超详细！手把手教你用 Excel 表格打造实用又高效的进销存表格

一、进销存表格是什么

其实啊，进销存表格是企业管理中特别实用的一个工具。简单来说，它就像是企业物资管理的一本“账本”，记录着企业商品的进货、销售和库存情况。比如说，你开了一家小超市，每天会有新的货物进到店里，这就是“进”；顾客来买东西，货物卖出去了，这就是“销”；而到了晚上盘点一下，看看店里还剩下多少货物，这就是“存”。通过进销存表格，你就能清楚地知道每种商品的来龙去脉，对于企业的采购、销售决策以及库存管理都有着至关重要的作用。

二、制作前的准备工作

明确需求和目的：在动手制作之前，得先想清楚自己做这个表格是要干什么。还是拿小超市举例，如果你只是想简单记录每天的进货、销售和库存数量，那表格可能就相对简单；但要是你还想分析不同商品的销售趋势、利润情况等，那表格就要复杂一些，需要多设计一些栏目。

收集数据：这一步也很关键。你得把相关的商品信息都收集起来，像商品名称、规格、进货价格、销售价格等。比如你超市里卖的饮料，有不同的品牌、规格，每种的进价和售价都不一样，这些数据都要提前整理好，方便后面录入表格。

确定表格结构：要规划好表格的大致样子，都需要哪些列和行。一般来说，常见的列有商品名称、进货日期、进货数量、进货单价、销售日期、销售数量、销售单价、库存数量等。具体的结构要根据你的需求来定。

三、创建基本表格框架

打开Excel软件：这是最基础的一步啦，相信大家都会。打开软件后，就会看到一个空白的工作表。

设计表头：在第一行输入你前面确定好的列标题，比如“商品名称”“进货日期”“进货数量”等。这些标题就像是表格的“大门”，让人一眼就能看出每列数据代表的是什么。

设置列宽和行高：根据你要输入的数据内容，调整列宽和行高，让表格看起来整齐美观。比如“商品名称”这一列，可能需要宽一些，因为有些商品名称比较长；而日期列可能窄一点就够了。

四、录入数据

录入基础信息：把你收集好的商品信息，按照对应的列依次录入。比如商品名称、规格、进价、售价等，要确保数据准确无误。还是以小超市的饮料为例，把可乐、雪碧等不同饮料的信息分别录入。

记录进货数据：每当有新的货物进到店里，就在表格里记录下进货日期、进货数量等信息。比如今天进了100瓶可乐，就在“进货日期”列填入今天的日期，“进货数量”列填入100。

记录销售数据：顾客来买东西后，及时记录销售日期、销售数量等。假如今天卖出了20瓶可乐，就在“销售日期”列填入今天的日期，“销售数量”列填入20。

五、计算库存数量

使用公式计算：在Excel里，可以用公式来自动计算库存数量。常见的公式是“初始库存数量 + 进货数量 - 销售数量 = 当前库存数量”。比如你一开始有50瓶可乐，今天进了100瓶，卖了20瓶，那当前库存就是50 + 100 - 20 = 130瓶。在表格里，你可以在“库存数量”列对应的单元格里输入这个公式，然后向下拖动填充柄，就能自动计算出每种商品的库存数量啦。

检查计算结果：计算完后，要仔细检查一下结果是否正确。可以手动算一下部分数据进行核对，避免出现计算错误。

六、数据的排序和筛选

排序功能：有时候，你可能想按照某种顺序查看数据，比如按照进货日期排序，看看哪些商品是最近进的货。在Excel里，选中你要排序的列，然后点击“数据”选项卡中的“排序”按钮，选择排序的方式（升序或降序）就可以了。

筛选功能：筛选功能也很实用。比如你只想查看某一种商品的进货、销售和库存情况，就可以使用筛选功能。点击“数据”选项卡中的“筛选”按钮，然后在列标题旁边会出现筛选箭头，点击箭头可以选择你要查看的条件。

七、制作图表进行数据分析

选择合适的图表类型：根据你要分析的数据内容，选择合适的图表类型。比如你想查看不同商品的销售数量对比，就可以选择柱状图；要是想分析某种商品的销售趋势，折线图可能更合适。

