客户用 excel 进销存自动减少库存，用它节省多少成本？

一、什么是 Excel 进销存自动减少库存

在日常的商业经营中，库存管理是一项非常重要的工作。简单来说，Excel 进销存自动减少库存就是利用 Excel 这个大家都比较熟悉的办公软件，来实现当有商品销售出去时，库存数量能够自动减少的功能。

1. 传统库存管理的痛点

在没有实现自动减少库存之前，很多商家都是采用手工记录的方式。比如一家小超市，老板每天都要拿着本子，把每一笔销售的商品数量记录下来，然后再到库存账本上手动减去相应的数量。这种方式不仅效率低下，还容易出错。有时候可能因为疏忽，就会导致库存数量记录不准确，进而影响到后续的采购和销售决策。

2. Excel 自动减少库存的优势

使用 Excel 来实现自动减少库存就方便多了。它可以快速准确地根据销售数据更新库存数量。还是以小超市为例，老板只需要在 Excel 表格里设置好相关的公式和规则，当输入每一笔销售记录时，库存数量就会自动更新。这样既节省了时间，又提高了数据的准确性。

二、实现 Excel 进销存自动减少库存的前期准备

要想实现 Excel 进销存自动减少库存，需要做一些前期的准备工作。

1. 明确数据内容

要确定需要记录哪些数据。一般来说，包括商品名称、商品编号、初始库存数量、进货数量、销售数量、当前库存数量等。比如一家文具店，每种文具都有自己的名称和编号，老板要记录每种文具的初始库存，每次进货的数量以及销售出去的数量，这样才能准确计算出当前的库存。

2. 设计表格结构

根据确定好的数据内容，设计合理的 Excel 表格结构。可以将商品信息放在表格的左侧，销售和进货信息放在中间，当前库存信息放在右侧。例如，第一列写商品名称，第二列写商品编号，第三列写初始库存，第四列写进货记录，第五列写销售记录，最后一列写当前库存。

3. 准备好数据

把现有的商品库存数据、进货数据和销售数据整理好，准确无误地输入到 Excel 表格中。比如一家服装店，要把店里每件衣服的初始库存数量、之前的进货数量和已经销售出去的数量都准确地录入到表格里，这样后续的计算才能准确。

三、在 Excel 中设置自动减少库存的公式

设置合适的公式是实现 Excel 进销存自动减少库存的关键。

1. 简单的库存计算公式

最基本的库存计算公式就是：当前库存 = 初始库存 + 进货数量 - 销售数量。在 Excel 中，可以使用单元格引用和加减法来实现这个公式。比如，初始库存数据在 C 列，进货数量在 D 列，销售数量在 E 列，当前库存数据在 F 列。在 F2 单元格（假设第二行是第一条商品记录）中输入公式“=C2+D2 - E2”，然后按下回车键，就可以计算出该商品的当前库存数量。之后，将鼠标指针放在 F2 单元格右下角，当指针变成黑色十字时，按住鼠标左键向下拖动，就可以自动计算出其他商品的当前库存数量。

2. 考虑特殊情况的公式设置

在实际经营中，可能会遇到一些特殊情况。比如商品有退货的情况，这时候就需要对公式进行调整。可以在表格中增加一列退货数量，假设退货数量在 G 列，那么当前库存的公式就可以改为“=C2+D2 - E2+G2”。如果商品有损耗，也可以在公式中加入损耗数量这一项。

四、使用 Excel 函数辅助实现自动减少库存

除了基本的计算公式，还可以使用一些 Excel 函数来更好地实现自动减少库存。

1. SUM 函数

SUM 函数可以用来求和。如果进货记录有很多行，使用 SUM 函数可以快速计算出总的进货数量。比如进货数量在 D2:D10 单元格区域，在计算当前库存时，可以将公式中的进货数量部分改为“=SUM(D2:D10)”。这样即使进货记录增加或减少，也能准确计算出进货总数。

2. VLOOKUP 函数

VLOOKUP 函数可以根据商品编号或名称快速查找相关的库存信息。比如在一个大型的仓库管理中，商品种类繁多，当输入销售记录时，可以使用 VLOOKUP 函数根据商品编号快速找到对应的初始库存和当前库存信息，然后进行自动减少库存的计算。

五、Excel 进销存自动减少库存的注意事项

在使用 Excel 实现进销存自动减少库存的过程中，有一些注意事项需要了解。

1. 数据的准确性

输入的数据必须准确无误。如果销售数量或进货数量输入错误，那么计算出来的库存数量就会不准确。比如一家水果店，老板在输入苹果的销售数量时多输了一个零，就会导致库存数量计算错误，可能会影响到后续的采购决策。

2. 公式的维护

当表格结构发生变化，比如增加或删除列时，要及时调整相关的公式。否则，公式可能会引用错误的单元格，导致计算结果出错。例如，在表格中增加了一列商品的颜色信息，原来的库存计算公式可能就需要重新调整。

3. 数据备份

定期对 Excel 表格进行备份，防止数据丢失。因为一旦数据丢失，之前的库存记录和计算结果就都没了，需要重新输入和计算。可以将备份文件保存到不同的存储设备上，比如 U 盘或云盘。

