企业用erp系统常见的单据有哪些？核心功能实测告诉你！

一、ERP系统单据的总体介绍

ERP系统，也就是企业资源计划系统，它就像是企业的“大管家”，能把企业的各种资源，像人力、物力、财力等整合起来进行管理。而单据在ERP系统里就好比是“小账本”，记录着企业各项业务的详细信息。这些单据贯穿了企业生产、销售、采购等各个环节，是企业运营数据的重要载体。通过对这些单据的管理和分析，企业可以更好地掌握业务情况，做出合理的决策。

二、采购相关单据

采购申请单：这是采购流程的起始单据。打个比方，企业的生产部门发现原材料快用完了，就会填写采购申请单，说明需要采购的物品名称、规格、数量等信息。采购申请单就像是一个“需求信号”，它能让采购部门知道哪些东西需要购买。值得注意的是，采购申请单一般需要经过相关负责人的审批，只有审批通过了，采购部门才能进行下一步的采购操作。

采购订单：当采购申请单审批通过后，采购部门就会根据申请单的内容向供应商发出采购订单。采购订单就像是企业和供应商之间的“合同”，它明确了采购的物品、价格、交货时间、交货地点等重要信息。有了采购订单，供应商就知道要给企业提供什么货物，什么时候交货。采购订单也方便企业对采购业务进行跟踪和管理。

采购收货单：当供应商把货物送到企业后，企业的仓库管理人员会对货物进行验收，然后填写采购收货单。采购收货单记录了实际收到的货物数量、质量情况等信息。通过对比采购收货单和采购订单，企业可以检查供应商是否按照约定交货。如果发现货物有问题，就可以及时和供应商沟通解决。

采购发票：供应商交货后，会开具采购发票。采购发票是企业进行财务结算的重要依据。财务部门会根据采购发票和采购收货单进行核对，确认无误后进行付款操作。在这个过程中，ERP系统可以帮助企业实现发票的自动匹配和审核，提高财务处理的效率。比如建米软件的ERP系统，它可以快速准确地对采购发票进行处理，避免人工操作可能出现的错误，让企业的财务结算更加顺畅。

三、销售相关单据

销售报价单：当有客户询问产品价格时，销售部门会根据客户的需求制作销售报价单。销售报价单就像是给客户的一个“价格菜单”，上面列出了产品的价格、规格、数量等信息。销售报价单可以让客户清楚地了解购买产品需要花费多少钱，从而帮助客户做出决策。

销售订单：如果客户接受了销售报价单上的价格和条件，就会下达销售订单。销售订单是企业和客户之间的正式交易凭证，它明确了销售的产品、数量、价格、交货时间等重要信息。销售部门会根据销售订单安排生产和发货。

销售发货单：当企业准备好货物后，仓库管理人员会根据销售订单填写销售发货单。销售发货单记录了实际发出的货物数量、规格等信息。销售发货单就像是货物的“出门证”，它可以让企业知道哪些货物已经发出，发给了哪个客户。

销售发票：企业发货后，会给客户开具销售发票。销售发票是企业确认收入的重要依据。财务部门会根据销售发票和销售发货单进行账务处理。销售发票也方便客户进行报销和财务核算。

四、库存相关单据

入库单：除了采购收货入库会用到入库单外，企业内部的生产完工产品入库也会使用入库单。入库单记录了货物进入仓库的详细信息，包括货物名称、数量、批次等。通过入库单，仓库管理人员可以准确地记录库存的增加情况。

出库单：当货物从仓库发出时，就需要填写出库单。出库单的用途有很多，比如销售发货、生产领料等。出库单记录了货物的去向和数量等信息。通过对出库单的管理，企业可以掌握库存的减少情况，避免库存积压或缺货的情况发生。

库存盘点单：企业需要定期对库存进行盘点，这时候就会用到库存盘点单。库存盘点单记录了实际盘点的库存数量和系统记录的库存数量。通过对比两者的差异，企业可以发现库存管理中存在的问题，比如货物丢失、损坏等。建米软件的ERP系统可以帮助企业高效地进行库存盘点，它可以快速生成盘点单，并且自动对比盘点数据和系统数据，让企业及时发现库存差异并进行处理。

