小超市用 excel 自动进销存系统，能替代人工盘点库存吗？

一、什么是 Excel 自动进销存系统

在日常的商业活动中，进销存管理是非常重要的一环。简单来说，进就是采购商品，销就是销售商品，存就是库存管理。而 Excel 自动进销存系统，就是利用 Excel 软件强大的表格处理和数据计算功能，搭建起一套能够自动记录、统计和分析商品进销存情况的系统。

1. 它的便利性

对于很多小商家或者个体经营者来说，专门购买一套大型的进销存管理软件可能成本较高，而且操作起来也比较复杂。而 Excel 几乎是每个电脑上都有的办公软件，大家对它的操作也相对熟悉。使用 Excel 来搭建自动进销存系统，既不需要额外的费用，又能满足基本的进销存管理需求。比如一个小文具店老板，每天进货、销售的商品种类不算太多，他就可以用 Excel 自动记录每一笔交易，轻松掌握库存情况。

2. 基本功能

这个系统一般具备商品信息管理功能，能记录商品的名称、规格、进价、售价等信息；进货管理功能，可以记录每次进货的数量、进货日期、供应商等；销售管理功能，能记录销售的数量、销售日期、客户等；库存管理功能，会根据进货和销售的数据自动计算库存数量，还能设置库存预警，当库存低于一定数量时提醒补货。

二、搭建 Excel 自动进销存系统的前期准备

在开始搭建系统之前，我们需要做一些准备工作，这样才能让后续的搭建过程更加顺利。

1. 明确需求

不同的企业或商家，对进销存管理的需求是不一样的。比如一家服装店，可能更关注服装的款式、颜色、尺码等信息；而一家食品店，可能更在意食品的保质期、进货批次等。我们要先明确自己的需求，确定需要记录哪些数据。可以拿一个小本子，把自己在日常经营中需要管理的信息都列出来，这样在搭建系统的时候就不会遗漏重要内容。

2. 整理数据

把现有的商品信息、供应商信息、客户信息等进行整理。比如把商品的名称、规格、进价、售价等信息整理成一个表格，把供应商的名称、联系方式等也整理好。这些数据将是搭建系统的基础，整理得越清晰，后续的操作就越方便。

3. 学习 Excel 基本操作

虽然大家对 Excel 有一定的了解，但为了能更好地搭建自动进销存系统，还是需要掌握一些基本的操作技巧，比如数据的录入、公式的使用、表格的排序和筛选等。如果对这些操作不太熟悉，可以在网上找一些相关的教程来学习，也可以向身边的 Excel 高手请教。

三、Excel 自动进销存系统的搭建步骤

下面我们就来具体看看如何搭建这个系统。

1. 创建基础表格

要创建几个基础的表格，包括商品信息表、进货记录表、销售记录表和库存表。商品信息表用来记录商品的基本信息，比如商品编号、名称、规格、进价、售价等；进货记录表记录每次进货的详细情况，如进货日期、供应商、商品编号、进货数量等；销售记录表记录销售的相关信息，如销售日期、客户、商品编号、销售数量等；库存表则根据进货和销售的数据自动计算库存数量。

2. 设置公式

在库存表中，需要设置公式来自动计算库存数量。一般来说，库存数量等于初始库存数量加上进货数量减去销售数量。比如在库存表的某一行中，初始库存数量在 A 列，进货数量在 B 列，销售数量在 C 列，那么库存数量可以在 D 列输入公式“=A+B - C”。通过设置这样的公式，当我们在进货记录表和销售记录表中输入新的数据时，库存表中的库存数量会自动更新。

3. 建立数据关联

为了让各个表格之间的数据能够相互关联，我们可以使用 Excel 的 VLOOKUP 函数。比如在进货记录表中，我们只需要输入商品编号，就可以通过 VLOOKUP 函数自动从商品信息表中获取商品的名称、规格等信息。这样可以减少数据的重复录入，提高工作效率。

4. 设置库存预警

在库存表中，可以设置库存预警功能。比如我们可以在库存表中设置一个预警值列，当库存数量低于预警值时，对应的单元格会自动变色提醒我们补货。可以通过 Excel 的条件格式功能来实现这个效果。

四、Excel 自动进销存系统的使用和维护

搭建好系统后，还需要正确地使用和维护它，才能让它发挥最大的作用。

1. 数据录入

在日常经营中，要及时、准确地录入进货和销售的数据。比如每次进货后，要马上在进货记录表中记录相关信息；每次销售后，也要及时在销售记录表中录入数据。只有保证数据的及时性和准确性，系统才能准确地反映库存情况。

2. 数据备份

数据是非常重要的，为了防止数据丢失，要定期对 Excel 文件进行备份。可以把文件备份到移动硬盘、云盘等存储设备上。比如每周五下班前，把本周的进销存数据文件备份到云盘上，这样即使电脑出现故障，数据也不会丢失。

3. 系统优化

随着业务的发展，我们可能会发现系统存在一些不足之处，比如某些数据的统计方式不符合需求，或者某些功能使用起来不太方便。这时候就需要对系统进行优化。可以根据实际情况修改表格的结构、调整公式或者增加新的功能。