六、建米软件在进销存管理中的应用

虽然 Excel 可以实现进销存自动减少库存，但对于一些规模较大、业务复杂的企业来说，可能会有一定的局限性。比如数据处理速度慢、难以实现多部门协同等问题。这时候可以试试建米软件，它在进销存管理方面功能强大。建米软件可以实时更新库存数据，当有销售或进货操作时，库存数量会立即自动调整。而且它还支持多部门协同操作，不同部门的人员可以同时在系统中进行数据录入和查询，大大提高了工作效率。

以上就是关于 Excel 进销存自动减少库存的相关内容，希望能帮助大家更好地管理库存。

常见用户关注的问题：

一、Excel 进销存自动减少库存是怎么实现的？

我听说好多做小生意的朋友都想知道 Excel 进销存自动减少库存是咋弄的，我也有点好奇。感觉要是能自动减少库存，那平时管理库存就方便多啦。

1. 基本原理

其实就是利用 Excel 的公式和函数，当有销售记录输入的时候，系统能根据预设的规则自动从库存数量里减去相应的销售数量。比如说你卖出去 5 件商品，库存数量就自动减少 5 件。

2. 设置库存表格

得有一个库存表格，里面要包含商品名称、初始库存数量、进货数量、销售数量这些基本信息。把这些信息整理好，后续才能进行计算。

3. 运用函数

像 SUM、IF 这些函数就很常用。SUM 函数可以用来计算进货和销售的总数，IF 函数能根据不同的条件来判断是否要减少库存。比如当销售数量大于 0 时，就用初始库存减去销售数量。

4. 数据验证

为了保证数据的准确性，要对输入的数据进行验证。比如销售数量不能是负数，这样可以避免错误的数据影响库存计算。

5. 建米软件助力

要是觉得用 Excel 自己设置太麻烦，也可以考虑建米软件。它有更专业的进销存管理功能，能更方便地实现库存自动减少，还能避免很多手动设置可能出现的错误。

二、使用 Excel 实现进销存自动减少库存有什么优点和缺点？

朋友说用 Excel 来做进销存自动减少库存挺方便的，但我也想知道它有没有啥不好的地方。就是说啊，了解清楚优缺点，才能知道适不适合自己用。

1. 优点 - 成本低

Excel 是大家都比较熟悉的软件，基本不用额外花钱去购买其他软件。只要会用 Excel 的基本功能，就能自己动手设置进销存自动减少库存。

2. 优点 - 灵活性高

可以根据自己的实际需求来定制表格和公式。不同的生意有不同的库存管理需求，用 Excel 就能按照自己的想法来设置，想怎么改就怎么改。

3. 缺点 - 容易出错

如果公式设置得不对，或者输入数据的时候不小心输错了，就会导致库存数据不准确。而且一旦数据量变大，查找错误就会变得很困难。

4. 缺点 - 功能有限

Excel 毕竟只是一个办公软件，对于复杂的进销存管理需求，它的功能就显得有点不够用了。比如不能实时监控库存，也不能和其他系统进行数据对接。

5. 建米软件对比

建米软件就可以弥补 Excel 的这些不足。它功能更强大，能实时更新库存数据，还能和财务系统等其他系统进行对接，提高工作效率。

三、Excel 进销存自动减少库存适合哪些企业？

我就想知道 Excel 进销存自动减少库存到底适合哪些企业用。感觉不同规模和类型的企业需求不一样，不一定都适合用 Excel 来做库存管理。

1. 小型企业

对于一些小型企业，比如小商店、小作坊，它们的库存数量相对较少，业务也比较简单。用 Excel 来实现进销存自动减少库存就足够了，成本低还容易上手。

2. 初创企业

初创企业资金有限，没有太多预算去购买专业的进销存管理软件。Excel 可以作为一个过渡方案，先满足基本的库存管理需求，等企业发展壮大了再考虑更换软件。

3. 业务单一的企业

如果企业的业务比较单一，只涉及少数几种商品的进销存，用 Excel 就能轻松管理。不需要复杂的功能，简单的公式就能实现库存自动减少。

4. 对数据安全要求不高的企业

Excel 相对来说数据安全方面可能没有专业软件那么完善。如果企业对数据安全要求不是特别高，用 Excel 做库存管理也没问题。

5. 建米软件适用场景

而对于一些大型企业或者业务复杂的企业，建米软件就更合适了。它能处理大量的数据，有更完善的安全机制，还能提供更专业的分析和报表功能。

四、有没有简单的 Excel 模板可以实现进销存自动减少库存？

朋友推荐说网上有很多 Excel 模板可以实现进销存自动减少库存，我想知道是不是真的有那么简单。要是能找到合适的模板，那就省得自己动手设置公式啦。

1. 网上搜索

在各大办公资源网站上搜索“Excel 进销存自动减少库存模板”，能找到很多相关的模板。这些模板一般都已经设置好了基本的公式和格式，下载下来就能用。

2. 模板的基本内容

通常模板会包含商品信息表、进货记录表、销售记录表和库存表。通过这些表格之间的关联，实现库存的自动减少。

3. 模板的修改

虽然模板基本能用，但可能和自己的实际需求不完全匹配。这时候就需要对模板进行一些修改，比如添加或删除一些列，调整公式等。

4. 模板的局限性

有些模板可能功能比较简单，不能满足复杂的业务需求。而且模板的质量也参差不齐，可能存在一些错误或者漏洞。

5. 建米软件模板优势

建米软件也提供一些专业的模板，这些模板经过了严格的测试和优化，功能更强大，使用起来也更稳定。如果觉得网上的模板不靠谱，不妨考虑建米软件的模板。