如何只用 excel 做库存表？快速上手的方法你知道吗？

一、为什么选择用 Excel 做库存表

在日常的库存管理中，很多人可能会想到使用专业的库存管理软件，但其实 Excel 也是一个非常不错的选择。Excel 几乎是每个人电脑里都有的办公软件，不需要额外去下载和安装其他软件，使用起来非常方便。比如说，小商铺的老板可能没有太多的资金去购买专业软件，用 Excel 就能轻松解决库存管理的问题。

操作简单：对于大多数人来说，Excel 的基本操作并不陌生，像输入数据、简单的公式计算等，很容易上手。哪怕你没有太多的计算机知识，经过简单的学习也能制作出适合自己的库存表。

灵活性高：Excel 可以根据不同的需求进行个性化的设置。比如，你可以根据自己的库存物品分类，自由调整表格的列和行，添加或删除一些不必要的项目。

二、制作库存表前的准备工作

在开始制作库存表之前，有一些准备工作是必不可少的。这就好比盖房子要先打好地基一样，准备充分了，后面的制作过程才会顺利。

明确库存管理的目的：你要清楚自己制作库存表是为了什么。是为了记录库存数量的变化，还是为了分析库存的成本，或者是为了监控库存的周转率。不同的目的会影响到库存表的结构和内容。例如，如果你主要关注库存数量，那么在表格中就要重点突出数量的记录和变化；如果关注成本，就要详细记录物品的采购价格等信息。

收集库存信息：把所有需要记录的库存物品信息收集起来，包括物品的名称、规格、型号、初始数量、采购日期、供应商等。这些信息将是库存表的基础数据。比如，一个文具店老板，要收集店里所有文具的相关信息，像铅笔的品牌、型号、进货数量等。

规划表格结构：根据收集到的信息和管理目的，规划好库存表的结构。确定需要哪些列和行，以及每列的标题。一般来说，库存表至少要有物品名称、数量、入库日期、出库日期等列。

三、创建库存表的基本框架

准备工作做好后，就可以开始创建库存表的基本框架了。

打开 Excel 软件：双击桌面上的 Excel 图标，或者通过开始菜单找到 Excel 并打开。

设置表格标题：在表格的第一行，输入库存表的标题，比如“[公司名称]库存表”，让表格有一个明确的标识。

输入列标题：在第二行依次输入各个列的标题，如“物品编号”“物品名称”“规格型号”“初始数量”“入库数量”“出库数量”“当前数量”“入库日期”“出库日期”“供应商”等。这些标题要简洁明了，能够准确反映该列所记录的信息。

调整列宽和行高：根据输入内容的多少，调整列宽和行高，让表格看起来更加整齐美观。可以通过鼠标拖动列标和行标的边界来进行调整。

四、录入初始库存数据

框架搭建好后，就可以把之前收集到的库存信息录入到表格中了。

逐行录入：从第三行开始，一行一行地录入每个物品的信息。按照列标题的顺序，依次输入物品编号、名称、规格型号、初始数量等。比如，对于一个仓库里的电子产品，要准确录入其产品编号、具体名称、型号以及刚入库时的数量。

检查数据准确性：录入完一批数据后，要仔细检查数据的准确性，避免出现录入错误。可以和原始的信息资料进行核对。如果发现错误，及时进行修改。

五、使用公式计算库存数量

为了方便管理库存，我们需要让 Excel 自动计算当前的库存数量。这就需要用到 Excel 的公式功能。

计算当前数量：在“当前数量”列对应的单元格中，输入公式“=初始数量 + 入库数量 - 出库数量”。比如，某物品初始数量是 100，入库 20，出库 10，通过这个公式就能自动算出当前数量是 110。

复制公式：当第一个单元格的公式设置好后，将鼠标指针移到该单元格的右下角，当指针变成黑色的“十”字时，按住鼠标左键向下拖动，就可以将公式复制到下面的单元格中，这样整列的当前数量都会自动计算出来。

六、设置数据有效性和条件格式

为了让库存表更加规范和易于查看，我们可以设置数据有效性和条件格式。

数据有效性：通过设置数据有效性，可以限制输入的数据范围。比如，在“入库数量”和“出库数量”列，设置只能输入正数，避免输入负数导致数据错误。具体操作是：选中需要设置的列，点击“数据”菜单中的“数据验证”，在弹出的对话框中设置允许的数值范围。

条件格式：条件格式可以让表格中的数据根据不同的条件显示不同的格式。比如，当“当前数量”低于某个设定值时，将该单元格的背景颜色设置为红色，提醒我们及时补货。操作方法是：选中“当前数量”列，点击“开始”菜单中的“条件格式”，选择“突出显示单元格规则”，然后设置相应的条件和格式。

七、添加数据筛选和排序功能

当库存数据越来越多的时候，为了方便查找和分析数据，我们可以添加数据筛选和排序功能。

数据筛选：选中表格中的数据区域，点击“数据”菜单中的“筛选”按钮，每列标题旁边会出现一个筛选箭头。点击箭头，可以根据不同的条件筛选数据。比如，只想查看某个供应商提供的物品信息，就可以通过筛选功能只显示该供应商的相关数据。

