超详细！手把手教你用 Excel 打造实用又高效的进销存系统

一、什么是进销存以及用 Excel 做进销存的好处

简单来说，进销存就是企业管理过程中采购（进）、入库（存）、销售（销）的动态管理过程。对于一些小型企业、个体商户或者刚开始创业的人来说，使用专业的进销存软件可能成本较高或者操作复杂。而 Excel 大家都比较熟悉，几乎电脑上都有安装，用它来做进销存就很方便。

操作简单：只要你会基本的 Excel 操作，比如输入数据、设置公式等，就能轻松上手做进销存。就像咱们平时用 Excel 做个简单的表格一样，没有什么高深的技术门槛。

成本低：不用额外花钱去购买专业的软件，直接用现有的 Excel 就能搞定，能为企业节省一笔开支。

可个性化定制：你可以根据自己的业务需求，自由设计进销存表格的样式和内容。比如，你是卖服装的，就可以在表格里添加颜色、尺码等信息。

二、准备工作

在开始用 Excel 做进销存之前，有些准备工作是必不可少的。

明确业务流程：你得清楚自己的采购、入库、销售等环节是怎么运作的。比如，采购的时候是先下单再到货，还是直接现货采购；销售是线上销售还是线下销售等。只有把业务流程搞清楚了，才能设计出符合实际需求的进销存表格。

收集基础数据：包括商品信息，像商品名称、规格、单价等；供应商信息，如供应商名称、联系方式等；客户信息，如客户姓名、地址、电话等。这些基础数据是后续做进销存的基础，就好比建房子的地基一样重要。

安装 Excel 软件：确保你的电脑上安装了 Excel 软件，并且版本尽量新一些，这样能保证一些高级功能可以正常使用。

三、创建进销存表格

接下来就开始创建进销存表格啦，一般需要创建采购表、销售表和库存表。

采购表：采购表主要记录采购的相关信息。在 Excel 中新建一个工作表，命名为“采购表”。表头可以设置为“采购日期”“供应商名称”“商品名称”“规格”“数量”“单价”“金额”等。比如，你在 5 月 1 号从供应商 A 那里采购了 100 件商品 B，单价是 20 元，那么就在相应的单元格里输入这些信息，金额可以通过数量乘以单价的公式自动计算得出。

销售表：同样新建一个工作表，命名为“销售表”。表头设置为“销售日期”“客户名称”“商品名称”“规格”“数量”“单价”“金额”等。假设 5 月 5 号你把之前采购的商品 B 卖给了客户 C 50 件，单价是 30 元，就在销售表中记录下来。

库存表：再新建一个工作表，命名为“库存表”。表头设置为“商品名称”“规格”“期初库存”“本期采购数量”“本期销售数量”“期末库存”等。期初库存就是一开始的库存数量，本期采购数量可以从采购表中获取，本期销售数量从销售表中获取，期末库存可以通过期初库存加上本期采购数量再减去本期销售数量的公式计算得出。

四、设置公式和函数

为了让表格能够自动计算和更新数据，需要设置一些公式和函数。

求和函数：在采购表和销售表中，计算金额的时候可以使用求和函数。比如在采购表的金额列，选中第一个需要计算金额的单元格，输入“=数量单元格单价单元格”，然后按下回车键，就会自动计算出金额。然后把鼠标放在这个单元格的右下角，当鼠标变成黑色十字的时候，按住鼠标左键向下拖动，下面的单元格就会自动套用这个公式进行计算。

数据引用函数：在库存表中，本期采购数量和本期销售数量需要从采购表和销售表中引用数据。可以使用 VLOOKUP 函数，这个函数可以根据指定的条件在另一个表格中查找并返回相应的数据。比如在库存表的本期采购数量列，输入“=VLOOKUP(商品名称单元格,采购表!$商品名称列:$数量列,列数,0)”，这里的列数是指采购表中数量列相对于商品名称列的列数。同理，本期销售数量也可以用类似的方法从销售表中引用数据。