创建图表：选中你要制作图表的数据区域，然后点击“插入”选项卡，选择你想要的图表类型，Excel就会自动生成图表。

分析图表数据：通过图表，你可以更直观地看到数据的变化趋势和关系。比如从销售数量的柱状图中，你可以一眼看出哪种商品卖得好，哪种卖得不好，从而为采购和销售决策提供依据。

八、使用建米软件提升效率

虽然Excel可以制作进销存表格，但当企业业务量较大、数据较多时，可能会觉得操作起来有些繁琐。这时候，可以试试建米软件。它能自动处理大量的进销存数据，避免手动录入的错误，还能快速生成各种报表和图表，让你对企业的进销存情况一目了然，大大提高工作效率。

以上就是用Excel表格制作进销存表格的详细步骤和方法啦，希望能帮助到大家，让大家在企业管理中更加得心应手。

常见用户关注的问题：

一、excel表格做进销存表格需要掌握哪些基本函数？

我听说很多人想用Excel做进销存表格，但不太清楚得掌握啥基本函数。我就想知道这些函数是不是很难学呀。下面我来详细说说。

1. SUM函数

作用：SUM函数主要用于求和。在进销存表格里，我们可以用它来计算进货总量、销售总量等。比如把某段时间内每天的进货数量加起来，就能知道总的进货量啦。

使用场景：当统计一段时间内的进货或者销售数量总和时就会用到它。

建米软件小提示：建米软件的进销存系统也有强大的统计功能，能自动帮你计算各类数量总和，不过了解SUM函数能让你在Excel里也能做类似的统计。

示例：在Excel表格中，选中要显示结果的单元格，输入“=SUM(要求和的单元格范围)”，按回车键就能得出结果。

2. VLOOKUP函数

作用：这个函数可以根据一个值在表格中查找与之对应的其他信息。在进销存里，比如根据商品编号查找商品的名称、规格等信息。

使用场景：当需要从大量数据中查找特定商品的相关信息时很有用。

建米软件小提示：建米软件的系统可以快速精准地根据关键词查找商品信息，而VLOOKUP函数在Excel中也能实现类似的查找功能。

示例：输入“=VLOOKUP(查找值,查找范围,返回列数,精确匹配/近似匹配)”。

3. IF函数

作用：IF函数用于根据条件判断返回不同的值。在进销存中，可以用它判断库存是否低于安全库存。

使用场景：当需要根据一定条件进行判断并得出不同结果时使用。

建米软件小提示：建米软件能自动根据设定的安全库存值进行预警，IF函数在Excel里也能做简单的库存预警判断。

示例：“=IF(条件,满足条件时返回的值,不满足条件时返回的值)”。

4. COUNTIF函数

作用：它可以统计满足特定条件的单元格数量。在进销存中，可以统计某类商品的销售次数等。

使用场景：统计符合特定条件的数据数量。

建米软件小提示：建米软件可以对各类数据进行详细的统计分析，COUNTIF函数在Excel里能做一些简单的统计。

示例：“=COUNTIF(统计范围,条件)”。

二、如何让excel进销存表格实现自动更新库存？

朋友说用Excel做进销存表格，要是能自动更新库存就方便多啦。我就想知道咋操作才能实现这个功能呢。下面来仔细讲讲。

1. 建立数据关联

原理：把进货表格、销售表格和库存表格关联起来。当进货或者销售数据有变动时，库存数据能相应更新。

操作方法：可以使用VLOOKUP等函数来建立关联。比如在库存表格里，通过商品编号从进货和销售表格里获取对应的数据。

建米软件小提示：建米软件的进销存系统能自动实现数据关联和库存更新，不过在Excel里学会这个方法也很实用。

注意事项：要确保商品编号等关联字段在各个表格里是准确一致的。

2. 使用公式计算库存

公式：库存数量=初始库存+进货数量 - 销售数量。在Excel里设置好这个公式，当进货和销售数据更新时，库存数量就会自动计算。

设置方法：在库存表格的对应单元格里输入这个公式，引用进货和销售表格里的相关单元格。

