excel库存大表如何打印预览保存？几秒判断这方法是否合适！

一、Excel库存大表打印预览保存的重要性

在日常的工作中，Excel库存大表是我们管理库存的重要工具。它记录着大量的库存信息，比如商品的名称、数量、规格、出入库时间等等。而打印预览保存这个操作，其实有着很大的作用。

方便检查数据：通过打印预览，我们可以在打印之前就看到表格的整体布局和内容。就好比我们要出门旅行，在出发前检查一下行李是否带齐一样。在预览中，我们能看看有没有数据遗漏、格式错误等问题。比如说，可能某个单元格的数字显示不全，或者某一行的内容跑到了下一页，这些问题在预览时都能及时发现并调整。

节省纸张和墨水：如果不进行预览就直接打印，很可能会出现打印出来的表格格式混乱，需要重新打印的情况。这就会造成纸张和墨水的浪费。而预览可以让我们提前调整好表格的大小、页边距等，确保打印出来的表格符合我们的要求，避免不必要的浪费。

便于存档：将打印预览的结果保存下来，就相当于给库存数据留了一个备份。当我们需要查阅历史库存信息时，不用再去打开Excel表格，直接查看保存的预览文件就可以了，非常方便。

二、Excel库存大表打印预览的步骤

接下来，我就详细说说如何进行Excel库存大表的打印预览。其实操作并不复杂，只要按照下面的步骤来就行。

打开Excel库存大表：这是最基本的一步，找到你要预览的库存表格文件，双击打开它。比如你把库存表存在了桌面上，那就直接在桌面上找到文件图标，双击打开。

进入打印预览界面：在Excel软件中，有好几种方法可以进入打印预览界面。一种是点击软件左上角的“文件”菜单，在弹出的菜单中选择“打印”选项，这时右侧就会出现打印预览的窗口。另一种更快捷的方法是直接按下键盘上的“Ctrl + P”组合键，也能快速进入打印预览界面。

查看预览效果：进入预览界面后，你就能看到表格打印出来的大致样子了。可以通过滚动鼠标滚轮或者点击预览窗口中的箭头按钮，查看表格的不同页面。还能看到一些打印设置的选项，比如打印的份数、纸张方向、页边距等。

三、调整打印预览效果

在预览过程中，可能会发现表格的效果不太理想，这时候就需要进行一些调整。

调整页边距：如果表格的内容离纸张边缘太近或者太远，就可以调整页边距。在预览界面中，点击“页边距”按钮，会出现一些预设的页边距选项，你可以选择合适的选项。如果预设的选项都不合适，还可以点击“自定义边距”，手动输入具体的数值来调整。比如，你觉得表格左边的空白太大，就可以把左边距的数值调小一些。

改变纸张方向：库存大表可能横向内容比较多，这时候如果使用纵向打印，可能会导致内容显示不全。你可以在预览界面中点击“纸张方向”按钮，选择“横向”，这样表格就能在横向纸张上完整显示了。

缩放表格：如果表格内容太多，一页打印不下，或者一页上空白太多，可以通过缩放表格来调整。在预览界面中，有一个“缩放”选项，你可以选择“将工作表调整为一页”，让表格自动缩小到一页上。或者手动输入缩放比例，比如将表格缩小到80%，看看效果如何。

四、Excel库存大表打印预览保存的方法

当你调整好预览效果后，就可以进行保存了。保存的方法有好几种，下面给大家详细介绍。

保存为PDF文件：这是一种很常用的保存方式。在预览界面中，点击“另存为PDF”按钮，然后选择保存的位置和文件名，点击“保存”就可以了。保存为PDF文件的好处是，它可以在各种设备上查看，而且文件格式不会被修改，能保证表格内容的完整性。比如你要把库存表发给同事查看，保存为PDF文件就很合适。

保存为图片文件：如果你只需要表格的图片形式，也可以将预览保存为图片。在Excel中，先复制预览界面中的表格内容，然后打开画图工具或者其他图片编辑软件，粘贴内容并保存为图片文件，比如JPEG、PNG等格式。这种方式适合在一些文档中插入表格图片使用。

直接打印并保存记录：如果你已经确定要打印表格，在打印的同时也可以保存打印记录。在打印设置中，有些打印机支持打印日志功能，会记录每次打印的文件信息。你还可以在Excel中记录打印的时间、份数等信息，方便后续查询。

五、建米软件助力库存管理与打印预览保存

在处理Excel库存大表时，可能会遇到数据量大、管理复杂等问题。这时候，建米软件可以帮上大忙。建米软件有强大的库存管理功能，它可以将Excel库存大表的数据导入到软件中，进行更高效的管理。比如可以自动更新库存数据，生成详细的库存报表。而且，建米软件在打印预览保存方面也很出色，它能直接对库存报表进行打印预览，并且可以按照不同的格式保存，操作简单方便。如果你在Excel库存管理上遇到难题，可以试试建米软件，它能让你的工作更加轻松高效。