五、Excel 自动进销存系统的局限性和解决方案

虽然 Excel 自动进销存系统有很多优点，但它也存在一些局限性。

1. 数据处理能力有限

当企业的业务规模不断扩大，进销存数据量越来越大时，Excel 的数据处理能力可能会跟不上。比如一个大型的超市，每天的进货和销售数据可能有成千上万条，用 Excel 来处理这些数据可能会变得非常缓慢，甚至会出现死机的情况。对于这种情况，如果数据量不是特别巨大，可以通过优化表格结构、删除不必要的数据等方式来提高 Excel 的运行速度；如果数据量实在太大，就需要考虑使用专业的进销存管理软件。这里可以试试建米软件，它能够处理大规模的数据，而且操作简单，能大大提高工作效率。

2. 安全性较低

Excel 文件相对来说安全性较低，如果没有设置好密码保护，很容易被他人修改或查看数据。为了保证数据的安全，可以给 Excel 文件设置密码，限制只有授权的人员才能打开和修改文件。也要注意电脑的安全防护，避免电脑感染病毒导致数据泄露。

3. 缺乏实时性

Excel 自动进销存系统需要手动录入数据，所以在数据的实时性方面可能会有所欠缺。比如在销售现场，销售人员无法实时查看库存情况，可能会导致误售的情况发生。对于这个问题，可以结合一些移动设备和扫码枪等工具，实现数据的实时录入和更新。

以上就是关于 Excel 自动进销存系统的相关内容，希望能帮助大家更好地管理进销存业务。

常见用户关注的问题：

一、Excel自动进销存系统能提高工作效率吗？

我听说好多人都在问Excel自动进销存系统能不能提高工作效率，我就想知道这系统到底有没有那么神。下面咱就来唠唠。

操作便捷性：Excel本身大家都比较熟悉，自动进销存系统在其基础上开发，操作起来很容易上手，员工不用花太多时间去适应新软件，能快速开展工作，节省了时间成本。

数据处理速度：它可以自动计算库存数量、成本、利润等数据，比人工计算快很多，而且还能避免计算错误，大大提高了数据处理的准确性和速度。

流程自动化：像进货、销售、库存盘点等流程都可以自动化处理，减少了人工干预，降低了人为失误的可能性，让整个工作流程更加顺畅。

实时数据更新：能实时更新库存、销售等数据，让管理者随时掌握企业的运营情况，及时做出决策，避免了因数据滞后而导致的决策失误。

建米软件的Excel自动进销存系统在这方面表现就很不错，它的操作界面简洁，功能强大，能有效提高工作效率。

二、Excel自动进销存系统适合小公司吗？

朋友说小公司不知道适不适合用Excel自动进销存系统，我一下。下面来分析分析。

成本方面：小公司资金有限，Excel自动进销存系统价格相对较低，不需要投入大量资金购买昂贵的软件，而且维护成本也不高，很适合小公司的预算。

功能需求：小公司业务规模相对较小，Excel自动进销存系统的基本功能就能满足日常的进销存管理需求，如库存管理、销售统计等，没必要花大价钱去买功能复杂的大型软件。

易于上手：小公司员工数量少，专业的IT人员可能也不足，Excel自动进销存系统操作简单，员工容易学会，不需要专门的培训就能使用，降低了人力成本。

可扩展性：随着小公司的发展，业务量可能会增加，Excel自动进销存系统也可以进行一定的扩展和升级，满足公司未来的发展需求。

建米软件的Excel自动进销存系统就很适合小公司，性价比高，功能也能满足小公司的基本需求。

三、Excel自动进销存系统安全性能如何？

假如你用Excel自动进销存系统，肯定会担心它的安全性能咋样。下面说说我的看法。

数据加密：正规的Excel自动进销存系统会对数据进行加密处理，防止数据在传输和存储过程中被窃取或篡改，保障了数据的安全性。

权限设置：可以设置不同用户的操作权限，比如只有管理人员能查看敏感数据，普通员工只能进行基本的操作，这样能避免数据泄露和误操作。

备份机制：系统会定期对数据进行备份，防止因意外情况（如电脑故障、病毒攻击等）导致数据丢失，保证数据的完整性。

安全防护：具备防火墙、杀毒软件等安全防护措施，能有效抵御外部网络攻击，保护系统的正常运行。

建米软件的Excel自动进销存系统在安全性能方面做得很到位，采用了多种安全技术，让用户使用起来更放心。

四、Excel自动进销存系统和专业进销存软件有啥区别？

就是说啊，好多人都分不清Excel自动进销存系统和专业进销存软件有啥区别，下面咱就来仔细说说。

功能方面：专业进销存软件功能更全面、更强大，除了基本的进销存管理，还可能有财务、客户关系管理等功能；而Excel自动进销存系统功能相对简单，主要侧重于进销存数据的处理。

定制性：Excel自动进销存系统可以根据企业的需求进行一定的定制和修改，灵活性较高；专业进销存软件的定制相对复杂，可能需要专业的技术人员来操作。

价格方面：Excel自动进销存系统价格较低，适合预算有限的企业；专业进销存软件价格较高，尤其是一些大型的、功能齐全的软件。

使用难度：Excel自动进销存系统基于Excel开发，操作简单，容易上手；专业进销存软件操作相对复杂，需要一定的培训才能熟练使用。

建米软件既有Excel自动进销存系统，也有专业的进销存软件，可以根据企业的不同需求进行选择。