建米软件小提示：建米软件有更智能的库存计算方式，不过在Excel里用公式也能达到类似效果。

检查：定期检查公式是否正确，避免计算错误。

3. 数据验证

目的：为了保证输入的进货和销售数据是准确有效的。

设置方法：可以设置数据验证规则，比如进货数量必须是正数等。

建米软件小提示：建米软件在数据录入时也有严格的验证机制，在Excel里设置数据验证能提高数据的准确性。

效果：减少因错误数据导致的库存计算错误。

4. 定期更新数据

频率：建议每天或者每次有进货、销售操作后就更新数据。

操作：及时把新的进货和销售数据录入到对应的表格里。

建米软件小提示：建米软件可以实时更新数据，在Excel里定期更新数据也能保证库存的准确性。

好处：让库存数据始终保持最新状态。

三、excel进销存表格如何进行数据可视化展示？

我想知道Excel做的进销存表格能不能像那些专业软件一样把数据直观地展示出来呢。下面就来探讨一下。

1. 柱状图展示

适用数据：适合展示不同商品的进货量、销售量对比等数据。

制作方法：选中要展示的数据，在Excel的插入菜单里选择柱状图类型。

建米软件小提示：建米软件有丰富的可视化图表，在Excel里用柱状图也能简单直观地展示数据对比。

效果：能很清晰地看出不同商品之间的数量差异。

2. 折线图展示

适用数据：用于展示库存数量随时间的变化趋势。

制作方法：选中库存数据和对应的时间数据，插入折线图。

建米软件小提示：建米软件能精准地展示库存变化趋势，在Excel里用折线图也能有类似的展示效果。

分析：通过折线图可以分析库存的增减趋势，以便合理安排进货。

3. 饼图展示

适用数据：适合展示各类商品销售占比情况。

制作方法：选中各类商品的销售数据，插入饼图。

建米软件小提示：建米软件有专业的销售占比分析图表，在Excel里用饼图能简单呈现销售占比。

作用：能直观地看出哪种商品销售占比大，哪种小。

4. 数据透视图

功能：可以对大量的进销存数据进行灵活的分析和展示。

创建方法：选中数据区域，在Excel里创建数据透视表，然后基于数据透视表创建数据透视图。

建米软件小提示：建米软件有强大的数据分析和可视化功能，数据透视图在Excel里能做一些简单的数据分析展示。

优势：可以根据自己的需求快速调整展示的内容和方式。

四、excel进销存表格怎样进行数据备份？

我听说用Excel做进销存表格，数据备份很重要，不然万一数据丢了就麻烦了。我就想知道该怎么进行数据备份呢。下面来详细说。

1. 手动复制备份

操作：定期把Excel进销存表格复制到其他存储设备上，比如移动硬盘、U盘等。

频率：建议每周或者每月进行一次手动备份。

建米软件小提示：建米软件有自动备份功能，手动复制备份在Excel里是一种简单有效的备份方式。

注意：要确保备份文件的命名清晰，方便查找。

2. 云存储备份

平台：可以使用百度网盘、腾讯微云等云存储平台。

上传方法：把Excel表格上传到云存储平台上。

建米软件小提示：建米软件也有数据云存储功能，云存储备份在Excel里能防止本地数据丢失。

优点：只要有网络，随时随地都能访问备份数据。

3. 版本控制

做法：每次对Excel表格进行重大修改后，另存为一个新的版本。

命名规则：可以用日期和修改内容来命名新的版本。

建米软件小提示：建米软件有完善的版本管理功能，在Excel里进行版本控制能方便查看数据的修改历史。

作用：如果发现修改后的数据有问题，可以恢复到之前的版本。

4. 定时自动备份宏

原理：通过编写Excel宏代码，设置定时自动备份功能。

编写方法：需要一定的编程知识，在网上可以找到相关的宏代码示例。

建米软件小提示：建米软件自动备份更智能方便，定时自动备份宏在Excel里能实现类似的自动备份效果。

效果：减少手动备份的麻烦，保证数据及时备份。