超详细！手把手教你将进销存合同录入到电脑上的实用方法

一、为什么要把进销存合同录入电脑

在现代商业环境中，把进销存合同录入电脑是非常有必要的。举个例子，小王经营着一家小型的日用品批发店，以往他的合同都是纸质版堆放在仓库的文件柜里。有一次，一位老客户急需查询一份几个月前的合同条款，小王翻遍了整个文件柜，花了整整一天时间才找到，不仅耽误了生意，还让客户很不满意。

方便查询与管理：录入电脑后，只需在搜索框输入关键词，比如合同编号、客户名称等，瞬间就能找到所需合同，大大节省了时间和精力。

数据安全与备份：纸质合同容易损坏、丢失，而电脑存储可以进行定期备份，即使遇到火灾、水灾等意外情况，也能保证合同数据的安全。

便于数据分析：电脑中的合同数据可以进行各种分析，比如统计不同时间段的合同数量、金额，分析客户的采购频率和偏好等，为企业的决策提供有力支持。建米软件在这方面就有很好的表现，它可以对录入的进销存合同数据进行智能分析，帮助企业更好地了解业务状况。

二、准备工作

在将进销存合同录入电脑之前，需要做好一些准备工作。就像我们要去旅行，得先收拾好行李一样。

整理合同：把所有的纸质进销存合同收集起来，按照一定的顺序进行整理，比如按照合同签订时间、客户名称等。检查合同是否完整，有无缺失页、破损等情况。

选择合适的软件：市面上有很多可以录入合同的软件，比如专业的进销存管理软件、办公软件等。选择软件时要考虑软件的功能是否满足需求、操作是否简单易懂等因素。建米软件就是一款不错的选择，它专门针对进销存管理设计，功能强大且操作便捷，能很好地完成合同录入和管理工作。

准备设备：需要一台电脑，确保电脑系统稳定、运行流畅。如果合同是纸质版，还需要一台扫描仪，将纸质合同扫描成电子文档。

三、纸质合同扫描

如果你的进销存合同是纸质版的，那么第一步就是将它们扫描成电子文档。就像把一本纸质书变成电子书一样。

选择扫描模式：一般扫描仪有彩色、灰度、黑白等扫描模式。对于合同这种文字为主的文档，选择黑白模式就可以了，这样扫描出来的文件体积小，而且文字清晰。

调整扫描分辨率：分辨率越高，扫描出来的文件越清晰，但文件体积也会越大。对于合同扫描，一般选择 300dpi 就足够了。

检查扫描效果：扫描完成后，打开扫描文件，检查文字是否清晰、有无漏扫、错扫等情况。如果发现问题，及时重新扫描。

四、合同信息录入

扫描好合同后，接下来就是把合同中的信息录入到电脑软件中。这就像是把书中的重要内容摘抄到笔记本上。

手动录入：对于一些简单的合同信息，比如合同编号、签订日期、客户名称等，可以直接手动录入到软件中。手动录入时要注意数据的准确性，避免输入错误。

批量导入：如果有大量的合同需要录入，可以使用软件的批量导入功能。一般先将合同信息整理成 Excel 表格，然后按照软件的导入规则进行导入。这样可以大大提高录入效率。

利用 OCR 技术：对于扫描后的电子文档，可以使用 OCR（光学字符识别）技术将文字识别出来，然后再进行编辑和录入。OCR 技术可以节省手动录入的时间，但识别准确率可能不是 100%，需要仔细核对。