计算期末库存公式：在库存表的期末库存列，输入“=期初库存单元格+本期采购数量单元格-本期销售数量单元格”，这样就能自动计算出期末库存数量。

五、数据录入和更新

表格创建好，公式设置好之后，就可以开始录入和更新数据了。

及时录入数据：每次有采购或者销售业务发生的时候，要及时在相应的表格中录入数据。比如今天采购了一批商品，就要马上在采购表中记录下来，这样才能保证数据的及时性和准确性。

定期更新库存：每天或者每周对库存表进行更新，确保库存数量和实际库存相符。可以定期进行盘点，把盘点结果和库存表中的数据进行对比，如果有差异，要及时查找原因并进行调整。

数据审核：录入数据后，要对数据进行审核，检查数据的准确性和完整性。比如检查金额计算是否正确，数量是否合理等。

六、数据分析和报表生成

有了进销存数据之后，还可以进行数据分析和报表生成，为企业决策提供依据。

统计分析：可以统计一段时间内的采购总额、销售总额、各类商品的销售数量等。比如统计一个月内的采购总额，在采购表中使用求和函数对金额列进行求和。通过这些统计数据，可以了解企业的经营状况。

图表制作：把统计数据制作成图表，比如柱状图、折线图等，这样可以更直观地展示数据的变化趋势。比如用折线图展示每个月的销售总额变化情况，一眼就能看出销售是上升还是下降。

报表生成：根据统计分析和图表，生成进销存报表。报表可以包括采购情况、销售情况、库存情况等内容，定期向企业管理层汇报，帮助他们做出合理的决策。

七、使用 Excel 做进销存的局限性及建米软件的推荐

虽然用 Excel 做进销存很方便，但也有一些局限性。比如当数据量很大的时候，Excel 的处理速度会变慢，而且容易出现数据错误；Excel 不能实现多人同时在线协作，数据共享不方便。

这时候可以试试建米软件，它是一款专业的进销存管理软件。建米软件可以快速处理大量的进销存数据，提高工作效率，而且数据准确性高。它支持多人同时在线协作，不同部门的人员可以同时对数据进行操作和更新，实现数据的实时共享。有了建米软件，企业的进销存管理会更加轻松和高效。

以上就是用 Excel 做进销存的详细步骤和相关内容，希望能对你有所帮助。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 做进销存需要掌握哪些基本操作？

我听说很多人想用 Excel 做进销存，可又不太清楚要掌握啥基本操作。其实啊，这些基本操作就像是盖房子的地基，掌握好了才能顺利搭建起进销存的“大厦”。

1. 数据录入

这可是最基础的，你得把商品的名称、规格、进货数量、进货价格、销售数量、销售价格等信息准确无误地录入到 Excel 表格里。就好比你去超市买东西，收银员要把商品信息一个个扫进系统一样，可不能出错。

2. 公式运用

像求和、求平均值、计算利润这些公式都得会用。比如计算利润，你可以用销售金额减去进货金额。有了公式，能大大提高计算效率，就不用你一个一个去加去减啦。建米软件在数据计算方面也有强大的功能，能更智能地处理这些数据。

3. 数据排序与筛选

当你的数据越来越多的时候，排序和筛选就很重要了。你可以按照进货日期排序，看看哪些商品是最近进的；也可以筛选出销售量高的商品，重点关注。这就像你在一堆书里快速找到你想看的那本一样。

4. 图表制作

把数据做成图表，能更直观地看出数据的变化趋势。比如用柱状图展示不同商品的销售量，用折线图展示利润的变化。这样老板一看图表，就能对进销存情况一目了然。建米软件也能生成各种美观实用的图表。

5. 数据保护

进销存数据可是很重要的，你得给它上个“锁”。可以设置密码保护，防止别人随意修改数据。就像你把贵重物品锁在保险柜里一样，保证数据的安全。

二、Excel 做进销存能满足企业的长期需求吗？

朋友说他的公司一直用 Excel 做进销存，可又担心时间长了满足不了企业的需求。我就想知道，Excel 到底行不行呢？其实啊，这得看企业的具体情况。

1. 企业规模

如果企业规模比较小，商品种类不多，业务量也不大，那 Excel 基本能满足需求。就像一家小便利店，每天的进货和销售数量有限，用 Excel 就能轻松管理。但要是企业规模不断扩大，商品种类成千上万，业务量也剧增，Excel 可能就有点力不从心了。建米软件可以根据企业规模灵活调整功能，更适合不同规模的企业长期使用。