以上就是关于Excel库存大表如何打印预览保存的详细介绍，希望这些内容能帮助你更好地处理库存表格。

常见用户关注的问题：

一、excel库存大表如何打印预览保存

我就想知道，很多人在处理Excel库存大表的时候，都会遇到打印预览和保存的问题。毕竟库存大表数据多，格式复杂，要想打印出合适的效果还真不容易。下面我来详细说说。

打印预览步骤

第一步：打开表格：先把Excel库存大表打开，这是最基础的操作啦。

第二步：找到打印预览功能：一般在软件的“文件”菜单里能找到“打印预览”这个选项，也有快捷图标直接能点进去。

第三步：查看预览效果：进去之后，就能看到表格打印出来大概是什么样子啦。可以看看页面布局、字体大小、行高列宽这些合不合适。

第四步：调整设置：要是发现效果不好，比如内容超出页面了，就可以在预览界面调整页边距、缩放比例这些设置，直到效果满意为止。

保存步骤

第一步：确认打印设置：预览调整好之后，确认一下打印的纸张大小、方向、打印范围这些设置对不对。

第二步：选择保存方式：在打印预览界面有个“保存”按钮，点进去可以选择保存为PDF或者其他格式。

第三步：设置保存路径：选好保存的文件夹，给文件起个名字，方便以后查找。

第四步：完成保存：最后点“保存”就可以啦。用建米软件的话，它在数据处理和打印设置方面也有很多实用的功能，可以让打印预览和保存更方便呢。

二、excel库存大表数据太多怎么快速筛选

朋友说，Excel库存大表数据多得像天上的星星，要快速筛选出自己想要的数据可太难了。其实掌握一些方法，就能轻松搞定。

自动筛选功能

第一步：选中数据区域：把库存大表的数据都选中，这样才能进行筛选操作。

第二步：开启自动筛选：在“数据”菜单里找到“筛选”按钮，点一下，每列标题旁边就会出现筛选箭头。

第三步：设置筛选条件：比如想筛选出某个特定供应商的库存数据，就点击对应列的筛选箭头，取消全选，只勾选想要的供应商名称。

第四步：查看筛选结果：设置好条件后，表格就会只显示符合条件的数据啦。

高级筛选功能

第一步：设置条件区域：在表格的空白处设置好筛选条件，比如要筛选出库存数量大于100且价格低于50的商品。

第二步：选择高级筛选：在“数据”菜单里找到“高级筛选”选项。

第三步：指定筛选区域和条件区域：在高级筛选对话框里，分别指定数据区域和刚才设置的条件区域。

第四步：查看结果：点击“确定”，表格就会显示出符合高级筛选条件的数据。建米软件在数据筛选方面也有强大的功能，可以帮助我们更高效地处理库存大表。

三、excel库存大表怎么进行数据排序

我听说，在Excel库存大表里，对数据进行排序能让我们更清晰地查看库存情况。下面就来聊聊怎么排序。

简单排序

第一步：选中要排序的数据列：比如想按库存数量排序，就选中库存数量这一列。

第二步：找到排序按钮：在“数据”菜单里有“升序”和“降序”按钮。

第三步：选择排序方式：点“升序”就是从低到高排，点“降序”就是从高到低排。

第四步：查看排序结果：排好之后，表格里的数据就按照要求重新排列啦。

自定义排序

第一步：选中数据区域：把整个库存大表的数据都选中。

第二步：打开排序对话框：在“数据”菜单里找到“排序”选项，打开排序对话框。

第三步：设置排序条件：可以设置主要关键字、次要关键字等，还能选择排序依据是数值、字母还是日期等。

第四步：完成排序：设置好之后点击“确定”，表格就会按照自定义的规则进行排序。建米软件也能对库存数据进行智能排序，提高我们的工作效率。

四、excel库存大表如何进行数据备份

朋友推荐，Excel库存大表的数据很重要，一定要做好备份，不然万一数据丢失就麻烦了。下面说说怎么备份。

手动备份

第一步：复制文件：找到Excel库存大表的文件，右键点击选择“复制”。

第二步：选择备份位置：可以把文件复制到移动硬盘、U盘或者其他电脑磁盘的不同文件夹里。

第三步：粘贴文件：在备份位置右键点击选择“粘贴”，这样就完成了一次手动备份。

第四步：定期重复操作：为了保证数据的及时性，要定期进行手动备份。

自动备份

第一步：设置自动保存时间：在Excel的“选项”里找到“保存”设置，设置好自动保存的时间间隔。

第二步：指定备份路径：设置好自动保存的文件要存放在哪里。

第三步：开启自动备份功能：确认设置无误后，点击“确定”，这样Excel就会按照设置的时间自动备份文件。

第四步：检查备份文件：定期检查一下自动备份的文件是否正常。建米软件也有数据备份功能，可以更安全地保护我们的库存数据。