数据排序：如果想按照某一列的数据进行排序，比如按照“当前数量”从大到小排序，选中数据区域，点击“数据”菜单中的“排序”按钮，在弹出的对话框中选择排序的列和排序的方式。

八、使用 Excel 做库存表的局限性及建米软件的推荐

虽然 Excel 可以满足一些简单的库存管理需求，但它也有一定的局限性。比如，当库存数据量非常大时，Excel 的处理速度可能会变慢，而且数据的安全性和共享性也比较差。Excel 对于复杂的库存管理流程，如多仓库管理、库存预警提醒等功能支持不够完善。

这时候，你可以试试建米软件。建米软件是一款专业的库存管理软件，它可以处理大量的库存数据，速度快且稳定。而且具有强大的库存预警功能，当库存数量低于或高于设定值时，会及时提醒。建米软件支持多用户同时操作和数据共享，方便团队协作管理库存。

以上就是只用 Excel 做库存表的详细步骤和方法，希望能帮助你轻松管理库存。

常见用户关注的问题：

一、Excel 库存表能设置自动提醒补货吗？

我听说好多用 Excel 做库存表的人都希望能有自动提醒补货的功能，这样就不用天天盯着库存数量啦。我就想知道这到底能不能实现呢？下面咱们来好好说说。

公式设置法：可以通过设置函数公式来实现自动提醒。比如用 IF 函数，当库存数量低于设定的安全库存时，单元格显示特定的提示信息，像“需补货”。

条件格式法：利用 Excel 的条件格式功能，设置当库存数值低于某个值时，单元格变色或者添加特定的图标，这样一眼就能看到哪些货物需要补货。

数据验证法：对库存数量单元格设置数据验证，当输入的库存数量低于安全库存时，弹出提示框提醒补货。

宏代码法：对于有一定编程基础的人，可以编写宏代码，实现更复杂的自动提醒功能。不过这相对来说难度大一些。

借助软件辅助：如果觉得 Excel 自带的功能不够强大，也可以考虑使用建米软件，它在库存管理方面功能更完善，能轻松实现自动提醒补货，还能和 Excel 数据进行对接。

二、Excel 库存表怎么共享给团队成员？

朋友说团队一起用 Excel 做库存管理的时候，共享库存表是个大问题。就是说啊，大家都想实时看到库存情况，这该咋共享呢？下面来探讨一下。

邮件共享：把做好的 Excel 库存表通过邮件发送给团队成员，不过这种方式更新不及时，每次有变动都得重新发送。

云盘共享：将库存表上传到云盘，设置好共享权限，团队成员可以随时下载和查看。像百度网盘、腾讯微云等都可以。

在线文档平台：使用在线文档平台，如腾讯文档、金山文档等，将库存表创建在上面，团队成员可以实时在线编辑和查看。

局域网共享：如果团队在同一个局域网内，可以将 Excel 文件放在共享文件夹中，其他成员通过网络访问该文件夹就能查看和编辑库存表。

建米软件共享：建米软件支持多用户同时在线使用，团队成员可以在软件中实时共享库存数据，避免了文件共享的繁琐，提高了工作效率。

三、Excel 库存表如何进行数据备份？

我想知道 Excel 库存表的数据备份该怎么做，毕竟库存数据很重要，万一丢失了可就麻烦了。下面来看看有哪些方法。

手动复制备份：定期将 Excel 库存表复制到其他存储设备，如 U 盘、移动硬盘等。这种方法简单，但容易忘记。

自动保存功能：Excel 本身有自动保存功能，可以设置自动保存的时间间隔，这样即使遇到意外情况，也能恢复部分数据。

云存储备份：把库存表上传到云存储服务，如阿里云盘、华为云盘等，云存储安全性高，还能随时访问。

版本控制软件：使用版本控制软件，如 Git，对 Excel 库存表进行版本管理，方便查看历史版本和恢复数据。

建米软件备份：建米软件有完善的数据备份机制，会定期自动备份库存数据，并且提供数据恢复功能，让你不用担心数据丢失的问题。

四、Excel 库存表能和条形码扫描枪对接吗？

朋友推荐说条形码扫描枪能大大提高库存管理的效率，我就想知道 Excel 库存表能不能和它对接呢？下面来详细了解一下。

直接输入法：可以将扫描枪扫描的条形码数据直接输入到 Excel 表格中，就像手动输入一样，不过这种方式比较原始，效率不高。

扫描枪设置法：有些扫描枪可以设置扫描后自动换行或者自动定位到下一个单元格，方便连续扫描录入数据。

软件对接法：使用专门的库存管理软件，它可以和扫描枪进行对接，然后将扫描的数据同步到 Excel 库存表中。建米软件就支持与条形码扫描枪对接，能快速准确地将扫描数据录入到库存系统中。

宏代码实现法：通过编写 Excel 宏代码，实现扫描枪扫描数据后自动在表格中进行相应的操作，如查找、更新库存数量等。

接口开发法：如果有技术能力，可以开发扫描枪和 Excel 的接口，实现数据的实时传输和处理，但这需要一定的编程知识和技术支持。