超详细！手把手教你自己手工制作实用的进销存帐

一、什么是进销存账

在开始讲怎么做手工进销存账之前，咱们先弄清楚什么是进销存账。简单来说，进销存账就是记录企业或者个人在经营过程中商品的购进、销售和库存情况的账本。它就像是一个忠实的“管家”，能让你清楚地知道自己进了多少货、卖了多少货，还剩下多少货。

购进方面：比如你开了一家小超市，进了一批饮料，这时候就要把这批饮料的数量、进价、进货日期等信息记录下来。

销售方面：当顾客来买饮料的时候，你得记录下卖出的饮料数量、售价、销售日期等。

库存方面：就是在某个时间点，你仓库里还剩下多少饮料。通过进销存账，你可以随时掌握库存的动态，及时补货或者处理滞销商品。

二、准备工作

要做好手工进销存账，得先把必要的东西准备好。这就好比做饭，得先把食材和厨具准备齐全。

账本：可以去文具店买专门的进销存账本，这种账本一般都有固定的格式，用起来比较方便。你也可以用普通的笔记本自己设计格式。

笔：准备好书写流畅的笔，最好是黑色或者蓝色的中性笔，这样记录的内容清晰又持久。

计算器：在计算进货成本、销售金额和库存价值的时候，计算器能帮你快速准确地算出结果，避免手工计算出错。

三、设置账本格式

设置一个合理的账本格式，能让你的进销存账一目了然。下面我给大家介绍一种常见的格式。

日期栏：记录每一笔进货或者销售业务发生的具体日期，这样可以按照时间顺序清晰地查看业务的进展情况。

摘要栏：简单描述这笔业务的内容，比如“购进可乐”“销售矿泉水”等，让人一看就知道这是哪类业务。

进货栏：包括进货数量、进货单价和进货金额。进货数量就是购进商品的实际数量，进货单价是每件商品的进价，进货金额就是数量乘以单价。

销售栏：和进货栏类似，有销售数量、销售单价和销售金额。销售数量是卖出商品的数量，销售单价是每件商品的售价，销售金额是销售数量乘以销售单价。

库存栏：记录当前库存的数量、单价和金额。库存数量就是在某个时间点仓库里还剩下的商品数量，库存单价一般采用加权平均法等方法计算，库存金额就是库存数量乘以库存单价。

这里给大家举个例子，假如你开的小超市在 1 月 1 日购进了 100 瓶可乐，进价是 2 元一瓶，那么在账本上日期栏就写“1 月 1 日”，摘要栏写“购进可乐”，进货数量写“100”，进货单价写“2”，进货金额就是“200”。

四、记录进货业务

当有进货业务发生的时候，要及时准确地记录下来。

收到货物时：仔细核对货物的数量、规格和质量是否和订单一致。比如你进了一批苹果，要检查苹果的大小、颜色、有没有坏果等。核对无误后，按照账本格式把进货信息记录下来。

记录发票信息：如果有进货发票，要把发票号码、开票日期、供应商等信息也记录在账本上，这样方便以后查询和对账。

更新库存：根据进货数量，及时更新库存栏的数量和金额。还是以小超市为例，假如原来库存有 50 瓶可乐，又购进了 100 瓶，那么库存数量就变成了 150 瓶，库存金额也要相应地计算更新。

