excel自动进销存表教程：快速上手，这方法能节省多少成本？

一、什么是Excel自动进销存表

在日常的生意经营中，不管是开个小超市，还是经营一家小工厂，都需要对商品的进货、销售和库存情况进行管理。Excel自动进销存表就是利用Excel软件的功能，制作出能自动记录和计算商品进销存数据的表格。

简单来说，它就像是一个智能的账本，能帮你清楚地知道进了多少货、卖了多少货，还剩多少货。比如，你开了一家文具店，每天进了多少支笔、本子，卖出去多少，通过这个表格就能一目了然。而且它可以根据你输入的进货和销售数据，自动算出库存数量，省去了人工计算的麻烦。

二、准备工作

在开始制作Excel自动进销存表之前，需要做一些准备工作。

1. 明确需求：要先想清楚自己需要记录哪些信息。还是以文具店为例，你可能需要记录商品名称（笔、本子等）、进货日期、进货数量、进货单价、销售日期、销售数量、销售单价等。

2. 安装Excel软件：如果你用的是电脑，一般Windows系统会自带Excel软件。如果没有，可以去微软官方网站下载安装。也可以使用WPS表格，它的功能和Excel类似，操作方法也大同小异。

3. 了解基本操作：要对Excel的基本操作有一定了解，比如如何输入数据、如何设置单元格格式、如何使用公式等。如果你对这些还不太熟悉，可以在网上找一些Excel基础教程先学习一下。

三、创建表头

表头就像是表格的“导航”，能让你清楚地知道每一列数据代表什么。下面来看看如何创建表头。

1. 打开Excel软件：新建一个空白工作表。

2. 输入表头内容：在第一行的各个单元格中依次输入你需要的表头信息。以文具店为例，可以在A1单元格输入“商品名称”，B1单元格输入“进货日期”，C1单元格输入“进货数量”，D1单元格输入“进货单价”，E1单元格输入“销售日期”，F1单元格输入“销售数量”，G1单元格输入“销售单价”，H1单元格输入“库存数量”。

3. 设置表头格式：为了让表头看起来更清晰，可以设置一下字体、字号、颜色等格式。比如，把字体设置为黑体，字号设置为14号，颜色设置为蓝色。选中第一行的所有单元格，在菜单栏中找到“字体”选项，进行相应的设置。

四、输入基础数据

表头创建好后，就可以开始输入基础数据了。

1. 输入商品信息：从第二行开始，在“商品名称”列依次输入你经营的商品名称。比如，在A2单元格输入“铅笔”，A3单元格输入“笔记本”等。

2. 输入进货数据：在对应的“进货日期”“进货数量”“进货单价”列输入相应的数据。比如，2月1日进了100支铅笔，单价是1元，就在B2单元格输入“2月1日”，C2单元格输入“100”，D2单元格输入“1”。

3. 输入销售数据：当有商品销售出去时，在“销售日期”“销售数量”“销售单价”列输入销售信息。比如，2月5日卖了20支铅笔，单价是2元，就在E2单元格输入“2月5日”，F2单元格输入“20”，G2单元格输入“2”。

五、设置库存计算公式

这一步是实现自动计算库存的关键。

1. 理解库存计算公式：库存数量 = 进货数量 - 销售数量。

2. 在Excel中设置公式：在H2单元格中输入“=C2 - F2”，然后按下回车键。这时，H2单元格就会自动算出铅笔的库存数量。如果有多个商品，把鼠标指针放在H2单元格右下角，当指针变成黑色“十”字时，按住鼠标左键向下拖动，下面的单元格就会自动应用这个公式，算出其他商品的库存数量。

