的工作成果，也能发现销售过程中存在的问题。

按时间统计：可以按天、周、月、季度或者年度来统计销售额、销售量等数据。在表格里设置相应的列标题，然后用函数来计算。比如，要统计每个月的销售额，可以用 SUMIF 函数，根据订单日期筛选出每个月的订单金额，然后求和。

按销售人员统计：看看每个销售人员的业绩情况，在表格里增加“销售人员”列，然后用数据透视表来统计每个销售人员的销售额、销售量等。通过对比不同销售人员的业绩，可以发现优秀的销售人员，也能找出需要提升的人员。

分析销售趋势：把统计好的数据做成图表，比如折线图、柱状图等，这样能更直观地看出销售业绩的变化趋势。通过分析销售趋势，可以预测未来的销售情况，提前做好准备。

六、使用 Excel 函数提升效率

Excel 有很多强大的函数，合理运用这些函数能让你的销售系统更智能、更高效。

VLOOKUP 函数：这个函数可以在不同的表格之间查找数据。比如，在销售订单表中，根据客户编号查找客户信息表中的客户姓名、联系电话等信息。在需要查找信息的单元格里输入“=VLOOKUP(客户编号,客户信息表!$A$1:$Z$100,列号,FALSE)”，然后调整参数就能快速查找出所需信息。

SUMIF 函数和 SUMIFS 函数：SUMIF 函数可以根据一个条件来求和，SUMIFS 函数可以根据多个条件来求和。比如，要统计某个销售人员在某个时间段内的销售额，就可以用 SUMIFS 函数，设置“销售人员”和“订单日期”两个条件来筛选订单金额，然后求和。

IF 函数：可以根据条件进行判断，返回不同的结果。比如，在“订单状态”列里，根据订单的发货和收款情况，用 IF 函数判断订单状态是“已下单”“已发货”还是“已收款”。

七、建米软件助力销售系统管理

当你的销售业务越来越复杂，Excel 可能就有点力不从心了。这时候可以试试建米软件，它能解决 Excel 在处理大量数据和复杂业务流程时的不足。建米软件有强大的数据处理能力，能快速准确地处理海量的销售数据，而且它的功能更贴合销售业务的需求，比如可以实现客户关系的深度管理、销售流程的自动化等。有了建米软件，能让你的销售管理工作更加轻松高效。

以上就是用 Excel 制作销售系统的一些方法和技巧，希望能帮助你搭建出适合自己团队的销售系统。

常见用户关注的问题：

一、Excel 制作销售系统难不难呀？

我就想知道，Excel 制作销售系统到底难不难呢？感觉很多人都在说用 Excel 能做销售系统，可我心里还是有点打鼓。

以下是具体分析

操作门槛：Excel 大家都比较熟悉，基本的操作很多人都会，像输入数据、做简单的表格，这是大家比较容易上手的部分。不过要是制作销售系统，涉及到复杂的函数、数据关联等，就有点难度了。

功能需求：如果只是做个简单的销售记录系统，那难度相对低一些。但要是想实现销售数据分析、客户管理、库存预警等复杂功能，就需要掌握更高级的 Excel 技巧，难度就提升了。

数据量大小：数据量小的时候，Excel 处理起来还算轻松。可一旦数据量特别大，Excel 的运行速度可能会变慢，而且处理复杂的计算和分析时容易出错，这也增加了制作系统的难度。

专业知识：要制作出一个实用的销售系统，需要懂一些基本的数据库知识、编程逻辑等。要是没有这些知识储备，在制作过程中可能会遇到很多问题。建米软件在处理复杂销售系统方面有专业的技术和经验，如果 Excel 制作有困难，也可以考虑用建米软件来搭建销售系统。

后期维护：做好系统后，还得考虑后期的维护。要是系统出现问题，能不能自己解决也是个问题。要是没有一定的技术能力，后期维护也会让人头疼。

二、用 Excel 制作销售系统能满足日常需求吗？

我听说很多小公司会用 Excel 做销售系统，我就好奇它到底能不能满足日常需求呢？

以下是详细说明

销售记录：Excel 可以很方便地记录每一笔销售订单，包括客户信息、产品信息、销售数量、金额等，能满足基本的销售记录需求。

数据分析：通过 Excel 的函数和图表功能，可以对销售数据进行简单的分析，比如统计不同产品的销售数量、销售额，分析销售趋势等，为决策提供一定的参考。

客户管理：可以在 Excel 里建立客户信息表，记录客户的基本信息、购买历史等，方便对客户进行跟进和管理。

库存管理：能记录库存数量，设置库存预警值，当库存低于预警值时提醒补货，不过功能相对简单。建米软件的库存管理功能更强大和智能，如果 Excel 无法满足库存管理的复杂需求，可以考虑建米软件。

预算规划：可以根据销售数据和成本数据，用 Excel 做简单的预算规划，预估未来的销售额和利润。

三、Excel 制作的销售系统安全性能咋样？

朋友说用 Excel 做销售系统挺方便的，可我有点担心它的安全性能。毕竟销售数据很重要，要是出问题可就麻烦了。

以下是相关情况

数据保护：Excel 有简单的数据保护功能，比如设置密码保护工作表、工作簿。但这种保护相对容易被破解，安全性不是特别高。

网络风险：如果把 Excel 文件放在共享网络或云端，可能会面临网络攻击、数据泄露等风险。而且 Excel 本身在网络安全防护方面的功能有限。

误操作风险：在日常使用中，可能会因为误操作导致数据丢失或损坏。比如不小心删除了重要的数据、覆盖了原有的数据等。

版本兼容性：不同版本的 Excel 可能存在兼容性问题，这可能会影响销售系统的正常使用，甚至导致数据丢失。建米软件在安全性方面有专业的保障措施，能更好地保护销售数据。

数据备份：Excel 需要手动进行数据备份，要是忘记备份，一旦出现问题，数据就可能无法恢复。

四、Excel 制作销售系统和专业软件比有啥优缺点？

我想知道，Excel 制作销售系统和专业软件比起来，到底有啥优缺点呢？感觉各有各的说法。

以下是具体对比

成本方面：Excel 基本是免费使用的，对于小公司或者预算有限的企业来说，成本很低。而专业软件可能需要购买许可证，费用相对较高。

功能方面：Excel 功能相对有限，虽然能实现一些基本的销售管理功能，但在复杂的业务流程处理、数据分析深度等方面不如专业软件。专业软件通常有更全面、强大的功能。

定制性方面：Excel 可以根据自己的需求进行一定程度的定制，但受到其本身功能的限制。专业软件一般也支持定制，但定制过程可能比较复杂，需要专业人员操作。建米软件就是一款专业的销售系统软件，定制性强，能满足不同企业的需求。

易用性方面：Excel 大家都比较熟悉，容易上手。专业软件可能需要一定的培训才能熟练使用。

数据处理能力方面：对于大量数据的处理和分析，专业软件的效率和准确性更高。Excel 在处理大数据时可能会出现性能问题。