五、记录销售业务

销售业务的记录也很重要，它能让你清楚地知道自己的销售情况。

销售时：每卖出一件商品，都要记录下销售的时间、商品名称、销售数量和销售单价。比如顾客买了 5 瓶矿泉水，售价是 3 元一瓶，你就要在账本上记录好相关信息。

收款情况：记录下收款方式是现金、微信还是支付宝等，以及是否有欠款情况。如果有顾客赊账，要在账本上注明赊账金额和预计还款日期。

更新库存：根据销售数量，减少库存栏的数量和金额。比如原来库存有 20 瓶矿泉水，卖出了 5 瓶，那么库存数量就变成了 15 瓶，库存金额也要相应地减少。

六、定期盘点和核对

定期对库存进行盘点和核对，能保证账本记录和实际库存相符。

盘点时间：可以每个月或者每个季度进行一次全面盘点。在盘点的时候，要把仓库里的商品一件一件地数清楚，和账本上的库存数量进行对比。

差异处理：如果发现账本记录和实际库存有差异，要找出原因。可能是进货或者销售记录出错，也可能是商品在运输或者储存过程中出现了损耗。找到原因后，要及时调整账本记录。

核对账目：除了盘点库存，还要和供应商、客户核对账目。和供应商核对进货金额和欠款情况，和客户核对销售金额和收款情况，确保双方的记录一致。

七、使用软件辅助

虽然手工做进销存账能让你对业务有更深入的了解，但是随着业务量的增加，手工记账可能会变得繁琐，容易出错。这时候可以试试一些专业的软件，比如建米软件。它能自动记录进货、销售和库存信息，还能生成各种报表，让你更轻松地管理进销存业务。而且建米软件操作简单，即使你没有太多的电脑操作经验也能很快上手，能大大提高工作效率。

以上就是自己手工做进销存账的一些方法和步骤，希望能对大家有所帮助。在实际操作过程中，要根据自己的业务情况灵活运用，不断总结经验，让进销存账更好地为你的经营服务。

常见用户关注的问题：

一、自己手工做进销存账麻烦吗？

我听说很多人自己手工做进销存账的时候都特别头疼，我就想知道这到底麻不麻烦呀。其实呢，自己手工做进销存账是比较麻烦的。

记录繁琐：每一笔进货、销售和库存的变动都得详细记录，像进货的日期、数量、单价，销售的客户、时间、金额等等，这些信息多了，记起来就很容易出错。

计算复杂：要计算库存成本、销售利润，还要考虑不同的计价方法，比如先进先出、加权平均等，一不小心就算错了。

容易遗漏：业务多的时候，可能会忘记记录某一笔交易，这样库存数据就不准确了。

查询不便：如果想要查找某一段时间的进货或者销售情况，得在一堆账本里翻找，很浪费时间。而建米软件就能很好地解决这些问题，它可以自动记录和计算，查询也很方便。

二、手工做进销存账需要准备哪些东西？

朋友说他想自己手工做进销存账，但是不知道要准备啥，我就来了解了解。其实准备的东西也不少呢。

账本：可以买专门的进销存账本，也可以用普通的账本自己设计格式，用来记录进货、销售和库存的情况。

笔：用来书写记录，最好准备不同颜色的笔，方便区分不同的内容。

计算器：在计算金额、数量等数据的时候需要用到，避免手工计算出错。

文件夹：用来存放进货单、销售单等原始凭证，方便以后查阅和核对。有了这些基本的东西，就可以开始手工做进销存账啦。不过要是觉得手工操作太麻烦，建米软件可以让你的工作更轻松。

三、手工做进销存账容易出现哪些错误？

我想知道自己手工做进销存账的时候容易犯啥错，因为感觉这事儿挺容易出错的。确实，手工做进销存账容易出现不少错误。

数据录入错误：比如把进货数量或者单价写错了，这样会导致库存成本和销售利润计算不准确。

漏记业务：有时候忙起来就忘记记录某一笔进货或者销售，这样库存数据就和实际情况不符了。

计算错误：在计算库存成本、销售利润等数据的时候，可能会因为粗心算错。

分类错误：把不同类型的商品记录混淆，导致库存管理混乱。建米软件可以通过自动化的流程减少这些错误的发生。

四、手工做进销存账能满足企业发展需求吗？

假如你开了一家小公司，一开始用手工做进销存账还行，但是企业发展了，我就想知道这手工账还能不能满足需求。其实，企业发展到一定阶段，手工做进销存账就很难满足需求了。

业务量增加：随着企业业务的扩大，进货和销售的笔数增多，手工记录根本忙不过来。

数据分析需求：企业需要对进销存数据进行深入分析，手工账很难快速准确地提供这些数据。

多地点管理：如果企业有多个仓库或者销售点，手工账很难实现统一管理。

实时性要求：企业需要实时了解库存情况，手工账更新不及时，无法满足这个需求。而建米软件可以实时更新数据，提供详细的分析报表，更适合企业的发展。