超详细！手把手教你撰写实用的进销存发票台账

一、什么是进销存发票台账

其实啊，进销存发票台账就是一个详细记录企业进、销、存业务所涉及发票信息的账本。它就像是企业业务的“档案馆”，把每一张与进货、销售和库存相关的发票都记录得清清楚楚。比如说，企业从供应商那里采购了一批货物，供应商开具的进货发票，以及企业销售商品给客户时开具的销售发票，这些信息都要在进销存发票台账里有迹可循。

记录内容：主要包括发票的基本信息，像发票号码、开票日期、销售方和购买方的名称、货物或服务的名称、数量、金额、税率、税额等等。

作用：它能帮助企业清晰地掌握每一笔业务的来龙去脉，对于财务核算、税务申报、库存管理等都有着至关重要的作用。比如在税务申报时，税务部门可能会检查企业的发票使用情况，有了完整准确的进销存发票台账，企业就能轻松应对。

二、建立进销存发票台账的准备工作

在开始写进销存发票台账之前，得先做好一些准备工作，就像盖房子要先打好地基一样。

确定记录方式：可以选择手工记录，用纸质的账本或者表格，这种方式比较适合业务量较小的企业。比如一些小商店，每天的业务量不多，用手工记录就很方便。也可以使用电子表格软件，像 Excel 来记录，它的优点是计算方便、易于修改和保存。对于业务量较大的企业，还可以选择专业的财务管理软件，比如建米软件，它能更高效地处理大量的发票数据，自动生成各种报表，大大提高工作效率。

收集发票：要把企业所有的进货发票和销售发票都收集齐全。这就需要企业建立一个完善的发票管理制度，规定员工在取得发票后及时上交财务部门。比如销售部门的员工在销售商品后，要及时把开具的销售发票记账联交给财务人员。

设置台账格式：无论是手工账本还是电子表格，都要设计好台账的格式。一般来说，要包含前面提到的发票基本信息，还可以根据企业的实际需求增加一些列，比如备注栏，用来记录一些特殊情况。

三、进货发票的记录方法

进货发票是企业采购业务的重要凭证，记录好进货发票能让企业清楚知道采购成本和库存情况。

发票信息录入：拿到进货发票后，要仔细核对发票上的信息，确保准确无误后再录入台账。比如发票号码、开票日期、供应商名称、货物名称、数量、单价、金额等。举个例子，企业从 A 供应商那里采购了 100 件办公用品，发票上注明每件单价 50 元，那么在台账里就要准确记录这些信息。

关联采购合同：如果有采购合同的话，最好在台账里注明对应的采购合同编号。这样在后续查询和核对时会更加方便。比如在审计时，审计人员可以通过发票台账快速找到对应的采购合同，检查业务的真实性和合规性。

分类记录：可以按照货物的类别或者供应商进行分类记录。比如把办公用品、原材料、设备等分开记录，这样能更清晰地了解不同类别货物的采购情况。

四、销售发票的记录方法

销售发票是企业销售业务的重要体现，记录销售发票能帮助企业掌握销售情况和收入情况。

准确录入信息：和进货发票一样，要准确录入销售发票的各项信息，包括发票号码、开票日期、客户名称、货物或服务名称、数量、单价、金额等。比如企业销售给 B 客户 50 件产品，每件售价 80 元，就要在台账里准确记录这些信息。

跟踪收款情况：在台账里可以设置收款状态这一列，记录客户是否已经付款。对于未付款的发票，要及时跟进，提醒客户付款。比如销售发票开具后 30 天内客户未付款，财务人员就要及时联系销售部门，让销售部门去催款。

与销售订单关联：注明对应的销售订单编号，这样可以方便查询和核对销售业务的整个流程。比如客户对某笔销售业务有疑问时，可以通过发票台账快速找到对应的销售订单，查看订单的具体内容。

五、库存发票的记录要点

库存发票的记录和进销发票有所不同，它主要是为了反映库存商品的价值和数量变化。

盘点记录：定期对库存进行盘点，把盘点结果记录在台账里。比如每个月进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。盘点时要核对库存商品的实际数量和台账上记录的数量是否一致，如果有差异要及时查找原因并调整台账。

成本核算：在记录库存发票时，要准确核算库存商品的成本。可以采用先进先出法、加权平均法等成本核算方法。比如企业采用先进先出法，先购进的货物先发出，那么在销售商品时，就要按照先购进货物的成本来计算销售成本。

报废处理：对于库存商品的报废情况，也要在台账里记录清楚。比如因为质量问题或者过期等原因导致商品报废，要注明报废的原因、数量和金额。

六、进销存发票台账的核对与管理

建立好进销存发票台账后，还需要定期进行核对和管理，确保台账的准确性和完整性。

定期核对：每个月或者每个季度要对进销存发票台账进行核对。比如核对进货发票和采购入库单是否一致，销售发票和销售出库单是否一致。如果发现有差异，要及时查明原因并进行调整。

数据备份：如果使用电子表格或者财务管理软件记录台账，要定期进行数据备份。可以把数据备份到移动硬盘或者云端，防止数据丢失。比如每个月把进销存发票台账的数据备份到移动硬盘里。

档案管理：对于纸质的进销存发票台账和相关的发票原件，要进行妥善的档案管理。可以按照年份和月份进行分类装订，存放在专门的档案柜里。要建立档案借阅制度，防止档案丢失或者损坏。