3. 公式的调整：如果后续有退货等情况，公式可能需要调整。比如，有顾客退回了5支铅笔，你可以在销售数量列减去5，库存数量就会自动更新。

六、数据的更新与维护

随着生意的进行，数据是不断变化的，所以需要及时更新和维护表格。

1. 及时输入新数据：每天结束营业后，把当天的进货和销售数据输入到表格中。这样才能保证库存数据的准确性。

2. 检查数据准确性：定期检查表格中的数据，看看有没有输入错误。比如，检查进货数量和销售数量是否和实际情况相符。

3. 备份数据：为了防止数据丢失，可以定期把表格保存到其他地方，比如移动硬盘或者云盘。

七、进阶功能与推荐

除了基本的进销存功能，Excel还有一些进阶功能可以使用。而且，如果你觉得Excel制作的进销存表功能不够强大，还可以试试专业的软件。

1. 数据图表：可以利用Excel的图表功能，把进销存数据以图表的形式展示出来，这样更直观。比如，制作一个柱状图，展示不同商品的销售数量。选中“商品名称”列和“销售数量”列的数据，在菜单栏中找到“插入”选项，选择合适的图表类型。

2. 数据筛选与排序：当表格中的数据很多时，可以使用筛选和排序功能快速找到你需要的数据。比如，你想看看哪些商品的销售数量最多，可以按照“销售数量”列进行降序排序。选中表格中的任意一个单元格，在菜单栏中找到“数据”选项，点击“排序”，选择“销售数量”列，设置降序排序。

3. 推荐建米软件：如果你的生意规模逐渐扩大，Excel自动进销存表可能无法满足复杂的管理需求。这时候可以试试建米软件，它是一款专业的进销存管理软件，能实现更强大的功能，比如多仓库管理、采购和销售订单管理等，让你的进销存管理更加高效。