2. 数据处理能力

Excel 在处理大量数据时，速度会变慢，而且容易出错。当数据量达到一定程度，你在进行排序、筛选、计算等操作时，可能要等很久，还可能出现数据丢失的情况。而建米软件有更强大的数据处理能力，能快速准确地处理海量数据。

3. 功能扩展性

Excel 的功能相对固定，很难根据企业的特殊需求进行扩展。比如企业想要实现自动预警功能，提醒库存不足，Excel 就不太好实现。建米软件则具有很强的扩展性，可以根据企业需求定制功能。

4. 数据安全性

Excel 的数据安全性相对较低，容易被误删或篡改。如果企业的进销存数据涉及商业机密，那用 Excel 就不太保险。建米软件有完善的安全机制，能保障数据的安全。

5. 团队协作性

在团队协作方面，Excel 不太方便。多人同时编辑一个表格容易出现冲突，数据更新不及时。建米软件支持多人同时在线操作，数据实时同步，方便团队协作。

三、如何用 Excel 实现进销存的自动预警功能？

我想知道要是能用 Excel 实现进销存的自动预警功能就好了，这样就能及时知道库存情况，避免缺货或积压。其实啊，通过一些设置是可以实现的。

1. 设定库存阈值

你得先确定每种商品的最低库存和最高库存。比如某种商品最低库存设为 10 件，最高库存设为 100 件。这就像给商品设定了一个“安全范围”。

2. 使用条件格式

利用 Excel 的条件格式功能，当库存数量低于最低库存时，单元格可以自动变色提醒。比如把低于最低库存的单元格设置成红色，这样一眼就能看到哪些商品库存不足了。建米软件也有类似的预警功能，而且更加智能。

3. 函数判断

可以用函数来判断库存是否达到阈值。比如用 IF 函数，如果库存数量小于最低库存，就显示“库存不足”。这样在表格里就能清楚地看到哪些商品需要补货了。

4. 数据验证

通过数据验证功能，可以限制输入的库存数量。比如不允许输入负数，避免出现错误数据。这就像给数据上了一道“保险”。

5. 定期更新数据

要保证自动预警功能准确有效，就得定期更新数据。每天下班前把当天的进货和销售数据录入到 Excel 里，这样预警才会及时准确。建米软件可以实时更新数据，让预警更及时。

四、Excel 做的进销存表格和专业软件有什么区别？

朋友推荐说专业软件做进销存更方便，可我还是想用 Excel 试试，就想知道它们到底有啥区别。其实啊，区别还挺多的。

1. 功能方面

Excel 做的进销存表格功能相对简单，主要就是数据的录入、计算和简单的分析。而专业软件功能更强大，像建米软件，除了基本的进销存管理，还有财务管理、客户管理、报表生成等功能。就好比一个是小超市，一个是大商场，商品种类肯定不一样。

2. 操作难度

Excel 操作相对简单，只要会基本的办公软件操作就能上手。但专业软件可能需要一定的学习成本，要熟悉软件的各种功能和操作流程。不过一旦学会了，用起来会更高效。

3. 数据处理能力

前面也提到过，Excel 在处理大量数据时速度慢、容易出错。专业软件有更强大的数据处理能力，能快速准确地处理海量数据，保证数据的准确性和及时性。

4. 安全性

Excel 的数据安全性较低，容易被误删或篡改。专业软件有完善的安全机制，能保障数据的安全，防止数据泄露。

5. 扩展性

Excel 的功能扩展性有限，很难根据企业的特殊需求进行扩展。专业软件则具有很强的扩展性，可以根据企业的发展和需求定制功能。建米软件就能很好地满足企业不同阶段的需求。