以上就是关于进销存发票台账怎么写的一些详细介绍，希望能帮助到大家在实际工作中更好地记录和管理进销存发票台账。如果在处理大量发票数据和复杂的业务时，不妨试试建米软件，它能让你的工作更加轻松高效。

常见用户关注的问题：

一、进销存发票台账需要记录哪些内容？

我听说很多人在做进销存发票台账的时候，都不太清楚具体要记录些啥。其实这还挺关键的，记录全了才能把账理得明明白白。

发票基本信息

发票号码：这可是每张发票独一无二的“身份证”，能准确识别每一张发票，方便以后查找和核对。

开票日期：清楚知道发票是什么时候开出来的，对于核算时间和确定业务发生的时间段很重要。

发票代码：和发票号码搭配使用，进一步确保发票的准确性和唯一性。

购销双方信息

购货方名称：明确是把货卖给谁了，这涉及到业务的对象和后续的款项往来。

购货方税号：有助于税务方面的管理和核算。

销货方名称：也就是自己公司或者供货方的名称。

销货方税号：同样是税务管理需要的重要信息。

货物或服务信息

货物或服务名称：详细记录买卖的是什么东西或者提供了什么服务。

规格型号：对于一些有不同规格的商品，这能准确区分商品的具体情况。

数量：清楚买卖的商品数量，是计算金额的重要依据。

单价：知道每个商品或者服务的价格，方便算出总价。

金额及税额信息

金额：商品或者服务的不含税价格。

税额：根据税率计算出来的税款。

价税合计：也就是最终的交易金额，包括了金额和税额。使用建米软件可以自动计算这些金额和税额，减少人工计算的误差。

二、进销存发票台账有哪些常见的格式？

朋友说在做进销存发票台账的时候，格式选不好，账就做得乱七八糟。所以选对格式很重要，能让台账一目了然。

Excel表格格式

这是最常见的一种格式，很多人都用Excel来做台账。它的优点是操作简单，大家都比较熟悉。可以自由设置列和行，根据自己的需求添加或删除项目。而且Excel有很多函数可以使用，比如求和、排序等，方便对数据进行统计和分析。建米软件也支持将数据导出到Excel表格，方便进一步处理。

纸质账本格式

虽然现在电子表格用得比较多，但还是有一些人喜欢用纸质账本。纸质账本的好处是比较直观，随时可以翻看。而且不用担心数据丢失的问题，只要保存好账本就行。不过它也有缺点，比如记录起来比较麻烦，修改和统计数据不太方便。

专业软件格式

像建米软件这种专业的进销存管理软件，有专门的发票台账模块。它的格式是按照专业的财务要求设计的，功能强大。可以自动生成发票台账，还能和其他业务模块关联，比如采购、销售等。数据的安全性也比较高，不用担心数据被误删或者泄露。

数据库格式

对于一些大型企业或者数据量比较大的公司，可能会使用数据库来管理进销存发票台账。数据库可以存储大量的数据，并且可以进行复杂的查询和分析。不过它的操作相对复杂，需要专业的技术人员来维护。

三、如何保证进销存发票台账的准确性？

我就想知道，要是进销存发票台账不准确，那后续的财务核算和税务申报可就麻烦大了。所以保证台账的准确性至关重要。

及时记录

发票一旦开具或者收到，就要马上记录到台账里。这样可以避免时间长了忘记或者遗漏。及时记录也能保证数据的时效性，让台账反映的是最新的业务情况。建米软件可以实时记录发票信息，提高记录的及时性。

仔细核对

记录完发票信息后，要仔细核对一遍。检查发票号码、金额、税额等关键信息是否准确无误。可以和发票原件进行比对，确保没有录入错误。还要核对购销双方的信息，避免出现张冠李戴的情况。

定期复查

不能记录完就不管了，要定期对台账进行复查。可以一个月或者一个季度复查一次，看看有没有错误或者遗漏。复查的时候可以和财务报表、税务申报数据进行对比，发现问题及时调整。

人员培训

负责记录发票台账的人员要经过专业的培训，了解发票台账的重要性和记录要求。培训可以提高他们的业务水平和责任心，减少人为错误的发生。建米软件也有操作培训，帮助用户更好地使用软件保证台账准确。

四、进销存发票台账保存多久合适？

朋友推荐说一定要重视进销存发票台账的保存时间，不然以后可能会有麻烦。那到底保存多久合适呢，这还真得搞清楚。

税务要求

根据税务部门的规定，发票台账一般要保存10年。这是为了方便税务机关进行税务检查和审计。如果在这期间税务机关需要查看发票台账，企业要能够提供完整准确的资料。

财务核算需要

从财务核算的角度来看，保存一定时间的发票台账有助于对历史业务进行查询和分析。比如在做年度财务报表分析的时候，可以查看过去几年的发票台账，了解业务的发展趋势和成本变化情况。

法律风险考虑

在一些法律纠纷或者经济案件中，发票台账可能会作为重要的证据。所以为了避免潜在的法律风险，保存足够长的时间是有必要的。一般来说，保存10年以上可以有效降低法律风险。

数据存储条件

如果数据存储条件好，比如使用专业的存储设备和软件，像建米软件就有安全的数据存储功能，那么可以适当延长保存时间。但如果存储条件有限，也要保证满足税务和法律的基本要求。