五、合同分类与存储

录入合同信息后，还需要对合同进行分类和存储，这样才能更好地管理和查询。就像把不同类型的书籍放在不同的书架上一样。

分类方式：可以按照合同类型分类，比如采购合同、销售合同等；也可以按照客户分类，将同一客户的合同放在一起；还可以按照签订时间分类，方便查看不同时间段的合同情况。

建立文件夹：在电脑中建立相应的文件夹，将合同文件按照分类方式存储在不同的文件夹中。文件夹的命名要清晰明了，方便查找。

设置权限：为了保证合同数据的安全，对于一些重要的合同，可以设置访问权限，只有授权人员才能查看和修改。

六、录入后的检查与维护

合同录入完成后，并不意味着就万事大吉了，还需要进行检查和维护。这就像给汽车定期做保养一样。

检查数据准确性：录入完成后，随机抽取一些合同，检查录入的信息是否与纸质合同一致，有无遗漏、错误等情况。如果发现问题，及时进行修改。

定期备份数据：为了防止数据丢失，要定期对录入的合同数据进行备份。可以将数据备份到外部硬盘、云存储等地方。

更新合同状态：随着业务的发展，合同的状态可能会发生变化，比如合同执行完毕、终止等。要及时更新合同的状态，以便准确掌握合同的执行情况。建米软件可以方便地对合同状态进行管理和更新，让企业随时了解合同的最新情况。

以上就是关于进销存合同怎么进电脑上的一些介绍和方法，希望能帮助你顺利地将合同录入电脑，提高企业的管理效率。

常见用户关注的问题：

一、进销存合同怎么进电脑上

嘿，我就想知道好多人都在问这个进销存合同怎么进电脑上。其实这事儿说难不难，说简单也得搞清楚步骤呢。

扫描录入：可以用扫描仪把纸质的进销存合同扫描成电子文档，一般常见的格式有PDF、JPEG等。扫描的时候要注意把合同放平整，保证扫描出来的内容清晰可读。扫描完成后，还可以对电子文档进行一些简单的编辑，比如裁剪多余的白边。

拍照上传：要是没有扫描仪，用手机拍照也是个不错的办法。现在手机的拍照功能都挺强大的，拍出来的照片效果也不错。拍照的时候要注意光线充足，避免阴影影响合同内容的识别。拍完照后，可以通过数据线或者云存储把照片传到电脑上。

文字录入：如果合同内容不是很多，也可以手动把合同内容录入到电脑里。可以使用Word、Excel等办公软件进行录入。录入的时候要仔细，避免出现错别字和遗漏内容。

借助软件：有一些专门的文档管理软件可以帮助我们更方便地将合同录入电脑。比如建米软件，它可以对合同进行分类管理，还能设置权限，保证合同的安全性。使用建米软件可以提高合同录入和管理的效率。

二、进销存合同录入电脑后怎么管理

朋友说，把进销存合同录入电脑后，管理起来也是个事儿。我就很好奇，到底该咋管理呢。

分类整理：可以按照合同的类型、签订时间、客户等进行分类。比如分为采购合同、销售合同等。这样在查找合同的时候就会更方便。

建立索引：给每个合同建立一个索引，包括合同的编号、名称、签订日期等信息。这样可以快速定位到需要的合同。

权限设置：对于一些重要的合同，可以设置不同的访问权限。只有相关的人员才能查看和修改合同内容，保证合同的安全性。

定期备份：为了防止数据丢失，要定期对合同数据进行备份。可以备份到外部硬盘、云存储等地方。

三、进销存合同录入电脑有什么好处

我听说好多企业都把进销存合同录入电脑了，我就想知道这到底有啥好处呢。

方便查找：在电脑里查找合同比在纸质文件堆里找要方便得多。只需要输入关键词，就能快速找到需要的合同。

节省空间：纸质合同需要占用大量的存储空间，而电子合同只需要一个硬盘或者云存储空间就可以了。

易于分享：电子合同可以通过邮件、即时通讯工具等方式快速分享给相关人员，提高工作效率。

便于统计分析：可以使用软件对合同数据进行统计分析，比如统计不同时间段的合同数量、金额等。像建米软件就有这样的统计分析功能，能帮助企业更好地了解合同情况。

四、录入电脑的进销存合同安全吗

假如你把进销存合同录入电脑了，肯定会担心它安不安全。我也是这么想的。

软件防护：选择安全性能高的软件来管理合同。比如建米软件有完善的安全防护机制，可以防止数据被非法访问和篡改。

数据加密：对合同数据进行加密处理，即使数据被窃取，没有密钥也无法查看内容。

访问控制：设置不同的访问权限，只有授权人员才能查看和操作合同。

定期维护：定期对电脑系统和软件进行维护和更新，修复安全漏洞。