五、生产相关单据

生产工单：生产工单是生产计划的具体执行凭证。它明确了生产的产品名称、数量、生产工艺等信息。生产部门会根据生产工单安排生产人员和设备进行生产。生产工单就像是生产线上的“作战指令”，它指导着生产活动的有序进行。

领料单：生产过程中需要领用原材料，这时候就会用到领料单。领料单记录了领用的原材料名称、数量、用途等信息。通过领料单，仓库管理人员可以准确地发放原材料，同时也方便生产部门对原材料的使用情况进行统计和分析。

生产日报表：生产人员每天会填写生产日报表，记录当天的生产情况，包括生产数量、合格数量、废品数量等信息。生产日报表可以让企业及时了解生产进度和产品质量情况，以便及时调整生产计划。

以上就是ERP系统中一些常见的单据，不同的企业可能会根据自身的业务需求和管理模式对单据进行调整和优化。合理使用这些单据，可以帮助企业提高运营效率，降低成本，提升竞争力。

常见用户关注的问题：

一、ERP 系统里的单据容易出错吗？

我就想知道啊，ERP 系统里的单据到底容不容易出错呢。感觉现在很多企业都在用 ERP 系统，那里面的单据要是老出错可就麻烦了。

可能导致单据出错的因素

人为操作方面：员工录入数据时，可能因为粗心大意输错数字、选错选项。比如在录入产品数量时，把 100 写成了 1000。

系统设置方面：如果系统的参数设置不合理，可能会影响单据的准确性。像税率设置错误，就会导致金额计算出错。

数据传输方面：在数据从一个模块传输到另一个模块时，可能会出现丢失或错误的情况。

外部因素影响：网络不稳定、服务器故障等，都可能干扰单据的正常生成和保存。

建米软件在这方面有不错的表现，它有严格的数据校验机制，能在一定程度上减少人为操作导致的错误。

二、ERP 系统单据能和其他软件对接吗？

朋友说现在企业里软件越来越多，就想知道 ERP 系统单据能不能和其他软件对接呢。要是能对接，工作效率肯定能提高不少。

对接的可能性和方式

财务软件对接：ERP 系统的单据和财务软件对接后，能自动生成财务凭证，减少财务人员的手工录入工作。

办公软件对接：和办公软件如 Excel 对接，可以方便数据的导出和分析。

电商平台对接：对于有电商业务的企业，和电商平台对接能实现订单数据的实时同步。

客户关系管理软件对接：和 CRM 软件对接，可以更好地跟踪客户订单和服务情况。

建米软件支持多种软件的对接，能帮助企业实现不同系统之间的数据流通。

三、ERP 系统单据能自己定制吗？

我听说不同企业的业务需求不一样，就想知道 ERP 系统单据能不能自己定制呢。要是能定制，就能更贴合企业的实际情况了。

定制的可行性和好处

满足特殊业务需求：有些企业有独特的业务流程，定制单据可以更好地适应这些流程。

提高工作效率：定制的单据可以把常用的字段和流程整合在一起，减少操作步骤。

提升数据准确性：根据企业实际需求定制的单据，能避免不必要的字段，提高数据录入的准确性。

增强企业个性化：定制的单据可以体现企业的特色和文化。

建米软件提供了灵活的单据定制功能，企业可以根据自身需求进行调整。

四、ERP 系统单据保存多久合适？

假如你是企业管理者，肯定会想 ERP 系统单据保存多久合适呢。保存时间太短怕以后需要查数据找不到，保存时间太长又占存储空间。

保存时间的考虑因素

法律法规要求：不同行业可能有不同的法律法规要求，比如财务单据可能需要保存较长时间。

企业自身需求：企业为了进行数据分析、审计等工作，可能需要保存一定时间的单据。

数据安全性：长时间保存单据需要考虑数据的安全性，防止数据丢失或泄露。

存储空间成本：保存大量单据会占用存储空间，需要考虑成本问题。

建米软件有良好的数据存储和管理功能，能帮助企业合理安排单据的保存时间和方式。