以上就是Excel自动进销存表的详细教程，希望能帮助你轻松管理商品的进销存情况。

常见用户关注的问题：

一、Excel自动进销存表能实现哪些功能？

我听说Excel自动进销存表可好用啦，好多人都用它来管理库存啥的，我就想知道它到底能实现哪些功能呢。下面咱就来唠唠。

1. 库存管理

实时更新库存数量：每次有进货或者出货，表格能马上更新库存数量，让你随时知道还剩多少货。

设置库存预警：可以设定一个最低库存值，当库存低于这个值时，表格会提醒你该补货啦。

库存分类统计：能把不同种类的货物分开统计，比如食品类、日用品类等，方便你查看各类货物的库存情况。

库存盘点：帮助你快速核对实际库存和表格记录是否一致，找出差异。

2. 销售管理

记录销售订单：把每一笔销售订单的信息都记录下来，像客户姓名、商品名称、数量、金额等。

统计销售数据：可以统计不同时间段的销售总额、销售量，分析销售趋势。

客户管理：记录客户的相关信息，方便后续跟进和维护客户关系。

销售利润计算：根据成本和售价算出每笔销售的利润，还能统计总的销售利润。

3. 采购管理

生成采购订单：根据库存情况和销售预测，自动生成采购订单。

供应商管理：记录供应商的信息，包括联系方式、供货价格等，方便选择合适的供应商。

采购成本核算：统计采购货物的总成本，帮助你控制采购成本。

采购进度跟踪：能跟踪采购订单的执行情况，比如是否到货、是否付款等。

4. 报表生成

库存报表：生成详细的库存报表，展示库存的现状和变化情况。

销售报表：呈现销售数据的报表，为决策提供依据。

采购报表：反映采购情况的报表，方便评估采购工作。

综合报表：将库存、销售、采购等数据整合在一起的报表，让你全面了解企业的运营状况。建米软件在数据整合和报表生成方面也有不错的表现，能让这些功能更加智能化和便捷化。

二、怎么用Excel制作自动进销存表？

朋友说Excel自动进销存表自己就能做，我就挺好奇咋做的。下面就来详细说说。

1. 确定表格结构

表头设计：想好要记录哪些信息，比如日期、商品名称、进货数量、出货数量、库存数量等，把这些作为表头。

表格布局：合理安排各个列和行的位置，让表格看起来清晰明了。

分类设置：可以按照商品类别、供应商等进行分类，方便管理。

预留空间：考虑到后续可能会增加一些信息，预留一些空白列和行。

2. 输入基础数据

商品信息：把所有商品的名称、规格、单价等信息录入表格。

供应商信息：记录供应商的名称、联系方式等。

初始库存：输入每种商品的初始库存数量。

客户信息：如果涉及销售，把客户的相关信息也录入进去。

3. 设置公式和函数

库存计算：用公式计算库存数量，比如库存数量=初始库存+进货数量 - 出货数量。

金额计算：根据单价和数量计算进货金额、销售金额等。

数据统计：使用函数统计销售总额、进货总额等。

条件判断：设置条件判断，比如当库存低于某个值时显示预警信息。建米软件在公式设置和数据计算方面有更强大的功能，能减少手动设置的麻烦。

4. 数据验证和保护

数据验证：设置数据验证规则，确保输入的数据符合要求，比如数量必须是正数。

密码保护：给表格设置密码，防止他人随意修改数据。

锁定单元格：锁定一些重要的单元格，避免误操作。

备份数据：定期备份表格数据，防止数据丢失。

三、Excel自动进销存表有什么优缺点？

我就想知道Excel自动进销存表到底好不好用，它肯定有优点也有缺点，下面咱就来分析分析。

1. 优点

成本低：只要有Excel软件就能用，不需要额外花钱买专门的软件。

操作简单：对于熟悉Excel的人来说，很容易上手，不需要太多的培训。

灵活性高：可以根据自己的需求随意修改表格的结构和内容。

数据可视化：能通过图表等形式直观地展示数据，方便分析。

2. 缺点

功能有限：相比专业的进销存软件，Excel的功能还是不够强大，比如在数据分析的深度和广度上有局限。

数据安全风险：容易受到病毒、误操作等影响，导致数据丢失或损坏。

效率较低：如果数据量很大，手动输入和处理数据会比较耗时。

协作性差：多人同时操作表格时可能会出现冲突，不太适合团队协作。建米软件能很好地弥补Excel自动进销存表的这些缺点，提供更安全、高效、强大的功能。

四、Excel自动进销存表和专业进销存软件哪个好？

假如你在考虑用Excel自动进销存表还是专业进销存软件，肯定想知道哪个更好。下面来对比一下。

1. 功能方面

Excel自动进销存表：能实现基本的进销存管理功能，但对于复杂的业务流程和数据分析功能支持不足。

专业进销存软件：功能更全面，比如有更强大的报表分析、多仓库管理、订单跟踪等功能。

行业适配性：专业软件可以根据不同行业的特点进行定制，更符合行业需求。

拓展性：专业软件更容易与其他系统集成，实现更广泛的功能拓展。建米软件就是一款专业的进销存软件，功能十分强大。

2. 成本方面

Excel自动进销存表：几乎没有成本，只要有Excel软件就行。

专业进销存软件：需要购买软件许可证，可能还需要支付后续的维护和升级费用。

人力成本：使用Excel可能需要花费更多的人力来维护和处理数据，而专业软件操作相对更简便。

长期成本：从长期来看，如果业务规模不断扩大，专业软件可能更具成本效益。

3. 易用性方面

Excel自动进销存表：对于熟悉Excel的人来说容易上手，但对于不太懂的人有一定难度。

专业进销存软件：通常有更友好的界面和操作流程，即使是新手也能较快掌握。

培训成本：使用专业软件可能需要进行一定的培训，但培训后能更高效地使用。

数据录入：专业软件在数据录入方面可能更便捷，有更多的自动化功能。

4. 数据安全方面

Excel自动进销存表：数据安全主要靠用户自己设置密码和备份，存在一定风险。

专业进销存软件：有更完善的数据安全机制，比如数据加密、定期备份、权限管理等。

灾难恢复：专业软件在遇到灾难时能更快地恢复数据。

数据共享：专业软件在多人协作和数据共享方面更安全可靠。